Większość problemów z ankietami nie dotyczy technologii. Pojawiają się one, zanim ktokolwiek otworzy link: niejasne cele, źle sformułowane pytania lub brak planu wykorzystania danych. Ten przewodnik obejmuje cały proces, od zdefiniowania, czego tak naprawdę chcesz się dowiedzieć, poprzez projektowanie pytań, ich dystrybucję i analizę z wykorzystaniem AhaSlides.
Po co w ogóle przeprowadzać ankiety online?
Zanim przejdziemy do szczegółów, warto wyjaśnić kompromisy.
Ankiety online eliminują koszty druku i dystrybucji, umożliwiając natychmiastowe dotarcie do rozproszonej kadry. Wyniki pojawiają się na pulpicie nawigacyjnym, a nie w arkuszu kalkulacyjnym, który trzeba tworzyć ręcznie. W większości przypadków zastosowań HR i L&D: ewaluacji szkoleń, kontroli pulsu, informacji zwrotnej po wydarzeniu, prostota obsługi jest wystarczającym powodem, aby przejść na rozwiązania cyfrowe.
Kompromis w zakresie wskaźnika odpowiedzi jest jednak realny. Badania pokazują, że ankiety online osiągają średnio 33–44% wypełnienia, w porównaniu z 56–75% w przypadku odpowiedników papierowych [1]. Ta różnica ma największe znaczenie w przypadku badań na poziomie populacji. W przypadku ankiet wewnętrznych, w których kontrolujesz kontekst (koniec sesji szkoleniowej, spotkanie wszystkich pracowników w firmie, spotkanie zespołu), wskaźniki odpowiedzi są zazwyczaj znacznie wyższe, ponieważ uczestnicy są już obecni i zaangażowani.
Wartość globalnego rynku oprogramowania do ankiet online w 2023 r. szacowano na około 3.6 miliarda dolarów, a ponad 78% przedsiębiorstw korzysta obecnie z tych platform w celu pozyskiwania opinii pracowników i prowadzenia badań rynkowych [2]. Narzędzia te nadążają za tempem pracy.
Krok 1: Najpierw określ swój cel
Najczęstszym błędem w ankietach jest zaczynanie od pytań zamiast określenia celu. Zanim uruchomisz jakiekolwiek narzędzie, odpowiedz na trzy pytania:
Ankieta ewaluacyjna szkolenia, której celem jest „zrozumienie, czy uczestnicy potrafią zastosować wiedzę w pracy”, generuje zupełnie inne pytania niż ankieta mająca na celu „sprawdzenie, czy uczestnicy czerpali przyjemność z sesji”. Oba są uzasadnione, ale ich połączenie daje ankietę, która nie daje jednoznacznej odpowiedzi na żadne z nich.
Krok 2: Skonfiguruj swoje konto AhaSlides
Iść do ahaslides.com i załóż darmowe konto. Z pulpitu nawigacyjnego przejdź do zakładki „Ankieta”.
Krok 3: Zaprojektuj swoje pytania
Ankieta AhaSlides obsługuje kilka typów pytań dostosowanych do różnych potrzeb dotyczących danych:
Wielokrotny wybór sprawdza się w przypadku pytań zamkniętych z określonym zestawem odpowiedzi: dział, stanowisko, obecność na poprzedniej sesji.
Skale ocen to właściwy format dla danych dotyczących postaw i satysfakcji. Ty ustalasz liczbę punktów i etykiety. Użyj skali 5-punktowej w większości kontekstów zawodowych; przejdź do skali 7-punktowej, gdy potrzebujesz wykryć drobniejsze różnice między grupami lub śledzić zmiany w czasie.
Pytania otwarte Pozwól respondentom na udzielenie odpowiedzi w formie swobodnego tekstu. Przydatne w przypadku pytań uzupełniających („Co zmieniłbyś/zmieniłabyś w tym szkoleniu?”), w których potrzebujesz danych jakościowych, a nie liczbowych.
Pytania macierzowe grupuj podobne stwierdzenia w jednej tabeli, dzięki czemu nie będziesz musiał klonować pytań.
Krok 4: Rozpowszechnienie ankiety
AhaSlides generuje link do udostępniania i kod dołączenia. W przypadku sesji na żywo, przejdź do swojej prezentacji i dodaj slajd z ankietą. Połącz swoją ankietę tutaj. Gdy zaprezentujesz ją w AhaSlides i przejdziesz do tego slajdu, publiczność będzie mogła zobaczyć wszystkie pytania na jednej stronie.
