Обучение управлению изменениями в системе электронных медицинских карт: как использовать ролевую практику и обратную связь во время перехода больницы на новую систему электронных медицинских карт.

Отдел сопротивляется переходу на электронную медицинскую карту (ЭМК). Никто не отказывается её использовать. Проблема в том, что рутинная работа стала выполняться медленнее. Задача, которая на старом экране занимала минуту, теперь требует четырёх кликов и поиска, а времени в отделе и так не хватает. Сотрудники прошли обучение и помнят, что им показывали новые экраны. Чего от них не требовалось, так это выполнять задачи своей смены в новой системе и говорить, что мешает этому.

Это иллюстративный пример, а не задокументированный случай из практики клиента. Он описывает пробел, который призвано восполнить обучение управлению изменениями в электронных медицинских картах: разрыв между ознакомлением с новым рабочим процессом и возможностью его практического применения с обратной связью, а также выявление барьеров, препятствующих его внедрению.

Данное руководство предназначено для директоров по обучению и развитию персонала в больницах, а также для руководителей отделов информатики или соответствия нормативным требованиям, работающих с ними. Оно охватывает вопросы описания проблем с производительностью, диагностики пробелов в знаниях и контексте, разработки подготовки и проведения практических занятий, анализа конкретных случаев и оценки переноса знаний. Речь идет о разработке программ обучения. Руководство не заменяет тестирование удобства использования, перепроектирование рабочих процессов или собственную программу изменений вашей организации и не дает никаких гарантий относительно результатов.

Что представляет собой обучение управлению изменениями в электронных медицинских картах?

Обучение управлению изменениями в электронных медицинских картах готовит пользователей этих карт к работе в измененной системе или рабочем процессе. Его задача — отработать новые рабочие процессы и выявить барьеры на пути их внедрения. Обучающийся выполняет реалистичную задачу, соответствующую его собственной роли, получает обратную связь и сообщает, где рабочий процесс, инструменты или политика создали трудности. Вторая половина обучения так же важна, как и первая. Практика, которая проверяет только способность людей следовать инструкциям, упускает из виду барьеры, которые определяют, смогут ли они это сделать.

Интересные факты

1. Опишите проблему с производительностью.

Начните с задачи: отработайте новые рабочие процессы и выявите барьеры на пути их внедрения. Важную роль играют две составляющие. Практика означает выполнение работы, соответствующей данной должности, а не наблюдение за ней. Выявление барьеров означает, что обучение предоставляет информацию о том, что замедляет работу людей, чтобы уполномоченный представитель мог принять соответствующие меры.

Для каждой роли напишите это одним предложением и попросите руководителя отдела информатики проверить: «Во время выполнения типичной задачи для этой роли, такой как прием пациента, документирование передачи информации или размещение стандартного заказа, обучающийся выполняет ее в новом рабочем процессе, фиксирует возникающие трудности и указывает, какая поддержка была бы полезна».

Роли различаются. Медсестра, регистратор и врач используют разные разделы медицинской карты, поэтому одно общее занятие не отрабатывает ни одну из их реальных задач. В обзоре программ обучения работе с электронными медицинскими картами для медсестер стационара (30 исследований) отмечается «отсутствие разделения учебных занятий по типам ролей» (Нгуен и коллеги, JAMIA, 2024Обзор посвящен медсестрам, работающим в стационарных условиях, поэтому рассматривайте его как ориентир для разработки дизайна исследования и сравните его с данными по вашей собственной популяции.

2. Диагностика пробелов в знаниях и контексте.

Прежде чем что-либо создавать, сравните задачу с тем, что практикуется и оценивается в вашей текущей программе. Три вопроса обычно позволяют отличить пробел в обучении от чего-то другого:

1. Используется ли в современной практике реальная задача? Если программа демонстрирует экраны и заканчивается проверкой на знание информации, значит, обучающиеся тренировались распознавать интерфейс, а не выполняли работу за свою смену.
2. Какова когнитивная нагрузка? В пересмотренной таксономии Блума выполнение процедуры в новой ситуации и анализ причин неудачи стоят выше уровня запоминания. Сопоставление действий с этими уровнями рассматривается в нашем руководстве по... соответствие учебных мероприятий таксономии Блума.
3. Что-то ещё, помимо навыков, мешает? Перед назначением обучения проверьте наличие персонала, инструментов и процедур. Если экран работает медленно, отсутствует необходимый набор назначений или политика вынуждает вводить дублирующие данные, более качественное обучение не изменит ситуацию в отделении. Сообщите об этих причинах тем, кто может их устранить.

В том же обзорном исследовании среди выявленных факторов указан доступ к практике: «невозможность практиковаться в тестовой среде» фигурирует как барьер, а «предоставление медсестрам возможности практиковаться в электронных медицинских картах после обучения» — как фактор, способствующий этому. Если у ваших обучающихся нет безопасной среды для практики, это контекстный пробел, а не проблема мотивации.

