Grandes memorandos desaparecendo? Nova equipe esperando para ser apresentada? Equipes quebrando seus objetivos, mas sem reconhecimento? Parece um reunião geral está na ordem do dia!
Uma empresa all-hands é possivelmente a melhor maneira de unir toda a sua equipe em uma reunião casual, mas intensamente produtiva.
Veja como fazer isso direito, com um exemplo de agenda e um modelo interativo gratuito!
Conteúdo
- O que é uma reunião geral?
- Por que fazer uma reunião geral?
- Modelo de reunião geral
- Agenda de reunião geral
- Perguntas Frequentes
O que é uma reunião geral?
An reunião geral é simplesmente uma reunião envolvendo todos os funcionários de uma empresa. É uma reunião regular – que acontece talvez uma vez por mês – e geralmente é dirigida pelos chefes da empresa.
Uma reunião geral tenta realizar algumas coisas importantes...
- atualizar a equipe com qualquer novos anúncios não apto para e-mail.
- para definir objetivos da empresa e acompanhar o progresso em direção aos já existentes.
- para recompensar realizações excecionais de indivíduos e equipes.
- para reconhecer a equipe que entraram e também os que saíram.
- para responder perguntas dos funcionários de todos os cantos do negócio.
Com tudo isso, o final objetivo de uma reunião geral é injetar um sentimento de unidade em uma empresa. Não é de surpreender que, hoje em dia, isso seja algo cada vez mais procurado, e as reuniões gerais estejam ganhando popularidade entre as empresas que buscam manter conexões fortes dentro de suas fileiras.
Fato engraçado ⚓ O significado de 'reunião geral' vem do antigo chamado naval, 'todos no convés', usado para trazer todos os tripulantes de um navio ao convés superior para ajudar a navegar em uma tempestade.
Uma reunião 'geral' é o mesmo que uma 'prefeitura'?
Para ser franco, não. Embora bastante semelhante, uma reunião da prefeitura é diferente de uma reunião geral em um grande sentido:
Um all-hands se concentra mais em fornecer informações pré-planejadas, enquanto uma prefeitura se concentra mais em perguntas e respostas.
Isso significa que, enquanto um all-hands tem a sensação de uma reunião regular, uma prefeitura pode parecer mais um evento político descontraído, que é realmente onde recebe seu nome.
Ainda assim, eles são dois iguais em muitos aspectos. Ambas são reuniões regulares em toda a empresa, dirigidas pelo alto escalão, que fornecem aos funcionários as informações e elogios necessários.
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Por que fazer uma reunião geral?
Entendo; estamos todos tentando evitar a síndrome do “não outro encontro”. Adicionar outra reunião à lista de reuniões semanais, mensais e anuais pode parecer uma boa maneira de colocar sua equipe contra você, mas na verdade, pode reduza o número de reuniões que você realiza.
Como? Porque uma reunião geral é abrangente. Ele pega as partes importantes de muitas das outras reuniões que você terá em seu mês de trabalho e as condensa em um intervalo de tempo restrito de 1 hora.
Em última análise, isso pode realmente liberar algum tempo em sua agenda. Aqui estão alguns dos outros benefícios de uma reunião geral...
- Seja inclusivo É difícil expressar o quanto pode significar para sua equipe o fato de você estar disposto a conversar com eles todas as semanas ou meses. Dar-lhes a oportunidade de fazer perguntas urgentes por meio de perguntas e respostas e ser o mais aberto e honesto possível com eles cria uma cultura empresarial maravilhosa.
- Seja uma equipe - Assim como é ótimo ouvir o chefe, também é ótimo ver o rosto dos colegas de trabalho. O trabalho remoto e os escritórios segmentados muitas vezes podem isolar as pessoas que deveriam ser mais solidárias. Uma reunião geral oferece a eles uma oportunidade informal de se verem e conversarem novamente.
- Não sinta falta de ninguém - A ideia por trás de uma reunião geral é que é todas as mãos no convés. Embora você possa ter algumas ausências, pode entregar suas mensagens sabendo que todos, incluindo trabalhadores remotos, estão ouvindo o que precisam ouvir.
Mãos para cima para Todas as mãos!
Se todo mundo estiver lá, colocar em um show. Pegue este modelo de apresentação interativo e gratuito para sua próxima reunião geral!
Agenda de reunião geral
Precisa de um exemplo de agenda de reunião geral para realmente entender o que acontece em um all-hands?
Aqui estão 6 itens típicos que você pode ver na agenda, bem como limites de tempo recomendados para manter tudo em ordem 1 hora.
