Een afdeling verzet zich tegen de overstap naar het elektronisch patiëntendossier (EPD). Niemand weigert het systeem te gebruiken. Het probleem is dat routinewerk trager verloopt. Een taak die op het oude scherm een minuut duurde, kost nu vier muisklikken en een zoekopdracht, en de afdeling heeft het al druk genoeg. De medewerkers hebben de training gevolgd en herinneren zich dat ze de nieuwe schermen te zien kregen. Wat ze echter niet gevraagd is, is om hun eigen taken in het nieuwe systeem uit te voeren en aan te geven wat de problemen zijn.
Dit is een illustratieve situatie, geen gedocumenteerde klantcase. Het beschrijft de kloof die training in verandermanagement van elektronische patiëntendossiers moet overbruggen: de afstand tussen het zien van een nieuwe workflow en het daadwerkelijk kunnen oefenen, met feedback, op een manier die ook de belemmeringen blootlegt die mensen ervan weerhouden de nieuwe workflow te implementeren.
Deze handleiding is bedoeld voor directeuren L&D (Learning & Development) in ziekenhuizen en de informatica- of compliance-medewerkers die met hen samenwerken. Het behandelt onderwerpen zoals het beschrijven van een prestatieprobleem, het diagnosticeren van leer- en contexthiaten, het ontwerpen van voorbereiding en oefening, het uitwerken van een casus en het beoordelen van de transfer. Het gaat over het ontwerpen van trainingen. Deze handleiding vervangt geen gebruiksvriendelijkheidstesten, herontwerp van werkprocessen of het eigen veranderingsprogramma van uw organisatie, en geeft geen garanties over de resultaten.
Wat houdt training in het beheer van veranderingen in elektronische patiëntendossiers in?
Training in verandermanagement voor elektronische patiëntendossiers (EPD's) bereidt gebruikers voor op een veranderd systeem of een veranderde workflow. Het doel is om nieuwe workflows te oefenen en eventuele belemmeringen voor de implementatie in kaart te brengen. De cursist voert een realistische taak uit die relevant is voor zijn of haar eigen functie, ontvangt feedback en rapporteert waar de workflow, de tools of het beleid de implementatie bemoeilijkten. Het tweede deel is net zo belangrijk als het eerste. Oefeningen die alleen controleren of mensen de stappen kunnen volgen, missen de belemmeringen die bepalen of ze dat ook daadwerkelijk zullen doen.
Faktenüberblick
| Vraag | Kort antwoord |
|---|---|
| Wat is de taak? | Oefen nieuwe werkprocessen en breng belemmeringen voor de implementatie aan het licht. |
| Wat is je score? | Vaardigheid in de uitgevoerde taken en een overzicht van onopgeloste knelpunten in de workflow. |
| Is een demonstratie plus een quiz voldoende? | Het kan de vereisten aantonen. Het toont niet aan dat iemand de taken van zijn of haar functie snel kan uitvoeren. |
| Wie valideert de inhoud? | Een expert op het gebied van informatica of compliance, die gebruikmaakt van verzonnen of geanonimiseerde casussen. |
| Wat kan training niet oplossen? | Een traag scherm, een ontbrekende orderset, een onduidelijk beleid of te weinig personeelstijd. |
| Hoe weet je dat het gelukt is? | Een nieuwe, niet eerder vertoonde casus beoordeeld aan de hand van overeengekomen criteria, plus de nog openstaande obstakels na de oefenperiode. |
1. Beschrijf het prestatieprobleem
Begin met de taak: oefen nieuwe werkprocessen en breng belemmeringen voor de implementatie in kaart. Twee onderdelen zijn cruciaal. Oefenen betekent het werk van de functie uitvoeren, niet toekijken. Belemmeringen in kaart brengen betekent dat de training informatie oplevert over wat mensen vertraagt, zodat iemand met autoriteit actie kan ondernemen.
Schrijf het als één zin voor elke rol en laat een informaticaleider het controleren: "Gegeven een typische taak voor deze rol, zoals het opnemen van een patiënt, het documenteren van een overdracht of het plaatsen van een standaardbestelling, voert de leerling deze uit in de nieuwe workflow, noteert de knelpunten en geeft aan welke ondersteuning nuttig zou zijn."
De rollen verschillen. Een verpleegkundige, een afdelingsassistent en een arts gebruiken verschillende onderdelen van het patiëntendossier, dus een enkele generieke sessie oefent geen van hun daadwerkelijke taken. Een verkennend onderzoek naar trainingsprogramma's voor verpleegkundigen op verpleegafdelingen (30 studies) vermeldt dat trainingssessies "niet worden opgesplitst naar roltype".Nguyen en collega's, JAMIA, 2024De review heeft betrekking op verpleegkundigen in klinische settings, dus beschouw het als een leidraad voor het ontwerpen van een zorgplan en toets het aan uw eigen patiëntenpopulatie.
