Eksempler på introduksjonsprosesser: 4 trinn, beste praksis, sjekklister og verktøy i 2024

For personalavdelingen er den to måneder lange «onboarding-prosessen» etter ansettelse av en ny medarbeider alltid utfordrende. De må alltid finne en måte å hjelpe denne "nybegynneren" med å integrere seg raskt med selskapet. Bygg samtidig et sterkt forhold mellom de to for å beholde de ansattes tjeneste lenger. Så, hva er de beste eksempler på innføringsprosesser?

For å løse disse to problemene er det nødvendig å ha 4 trinn kombinert med sjekklister som støtter Onboarding-prosessen på en vellykket måte.

Innholdsfortegnelse

• Hva er onboarding-prosessen? | Eksempler på de beste innføringsprosessene
• Fordeler med onboarding-prosessen
• Hvor lang tid bør ombordstigningsprosessen ta?
• 4 trinn i innføringsprosessen
  • Trinn 1: Pre-onboarding
  • Trinn 2: Orientering – Velkommen til nye ansatte
  • Trinn 3: Rollespesifikk opplæring
  • Trinn 4: Pågående medarbeiderengasjement og teambygging 
• Sjekkliste for onboarding-prosessplan
• Flere tips med AhaSlides
• Nøkkelfunksjoner

Flere tips med AhaSlides

• Hva er digital onboarding?
• Onboarding spørsmål for nyansatte

Hva er onboarding-prosessen? | Eksempler på de beste innføringsprosessene

Onboardingsprosessen refererer til trinnene et selskap tar for å ønske velkommen og integrere en nyansatt i organisasjonen. Målet med onboarding er å raskt få nye medarbeidere produktive i rollene sine og koblet til bedriftskulturen.

I følge eksperter og HR-fagfolk må introduksjonsprosessen gjøres strategisk – i minst ett år. Det en bedrift viser de første dagene og månedene av ansettelse - vil ha en betydelig innvirkning på de ansattes opplevelse, og avgjøre om en virksomhet kan beholde ansatte. Effektive ombordstigningsprosesser inkluderer ofte:

• Digital Onboarding - Nyansatte fullstendig papirarbeid, se orienteringsvideoer og konfigurer kontoer før startdatoen deres fra et hvilket som helst sted.
• Etappevis startdatoer - Grupper på 5-10 nyansatte starter hver uke for kjerneombordstigningsøkter sammen som kulturtrening.
• 30-60-90-dagsplaner - Ledere setter klare mål for å forstå ansvar, møte kollegaer og komme i gang i løpet av de første 30/60/90 dagene.
• LMS-opplæring – Nye ansatte går gjennom obligatorisk overholdelse og produktopplæring ved hjelp av et online læringsstyringssystem.
• Shadowing/Mentoring - De første ukene observerer nyansatte vellykkede teammedlemmer eller kobles sammen med en mentor.
• New Hire Portal - En sentral intranettside gir en samlet ressurs for retningslinjer, informasjon om fordeler og vanlige spørsmål for enkel referanse.
• Førstedagsvelkomst - Ledere tar seg tid til å introdusere teamet sitt, gi omvisninger i anlegget osv. for å få nykommere til å føle seg hjemme.
• Sosial integrering – Aktiviteter etter jobb, lunsjer og kollegaintroduksjoner hjelper nyansatte med å binde seg utenfor offisielle arbeidsoppgaver.
• Progress Check-Ins - Planlegging av ukentlige stand-ups eller annenhver uke 1:1s holder ombordstigningen på sporet ved å flagge utfordringer tidlig.

Fordeler med onboarding-prosessen

Onboardingsprosessen er ikke orienteringsarbeid. Hensikten med orienteringen er å få gjort papirarbeidet og rutinen. Onboarding er en omfattende prosess, dypt involvert i hvordan du administrerer og forholder deg til dine medarbeidere, og kan vare lenge (opptil 12 måneder).

En effektiv introduksjonsprosess vil gi følgende fordeler:

• Forbedre ansattes opplevelse

Hvis ansatte føler seg ukomfortable, liker de ikke opplevelsen og bedriftskulturen, så de kan lett finne en annen mer passende mulighet.

