O guia definitivo para reuniões gerais: pauta + modelo gratuito!

Grandes memorandos desaparecendo? Nova equipe esperando para ser apresentada? Equipes quebrando seus objetivos, mas sem reconhecimento? Parece um reunião geral está na ordem do dia!

Uma empresa all-hands é possivelmente a melhor maneira de unir toda a sua equipe em uma reunião casual, mas intensamente produtiva.

Veja como fazer isso direito, com um exemplo de agenda e um modelo interativo gratuito!

O que é uma reunião geral?

An reunião geral é simplesmente uma reunião envolvendo todos os funcionários de uma empresa. É uma reunião regular – que acontece talvez uma vez por mês – e geralmente é dirigida pelos chefes da empresa.

Uma reunião geral tenta realizar algumas coisas importantes...

• atualizar a equipe com qualquer novos anúncios não apto para e-mail.
• para definir objetivos da empresa e acompanhar o progresso em direção aos já existentes.
• para recompensar realizações excecionais de indivíduos e equipes.
• para reconhecer a equipe que entraram e também os que saíram.
• para responder perguntas dos funcionários de todos os cantos do negócio.

De acordo com uma Estudo 2013Reuniões gerais podem inspirar conversas francas. Os líderes têm a oportunidade de ouvir diretamente pessoas de vários níveis hierárquicos dentro de uma organização.

Com tudo isso, o final objetivo de uma reunião geral é injetar um sentimento de unidade em uma empresa. Não é de surpreender que, hoje em dia, isso seja algo cada vez mais procurado, e as reuniões gerais estejam ganhando popularidade entre as empresas que buscam manter conexões fortes dentro de suas fileiras.

Fato engraçado ⚓ O significado de 'reunião geral' vem do antigo chamado naval, 'todos no convés', usado para trazer todos os tripulantes de um navio ao convés superior para ajudar a navegar em uma tempestade.

Por que fazer uma reunião geral?

Eu entendo; todos nós estamos tentando evitar a síndrome do "não mais uma reunião". Adicionar mais uma reunião à lista de reuniões semanais, mensais e anuais pode parecer uma boa maneira de colocar sua equipe contra você, mas, na verdade, pode reduza o número de reuniões que você realiza.

Como? Porque uma reunião geral é abrangente. Ele pega as partes importantes de muitas das outras reuniões que você terá em seu mês de trabalho e as condensa em um intervalo de tempo restrito de 1 hora.

De acordo com uma Estudo 2013Reuniões gerais podem inspirar conversas francas. Os líderes têm a oportunidade de ouvir diretamente pessoas de vários níveis hierárquicos dentro de uma organização.

Em última análise, isso pode realmente liberar algum tempo em sua agenda. Aqui estão alguns dos outros benefícios de uma reunião geral...

1. Seja inclusivo - É difícil expressar o quanto pode significar para sua equipe o fato de você estar disposto a conversar com eles todas as semanas ou meses. Dar-lhes a oportunidade de fazer perguntas urgentes por meio de perguntas e respostas e ser o mais aberto e honesto possível com eles cria uma cultura empresarial maravilhosa.
2. Seja um time - Assim como é ótimo ouvir o chefe, também é ótimo ver o rosto dos colegas de trabalho. O trabalho remoto e os escritórios segmentados muitas vezes podem isolar as pessoas que deveriam ser mais solidárias. Uma reunião geral oferece a eles uma oportunidade informal de se verem e conversarem novamente.
3. Não sinta falta de ninguém - A ideia por trás de uma reunião geral é que é todas as mãos no convés. Embora você possa ter algumas ausências, pode entregar suas mensagens sabendo que todos, incluindo trabalhadores remotos, estão ouvindo o que precisam ouvir.

Mãos para cima para Todas as mãos!

Se todo mundo estiver lá, colocar em um show. Pegue este modelo de apresentação interativo e gratuito para sua próxima reunião geral!

Agenda de reunião geral

Precisa de um exemplo de agenda de reunião geral para realmente entender o que acontece em um all-hands?

Aqui estão 6 itens típicos que você pode ver na agenda, bem como limites de tempo recomendados para manter tudo em ordem 1 hora.

1. Quebra-gelos

⏰ 5 minutos

Sendo uma reunião para toda a empresa com potencialmente alguns rostos novos, há uma boa chance de que alguns colegas não tenham a oportunidade de sentar e conversar há algum tempo. Use 1 ou 2 quebra-gelos para manter Espírito de equipe forte e aquecer esses belos cérebros antes que o peso da reunião comece.

Eles são essenciais no início de reuniões gerais, porque quebram a atmosfera formal que pode afetar o engajamento dos funcionários, ao mesmo tempo que ajudam os colegas a descobrir conexões inesperadas entre os departamentos.

