Представьте себе: вы потратили часы на создание презентации. Слайды выглядят отлично. Содержание солидное. Но как только вы выходите перед аудиторией, в голове всё пустеет. Вы пропускаете какой-то пункт на третьем слайде. Вы теряете нить рассуждений на седьмом слайде. Вы заканчиваете презентацию и тут же вспоминаете три вещи, которые забыли сказать.
Заметки для докладчика решают эту проблему. Не превращая вас в человека, читающего по сценарию, а создавая ненавязчивую подстраховку, которая помогает вам оставаться на правильном пути, не давая аудитории даже догадаться о её существовании.
Большинство докладчиков либо вообще не используют заметки, либо используют их неправильно. Это руководство охватывает оба аспекта: как быстро добавлять заметки в PowerPoint и как использовать их таким образом, чтобы это действительно улучшило вашу презентацию.
Почему стоит потратить время на составление конспектов для докладчиков
Очевидное преимущество — это уверенность. Когда ваши тезисы, переходы и ключевые статистические данные расположены прямо под слайдом, вы тратите меньше умственной энергии на то, чтобы вспомнить, что будет дальше, и больше на то, чтобы действительно установить контакт с вашей аудиторией.
Но заметки не только успокаивают нервы. Они помогают поддерживать слайды в чистоте. Все, что в противном случае превратилось бы в третий пункт или сплошной текст на экране, может храниться в ваших заметках, где это видите только вы. Ваша аудитория получает визуальную информацию. Вы получаете детали.
Они также позволяют воспроизводить ваши презентации. Если вы проводите одно и то же занятие для нескольких групп, подробные заметки помогут вам каждый раз повторять одни и те же моменты, не перестраивая свои мысли с нуля перед каждым выступлением.
А после завершения презентации ваши заметки превратятся в готовый справочный документ. Распечатайте их, поделитесь ими или используйте в качестве основы для последующего электронного письма. Вся ваша подготовка не исчезнет, как только вы закроете ноутбук.
Как добавить заметки в PowerPoint: пошаговая инструкция
В PowerPoint есть три способа добавить заметки к докладу. Все они работают. Разница лишь в том, когда и зачем вы будете использовать тот или иной способ.
Способ 1: Использование панели «Заметки» в обычном режиме просмотра.
Идеально подходит для быстрой обработки и повседневного использования.
Это самый быстрый способ, и большинство людей используют его ежедневно. Если ваша презентация уже открыта, вам потребуется около 10 секунд, чтобы добавить первую заметку.
Откройте презентацию и убедитесь, что вы находитесь в обычном режиме просмотра. Он находится во вкладке «Вид» в верхней части экрана. Обычный режим просмотра обычно используется по умолчанию, поэтому велика вероятность, что вы уже находитесь в нем.
Посмотрите в нижнюю часть экрана, чуть ниже вашего слайда. Вы увидите раздел с надписью «Нажмите, чтобы добавить заметки». Это ваша панель для заметок. Нажмите на нее и начните печатать.
Вы можете форматировать свои заметки так же, как и любой другой текст: жирный шрифт, курсив, маркированные списки. Но не усложняйте. Заметки предназначены только для ваших глаз, и чем аккуратнее они будут выглядеть, тем быстрее вы сможете просмотреть их во время презентации.
Полезный совет: по умолчанию в области заметок отображается довольно узкая полоска внизу экрана. Если вы добавляете что-то больше одной-двух строк, перетащите разделитель вверх, чтобы освободить больше места. Это значительно упростит весь процесс.
Когда закончите просмотр одного слайда, щелкните по следующему эскизу на левой панели и повторите. Вот и все.
Метод 2: Использование режима просмотра страницы «Примечания»
Идеально подходит для подробных, объемных заметок или подготовки кого-либо к презентации.