Effektiv onboarding handler om å sette tonen for hele medarbeideropplevelsen. Fokus på bedriftskultur for å sikre medarbeiderutvikling er måten å sikre både medarbeider- og kundeopplevelse i kontakt med merkevaren.

• Reduser omsetningshastigheten

For å minimere det bekymringsfulle antallet turnovers vil onboarding-prosessen veilede og skape de beste forutsetningene for ansatte til å jobbe og vokse, og dermed bygge tillit og engasjere dem dypere i organisasjonen.

 If rekruttering har tatt mye arbeid for å skape den beste opplevelsen for kandidater for å gjøre potensielle kandidater til prøveansatte for virksomheten. Deretter er onboarding "avslutningssalg"-prosessen for å bringe heltidsansatte offisielt ønskelig.

• Det er enkelt å tiltrekke seg talenter

Integrasjonsprosessen gir en engasjerende medarbeideropplevelse som hjelper bedriftseiere å beholde talent og tiltrekke seg sterke kandidater.

Sørg også for å inkludere nyansatte i henvisningsprogrammet for ansatte, slik at de enkelt kan vise frem store talenter fra arbeidsnettverket. Medarbeiderhenvisningsmetoden er kjent for å være raskere og rimeligere enn å bruke en tjeneste, så det er en effektiv kanal for å skaffe kvalitetskandidater.

Hvor lang tid bør ombordstigningsprosessen ta?

Som nevnt er det ingen strenge regler for onboarding-prosessen. Det er imidlertid viktig å være grundig under denne prosessen for å maksimere de ansattes engasjement og minimere medarbeidernes omsetning.

Mange bedrifter har en henvisningsprosess som varer bare en måned eller noen uker. Dette gjør at nye ansatte føler seg overveldet med nytt ansvar og koblet fra resten av selskapet.

For å sikre at ansatte har ressursene de trenger for å bli kjent med selskapet, trene internt og føle seg komfortabel med å gjøre jobben sin som forventet. Mange HR-fagfolk anbefaler at prosessen tar omtrent 30, 60 90 introduksjonsplandager, mens noen anbefaler å utvide den til så lenge som et år. 

4 trinn i innføringsprosessen

Trinn 1: Pre-onboarding

Pre-onboarding er den første fasen av integreringsprosessen, som starter når en kandidat aksepterer jobbtilbudet og utfører de nødvendige prosedyrene for å jobbe i bedriften.

I forhåndshenvisningsfasen, hjelp den ansatte med å fullføre alt nødvendig papirarbeid. Dette kan kalles den mest sensitive tiden for kandidaten, med så mange alternativer foran seg. Sørg for å gi kandidaten god tid ettersom de kan forlate sin tidligere bedrift.

Beste onboarding-praksis

• Vær åpen om selskapets retningslinjer som har dyptgripende innvirkning på ansatte, inkludert retningslinjer for tidsplaner, retningslinjer for fjernarbeid og permisjonspolicyer.
• Gjennomgå ansettelsesprosessene, prosedyrene og retningslinjene dine med ditt interne HR-team eller med eksterne verktøy som f.eks undersøkelser og meningsmålinger.
• Gi potensielle ansatte en oppgave eller test slik at du kan se hvordan de gjør det, og de kan se hvordan du forventer at de skal prestere.

Trinn 2: Orientering – Velkommen til nye ansatte

Den andre fasen av integreringsprosessen for å ønske nye ansatte velkommen til sin første dag på jobb, så de må få en orientering for å begynne å tilpasse seg.

Husk at de kanskje ikke kjenner noen i organisasjonen ennå, eller vet hvordan de skal gjøre sitt daglige arbeid. Derfor må HR gi et klart bilde av organisasjonen før de begynner i jobben.

Den første dagen på jobb holdes best enkel. Under orienteringen, hjelp nye medarbeidere til å bedre forstå organisasjonskulturen og vis dem hvordan arbeidet deres kan passe inn i denne kulturen.

