Ben je een deelnemer?

Uitnodiging e-mail vergadering | Beste tips, voorbeelden en sjablonen (100% gratis)

Mijn werk

Astrid Trans 23 februari, 2024 14 min gelezen

Wat is goed uitnodigingsmail voor vergadering voorbeeld?

Vergaderingen kunnen een essentieel onderdeel zijn van teameffectiviteit, coördinatie en eenheid. Veel bedrijven organiseren minimaal één keer per week een bijeenkomst. Het kan een informele bijeenkomst zijn om eenvoudigweg een diepgaand gesprek te hebben met hun medewerkers of een meer formele bijeenkomst van de directie om het toekomstplan en het jaarverslag van een bedrijf te bespreken. Het is verplicht voor beheerders of leiders om uitnodigingsbrieven voor vergaderingen naar de deelnemers of gasten te sturen.

Een uitnodiging voor een vergadering is belangrijk om officiële vergaderingen effectief en soepel te laten verlopen. Er zijn tal van manieren om uitnodigingen voor vergaderingen te versturen. In dit artikel richten we ons op het omgaan met e-mailuitnodigingen voor vergaderingen, de meest handige en populaire methode om mensen uit te nodigen om deel te nemen aan uw vergaderingen.

Inhoudsopgave

Sjablonen voor snelle vergaderingen met AhaSlides

alternatieve tekst


Begin binnen enkele seconden.

Krijg snelle sjablonen met AhaSlides. Meld u gratis aan en neem wat u wilt uit de sjabloonbibliotheek!


🚀 Ontvang gratis sjablonen ☁️

Wat is een e-mailuitnodiging voor een vergadering?

Een belangrijk onderdeel van zakelijke activiteiten, een e-mailuitnodiging voor een vergadering is een geschreven bericht met een demonstratie van het doel van de vergadering en een verzoek aan mensen om deel te nemen aan de vergadering na de specifieke datum en locatie, plus meer gedetailleerde bijlagen indien aanwezig. Het kan in formele of informele stijlen worden geschreven, afhankelijk van de kenmerken van de vergaderingen. Ze moeten op de juiste toon en stijl worden geschreven om te voldoen aan de zakelijke e-mailetiquette.

Verwar een e-mail met een uitnodiging voor een vergadering echter niet met een e-mail met een vergaderverzoek. Het belangrijkste verschil tussen deze e-mails is dat een e-mail met een vergaderverzoek bedoeld is om een ​​afspraak met iemand te maken, terwijl een e-mail met een uitnodiging voor een vergadering bedoeld is om u uit te nodigen voor een vergadering op aangekondigde data en locatie.

Waarom is e-mail met uitnodiging voor vergadering belangrijk?

Het gebruik van e-mailuitnodigingen brengt veel voordelen met zich mee. De voordelen van e-mailuitnodigingen staan ​​hieronder vermeld:

  • Het maakt rechtstreeks verbinding met agenda's. Wanneer ontvangers een uitnodiging accepteren, wordt deze weer toegevoegd aan hun zakelijke agenda en krijgt u een herinnering op dezelfde manier als andere evenementen die in de agenda zijn vermeld.
  • Het is handig en snel. Uw ontvangers kunnen de e-mail direct bereiken nadat u op de verzendknop hebt geklikt. Aangezien het rechtstreeks naar de ontvanger gaat, kunt u, als het e-mailadres verkeerd is, de aankondiging meteen ontvangen en snel naar verdere oplossingen gaan.
  • Het is tijdbesparend. U kunt groeps-e-mails met duizenden e-mailadressen tegelijkertijd verzenden.
  • Het is kostenbesparend. U hoeft geen budget uit te geven aan mailing.
  • Het kan rechtstreeks vanuit uw favoriete webinarplatform worden gegenereerd. Tenzij u een persoonlijke ontmoeting heeft, zal uw eerste keuze waarschijnlijk Zoom, Microsoft Teams of iets gelijkwaardigs zijn. Wanneer RSVP is bevestigd, worden alle links en tijdsbestekken via e-mail gesynchroniseerd, zodat de bezoeker verwarring met andere evenementen kan voorkomen.

