Процесс внедрения электронных медицинских карт (ЭМК) в большинстве случаев строится вокруг самой системы: вот экран входа в систему, вот меню, вот шаблон для каждого типа записей. Новый сотрудник уходит с сертификатом. Проблемы с документацией начинаются в отделении уже на следующей неделе.
Это руководство предназначено для директоров по обучению и развитию персонала в больницах, а также для руководителей отделов информатики или соответствия нормативным требованиям, которые хотят получить другую отправную точку: рабочий процесс, который должен выполнить сотрудник, и трудности, с которыми он столкнется при его выполнении. В нем показано, как диагностировать, является ли проблема пробелом в обучении или дефектом системы, как разработать подготовку и практику для выполнения реальной задачи, а также как оценить, сможет ли новый сотрудник выполнить ее, предоставив полную и соответствующую требованиям документацию.
Ситуация, для которой стоит разработать дизайн.
Приведённый ниже сценарий является иллюстративным и не представляет собой задокументированный случай.
В понедельник приходит новый регистратор отделения. К четвергу ему поручают внести стандартные изменения в медицинскую карту пациента после его поступления. На бумаге задача проста: подтвердить демографические данные, указать источник направления, приложить форму согласия и завершить запись. На практике же он сталкивается с четырьмя препятствиями. Форма согласия прикрепляется на другом экране, нежели тот, который был показан на занятии. Два поля выглядят одинаково, но используются для формирования разных отчетов. Обязательное поле отклоняет действительную запись, выдавая неинформативное сообщение. А местная процедура для случая отсутствия источника направления описана в документе, о котором никто не упомянул.
Сотрудник заполняет запись, но оставляет одно поле пустым, а для другого использует обходной путь с произвольным текстом. Запись оказывается неполной, и следующий человек, которому она понадобится, унаследует этот пробел.
Это проблема обучения? Частично. Только проблема обучения? Почти наверняка нет. Это различие лежит в основе проектной работы.
Начните с задачи, а не с системы.
Прежде чем открывать обучающие материалы, одним предложением опишите, что именно должен уметь выполнять данный сотрудник. Например: Провести полный цикл обработки медицинской документации пациента и выявить области, где этот процесс создает препятствия. Здесь важны два глагола, и они разные.
Завершение рабочего процесса — это поданного Задача. Учащийся использует известную процедуру в ситуации, которую он не отрабатывал слово в слово. Выявление трения — это... анализировать or оценивать Задача: обучающийся должен заметить, что что-то не так, определить, его ли это ошибка или ошибка системы, и решить, что с этим делать. Эти когнитивные требования взяты из пересмотренной таксономии Блума и описывают, что именно требуется от человека при выполнении задачи, а не то, как её нужно выполнять.
Это важно из-за согласованности. Центр Эберли при Университете Карнеги-Меллона ясно показывает: если цель состоит в применении навыков, а оценка измеряет только запоминание, то учащиеся практикуют одно, а оцениваются по другому, что подрывает как мотивацию, так и процесс обучения.Центр Эберли: согласование целей, оценок и стратегий обучения.Тест с несколькими вариантами ответов по названиям пунктов меню мало что говорит о том, сможет ли кто-то завершить обновление информации о поступлении, описанное выше.
Проведите диагностику, прежде чем выписывать рецепт.
Прежде чем что-либо создавать, сравните задачу в том виде, в котором она действительно выполняется, с тем, чему учат и что проверяется в рамках текущей программы адаптации. Четыре проверки обычно позволяют отделить пробелы в обучении от других причин:
- Наблюдайте за выполнением задания. Наблюдайте за тем, как несколько начинающих или опытных сотрудников выполняют рабочий процесс, и записывайте ошибки, обходные пути и моменты, когда возникают сомнения.
- Сравните с результатами тренировки. В текущей программе используется именно эта последовательность действий или система в целом? Требуется ли от обучающегося выполнение каких-либо заданий в рамках оценки знаний?
- Проверьте окружающую среду. Соответствуют ли инструменты, права доступа, уровень укомплектованности персоналом и местные процедуры тому, что предполагалось в ходе обучения? Новый сотрудник без соответствующего уровня доступа не сможет отработать задачу, независимо от того, что было рассмотрено в классе.
- Ищите системные дефекты. Если опытные сотрудники также испытывают трудности или используют тот же обходной путь, причина, вероятно, кроется в дизайне экрана, поля или правила. Дополнительное обучение не решит проблему. Сообщите об этом в отдел информатики в виде запроса на изменение.
Вот в чем заключается ошибка, которую следует избегать, открыто обсуждая с заинтересованными сторонами: дефекты юзабилити могут потребовать системных изменений, а не дополнительного обучения. Если обучение используется для того, чтобы замаскировать дефект, затраты окупятся в каждой группе пользователей. Рассматривайте свой текущий метод и верхний предел текущей оценки как гипотезы для проверки, а не как факты.
Разработка и отработка рабочего процесса.
Как только вы определите, какие пробелы в знаниях можно восполнить с помощью обучения, сопоставьте каждый этап программы с соответствующей задачей.
Подготовка. Перед началом работы необходимо провести краткую диагностическую проверку необходимых предварительных знаний. Убедитесь, что человек знает необходимые термины, например, разницу между регистрационным полем и клиническим полем, а также нормативные правила, регулирующие выполнение задачи, такие как то, что должно быть записано и кто может это записывать. Самостоятельное обучение подходит для этого этапа. Проверка знаний на этом этапе подтверждает только необходимые предварительные знания. Она не является доказательством того, что человек способен выполнить работу.