Beste innføringspraksis:

• Send ut en episk kunngjøring om nyansettelser.
• Planlegg "meet and greets" med samarbeidspartnere og team på tvers av selskapet.
• Gjennomføre varsler og diskusjoner om avspasering, tidtaking, oppmøte, helseforsikring og betalingspolitikk.
• Vis ansatte parkeringsplasser, spiserom og medisinske fasiliteter. Presenter deg deretter for arbeidsteamet og andre relevante avdelinger.
• I løpet av slutten av andre fase kan HR holde et raskt møte med de nyansatte for å sikre at den nyansatte er komfortabel og veltilpasset.

(Merk: Du kan til og med introdusere dem for både onboarding-flyten og onboarding-planen, slik at de forstår hvor de er i prosessen.)

Trinn 3: Rollespesifikk opplæring

Opplæringsfasen er i integreringsprosessen slik at ansatte kan forstå hvordan de skal jobbe, og bedriften kan sjekke kapasiteten til ansatte.

Enda bedre, sett smarte mål for å hjelpe ansatte med å visualisere hva som må gjøres, hvordan de skal lykkes og hva kvalitet og produktivitet bør være. Etter en måned eller et kvartal kan HR-avdelingen gjennomføre en ytelsesgjennomgang for å anerkjenne deres innsats og hjelpe dem med å forbedre ytelsen.

Beste innføringspraksis:

• Implementer ulike programmer som trening på jobb og å gi tester, quiz, idédugnad og småjobber for at ansatte skal venne seg til presset. 
• Etabler en liste over rutineoppgaver, førsteårsmål, strekkmål og nøkkelindikatorer for ytelse.

Alt integrert opplæringsmateriell bør oppbevares trygt der ansatte enkelt kan få tilgang til og referere til det etter behov.

Trinn 4: Pågående medarbeiderengasjement og teambygging 

Hjelp nye medarbeidere med å bygge sterke relasjoner med organisasjonen og deres kolleger. Sørg for at de er trygge, komfortable og godt integrerte med virksomheten og klare til å gi tilbakemelding om innføringsprosessen.

Beste innføringspraksis:

• Organiser teambuildende arrangementer og team-bonding aktiviteter for å hjelpe nykommere med å integrere seg bedre.
• Fullfør 30 60 90-dagers onboarding-innsjekkinger for nye ansatte for å finne ut hvordan nyansatte føler seg generelt og finne ut om de trenger spesifikk støtte, ressurser og utstyr.
• Par den nye ansatte tilfeldig med personer på tvers av selskapet for virtuelle lagmøtespill. 
• Lag og send en kandidatopplevelsesundersøkelse eller meningsmålinger slik at du vet hvordan prosessen din er.

Sjekkliste for onboarding-prosessplan

Bruk disse strategiene sammen med følgende henvisningsmaler og sjekklister for å bygge din egen henvisningsprosess.

Onboarding sjekklister for eksterne ansatte

• Gitlab:  En guide til ekstern onboarding for nyansatte
• hubspot: Hvordan ta med eksterne ansatte 
• Silkroad: Å lage en World-klasse ekstern onboarding-plan 

Onboarding sjekklister for nye ledere

• Brukbar: Introduksjon av nye lederes sjekkliste
• Arbeidssprang: Din gå-til-sjekkliste for innføring av nye ledere

Onboarding sjekklister for salg onboarding

• Smartsheet: 90-dagers onboarding-planmal for salg
• hubspot: Salgsopplæringshåndbok og mal for nyansatte 

I tillegg kan du også referere til Googles onboarding-prosess eller Amazon-onboarding-prosessen for å bygge en effektiv strategi for deg.

Nøkkel takeaways

Behandle ombordstigningsprosessen din som et "forretningsprogram" som må kjøres, implementer nye ideer ved å samle tilbakemeldinger for å forbedre kvaliteten. Over tid vil du se flere fordeler for både avdelinger og virksomheter ved implementering av det effektive opplæringsprogrammet – integrasjon.

AhaSlide hjelper deg med å planlegge, engasjere andre og måle ombordstigningsopplevelsen for nye ansatte raskere, bedre og enklere. Prøv det gratis i dag og utforsk et bibliotek med maler klar til å tilpasse og bruke.

Ofte Stilte Spørsmål