Het is een feit dat er elke dag miljarden e-mails worden verzonden, waarvan een groot deel spam is. Omdat iedereen minstens één e-mail gebruikt om belangrijke berichten uit te wisselen voor werk, aankopen, vergaderingen en meer. Omdat u echter talloze e-mails per dag moet lezen, is het niet verwonderlijk dat u soms te maken krijgt met het fenomeen 'e-mailmoeheid'. Het bezorgen van een goede uitnodigingsmail kan dus onnodig misverstanden of onwetendheid bij ontvangers voorkomen.

Schrijf stap voor stap een uitnodigingsmail voor een vergadering

Een goede uitnodigingsmail voor een vergadering is essentieel en in de regel heeft het invloed op een e-mail bezorging rate.

Er zijn etiquettes en principes waaraan iedereen zich moet houden om een ​​e-mailuitnodiging voor een zakelijke bijeenkomst in te vullen met betrekking tot de ontvangers. U kunt als volgt leren hoe u een standaard e-mailuitnodiging voor een vergadering schrijft:

Stap 1: Schrijf een sterke onderwerpregel

Het is een feit dat 47% van de e-mailontvangers e-mails leest die een duidelijke en beknopte onderwerpregel hebben. De eerste indruk is belangrijk. Dit kan ervoor zorgen dat ontvangers een gevoel van urgentie of belangrijkheid voelen, wat leidt tot een hogere open rate.

  • Kort, doelgericht. Wees feitelijk, niet raadselachtig.
  • Als teken van urgentie kunt u in de onderwerpregel om een ​​bevestiging van uw aanwezigheid vragen.
  • Of voeg een sentimentele toon toe, zoals: vergeet het belang, de urgentie niet,...
  • Voeg Tijd toe als u de tijdgevoelige kwestie wilt benadrukken 

Bij voorbeeld: “Vergadering 4/12: Projectbrainstormsessie” of "Belangrijk. Gelieve te RSVP: Nieuwe Productstrategievergadering 10/6"

Stap 2: Begin met een korte introductie

In de allereerste zin is het een goed idee om kort te beschrijven wie u bent, wat uw positie in de organisatie is en waarom u contact met hen opneemt. Dan kun je direct het doel van de bijeenkomst laten zien. Veel mensen maken de fout een vaag doel van de bijeenkomst naar voren te brengen, omdat ze ervan uitgaan dat de deelnemers daarvan op de hoogte moeten zijn.

  • Maak je inleiding aangenaam of gerelateerd aan het werk
  • Herinner de deelnemers eraan als ze taken moeten afmaken of iets mee moeten nemen naar de vergadering.

Bij voorbeeld Hallo teamlid, ik kijk ernaar uit je te zien bij de nieuwe productlancering aanstaande maandag.

Stap 3: Deel tijd en locatie

U moet het exacte tijdstip van de vergadering vermelden. U moet hen ook vertellen hoe en waar de bijeenkomst plaatsvindt, persoonlijk of online, en richtlijnen of platformlinks aanbieden voor het geval ze die nodig hebben.

  • Voeg de tijdzone toe als werknemers in verschillende delen van de wereld werken
  • Noem een ​​geschatte duur van de vergadering
  • Wees zo gedetailleerd mogelijk bij het instrueren van aanwijzingen of voeg een kaartrichtlijn toe

Bij voorbeeld: Kom vrijdag 6 oktober om 1 uur naar vergaderzaal 00 op de tweede verdieping van het administratiegebouw.

e-mailuitnodiging voor vergadering | e-mail met vergaderverzoek
Stuur een e-mail met een uitnodiging voor een vergadering naar uw team - Bron: Alamy

Stap 4: Maak een overzicht van de vergaderagenda

Behandel de belangrijkste doelstellingen of de voorgestelde vergaderagenda. Noem de details niet. U kunt eenvoudig het onderwerp en de tijdlijn vermelden. Voor formele vergaderingen kunt u een gedetailleerd document bijvoegen. Dit is vooral handig om deelnemers te helpen bij de voorbereiding.