3. Подготовка и практика проектирования

Как только вы определите, какие пробелы можно восполнить с помощью обучения, поручите каждому этапу отдельную задачу. Наше руководство по... Разработка системы внедрения электронных медицинских карт, которая снижает нагрузку на документооборот. В этом разделе рассматривается дизайн первых недель. Речь идёт о самих изменениях.

Подготовка. Проверьте необходимые предварительные знания с помощью краткой диагностики: различия между старыми и новыми ролями, терминология, используемая в вашей организации, и где можно получить помощь в день экзамена. На этом этапе подходит целенаправленное самостоятельное обучение. Повторная проверка подтверждает только необходимые предварительные знания.

Практикуйтесь. Используйте междисциплинарные итоговые проекты по улучшению качества и практические занятия на основе конкретных ролей. Учащиеся разных ролей совместно работают над одним и тем же этапом лечения пациента, например, поступлением, назначением лекарств, передачей информации и выпиской, при этом каждый выполняет свою часть работы в практической среде. Выявление моментов, когда передача информации между ролями застопоривается, часто позволяет обнаружить проблему в рабочем процессе, о которой ни один специалист не сообщил бы в одиночку. Наблюдайте за типичными задачами и фиксируйте ошибки и проблемы по мере их выполнения.

Обратная связь. Свяжите это с принятыми решениями, а не с общим баллом. Утверждение «Вы нашли правильный порядок, но выбрали долгий путь и предпочли обойти предупреждение, вместо того чтобы спросить» учит больше, чем «3 из 5». Включите правдоподобные ошибочные пути, объясняющие, почему они соблазняют людей. Наше руководство по разработка интерактивных методов обучения с полезной обратной связью показывает, как писать отзывы, которые связаны с принятыми решениями.

Ввод данных в режиме реального времени или асинхронная проверка? Живое обучение приносит наибольшую пользу в случаях, когда задача неоднозначна, когда необходимо координировать роли и когда людям нужно указать на то, что не работает. Асинхронного анализа достаточно для сравнения записанных шагов обучающегося с аннотированным шаблоном. Многие команды используют оба подхода: сначала самостоятельная подготовка, а затем занятия с модератором по наиболее сложным рабочим процессам.

Timing. В обзоре выявлены такие препятствия, как слишком большой объем информации за короткий период и большой разрыв между обучением и запуском в эксплуатацию. Планируйте практические занятия так, чтобы они были максимально приближены к моменту использования рабочего процесса, и разбейте их на короткие сессии, которые можно будет быстро усвоить.

4. Проработайте реалистичный пример.

Это иллюстративный пример. Руководитель отдела информатики или соответствия нормативным требованиям должен проверить кейс и критерии ответа перед использованием.

Дело. В хирургическом отделении перешли на новый порядок оформления документов при передаче смены. По словам персонала, это занимает больше времени, чем раньше. Согласно правилам, запись о передаче смены должна быть заполнена до ухода медсестры.

Задача. В рамках нового рабочего процесса обучающийся проводит передачу информации о пациенте, регистрирует каждый возникший конфликт, описывает свои действия в данной ситуации и указывает, какая дополнительная информация или поддержка ему необходима.

Первая попытка. Учащийся заполняет заметку, но пропускает два поля, которые «никто не читает», и не отмечает никаких препятствий. Он говорит, что новый способ «просто медленнее». Заметка неполная и противоречит правилам, а препятствие описывается как мнение без подробностей.

Отправьте отзыв и попробуйте снова. Тренер указывает, что эти два поля являются частью правил, и просит обучающегося определить, где на экране находится каждое из них и сколько времени занимает каждый шаг. При повторной попытке обучающемуся предлагается снова заполнить запись и для каждого момента затруднения указать, что он сделал, сколько времени это заняло и что могло бы ускорить процесс.

Более убедительная попытка. «Я заполнил все поля. Для заполнения сводки по лекарствам каждый раз требуется отдельный поиск, что добавляет около двух минут. Я не пропустил этот шаг, потому что этого требует политика. Можно ли автоматически заполнить сводку, или есть утвержденный способ ускорить этот процесс? Я не знаю, сообщалось ли об этом уже, поэтому я бы обратился с этим вопросом к суперпользователю подразделения и в группу информатики». Этот ответ соответствует политике, содержит конкретные доказательства и использует утвержденный способ.

Почему каждый ответ является обоснованным или неполным. Оценивайте каждое задание по утвержденным критериям, а не по предпочтениям тренера. Первая попытка — это распространенный ответ на более медленное выполнение задания, но она нарушает правила и не оставляет проекту ничего, что нужно исправлять. Более удачная попытка соответствует правилам, остается в рамках роли обучающегося и превращает жалобу в доказательство. Две минуты в примере — это вымышленная цифра, демонстрирующая тип деталей, которые необходимо зафиксировать, а не эталон.

5. Оценить возможности и спланировать передачу.