W przypadku dystrybucji asynchronicznej wklej link do Slacka, wiadomości e-mail lub systemu LMS.
Krok 6: Przeanalizuj wyniki i podejmij działania
AhaSlides prezentuje wyniki w czasie rzeczywistym w formie wizualnego pulpitu nawigacyjnego. Podczas sesji na żywo możesz udostępnić ekran i omówić wyniki z uczestnikami, mając jednocześnie świeży kontekst.
Aby przeprowadzić głębszą analizę, wyeksportuj odpowiedzi do Excela. Stamtąd możesz tworzyć tabele krzyżowe według działu lub stanowiska, obliczać średnie wyniki dla kohort lub przepuścić dane przez narzędzie AI w celu identyfikacji trendów w obszernych odpowiedziach tekstowych.
Wbuduj etap analizy w swój proces pracy przed przeprowadzeniem ankiety, a nie po niej. Jeśli nie ma planu na to, co się stanie po otrzymaniu wyników, dane znajdą się na pulpicie nawigacyjnym, do którego nikt nie będzie wracał.
Praktyczne podejście: przed rozesłaniem ankiety zapisz dwa lub trzy pytania, na które chcesz uzyskać odpowiedzi. Następnie, gdy wyniki będą już dostępne, odnieś swoje wnioski bezpośrednio do tych pytań. Dzięki temu analiza będzie bardziej skupiona na celu i łatwiej będzie przekazać wyniki interesariuszom w prosty sposób, zamiast wysyłać surowy eksport, którego większość osób i tak nie otworzy.
Praktyczne wskazówki dotyczące uzyskiwania lepszych danych
Dobrze zaprojektowana ankieta może nadal dawać mało wiarygodne wyniki, jeśli kontekst jest nieodpowiedni. Te wskazówki mają zastosowanie niezależnie od platformy, z której korzystasz.
Przeprowadź badanie z rozmysłem. Poproś o opinię, gdy doświadczenie jest jeszcze świeże. Ocena szkolenia wysłana trzy dni po sesji konkuruje ze wszystkim, co znajduje się w skrzynce odbiorczej i pamięci uczestnika. Uruchomienie jej w ostatnich 10 minutach sesji lub bezpośrednio po niej zapewnia dokładniejsze przypomnienie i konsekwentnie wyższy wskaźnik ukończenia.
Napisz zrozumiały wstęp. Przed pierwszym pytaniem poinformuj uczestników, ile czasu zajmie ankieta, czy odpowiedzi będą anonimowe i do czego zostaną wykorzystane zebrane dane. Wystarczy jedno lub dwa zdania. Uczestnicy, którzy rozumieją cel, chętniej udzielają przemyślanych odpowiedzi, niż spieszą się z ich zakończeniem.
Dopasuj typ pytania do potrzebnych danych. Skale ocen są dobre do porównywania między grupami lub śledzenia zmian w czasie. Pytania otwarte ujawniają kontekst i niuanse. Pytania wielokrotnego wyboru dają jasne wyniki. Częstym błędem jest używanie pytań otwartych do wszystkiego, ponieważ wydają się wyczerpujące, podczas gdy skala ocen w rzeczywistości zapewniłaby bardziej porównywalne i użyteczne dane w całej kohorcie.
Używaj prostego języka. Zadawaj pytania na poziomie czytelności najszerszego grona respondentów, a nie najwyższego szczebla. Unikaj żargonu, akronimów i podwójnych zaprzeczeń. „Czy sesja spełniła Twoje oczekiwania?” to pytanie, które pojawia się w ankietach korporacyjnych i generuje dane, których nikt nie potrafi zinterpretować. Przeczytaj każde pytanie na głos przed publikacją. Jeśli się zatrzymasz lub potkniesz, napisz je ponownie.
Wyślij przypomnienie o ankietach asynchronicznych. Wskaźniki odpowiedzi w ankietach asynchronicznych zazwyczaj poprawiają się o 10–20 punktów procentowych dzięki pojedynczemu przypomnieniu wysłanemu na 48 godzin przed terminem. Przypomnienie powinno być krótkie i jasno określić termin. Nie wysyłaj więcej niż jednego przypomnienia – wywołuje to niechęć, która przekłada się na kolejne ankiety.
Typowe błędy, które należy naprawić przed uruchomieniem
Pominięcie pilota. Wyślij ankietę najpierw do jednego lub dwóch współpracowników. Wyłapią niejednoznaczne sformułowania, niedziałające linki i pytania generujące bezużyteczne dane – rzeczy, których sam nie zauważysz po godzinie wpatrywania się w wersję roboczą.
