Ben je een deelnemer?

Zakelijk vergaderen | 10 veelvoorkomende typen en best practices

Zakelijk vergaderen | 10 veelvoorkomende typen en best practices

Portfolio

Jane Ng Februari 16 2023 7 min gelezen

Vergaderen in het bedrijfsleven zijn vertrouwd voor mensen in leidinggevende posities zoals projectmanagers of senior rollen binnen een bedrijf. Deze bijeenkomsten zijn essentieel voor het verbeteren van de communicatie, het stimuleren van samenwerking en het bevorderen van succes binnen de organisatie. 

Het is echter mogelijk dat niet iedereen op de hoogte is van de definities, typen en doeleinden van deze bijeenkomsten. Dit artikel dient als een uitgebreide gids en geeft tips voor het houden van productieve vergaderingen in het bedrijfsleven.

Wat is een zakelijke bijeenkomst?

Een zakelijke bijeenkomst is een bijeenkomst van individuen die samenkomen om te discussiëren en beslissingen te nemen over specifieke zakelijke onderwerpen. De doelen van deze vergadering kunnen bestaan ​​uit het op de hoogte houden van teamleden over lopende projecten, het plannen van toekomstige inspanningen, het oplossen van problemen of het nemen van beslissingen die van invloed zijn op het hele bedrijf. 

Zakelijke vergaderingen kunnen persoonlijk, online of een combinatie van beide worden gehouden en kunnen formeel of informeel zijn.

Het doel van een zakelijke bijeenkomst is om informatie uit te wisselen, teamleden op één lijn te brengen en beslissingen te nemen die het bedrijf helpen zijn doelen te bereiken.

Vergaderen is een onmisbaar onderdeel van het bedrijfsleven. Foto: Freepik

Soorten vergaderingen in het bedrijfsleven

Er zijn verschillende soorten vergaderingen in het bedrijfsleven, maar de 10 meest voorkomende soorten zijn:

1/ Maandelijkse teambijeenkomsten

Maandelijkse teamvergaderingen zijn regelmatige vergaderingen van de teamleden van een bedrijf om lopende projecten te bespreken, taken toe te wijzen en mensen op de hoogte te houden en op één lijn te houden. Deze vergaderingen vinden meestal maandelijks plaats, op dezelfde dag, en duren 30 minuten tot enkele uren (afhankelijk van de grootte van de groep en de hoeveelheid behandelde informatie).

Maandelijkse teamvergaderingen bieden teamleden de gelegenheid en begeleiding om informatie en ideeën uit te wisselen, de projectvoortgang te bespreken en ervoor te zorgen dat iedereen hetzelfde doel nastreeft. 

Deze vergaderingen kunnen ook worden gebruikt om eventuele uitdagingen of problemen waarmee het team wordt geconfronteerd aan te pakken, oplossingen te identificeren en beslissingen te nemen die van invloed zijn op de richting van het project of het werk van het team.

An vergadering met alle handen is gewoon een vergadering waarbij alle medewerkers van een bedrijf betrokken zijn, met andere woorden een maandelijkse teamvergadering. Het is een gewone vergadering – misschien een keer per maand – en wordt meestal geleid door de hoofden van het bedrijf.

2/ Stand-up-vergaderingen

De staande vergadering, ook wel dagelijkse stand-up of dagelijkse scrumvergadering genoemd, is een soort korte vergadering, die meestal niet langer dan 15 minuten duurt, en die dagelijks wordt gehouden om het team snel op de hoogte te houden van de voortgang van het project, of de voltooide werklast, plannen om werk aan vandaag.

Tegelijkertijd helpt het bij het identificeren en oplossen van de obstakels waarmee de teamleden worden geconfronteerd en hoe deze de gemeenschappelijke doelen van het team beïnvloeden. 

3/ Statusupdate-vergaderingen

Statusupdate-bijeenkomsten zijn gericht op het verstrekken van updates van teamleden over de voortgang van hun projecten en taken. Ze kunnen vaker plaatsvinden dan maandelijkse vergaderingen, zoals wekelijks. 

Het doel van statusupdate-bijeenkomsten is natuurlijk om een ​​transparant beeld te geven van de voortgang van elk project en om eventuele uitdagingen te identificeren die van invloed kunnen zijn op het succes van het project. Deze vergaderingen zullen niet verstrikt raken in zaken als discussie of het oplossen van problemen.

Voor een grotere bijeenkomst kan de Status Update Meeting ook een 'Stadhuisvergadering', Een town hall meeting is simpelweg een geplande bedrijfsbrede meeting waarbij de focus ligt op het beantwoorden van vragen van medewerkers door het management. Daarom omvatte deze bijeenkomst een Q&A-sessie, waardoor het meer open en minder formeel was dan elk ander type bijeenkomst!