Доказательством компетентности является выполнение задания, с которым обучающийся ранее не сталкивался. Оцените уровень владения заданием и ведите отдельный журнал нерешенных проблем в рабочем процессе. Простая оценочная шкала использует шкалу от 0 до 2 для каждого критерия:

Критерии оценки: 0 означает отсутствие или неподтвержденность, 1 — частичное выполнение с существенными упущениями, 2 — полное выполнение и обоснование в соответствии с согласованными критериями. Критические ошибки, такие как пропуск обязательного поля, определяются отдельно, чтобы общая оценка не могла их скрыть. Данная рубрика является предложением, а не утвержденным стандартом готовности. Адаптируйте ее совместно с руководителем отдела информатики или соответствия требованиям и проведите пилотное тестирование.

Планируйте передачу знаний обдуманно. После того, как обучающиеся некоторое время проработают на своих рабочих местах, добавьте короткое последующее мероприятие, например, собрание, где участники поделятся одной реальной задачей, без подробностей, и обсудят, как они теперь ее выполняют. Если это позволяют правила вашей организации, понаблюдайте за примером реальной работы.

Где интерактивная доставка помогает

Интерактивные форматы помогают участникам подтвердить свои слова до того, как они услышат ответ. На онлайн-сессии модератор может показать короткий кейс, попросить каждого выбрать следующий шаг и указать ожидаемые проблемы, а затем показать результаты перед обсуждением. Анонимные ответы облегчают признание того, что рабочий процесс не работает. Тот же кейс можно пройти в удобном для себя темпе для подготовки. AhaSlides поддерживает интерактивное обучение и переключение между онлайн-обучением и самостоятельным изучением материала. Не используйте реальные инциденты и информацию о пациентах, проверяйте любые функции создания контента, обратной связи или отчетности, которые вы планируете использовать, на соответствие вашему собственному рабочему процессу, и рассматривайте ИИ, симуляторы и интеграцию с электронными медицинскими картами как внешние или неподтвержденные, пока не убедитесь в их работоспособности. Рекомендации по выбору форматов см. в нашей статье. Когда использовать адаптивное, интерактивное и обучение в режиме реального времени?.

Измерьте, что изменилось.

Заранее определите, что покажет способность обучающихся выполнить задание. Сравните уровень владения заданием и журнал препятствий на примере неизвестного ранее случая с базовым уровнем, и оставьте журнал препятствий открытым после обучения в качестве самостоятельного показателя. Определите, кто включен в исследование, знаменатель и сроки. Если результаты улучшатся, проверьте, что еще изменилось за тот же период, например, обновление программного обеспечения, кадровые изменения или перепроектирование рабочего процесса, прежде чем учитывать обучение.

Ограничения, которые могут остаться

• Юзабилити. Если для выполнения операции на экране требуется слишком много шагов, обучение может научить использовать короткий путь, но не сможет исключить эти шаги.
• Кадровое обеспечение и время. Практика бесполезна, если для этого нет специально отведенного времени.
• Ясность политики. В рамках одного обращения невозможно разрешить ситуацию, когда политика содержит дублирующиеся записи или является неоднозначной. Исправьте политику.
• Обзор дела. Один пример демонстрирует один из вариантов рабочего процесса. Оценка не отражает общую производительность человека.
• Перевод. Результаты, достигнутые на тренировочном примере, отличаются от результатов, достигнутых в условиях полной палаты и звонящего телефона.

Сообщите об этих проблемах спонсорам на раннем этапе и спланируйте отдельные меры по их устранению. Обучение улучшает навыки обучающихся, но не меняет условий, в которых выполняется задача.

Часто задаваемые вопросы

Что представляет собой обучение управлению изменениями в электронных медицинских картах?

Она готовит персонал к работе в изменившейся системе электронных медицинских карт или рабочем процессе посредством ролевой практики и обратной связи, а также собирает информацию о барьерах, выявляемых в ходе практики, чтобы можно было принять меры для их устранения.

Означает ли прохождение обучения, что сотрудники приняли изменения?

Нет. Оценка показывает, как человек справился с одним учебным случаем. Внедрение проявляется в реальной работе и зависит от удобства использования, кадрового обеспечения, политики, а также от навыков.

Как вы оцениваете готовность к новому рабочему процессу?

Предложите обучающемуся пример, с которым он ранее не сталкивался, оцените уровень владения заданием по согласованным критериям, а затем зафиксируйте оставшиеся препятствия. Повторный тест подтвердит только наличие необходимых предварительных знаний.

Можно ли использовать реальные случаи из практики с участием пациентов?

Только после удаления данных и с одобрения руководителя отдела соответствия. Выдуманные сценарии, построенные на основе стандартных рабочих процессов, более безопасны, а информация о пациентах не должна использоваться в обучающих материалах.

Когда начать

Выберите один рабочий процесс, который, по мнению пользователей, стал работать медленнее. Составьте описание эффективности для каждой роли, поручите руководителю отдела информатики или соответствия требованиям проверить придуманный сценарий и критерии ответа, а также разработайте трехкритериальную рубрику со шкалой от 0 до 2, списком критических ошибок и журналом препятствий. Проведите пилотное тестирование на небольшой группе, прежде чем внедрять систему в массовое производство.

Чтобы увидеть, как можно запустить кейс в режиме реального времени с вашей командой и затем использовать его в удобном для вас темпе, изучите AhaSlides.