1. Quebra-gelos
⏰ 5 minutos
Sendo uma reunião para toda a empresa com potencialmente alguns rostos novos, há uma boa chance de que alguns colegas não tenham a oportunidade de sentar e conversar há algum tempo. Use 1 ou 2 quebra-gelos para manter Espírito de equipe forte e aquecer esses belos cérebros antes que o peso da reunião comece.
Experimente algumas destas idéias:
- Qual GIF descreve seu humor? - Apresente a todos alguns GIFs e peça-lhes que votem naquele que melhor se aplica ao que estão sentindo.
- Compartilhe uma história embaraçosa - Aqui está um que é comprovada para gerar boas ideias. Peça a todos que escrevam uma história curta e embaraçosa e a enviem anonimamente. Ler isso pode ser um começo hilário para sua agenda de reuniões gerais.
- Quiz pop! - Não há situação que não possa ser agravada com um pouco de trivialidade. Um rápido teste de 5 minutos sobre eventos atuais ou práticas da empresa pode inspirar a criatividade e começar com uma boa diversão.
💡 Confira 10 quebra-gelos para qualquer reunião - online ou não! Juntamente com algumas ideias para o reunião inicial do projeto!
2. Atualizações da equipe
⏰ 5 minutos
Há uma chance de você ver alguns rostos novos nesta reunião, além de perder algumas partidas recentes. É melhor resolver isso cedo na ordem do dia, para que ninguém fique sentado, sem jeito, à espera de ser apresentado.
Agradecer muito aos funcionários que acabaram de sair não é apenas uma boa liderança, mas humaniza você diante de seu pessoal. Da mesma forma, apresentar novos rostos à empresa no início é uma ótima maneira de ajudá-los a se sentirem incluídos e deixar todos à vontade durante o restante da reunião.
Apenas um agradecimento rápido e uma saudação servirão para isso, mas você pode ir além fazendo uma breve apresentação.
3. Notícias da empresa
⏰ 5 minutos
Outro item rápido, mas essencial em sua agenda geral de reuniões é aquele em que você pode atualizar sua equipe no idas e vindas da empresa.
Lembre-se que não se trata de projetos e metas (isso vem em um minuto), mas sim de anúncios que afetam toda a empresa. Isto pode ser sobre novos acordos fechados, novos Team-building planos em andamento e também todas aquelas coisas chatas necessárias, como que dia o encanador virá buscar a caneca de café que ele deixou da última vez.
4. Progresso da Meta
⏰ 20 minutos
Agora estamos na verdadeira carne de todos vocês. É aqui que você mostrará os objetivos e se gabará com orgulho (ou chorará publicamente) sobre o progresso da sua equipe em direção a eles.
Esta é possivelmente a seção mais importante da sua reunião, então verifique estas dicas rápidas...
- Usar dados visuais - Isso pode não ser nenhuma surpresa, mas os gráficos e tabelas fazem uma muito melhor trabalho de esclarecimento de dados do que texto. Mostre o progresso de cada departamento como um ponto em um gráfico para dar-lhes uma indicação mais clara de onde eles vêm e para onde (espero) estão indo.
- Parabenize e agradeça - Para sua equipe, esta pode ser a parte mais estressante de toda a agenda da reunião geral. Acalme os medos parabenizando as equipes pelo seu bom trabalho e cutucando gentilmente as equipes que estão com baixo desempenho, perguntando-lhes o que elas precisariam para ter mais chances de alcançar seus objetivos.
- Torne-o interativo - Sendo a parte mais longa da sua reunião geral, e com muitos aspectos que não se aplicam diretamente a todos, você pode querer manter o foco na sala com alguma interatividade. Experimente uma enquete, uma classificação em escala, uma nuvem de palavras ou até mesmo um questionário para ver como na pista sua equipe pensa que eles são.
Depois de entregar esta parte da palestra, é uma boa ideia colocar as equipes em salas de descanso para que possam debater uma resposta em três frentes...
- O que eles gostaram na atualização de progresso.
- O que eles não gostaram na atualização de progresso.
- Um bloqueador que está atrapalhando um melhor progresso.
5. Reconhecimento da equipe
⏰ 10 minutos
Não há nada pior do que trabalhar como escravo por algo pelo qual você não recebe crédito. É um desejo fundamental de cada um dos membros da sua equipe desejar crédito onde o crédito é devido, então use esta parte da sua reunião geral para dar-lhes o destaque que merecem.
Você não precisa cantar e dançar (muitos de seus funcionários podem se sentir desconfortáveis com isso de qualquer maneira), mas algum reconhecimento e possivelmente um pequeno prêmio podem fazer muito, não apenas para o indivíduo, mas para a sua reunião como um todo.
De um modo geral, existem duas maneiras de fazer isso:
- Antes do encontro, todos os líderes de equipe enviam o nome de alguém da equipe que se destacou em sua função. Use a reunião para reconhecer o nome mais enviado de cada equipe.