4/ Probleemoplossende vergaderingen

Dit zijn bijeenkomsten die draaien om het identificeren en oplossen van de uitdagingen, crises of problemen waarmee een organisatie wordt geconfronteerd. Ze komen vaak onverwacht en moeten individuen van verschillende afdelingen of teams ertoe brengen om samen te werken en oplossingen te vinden voor specifieke problemen.

Tijdens deze bijeenkomst zullen de aanwezigen hun mening delen, gezamenlijk de grondoorzaken van problemen identificeren en mogelijke oplossingen aandragen. Om deze bijeenkomst effectief te laten zijn, moeten ze worden aangemoedigd om open en eerlijk te discussiëren, verwijten te vermijden en zich te concentreren op het vinden van antwoorden.

.Afbeelding: freepik

5/ Besluitvormende vergaderingen

Deze vergaderingen hebben als doel belangrijke beslissingen te nemen die van invloed zijn op de richting van het project, het team of de hele organisatie. Deelnemers zijn meestal personen met de nodige beslissingsbevoegdheid en expertise.

Deze vergadering zal van tevoren moeten worden voorzien van alle relevante informatie, die belanghebbenden nodig hebben. Om ervoor te zorgen dat de besluiten die tijdens de vergadering zijn genomen worden uitgevoerd, worden vervolgens de vervolgacties vastgelegd met een doorlooptijd. 

6/ Brainstormbijeenkomsten

Brainstormbijeenkomsten zijn gericht op het genereren van nieuwe en innovatieve ideeën voor uw bedrijf. 

Het beste deel van een brainstormsessie is hoe het teamwerk en vindingrijkheid bevordert, terwijl het put uit de collectieve intelligentie en verbeeldingskracht van de groep. Iedereen mag zijn mening geven, uit elkaars ideeën putten en originele en vernieuwende oplossingen bedenken.

7/ Strategische managementvergaderingen

Strategische managementbijeenkomsten zijn bijeenkomsten op hoog niveau die gericht zijn op het beoordelen, analyseren en nemen van beslissingen met betrekking tot de langetermijndoelen, richting en prestaties van een organisatie. Senior executives en het leiderschapsteam wonen deze vergaderingen bij, die elk kwartaal of jaarlijks worden gehouden.

Tijdens deze vergaderingen wordt de organisatie beoordeeld en geëvalueerd, evenals het concurrentievermogen of nieuwe kansen voor groei en verbetering.

8/ Kick-offbijeenkomsten voor projecten

A project kick-off bijeenkomst is een bijeenkomst die de officiële start markeert van een nieuw project. Het brengt sleutelpersonen van het projectteam samen, waaronder projectmanagers, teamleden en belanghebbenden van andere afdelingen, om doelen, doelstellingen, tijdlijnen en budgetten te bespreken.

Het biedt de projectmanager ook de mogelijkheid om duidelijke communicatiekanalen op te zetten, verwachtingen vast te stellen en ervoor te zorgen dat teamleden hun rollen en verantwoordelijkheden begrijpen.

Dit zijn enkele van de meest voorkomende soorten vergaderingen in het bedrijfsleven, en het formaat en de structuur kunnen veranderen afhankelijk van de grootte en het type organisatie.

9/ Kennismakingsgesprekken

Bekijk het verschil tussen Inleidende bijeenkomsten en stand-up meetings!

Een kennismakingsgesprek is de eerste keer dat teamleden en hun leiders elkaar officieel ontmoeten, om te bepalen of de betrokkenen in de toekomst een werkrelatie willen opbouwen en zich willen committeren aan het team.

Deze bijeenkomst is bedoeld om teamleden de tijd te geven om bij elkaar te blijven om de achtergrond, interesses en doelen van elke deelnemer te leren kennen. Afhankelijk van de voorkeur van jou en je team, kun je kennismakingsgesprekken formeel of informeel organiseren, afhankelijk van de verschillende contexten.