Experimente algumas destas idéias:

• Qual GIF descreve seu humor? - Apresente a todos alguns GIFs e peça para votarem naquele que melhor representa o que estão sentindo.
• Compartilhe uma história embaraçosa - Aqui está uma que comprovadamente gera boas ideias. Peça a todos que escrevam uma história curta e constrangedora e a enviem anonimamente. Ler essas histórias em voz alta pode ser um começo hilário para a sua agenda de reunião geral.
• Quiz pop! - Não há situação que não possa ser agravada com um pouco de trivialidade. Um rápido teste de 5 minutos sobre eventos atuais ou práticas da empresa pode inspirar a criatividade e começar com uma boa diversão.

💡 Confira 10 quebra-gelos para qualquer reunião - online ou não!

2. Atualizações da equipe

⏰ 5 minutos

Há uma chance de você ver alguns rostos novos nesta reunião, além de perder algumas partidas recentes. É melhor resolver isso cedo na ordem do dia, para que ninguém fique sentado, sem jeito, à espera de ser apresentado.

Agradecer muito aos funcionários que acabaram de sair não é apenas uma boa liderança, mas humaniza você diante de seu pessoal. Da mesma forma, apresentar novos rostos à empresa no início é uma ótima maneira de ajudá-los a se sentirem incluídos e deixar todos à vontade durante o restante da reunião.

Apenas um agradecimento rápido e uma saudação servirão para isso, mas você pode ir além fazendo uma breve apresentação.

É essencial colocar isso no início da pauta (nos primeiros 10 minutos) para mostrar respeito pelos antigos colegas e, ao mesmo tempo, encerrar o assunto para os demais membros da equipe.

Isso também ajuda os novos funcionários a se sentirem genuinamente bem-vindos, em vez de apenas algo deixado para depois, definindo um tom positivo que reduz a ansiedade de todos os presentes.

3. Notícias da empresa

⏰ 5 minutos

Outro item rápido, mas essencial, da sua agenda de reuniões gerais é atualizar sua equipe sobre as atividades da empresa. Por que isso importa? É para manter todos alinhados e informados sobre desenvolvimentos mais amplos da empresa, eventos e notas logísticas que afetam a todos.

Tenha em mente que não se trata de projetos e metas (isso já vem), mas sim de anúncios que afetam toda a empresa. Podem ser novos negócios fechados, novos planos de formação de equipe em andamento e também todas aquelas coisas chatas e necessárias, como o dia em que o encanador virá buscar a caneca de café que ele deixou da última vez.

Esta atividade tem como objetivo garantir transparência e alinhamento sobre o que está acontecendo na empresa, mantendo ao mesmo tempo um tom leve e informativo.

4. Progresso da Meta

⏰ 20 minutos

Agora estamos na verdadeira carne de todos vocês. É aqui que você mostrará os objetivos e se gabará com orgulho (ou chorará publicamente) sobre o progresso da sua equipe em direção a eles.

Este segmento normalmente ocorre depois de anúncios gerais e geralmente é liderado por chefes de departamento ou líderes de equipe, com o anfitrião ou moderador guiando o fluxo.

Esta é possivelmente a seção mais importante da sua reunião, então verifique estas dicas rápidas...

• Usar dados visuais - Isso pode não ser nenhuma surpresa, mas os gráficos e tabelas fazem uma muito melhor trabalho de esclarecimento de dados do que texto. Mostre o progresso de cada departamento como um ponto em um gráfico para dar-lhes uma indicação mais clara de onde eles vêm e para onde (espero) estão indo.
• Parabenize e agradeça - Para sua equipe, esta pode ser a parte mais estressante de toda a agenda da reunião geral. Acalme os medos parabenizando as equipes pelo seu bom trabalho e cutucando gentilmente as equipes que estão com baixo desempenho, perguntando-lhes o que elas precisariam para ter mais chances de alcançar seus objetivos.
• Torne-o interativo - Sendo a parte mais longa da sua reunião geral, e com muitos aspectos que não se aplicam diretamente a todos, você pode querer manter o foco na sala com alguma interatividade. Experimente uma enquete, uma classificação em escala, uma nuvem de palavras ou até mesmo um questionário para ver como na pista sua equipe pensa que eles são.

Depois de entregar esta parte da palestra, é uma boa ideia colocar as equipes em salas de descanso para que possam debater uma resposta em três frentes...

1. O que eles gostaram na atualização de progresso.
2. O que eles não gostaram na atualização de progresso.
3. Um bloqueador que está atrapalhando um melhor progresso.

Esta atividade visa promover a transparência e a responsabilização, ao mesmo tempo que motiva as equipes com reconhecimento ou incentivo construtivo.

5. Reconhecimento da equipe

⏰ 10 minutos

O reconhecimento é um motivador poderoso, e sua reunião geral é o momento perfeito para destacar os heróis anônimos da sua organização.

Você não precisa cantar e dançar (muitos de seus funcionários podem se sentir desconfortáveis ​​com isso de qualquer maneira), mas algum reconhecimento e possivelmente um pequeno prêmio podem fazer muito, não apenas para o indivíduo, mas para a sua reunião como um todo.