2. Stel de leer- en contexthiaten vast.
Voordat je iets bouwt, vergelijk de taak met wat er in je huidige programma wordt geoefend en beoordeeld. Drie vragen zijn meestal voldoende om een trainingsachterstand van iets anders te onderscheiden:
- Wordt in de huidige praktijk gebruikgemaakt van de daadwerkelijke taak? Als het programma de schermen laat zien en eindigt met een herhalingstoets, hebben de cursisten geoefend met het herkennen van de interface, en niet met het uitvoeren van hun eigen taken tijdens een dienst.
- Wat is de cognitieve belasting? In de herziene taxonomie van Bloom staan het uitvoeren van een procedure in een nieuwe situatie en het analyseren van de oorzaak van het probleem boven het reproduceren van informatie. Het koppelen van activiteiten aan deze niveaus wordt behandeld in onze handleiding. Leeractiviteiten afstemmen op de taxonomie van Bloom..
- Is er iets anders dan vaardigheid dat in de weg staat? Controleer de personeelsbezetting, de hulpmiddelen en de procedures voordat u een training voorschrijft. Als een scherm traag is, een benodigde order ontbreekt of het beleid een dubbele invoer afdwingt, zal een betere sessie niets veranderen aan wat er op de afdeling gebeurt. Meld deze oorzaken aan de mensen die ze kunnen oplossen.
In hetzelfde verkennend onderzoek wordt toegang tot oefenomgevingen genoemd als een van de factoren die het heeft geïdentificeerd: "niet kunnen oefenen in een oefenomgeving" wordt als een belemmering gezien en "verpleegkundigen na de training laten oefenen in het elektronisch patiëntendossier" als een bevorderende factor. Als uw cursisten geen veilige omgeving hebben om in te oefenen, is dat een contextgebrek, geen motivatieprobleem.
3. Ontwerpvoorbereiding en -oefening
Zodra je weet welke lacunes je met training kunt opvullen, geef je elke fase een specifieke taak. Onze handleiding voor Een EHR-onboardingproces ontwikkelen dat de documentatielast vermindert. Dit gedeelte behandelt het ontwerp van de eerste weken. Het gaat hier over de verandering zelf.
Voorbereiding. Controleer de vereisten met een korte diagnose: de verschillen tussen de oude en nieuwe functies, de terminologie die uw organisatie gebruikt en waar u op de dag zelf hulp kunt krijgen. Gerichte zelfstudie is geschikt voor deze fase. Een herhalingstoets bevestigt alleen de vereisten.
Praktijk. Gebruik interdisciplinaire kwaliteitsverbeteringsprojecten en rolgebaseerde casuspraktijk. Studenten uit verschillende rollen werken samen aan één patiëntentraject, bijvoorbeeld opname, medicatievoorschrift, overdracht en ontslag, waarbij ieder zijn of haar eigen rol vervult in een praktijkomgeving. Door te observeren waar de overdracht tussen rollen vastloopt, wordt vaak een workflowprobleem zichtbaar dat geen enkele rol afzonderlijk zou signaleren. Observeer representatieve taken en registreer fouten en knelpunten tijdens het proces.
Feedback. Koppel het aan beslissingen in plaats van aan een totaalscore. "Je hebt de juiste bestelling gevonden, maar de lange weg genomen, en je hebt ervoor gekozen om de waarschuwing te omzeilen in plaats van ernaar te vragen" leert meer dan "3 van de 5". Voeg plausibele foute paden toe die verklaren waarom mensen daarvoor kiezen. Onze gids voor Interactieve oefeningen ontwerpen met nuttige feedback Dit laat zien hoe je feedback schrijft die aansluit op beslissingen.
Live input of asynchrone beoordeling? Live coaching is vooral waardevol wanneer een taak onduidelijk is, rollen op elkaar afgestemd moeten zijn en mensen moeten kunnen aangeven wat er niet werkt. Asynchrone evaluatie is voldoende om de opgenomen stappen van een leerling te vergelijken met een geannoteerd model. Veel teams gebruiken beide: eerst zelfstudie ter voorbereiding, gevolgd door begeleide sessies over de meest complexe workflows.
Timing. Uit de verkennende evaluatie blijkt dat er knelpunten zijn zoals te veel content in een korte periode en een lange periode tussen training en implementatie. Plan de oefensessies zo kort mogelijk voor gebruik door de gebruikers en verdeel ze in korte sessies die goed te volgen zijn.