Bij voorbeeld, kunt u beginnen met: We zijn van plan om te bespreken.../ We willen een aantal problemen aanpakken. Of als volgt:

  • 8:00-9:30: Inleiding tot het project
  • 9:30-11:30: Presentaties van Howard (IT), Nour (Marketing) en Charlotte (Sales)

Stap 5: Vraag om een ​​RSVP

Als u een RSVP vereist, kunt u een reactie van uw ontvangers bevestigen. Om ambivalentie te voorkomen, moet u in uw e-mail een voorkeursreactie en tijdslimiet vermelden voor deelnemers om u op de hoogte te stellen van hun aan- of afwezigheid. Als u op het moment dat u de regeling regelt nog geen RSVP heeft ontvangen, kunt u snelle vervolgacties ondernemen.

Bij voorbeeld: Gelieve vóór [datum] te reageren op [e-mailadres of telefoonnummer]

Stap 6: Voeg een professionele e-mailhandtekening en branding toe

Een zakelijke e-mailhandtekening moet de volledige naam, de titel van de functie, de bedrijfsnaam, contactgegevens, persoonlijke websites en andere gehyperlinkte adressen.

U kunt uw handtekening eenvoudig aanpassen met Gmail.

Bij voorbeeld:

JessicaMadison

Regionale Chief Marketing Officer, Inco-industrie

555-9577-990

Er zijn talloze gratis makers van e-mailhandtekeningen die u tijd en moeite besparen, zoals Mijn handtekening.

Soorten e-mailuitnodigingen voor vergaderingen en voorbeelden

Houd er rekening mee dat er voor verschillende soorten bijeenkomsten verschillende normen en schrijfstijlen gelden. Normaal gesproken scheiden we e-mails met uitnodigingen voor vergaderingen op basis van hun formeel of informeel niveau, inclusief of exclusief virtuele vergaderingen of pure online vergaderingen. In dit deel verzamelen en introduceren we enkele typische soorten uitnodigingen voor vergaderingen en de sjablonen van elk type die veel worden gebruikt in e-mails met uitnodigingen voor zakelijke bijeenkomsten.

sjabloon voor e-mailuitnodigingen
Perfect Meeting uitnodigingsmail - Bron: freepik

#1. De e-mail met het formele vergaderverzoek

De formele e-mail met vergaderverzoeken wordt gebruikt voor grote vergaderingen die doorgaans één tot drie keer per jaar plaatsvinden. Het is een grote formele bijeenkomst, dus uw e-mail moet in een formele schrijfstijl worden geschreven. De bijgevoegde bijlagen zijn nodig om het voor de deelnemer duidelijker te maken hoe hij aan de vergadering kan deelnemen, hoe hij de locatie kan vinden en hoe hij de agenda kan specificeren.

Formele vergaderingen omvatten:

  • Directievergadering
  • Vergadering van de commissie
  • Vergadering van de Raad van Bestuur 
  • Aandeelhouders vergadering 
  • Strategie bijeenkomst 

Voorbeeld 1: aandeelhouders uitnodiging e-mailsjabloon

Onderwerpregel: belangrijk. U bent uitgenodigd voor de jaarlijkse algemene vergadering. [Tijd]

[Naam van de ontvanger]

[Bedrijfsnaam]

[Functietitel]

[Bedrijfsadres]

[Datum]

Beste aandeelhouders,

Wij nodigen u van harte uit voor de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering die op XNUMX maart zal worden gehouden [Tijd], [Adres]

De Algemene Vergadering van Aandeelhouders is een uitzonderlijke gelegenheid voor informatie, uitwisseling en discussie tussen [Bedrijfsnaam] en al onze aandeelhouders.