Если первый способ кажется неудобным, вот альтернативный вариант. В режиме просмотра страниц с заметками каждый слайд отображается на целой странице: сам слайд находится вверху, а под ним — большое свободное пространство для ваших заметок.
Перейдите на вкладку «Вид» и выберите «Страница заметок». Вы увидите, что именно будет распечатано, если вам когда-либо понадобится распространить свои заметки после сессии. Щелкните в области для заметок и введите столько текста, сколько вам нужно.
Этот режим просмотра хорошо подходит для написания подробных сценариев, добавления обширного контекста или подготовки заметок для презентации. Переключение между слайдами занимает больше времени, поэтому он больше подходит для целенаправленного написания заметок, чем для быстрого редактирования на ходу.
Метод 3: Использование режима структуры для создания большого количества заметок.
Лучше всего подходит для планирования на ранних этапах, когда слайды еще не готовы.
Этот пункт меньше касается добавления заметок и больше — одновременного создания презентации и ведения записей. Если вы всё ещё находитесь на этапе планирования, стоит о нём знать.
Перейдите на вкладку «Вид» и выберите «Структура». Вы увидите содержимое слайдов, организованное в виде сплошного текстового документа. Это полезно для правильной структуры перед тем, как вы утвердите отдельные слайды. Здесь вы можете составить тезисы для выступления вместе с содержимым слайдов, а затем решить, что станет слайдом, а что останется в заметках.
Это не самый распространенный подход, но для людей, которым легче мыслить текстом, чем слайдами, он может сделать весь процесс создания более естественным.
Используйте режим докладчика для отображения заметок во время презентации.
Добавление заметок — это только половина дела. Другая половина — это возможность видеть их во время презентации, не показывая их аудитории. Именно для этого и предназначен режим «Вид докладчика».
Если вы подключены ко второму экрану или проектору, запустите слайд-шоу на вкладке «Слайд-шоу». После запуска найдите в элементах управления внизу экрана опцию «Режим докладчика». Нажмите на неё.
На мониторе теперь будут отображаться четыре элемента: текущий слайд, заметки докладчика, предварительный просмотр следующего слайда и таймер. Ваша аудитория видит только слайды на главном экране.
Именно такая организация работы делает заметки докладчика по-настоящему эффективными. Вы можете взглянуть на свои заметки, увидеть, что будет дальше, и следить за временем, не прерывая темп выступления и не демонстрируя аудитории свою подготовку.
Перед началом работы стоит проверить следующее: режим докладчика требует, чтобы PowerPoint распознавал два отдельных дисплея. Если он не активируется, убедитесь, что ваш второй экран или проектор правильно подключен и обнаружен в настройках дисплея. На Mac доступ к нему осуществляется через меню «Слайд-шоу», а не через вкладку.
Печать заметок PowerPoint
Если вы хотите раздать свои заметки после занятия или просто иметь бумажную копию для справки, распечатать их не составит труда.
Перейдите в меню «Файл», затем «Печать». В параметрах макета печати найдите пункт «Страницы для заметок». Это позволит распечатать каждый слайд с соответствующими заметками под ним, по одному слайду на странице. Вы можете распечатать все слайды или выбрать определенные, в зависимости от ваших потребностей.
Это простая вещь, но распечатанные заметки — удивительно хороший способ оставить что-нибудь после тренингов или семинаров. Большинство людей об этом не задумываются. А тех, кто задумывается, гораздо чаще просят показать слайды.
Как писать заметки для докладчика, которые действительно вам помогут.
Добавить заметки — это легко. А вот написание заметок, которые действительно улучшат вашу подачу материала, требует немного больше размышлений. Вот что отличает полезные заметки от тех, которые вы проигнорируете, как только окажетесь перед аудиторией.
Пишите так, как говорите, а не так, как пишете.
Заметки — это не сценарий. Это подсказка. Если вы будете писать формальными, полными предложениями, вы либо будете читать их слово в слово и звучать как робот, либо вам будет слишком сложно их просматривать, и вы перестанете ими пользоваться.