4. Werk een realistisch voorbeeld uit.
Ter illustratie. Een informatica- of compliance-expert dient de casus en de antwoordcriteria te valideren alvorens deze te gebruiken.
De zaak. Een medisch-chirurgische afdeling is overgestapt op een nieuwe documentatieprocedure voor de ploegoverdracht. Medewerkers geven aan dat dit langer duurt dan voorheen. Volgens het beleid moet het overdrachtsverslag compleet zijn voordat de vertrekkende verpleegkundige het ziekenhuis verlaat.
De taak. De cursist voert een overdracht uit voor een oefenpatiënt in de nieuwe workflow, noteert elk knelpunt, geeft aan wat hij/zij eraan zou doen en welke verdere informatie of ondersteuning nodig is.
Een eerste poging. De cursist vult de notitie in, maar slaat twee velden over die "niemand leest" en meldt geen wrijving. Ze zeggen dat de nieuwe manier "gewoon langzamer" is. De notitie is onvolledig, in strijd met het beleid, en de belemmering wordt omschreven als een mening zonder verdere details.
Feedback en opnieuw proberen. De coach wijst erop dat de twee velden onderdeel zijn van het beleid en vraagt de cursist om aan te geven waar elk veld zich op het scherm bevindt en hoe lang de betreffende stap duurt. Bij de herhaling wordt de cursist gevraagd de notitie opnieuw in te vullen en voor elk knelpunt te noteren wat er is gedaan, hoe lang het heeft geduurd en wat het proces zou versnellen.
Een serieuzere poging. "Ik heb alle velden ingevuld. De medicatieoverzicht vereist elke keer een aparte zoekopdracht, wat ongeveer twee minuten extra kostte. Ik heb dit niet overgeslagen omdat het beleid dit vereist. Zou het overzicht vooraf ingevuld kunnen worden, of is er een goedgekeurde snelkoppeling? Ik weet niet of dit al gemeld is, dus ik zou het aankaarten bij de supergebruiker van de afdeling en het informaticateam." Dit antwoord voldoet aan het beleid, legt specifiek bewijs vast en maakt gebruik van een goedgekeurde methode.
Waarom elk antwoord verdedigbaar of onvolledig is. Beoordeel elke poging aan de hand van goedgekeurde criteria, niet aan de voorkeur van een coach. De eerste poging is een gebruikelijke reactie op een langzamere taak, maar deze sluit beleidsgebieden uit en biedt het project geen ruimte voor verbetering. De sterkere poging houdt zich aan het beleid, blijft binnen de rol van de leerling en zet een klacht om in bewijsmateriaal. De twee minuten in het voorbeeld zijn een fictief getal om aan te geven wat voor soort details er vastgelegd moeten worden, geen referentiewaarde.
5. Beoordeel de capaciteit en plan de overdracht.
Bewijs van bekwaamheid wordt geleverd door de prestatie op een casus die de leerling nog niet eerder heeft gezien. Beoordeel de taakbekwaamheid en houd een apart logboek bij van onopgeloste knelpunten in het werkproces. Een eenvoudige beoordelingsmatrix gebruikt een schaal van 0 tot 2 per criterium:
| Criterium | Observeerbaar bewijs |
|---|---|
| Taakuitvoering | Voltooit de nieuwe workflow en registreert de actie en het bewijsmateriaal dat deze ondersteunt. |
| Redenering | Beschrijft relevante beperkingen, alternatieven en wat nog onzeker is. |
| Grenzen | Volgt goedgekeurde procedures en zoekt hulp wanneer informatie of bevoegdheid ontoereikend is. |
Ankers: 0 is afwezig of niet onderbouwd, 1 is gedeeltelijk met relevante weglatingen en 2 is volledig en gerechtvaardigd op basis van de overeengekomen criteria. Definieer kritieke fouten, zoals het overslaan van een veld dat volgens het beleid vereist is, apart, zodat een algemene score deze niet kan verbergen. Deze rubric is een voorstel, geen gevalideerde gereedheidsnorm. Pas deze aan in overleg met een informatica- of compliance-expert en test deze in een pilotproject.
Plan de overdracht van kennis bewust. Nadat de cursisten een tijdje terug op hun werk zijn, voeg je een korte follow-up toe, zoals een unit-overleg waarbij iedereen één concrete taak meeneemt (zonder details) en bespreekt hoe ze die nu uitvoeren. Observeer een voorbeeld van daadwerkelijk werk als de regels van je organisatie dat toestaan.