De um modo geral, existem duas maneiras de fazer isso:

1. Antes do encontro, todos os líderes de equipe enviam o nome de alguém da equipe que se destacou em sua função. Use a reunião para reconhecer o nome mais enviado de cada equipe.
2. Durante o encontro - Crie uma nuvem de palavras ao vivo para o "herói silencioso" de cada um. O nome mais enviado pelo seu público aparecerá com destaque no centro da nuvem, dando a você a chance de reconhecer publicamente quem quer que seja.

O ritual de reconhecimento da equipe pode aumentar o moral, criar respeito entre as equipes e adicionar um toque emocional positivo à reunião geral.

Dica 💡 Uma roleta é a ferramenta perfeita para distribuir prêmios. Não há nada melhor para o engajamento do público!

6. Abrir perguntas e respostas

⏰ 15 minutos

Encerre com o que muitos consideram ser a maior prioridade em uma reunião geral: a sessão de perguntas e respostas ao vivo.

Esta é uma oportunidade para qualquer pessoa de qualquer departamento fazer perguntas aos altos escalões. Espere tudo e qualquer coisa deste segmento e também seja bem-vindo, pois sua equipe pode sentir que é o único momento em que pode obter uma resposta direta a uma preocupação válida.

Se você tem uma equipe grande, uma maneira de lidar com as perguntas e respostas de maneira eficiente é fazer perguntas alguns dias antes da reunião geral e, em seguida, filtrá-las para encontrar aquelas que valem a pena responder na frente da multidão.

O objetivo deste segmento não é apenas fornecer respostas, mas dar voz à sua equipe, mostrar que a liderança está ouvindo e encerrar a reunião com um tom de abertura e respeito.

Mas, se você quiser ser mais transparente sobre todo o processo, basta deixar sua equipe fazer perguntas por meio de uma plataforma de perguntas e respostas ao vivo. Dessa forma, você pode manter tudo em segredo. organizado, moderado e% 100 amigável para trabalhadores remotos.

Como conduzir uma reunião geral usando o AhaSlides

1. Prepare sua apresentação

• Crie uma nova apresentação em AhaSlides.
• Estruture seus slides com os principais tópicos que você deseja abordar: atualizações da empresa, conquistas da equipe, anúncios, perguntas e respostas, etc.
• Use uma mistura de slides informativos (texto, imagens, gráficos) e slides interativos (enquetes, questionários, nuvens de palavras, perguntas e respostas).

2. Adicione elementos interativos

• Pesquisas: Reúna opiniões ou feedback rápido sobre novas iniciativas.
• Slides de perguntas e respostas: Permita que os funcionários enviem perguntas ao vivo, que você pode responder durante ou após a apresentação.
• Nuvens de palavras: Capture os sentimentos da equipe ou destaque os temas principais.
• Questionários: Envolva a equipe com verificações de conhecimento divertidas ou curiosidades da empresa.

3. Compartilhar acesso

• Antes da reunião, compartilhe o link ou código de adesão exclusivo com todos os participantes para que eles possam participar usando seus smartphones ou dispositivos.
• Incentive todos a se juntarem alguns minutos antes para evitar atrasos.

4. Durante a Reunião

• Apresente seus slides, alternando entre conteúdo informativo e atividades interativas.
• Use resultados de enquetes ao vivo e respostas de perguntas e respostas para estimular discussões.
• Mantenha a sessão dinâmica envolvendo todos em vez de apenas uma comunicação unilateral.

5. Envolva-se e acompanhe

• Use os insights de pesquisas e perguntas e respostas para abordar preocupações e comemorar conquistas.
• Salve as respostas e os resultados para referência futura ou para compartilhar com toda a equipe.
• Opcionalmente, compartilhe a apresentação completa ou o resumo após a reunião.

Ajudas extras para uma reunião geral

Se você deseja desenvolver seu trabalho geral em algo com um pouco mais de 1 hora, experimente estas atividades extras...

1. Histórias de clientes

Os momentos em que sua empresa tocou um cliente podem ser uma motivação extremamente poderosa para sua equipe.

Antes ou durante a reunião, peça para sua equipe enviar comentários elogiosos dos clientes. Leia-os para toda a equipe ou até mesmo faça um teste para que todos possam adivinhar qual cliente deu qual avaliação.

2. Conversa de Equipe

Sejamos honestos: os membros da equipe costumam estar muito mais próximos dos líderes da equipe do que do CEO.

Permita que todos ouçam uma voz familiar, convidando os líderes de cada equipe para subir ao palco e apresentar sua versão do progresso do objetivo degrau. É mais provável que isso seja relacionável e preciso, e dá aos outros uma pausa na sua voz!

3. Tempo de teste!

Incremente seu pessoal com um teste competitivo. Você pode dividir cada equipe em... equipes e, em seguida, fazer com que elas desafiem a classificação por meio de perguntas relacionadas ao trabalho.

Qual é a nossa produção de conteúdo projetada para este ano? Qual foi a taxa de adoção do nosso maior recurso no ano passado? Perguntas como essas não apenas ensinam algumas métricas importantes da empresa, mas também animam suas reuniões e ajudam a formar as equipes que você deseja.