Het is ook de gelegenheid om jezelf te uiten en te stemmen om een ​​actieve rol te spelen bij het nemen van belangrijke beslissingen voor [Bedrijfsnaam], ongeacht het aantal aandelen dat u bezit. De vergadering zal de volgende hoofdagenda's behandelen:

Agenda 1:

Agenda 2:

Agenda 3:

Agenda 4:

Instructies voor deelname aan deze vergadering, de agenda en de tekst van de besluiten die ter goedkeuring aan u moeten worden voorgelegd, vindt u in het bijgevoegde document hieronder

Ik wil u namens het bestuur bedanken voor uw bijdrage en uw loyaliteit aan de [Bedrijfsnaam] en ik kijk ernaar uit u te verwelkomen op de vergadering op [Datum]

Best verband

[Naam]

[Titel van positie]

[Bedrijfsnaam]

[Bedrijfsadres en website]

Voorbeeld 2: Strategie bijeenkomst uitnodiging e-mailsjabloon

[Naam van de ontvanger]

[Bedrijfsnaam]

[Functietitel]

[Bedrijfsadres]

[Datum]

Onderwerpregel: Projectlancering Marketingcampagne Bijeenkomst: 2/28

Namens [Bedrijfsnaam], nodig ik u graag uit voor een zakelijke bijeenkomst die wordt gehouden op [Naam Conferentiezaal, Naam gebouw] [Datum en tijd]. De bijeenkomst duurt [Looptijd].

Het is mij een genoegen u te mogen verwelkomen in de eerste fase van ons project om ons komende voorstel te bespreken [Details] en we waarderen uw waardevolle inzichten hierover. Hier is een korte samenvatting van onze agenda voor vandaag:

Agenda 1:

Agenda 2:

Agenda 3:

Agenda 4:

Dit voorstel wordt door ons hele team beschouwd als een van de meest cruciale. Voor uw verdere referentie hebben we een document bij deze brief gevoegd met meer gedetailleerde informatie, zodat u het gemakkelijk kunt vinden om u van tevoren op de vergadering voor te bereiden.

We kijken allemaal uit naar een gesprek met u om te bespreken wat we nog meer kunnen doen om dit voorstel tot een succes te maken. Gelieve vooraf eventuele vragen of aanbevelingen voor de vergadering in te dienen [Deadline] rechtstreeks aan mij door deze e-mail te beantwoorden.

Een fijne dag toegewenst.

U te bedanken,

Hartelijke groeten,

[Naam]

[Titel van positie]

[Bedrijfsnaam]

[Bedrijfsadres en website]

#2. De e-mail met de uitnodiging voor een informele bijeenkomst

Met een formele e-mailuitnodiging voor de vergadering, als het gewoon de vergadering is met medewerkers op ondermanagementniveau of leden binnen het team. Het is veel gemakkelijker voor u om na te denken over hoe u op de juiste manier kunt schrijven. Je kunt schrijven in een informele stijl met een vriendelijke en vrolijke toon.

Informele bijeenkomsten omvatten:

  • Brainstormbijeenkomst
  • Probleemoplossende bijeenkomst
  • Trainingen
  • Incheckvergadering
  • Teambuildingbijeenkomst
  • Koffie praatjes 

Voorbeeld 3: E-mailsjabloon voor uitnodiging voor incheckvergadering

Onderwerpregel: dringend. [Naam van het project] updates. [Datum]

Beste Teams,

Groeten!

Het was leuk en grappig om tijd met je te hebben over [Naam van het project]. Om onze plannen echter effectief te kunnen uitvoeren, denk ik dat de tijd rijp is om verslag uit te brengen over de geboekte vooruitgang en ik zou het op prijs stellen u te ontmoeten op [plaats] om de zaak verder te bespreken op [Datum en tijd].

Ik heb ook een lijst bijgevoegd met alle agenda's die we moeten bespreken. Vergeet niet uw taakvoltooiingsrapport op te stellen. Gebruik dit alstublieft [Link] om me te laten weten of het je gaat lukken.