- Durante o encontro - Segure um nuvem de palavras ao vivo para o 'herói silencioso' de todos. O nome mais enviado pelo seu público aparecerá no centro da nuvem de palavras, dando a você a chance de reconhecer publicamente quem quer que seja.
Dica 💡A roda giratória é a ferramenta perfeita para distribuição de prêmios. Não há nada igual para o envolvimento do público!
6. Abrir perguntas e respostas
⏰ 15 minutos
Termine com o que muitos consideram ser a mais alta prioridade em uma reunião geral: o Q&A ao vivo.
Esta é uma oportunidade para qualquer pessoa de qualquer departamento fazer perguntas aos altos escalões. Espere tudo e qualquer coisa deste segmento e também seja bem-vindo, pois sua equipe pode sentir que é o único momento em que pode obter uma resposta direta a uma preocupação válida.
Se você tem uma equipe grande, uma maneira de lidar com as perguntas e respostas de maneira eficiente é fazer perguntas alguns dias antes da reunião geral e, em seguida, filtrá-las para encontrar aquelas que valem a pena responder na frente da multidão.
Mas, se você quiser ser mais transparente sobre todo o processo, basta deixar sua equipe fazer perguntas por meio de um plataforma de perguntas e respostas ao vivo. Desta forma, você pode manter tudo organizado, moderado e% 100 amigável para trabalhadores remotos.
Ajudas extras para uma reunião geral
Se você deseja desenvolver seu trabalho geral em algo com um pouco mais de 1 hora, experimente estas atividades extras...
1. Histórias de clientes
Os momentos em que sua empresa tocou um cliente podem ser uma motivação extremamente poderosa para sua equipe.
Antes ou durante a reunião, peça para sua equipe enviar comentários elogiosos dos clientes. Leia-os para toda a equipe ou até mesmo faça um teste para que todos possam adivinhar qual cliente deu qual avaliação.
2. Conversa de Equipe
Sejamos honestos: os membros da equipe costumam estar muito mais próximos dos líderes da equipe do que do CEO.
Permita que todos ouçam uma voz familiar, convidando os líderes de cada equipe para subir ao palco e apresentar sua versão do progresso do objetivo degrau. É mais provável que isso seja relacionável e preciso, e dá aos outros uma pausa na sua voz!
3. Tempo de teste!
Incremente seu pessoal com um teste competitivo. Você pode dividir cada equipe em... equipes e, em seguida, fazer com que elas desafiem a classificação por meio de perguntas relacionadas ao trabalho.
Qual é a nossa produção de conteúdo projetada para este ano? Qual foi a taxa de adoção do nosso maior recurso no ano passado? Perguntas como essas não apenas ensinam algumas métricas importantes da empresa, mas também estimulam sua reunião e ajudam a construa as equipes que você deseja.
Perguntas Frequentes
Qual é a diferença entre prefeitura e todos os funcionários?
As reuniões municipais são sessões de atualização/perguntas e respostas mais localizadas, enquanto as sessões gerais são orientações para toda a empresa lideradas pelos principais executivos.
Qual é a agenda para uma reunião geral?
Isso varia de acordo com a empresa, mas uma agenda de reunião geral normalmente inclui:
- Atualizações da Empresa - O CEO ou outros executivos fornecem uma visão geral do desempenho da empresa no último período (trimestre ou ano), principais atualizações de negócios, novos produtos/iniciativas lançadas, etc.
- Atualizações financeiras - O CFO compartilha as principais métricas financeiras, como receita, lucratividade, crescimento em comparação com períodos anteriores e estimativas de analistas.
- Estratégia Deep Dive - A liderança se concentra em uma área do negócio/estratégia em profundidade, como novos planos de expansão de mercado, roteiro de tecnologia, parcerias.
- Reconhecimento - Reconheça os melhores desempenhos, equipes e suas realizações.
- Atualizações de Pessoas - CHRO fala sobre metas de contratação, estratégias de retenção, mudanças de benefícios, processo de promoções etc.
- Sessão de perguntas e respostas - Aloque tempo para os funcionários fazerem perguntas à equipe executiva.
- Discussão do roteiro - A liderança compartilha o roteiro estratégico e as prioridades para os próximos 6 a 12 meses.
Qual é o melhor nome para uma reunião geral?
Aqui estão alguns nomes alternativos para uma reunião geral que poderia ser melhor do que "geral":
- Reunião de Atualização da Empresa - Foca no propósito informativo/atualização sem especificar que é para todos os funcionários.
- Estado da [Empresa] - Implica uma perspectiva estratégica mais ampla, como um discurso sobre o "Estado da União".
- Reunião de toda a equipe - Um termo mais suave do que "totalmente", que ainda transmite que é para toda a equipe.