Пишите так, как бы вы объяснили что-либо коллеге. Используйте сокращения, фрагменты, неформальные формулировки. Фраза «Три причины, почему это важно» будет полезнее в середине презентации, чем «Есть три основные причины, почему это важно». Цель — беглый взгляд, а не внимательное прочтение.
Держите их достаточно короткими, чтобы их можно было быстро просмотреть.
Если ваши заметки занимают по три абзаца на слайд, это уже не заметки. Это сценарий, в написании которого вы не признались.
Обычно достаточно одного-двух коротких пунктов на слайде. Если вы обнаружите, что пишете больше, спросите себя, уместно ли это в ваших заметках или это не говорит о том, что слайд пытается охватить слишком много информации.
Добавьте свои переходы
Большинство людей забывают об этом. Недостаточно просто знать, что вы будете говорить на каждом слайде. Нужно понимать, как вы будете переходить от одного слайда к другому.
Простая строчка внизу заметок к каждому слайду отлично справится со своей задачей: «Переход к слайду с данными» или «Спросите присутствующих об их впечатлениях от этого слайда, прежде чем переходить к следующему». Именно в переходных моментах докладчики теряют нить повествования, и одной строчки достаточно, чтобы оставаться в курсе событий.
Обратите внимание на время.
Добавьте приблизительные временные метки к слайдам, где важен темп: «Две минуты здесь» или «Оставьте пять минут на вопросы в конце». Вам не нужно засекать время на каждом слайде, но знание того, где вы должны находиться в середине презентации, предотвратит легкую панику, когда вы поймете, что презентация затянулась, а до конца еще десять слайдов.
Отметьте свои номера
Если вы цитируете статистику, процент или конкретную цифру, запишите это в свои заметки. Не потому, что вы не можете это запомнить, а потому что неправильное цитирование числа перед аудиторией незаметно подрывает ваш авторитет. Быстрый взгляд для проверки всегда полезен.
Скажите себе, где искать
Для слайдов со сложными визуальными элементами, диаграммами или множеством точек данных полезно добавить краткую пометку: «Начните с левого столбца» или «Ключевой момент — всплеск в третьем квартале». Это поможет вам не запутаться в собственном визуальном ряду во время просмотра аудитории.
Дальнейший подход с помощью интерактивных презентаций.
Заметки для докладчика делают вас более уверенным и организованным оратором. Но подготовка – это лишь часть успеха. Вторая половина отличной презентации – это то, что происходит между вами и вашей аудиторией, когда вы находитесь непосредственно в зале.
Вот тут-то и пригодятся такие инструменты, как AhaSlides.Пока ваши заметки помогают вам следить за ходом презентации, AhaSlides добавляет в нее интерактивные опросы, викторины, облака слов и вопросы-ответы. Ваша аудитория участвует в обсуждении в режиме реального времени со своих телефонов, результаты мгновенно отображаются на экране, а атмосфера в зале переходит из пассивной в активную.
Эти два инструмента отлично дополняют друг друга. Ваши заметки отвечают за подачу материала. AhaSlides — за аудиторию. Ни один из них не заменяет другой, и именно правильное использование обоих инструментов отличает презентацию, которую люди досматривают до конца, от той, которую они действительно запоминают.
В заключение: отточите свою подачу материала с помощью заметок для докладчика.
Отличные презентации не получаются случайно. Они получаются потому, что кто-то тщательно продумал, что нужно сказать, как это сказать и что аудитория должна извлечь из презентации.
Заметки для докладчика — это место, где хранятся все эти мысли. Начните использовать их правильно, и вы почти сразу заметите разницу: более плавная подача материала, меньше моментов потери концентрации, больше уверенности в аудитории.
Выберите один метод из раздела «Лучшие практики» и примените его к своей следующей презентации. Посмотрите, что изменится. Затем отталкивайтесь от этого.