Stuur me dan zo snel mogelijk je bevestiging.

Hartelijke groeten,

[Naam]

[Functietitel]

[Bedrijfsnaam]

Voorbeeld 4: Team building uitnodiging e-mailsjabloon

Beste teamleden,

Dit is om u te informeren dat de [Afdelingsnaam] organiseert een Teambuildingbijeenkomst voor al onze medewerkers leden op [Datum en tijd]

Voor verdere professionele ontwikkeling is het uiterst belangrijk dat we samen groeien en dat kan alleen gebeuren als we als een team werken, zodat onze vaardigheden en talenten kunnen worden benut om betere prestaties te leveren. Daarom promoot onze afdeling maandelijks verschillende teambuildingactiviteiten.

Kom alstublieft naar het evenement zodat we naar uw stem kunnen luisteren over hoe we kunnen verbeteren om u beter te ondersteunen. Er zullen er ook een paar zijn spellen voor teambuilding samen met drankjes en lichte versnaperingen worden verzorgd door het bedrijf.

We kijken uit naar leuke momenten tijdens dit teambuildingevenement dat is georganiseerd om ieder van ons te helpen groeien. Als u denkt niet in staat te zijn om aan deze vergadering deel te nemen, wordt u vriendelijk verzocht dit door te geven [Naam coördinator] at [Telefoonnummer]

Hoogachtend,

[Naam]

[Functietitel]

[Bedrijfsnaam]

sjabloon voor e-mailuitnodigingen
Hoe u een e-mail met uitnodiging voor een vergadering schrijft

#3. Uitnodigingsmail voor gastspreker

Een uitnodigingsmail voor een gastspreker moet informatie bevatten die relevant is voor de spreker met betrekking tot de bijeenkomst en spreekgelegenheid. Het is van vitaal belang dat de spreker weet hoe hij kan bijdragen aan uw evenement en welke voordelen hij kan krijgen om deel uit te maken van uw evenement.

Voorbeeld 5: E-mailsjabloon voor gastsprekeruitnodiging

Geachte [Spreker],

We hopen dat dit bericht je goed vindt! We nemen vandaag contact met u op met een fantastische spreekgelegenheid voor uw contemplatie. We willen u vragen om onze eervolle spreker te zijn voor de [Naam vergadering], een evenement gericht op [Beschrijving van het doel en publiek van uw evenement]. De hele [Naam vergadering] team is geïnspireerd door uw prestaties en denkt dat u de perfecte expert zou zijn om ons publiek van gelijkgestemde professionals toe te spreken.

[Naam vergadering] zal plaatsvinden in [Plaats, inclusief stad en staat] on [Datums]. Ons evenement zal naar verwachting plaats bieden aan ongeveer [Aantal deelnemers geschat#]. Ons doel is om [Doelstellingen van de bijeenkomst].

We geloven dat je een geweldige spreker bent en dat je stem een ​​cruciale toevoeging zou zijn aan dat gesprek, gezien je uitgebreide werk in [Vakgebied]. U kunt overwegen uw ideeën maximaal [Duur] minuten te presenteren die gerelateerd zijn aan het vakgebied [Vergaderonderwerp]. U kunt uw voorstel indienen vóór [deadline], volg de [link], zodat ons team van tevoren naar uw ideeën kan luisteren en de bijzonderheden van uw toespraak kan bepalen.

Mocht je verhinderd zijn, dan verzoeken we je in ieder geval nederig contact met ons op te nemen via [link]. Bedankt voor uw tijd en aandacht, we kijken uit naar een positieve reactie van u.