Waar interactieve levering helpt
Interactieve formats zijn handig wanneer iedereen zich moet vastleggen voordat ze het antwoord horen. In een live sessie kan een facilitator een korte casus presenteren, elke deelnemer vragen om de volgende stap te kiezen en de verwachte wrijving te beschrijven, en vervolgens de resultaten laten zien vóór de discussie. Anonieme reacties kunnen het gemakkelijker maken om toe te geven dat een workflow niet werkt. Dezelfde casus kan in eigen tempo worden doorlopen ter voorbereiding. AhaSlides ondersteunt interactief leren en de overgang tussen live en zelfstudie. Houd echte incidenten en patiëntinformatie buiten de sessie, controleer of specifieke auteurs-, feedback- of rapportagefuncties die u wilt gebruiken, overeenkomen met uw eigen workflow, en beschouw AI, simulators en EHR-integraties als extern of onbevestigd totdat u ze werkend hebt gezien. Zie ons artikel over het kiezen van formats voor meer informatie. Wanneer moet je adaptief, interactief en live leren inzetten?.
Meet wat er veranderd is
Bepaal van tevoren wat aantoont dat cursisten de taak aankunnen. Vergelijk de taakvaardigheid en de belemmeringen in het logboek aan de hand van een onbekende casus met een basislijn, en houd het belemmeringenlogboek na de training open als een aparte meetmethode. Definieer wie er bij de training betrokken is, de noemer en de timing. Als de resultaten verbeteren, controleer dan welke andere veranderingen er in dezelfde periode hebben plaatsgevonden, zoals een software-update, een personeelswijziging of een herontwerp van de workflow, voordat de training als resultaat wordt toegekend.
Mogelijke beperkingen die kunnen blijven bestaan
- Bruikbaarheid. Als een scherm te veel stappen vereist, kan training wel de sneltoets aanleren, maar de stappen zelf kunnen niet worden verwijderd.
- Personeel en tijd. Oefening baart geen kunst als er geen gereserveerde tijd voor is.
- Duidelijkheid over het beleid. Een case kan geen oplossing bieden voor een beleid dat dubbele vermeldingen bevat of onduidelijk is. Corrigeer het beleid.
- Dekking van de zaak. Eén casus illustreert één werkproces. Een score geeft geen algemene beschrijving van iemands prestaties.
- Transfer. Een prestatie in een oefencasus is niet hetzelfde als een prestatie in een volle zaal met een rinkelende telefoon.
Benoem deze problemen vroegtijdig aan de sponsors en plan afzonderlijke oplossingen. Training verbetert wat cursisten kunnen doen. Het verandert niet de omstandigheden waaronder de taak wordt uitgevoerd.
Veelgestelde vragen
Wat houdt training in het beheer van veranderingen in elektronische patiëntendossiers in?
Het bereidt medewerkers voor op het werken met een gewijzigd elektronisch patiëntendossier of werkproces door middel van rolgebaseerde oefening en feedback, en het verzamelt de knelpunten die tijdens de praktijk aan het licht komen, zodat iemand actie kan ondernemen.
Betekent het succesvol afronden van de training dat het personeel de verandering heeft geaccepteerd?
Nee. Een score geeft aan hoe iemand een trainingscasus heeft aangepakt. Implementatie blijkt in de praktijk en hangt af van gebruiksvriendelijkheid, personeelsbezetting, beleid en vaardigheden.
Hoe beoordeel je de gereedheid voor een nieuwe workflow?
Geef de leerling een casus die hij of zij nog niet eerder heeft gezien en beoordeel de beheersing van de taak aan de hand van afgesproken criteria. Noteer vervolgens de resterende belemmeringen. Een herhalingstoets bevestigt alleen de voorkennis.
Kun je echte patiëntencases gebruiken om te oefenen?
Alleen als details verwijderd zijn en met goedkeuring van uw compliance-verantwoordelijke. Verzonnen casussen gebaseerd op gangbare werkprocessen zijn veiliger, en patiëntinformatie dient buiten trainingstools te blijven.
Waar te beginnen
Kies één workflow waarvan mensen zeggen dat die trager is geworden. Schrijf een prestatieverklaring voor elke rol, laat een informatica- of compliance-expert een fictieve casus en de antwoordcriteria valideren, en stel een beoordelingsschema op met drie criteria op een schaal van 0 tot 2, een lijst met kritieke fouten en een logboek met knelpunten. Test het met een kleine groep voordat je het uitrolt.
Om te zien hoe een casus live met je eigen team kan worden uitgevoerd en daarna in eigen tempo opnieuw kan worden gebruikt, kun je AhaSlides bekijken.