Zbyt wiele pytań otwartych. Jeden lub dwa są przydatne. Sześć to już przesada. Większość respondentów porzuci ankietę, która przypomina pisemny egzamin.
Brak dalszej komunikacji. Jeśli ludzie wypełnią ankietę i nigdy nie dowiedzą się, co stało się z wynikami, wskaźniki odpowiedzi w kolejnej ankiecie spadną. Zamknij pętlę krótkim podsumowaniem: „Oto, co usłyszeliśmy, oto, co zmieniamy”.
PYTANIA I ODPOWIEDZI
Ile pytań powinna zawierać ankieta internetowa?
W przypadku sesji na żywo, w których uczestnicy odpowiadają w czasie rzeczywistym, staraj się odpowiedzieć na 5–8 pytań. Ten zakres zazwyczaj zajmuje od 3 do 5 minut i utrzymuje wskaźnik wypełnienia bliski 100%, gdy uczestnicy są już zaangażowani w kontekst. W przypadku ankiet asynchronicznych wysyłanych za pomocą linku, rozsądny limit to 10–12 pytań. Badania nad zmęczeniem ankietami konsekwentnie pokazują, że wskaźniki ukończenia spadają po około 10 minutach, więc praktyczny limit nie zależy od liczby pytań, a od tego, ile czasu faktycznie zajmuje udzielenie odpowiedzi. Zmierz czas wypełnienia ankiety przed jej rozesłaniem.
Czy ankiety powinny być anonimowe?
Zależy to od tematu. W przypadku pytań dotyczących efektywności zarządzania, kultury pracy, wynagrodzeń lub czegokolwiek, co do czego respondenci mogliby się obawiać o swoją identyfikację, anonimowe zbieranie odpowiedzi daje bardziej szczere odpowiedzi. W przypadku ewaluacji szkoleń, gdzie konieczne jest powiązanie wyników z indywidualnymi wynikami lub kontakt z konkretnymi osobami, odpowiedzi imienne są odpowiednie. Kluczem jest transparentność: jeśli informujesz uczestników, że ankieta jest anonimowa, musi ona rzeczywiście taka być. Zaufanie, raz złamane w tej kwestii, trudno odbudować i wpłynie to na każdą kolejną ankietę.
Co powinienem zrobić z odpowiedziami w formie otwartego tekstu?
Zacznij od przeczytania próbki 15–20 odpowiedzi, aby zorientować się w zakresie odpowiedzi. Następnie pogrupuj odpowiedzi ręcznie tematycznie lub użyj arkusza kalkulacyjnego lub narzędzia AI, aby oznaczyć powtarzające się idee. W przypadku małych ankiet (poniżej 50 odpowiedzi) ręczne kodowanie jest szybsze i dokładniejsze niż jakiekolwiek podejście automatyczne. W przypadku większych zbiorów danych narzędzia takie jak ChatGPT lub Claude pozwalają podsumować tematy z wklejonego bloku tekstu w kilka sekund. Tak czy inaczej, dane z otwartego tekstu są najbardziej przydatne, gdy można je do czegoś zakotwiczyć: „40% otwartych odpowiedzi wspomniało o tempie jako problemie” jest bardziej praktyczne niż ściana cytatów.
Przeprowadzanie ankiet za pomocą AhaSlides
AhaSlides działa zarówno w przypadku ankiet prowadzonych na żywo, jak i ankiet asynchronicznych wysyłanych z wyprzedzeniem lub po wydarzeniu. Dostępne są skale ocen, pytania wielokrotnego wyboru, macierzowe i pytania otwarte.
W przypadku zespołów ds. szkoleń i rozwoju, które regularnie przeprowadzają oceny szkoleń, połączenie szybkiej konfiguracji, wyników na żywo i eksportu do programu Excel zaspokaja większość potrzeb bez konieczności korzystania ze specjalnej platformy do ankiet.
Źródła
[1] Nulty, DD (2008). „Adekwatność wskaźników odpowiedzi na ankiety internetowe i papierowe”. Ocena i ewaluacja w szkolnictwie wyższym. Uniwersytet Alaski Fairbanks PDF — metaanaliza wykazała, że średni wskaźnik odpowiedzi w przypadku ankiet internetowych wynosi 33%, a w przypadku ankiet papierowych — 56%.
[2] Badania Grand View. Raport dotyczący wielkości i udziału w rynku oprogramowania do ankiet online w 2030 r. https://www.grandviewresearch.com/industry-analysis/online-survey-software-market-report — dane dotyczące wielkości rynku i wdrażania rozwiązań przez przedsiębiorstwa.