Beste,
[Naam]
[Functietitel]
[Contactgegevens]
[Bedrijf Website adres]

#4. E-mail met uitnodiging voor webinar

In de huidige trends organiseren steeds meer mensen online vergaderingen omdat dit tijd- en kostenbesparend is, vooral voor teams die op afstand werken. Als u conferentieplatforms gebruikt, zijn er goed aangepaste uitnodigingsberichten die rechtstreeks naar uw deelnemer worden verzonden voordat de vergadering begint, zoals de e-mailsjabloon voor Zoom-uitnodigingen. Voor een virtueel webinar kunt u het volgende voorbeeld raadplegen.

hints: Gebruik trefwoorden zoals 'Gefeliciteerd', 'Binnenkort', 'Perfect', 'Update', 'Beschikbaar', 'Uiteindelijk', 'Top', 'Speciaal', 'Doe mee', 'Gratis', ' enz.

Voorbeeld 6: Webinar uitnodiging e-mailsjabloon

Onderwerpregel: Gefeliciteerd! U bent uitgenodigd om [Webinar-naam]

Geachte [Naam van de kandidaat],

[Bedrijfsnaam] is zo verheugd om een ​​webinar te organiseren voor [Webinar-onderwerp] op [Datum] bij [Tijd], doelen op [[Webinar-doeleinden]

Het is een goede gelegenheid voor u om enorme voordelen te behalen met uw uitgenodigde experts op het gebied van [Webinar-onderwerpen] en om gratis geschenken te ontvangen. Ons team is zo enthousiast over uw aanwezigheid.

Let op: dit webinar is beperkt tot [Aantal mensen]. Registreer u om uw plaats te behouden [Koppeling], en voel je vrij om het met je vrienden te delen. 

Ik hoop dat ik je daar zie!

Fijne dag,

[Uw naam]

[Signatuur]

The Bottom Line

Gelukkig zijn er op internet veel sjablonen voor uitnodigingen voor zakelijke bijeenkomsten beschikbaar die u binnen enkele seconden kunt aanpassen en naar uw deelnemers kunt verzenden. Vergeet niet een aantal op te slaan in uw cloud, zodat u uw e-mail perfect kunt voorbereiden, vooral in geval van urgentie.

Als u ook op zoek bent naar andere oplossingen voor uw bedrijf, kunt u die vinden AhaDia's is een goed presentatiehulpmiddel met veel geweldige functies ter ondersteuning van uw webinar-evenementen, teambuildingactiviteiten, conferenties en meer.

Veelgestelde Vragen / FAQ

Hoe schrijf je een e-mail voor een vergaderafspraak?

Belangrijke punten die u moet opnemen in uw e-mail met een afspraak voor een vergadering:
- Duidelijke onderwerpregel
- Begroeting en introductie
- Gevraagde vergaderingsgegevens - datum(s), tijdsbereik, doel
- Agenda/onderwerpen voor discussie
- Alternatieven als primaire data niet werken
- Details van de volgende stappen
- Sluiting en ondertekening

Hoe stuur ik een uitnodiging voor een teamvergadering via e-mail?

- Open uw e-mailclient of webmailservice (zoals Gmail, Outlook of Yahoo Mail).
- Klik op de knop "Opstellen" of "Nieuwe e-mail" om te beginnen met het opstellen van een nieuwe e-mail.
- Voer in het veld "Aan" de e-mailadressen in van de teamleden die u voor de vergadering wilt uitnodigen. U kunt meerdere e-mailadressen scheiden met komma's of het adresboek van uw e-mailclient gebruiken om ontvangers te selecteren.
- Als u een agendatoepassing hebt geïntegreerd met uw e-mailclient, kunt u de vergadergegevens rechtstreeks vanuit de e-mail toevoegen aan de agenda-uitnodiging. Zoek naar een optie zoals 'Toevoegen aan agenda' of 'Evenement invoegen' en geef de nodige informatie op.

Hoe maak ik een e-mailuitnodiging?

Dit zijn de belangrijkste zaken die u in een korte e-mailuitnodiging moet opnemen:
- Begroeting (adresontvanger op naam)
- Naam en datum/tijd van het evenement
- Locatiegegevens
- Kort uitnodigingsbericht
- RSVP-gegevens (deadline, contactmethode)
- Sluiting (uw naam, gastheer van het evenement)

ref: Inderdaad | sherpany