10/ Gids voor vergaderingen in het stadhuis

Hoe vergaderingen in het bedrijfsleven te houden

Het houden van effectieve vergaderingen in het bedrijfsleven vereist een zorgvuldige planning en voorbereiding om ervoor te zorgen dat de vergadering productief is en de beoogde doelen bereikt. Het volgende advies kan u helpen productieve zakelijke vergaderingen te houden:

1/ Definieer het doel en de doelen

Het definiëren van het doel en de doelstellingen van een zakelijke bijeenkomst is van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat de bijeenkomst productief is en het beoogde resultaat oplevert. Ze moeten voor het volgende zorgen:

  • Het doel. Zorg ervoor dat de vergadering een doel heeft om specifieke onderwerpen te bespreken, beslissingen te nemen of updates te geven. U moet definiëren waarom de vergadering nodig is en wat het verwachte resultaat is.
  • Doelen. De doelen van een zakelijke bijeenkomst zijn specifieke, meetbare resultaten die u aan het einde van de bijeenkomst wilt bereiken. Ze moeten aansluiten bij het algemene doel van de vergadering met de tijdlijn, KPI, enz.

Een vergadering om de lancering van een nieuw product te bespreken, moet bijvoorbeeld doelen hebben die aansluiten bij het algemene doel om de verkoop te vergroten of het marktaandeel te verbeteren.

2/ Bereid een vergaderagenda voor

A vergadering agenda dient als een routekaart voor de vergadering en helpt de discussie scherp en op schema te houden.

Door een effectieve agenda op te stellen, kunt u ervoor zorgen dat zakelijke vergaderingen productief en gericht zijn en dat iedereen weet wat te bespreken, wat te verwachten en wat er moet worden bereikt. 

Soorten vergaderingen in het bedrijfsleven

3/ Nodig de juiste deelnemers uit

Overweeg wie de vergadering moet bijwonen op basis van hun rol en de te bespreken onderwerpen. Nodig alleen degenen uit die aanwezig moeten zijn om de vergadering goed te laten verlopen. Enkele factoren waarmee u rekening moet houden bij het selecteren van de juiste deelnemers, zijn onder meer geschiktheid, expertiseniveau en autoriteit.

4/ Wijs tijd effectief toe

Zorg ervoor dat u voldoende tijd uittrekt voor elk onderwerp op uw agenda, rekening houdend met het belang en de complexiteit van elk onderwerp. Dit zorgt ervoor dat alle onderwerpen de volle aandacht krijgen en dat de vergadering niet uit de hand loopt.

Houd je ook zoveel mogelijk aan het schema, maar wees ook flexibel genoeg om indien nodig wijzigingen aan te brengen. U kunt ook overwegen om korte pauzes te nemen om deelnemers te helpen weer op te laden en zich te heroriënteren. Dit kan de energie en interesse van de vergadering behouden.

5/ Maak de vergaderingen interactiever en boeiender

Maak zakelijke bijeenkomsten interactiever en boeiender door alle deelnemers aan te moedigen zich uit te spreken en hun gedachten en ideeën te delen. Naast het gebruik van interactieve activiteiten, zoals live peilingen or brainstormsessies, spinner wiel help deelnemers betrokken en gefocust te houden op de discussie.

Of gebruik de AhaSlides vooraf gemaakte sjabloonbibliotheek om afscheid te nemen van saaie vergaderingen en glazige ogen.

Bekijk: 20+ online plezier Icebreaker-spellen voor betere betrokkenheid, of 14 inspirerend Games voor virtuele vergaderingen, met de beste 6 hacks ontmoeten vind je in 2023!

6/ Vergadernotulen

Het nemen vergadernotulen tijdens een zakelijke bijeenkomst is een belangrijke taak die helpt bij het documenteren van de belangrijkste discussies en beslissingen die tijdens de vergadering zijn genomen. Het helpt ook de transparantie te verbeteren en zorgt ervoor dat iedereen op dezelfde pagina zit voordat ze naar de volgende vergadering gaan.

7/ Actiepunten opvolgen

Door actiepunten op te volgen, kunt u ervoor zorgen dat de beslissingen die tijdens de vergadering zijn genomen, worden uitgevoerd en dat iedereen duidelijk is over zijn verantwoordelijkheden.

alternatieve tekst


Ontvang gratis sjablonen voor uw vergaderingen!

Meld u gratis aan en neem wat u wilt uit de sjabloonbibliotheek!


🚀 Gratis sjablonen ☁️

Key Takeaways 

Hopelijk met dit artikel van AhaSlides, kunt u de soorten vergaderingen in het bedrijfsleven en hun doeleinden onderscheiden. Ook door deze stappen en best practices te volgen, kunt u ervoor zorgen dat uw zakelijke vergaderingen efficiënt en gefocust zijn en de gewenste resultaten opleveren.

Het effectief houden van zakelijke bijeenkomsten kan de communicatie, samenwerking en het succes binnen een organisatie helpen verbeteren en is een belangrijk onderdeel van succesvol bedrijfsbeheer.

📢 AhaSlides Interactieve Webinar 📹 Haal het meeste uit AhaSlides!