Составление карты рабочего процесса. Составьте пошаговую карту реального рабочего процесса, включая шаги, которые пропускают пользователи, и точки, где система и локальная процедура не совпадают. Используйте карту для создания практического примера и ключа к ответам, а затем передайте её руководителю отдела информатики или соответствия требованиям для проверки. Эта же карта может стать инструментом проверки на наличие ошибок: каждая точка, где наблюдатели обнаружили ошибки или обходные пути, может стать кандидатом на исправление системы, создание более понятного руководства или практического примера.
Практикуйтесь. Дайте обучающимся полное задание, используя реалистичный пример, и попросите их объяснить свои решения, а также выполнить их. Обратная связь должна быть связана с принятым решением, например: «Вы прикрепили форму согласия к неправильному типу записи. Вот доказательства, которые вы могли проверить, и вот что нужно делать, если тип формы неясен». Обратная связь по скорости и полноте работы наиболее эффективна, если она конкретна для данного шага.
В режиме реального времени или асинхронно? Вводная информация от преподавателя в режиме реального времени наиболее полезна, когда выбор неоднозначен: когда существуют два допустимых варианта действий или когда процедура и система не совпадают. Обсуждение, проводимое человеком, знающим местную практику, решает то, что не может разрешить письменный ключ ответов. Асинхронного повторения достаточно для подтверждения правил, проверки запоминания и предоставления обратной связи по очевидному случаю.
Пример решения проблемы: обновление данных о поступлении.
Это иллюстративный пример. Перед использованием специалист должен проверить обоснованность случая и критерии ответа.
Дело. Обучающийся получает смоделированную медицинскую карту вымышленного пациента. Ему предлагается заполнить информацию о поступлении. Карта включает отсканированную форму согласия, направление к специалисту с отсутствующим регистрационным номером и поле, в котором отклоняется формат ввода, показанный в учебном пособии.
Выбор учащегося. В поле, где отсутствует номер ссылки, обучающийся может (а) оставить поле пустым и завершить ввод, (б) ввести значение-заполнитель или (в) зафиксировать пробел, используя утвержденную процедуру, и запросить недостающую информацию. В поле, где указано «отклонено», он может (а) повторить попытку с другим форматом, пока не будет принят, (б) ввести значение в текстовую заметку или (в) зарегистрировать проблему как предполагаемую системную ошибку и продолжить выполнение утвержденного промежуточного шага.
Обратная связь. Для каждого варианта ответа в обратной связи объясняется, почему он является обоснованным или неполным по отношению к согласованным критериям. Пустое поле считается неполным, поскольку последующие пользователи не могут определить, отсутствуют ли данные или они никогда не были необходимы. Заполнитель не является обоснованным, поскольку он записывает информацию, которая не соответствует действительности. Запись о несоответствии утвержденной процедуре считается завершенной. Во втором случае, попытка использовать разные форматы до тех пор, пока один из них не будет принят, может привести к корректной записи, но она скрывает дефект, который должна увидеть группа специалистов по информатике. Регистрация ошибки — это ответ, который защищает как запись, так и следующую группу пользователей.
Повторная попытка. Учащийся рассматривает второй случай с другим пробелом, например, с прикрепленной, но неподписанной формой согласия, и применяет к нему те же рассуждения.
В рамках всей группы учащихся отчеты о выявленных проблемах также превращаются в структурированный список предполагаемых дефектов для группы специалистов по информатике.
Оценить возможности и спланировать передачу.
Выберите показатели, отражающие суть задачи. Два наиболее практичных варианта: время выполнения задачи и полнота документацииПрежде чем начать, определите оба понятия: что считается завершенным, кто оценивает результат, какие записи входят в знаменатель и когда проводятся измерения.
Простая система критериев обеспечивает единообразие в оценке. Приведенная ниже схема — это предложение, которое можно адаптировать совместно с вашим клиническим специалистом или специалистом по соблюдению нормативных требований. Это не утвержденный стандарт готовности.
| Критерий | Что ищет наблюдатель | Счет |
|---|---|---|
| Выполнение задачи | Завершает рабочий процесс и выявляет проблемы с документацией, фиксируя предпринятые действия и подтверждающие их доказательства. | 0 - 2 |
| аргументация | Разъясняет соответствующие ограничения, альтернативы и неопределенность; проверяет время выполнения задачи и полноту документации. | 0 - 2 |
| Границы | Использует утвержденные процедуры и обращается за помощью в случае отсутствия информации или полномочий. | 0 - 2 |
Критерии оценки: 0 означает отсутствие или неподтвержденность; 1 означает частичное отсутствие, с соответствующими упущениями; 2 означает полное и обоснованное соответствие согласованным критериям. Критические ошибки следует определять отдельно, например, запись неверной информации или обход обязательной проверки согласия. Общая оценка ни в коем случае не должна скрывать критический сбой.
Для переноса знаний следует оценивать новый, ранее не встречавшийся случай, а не тот, который использовался на практике, и проводить дальнейшие исследования на рабочем месте после того, как обучающийся получит достаточный опыт работы в реальных условиях. Центры по контролю и профилактике заболеваний (CDC) рекомендуют по возможности оценивать как усвоение знаний, так и их перенос, поскольку человек, успешно прошедший обучение, может испытывать трудности с применением полученных знаний на рабочем месте.Центр по контролю и профилактике заболеваний (CDC), Оценка эффективности обучения: измерение результативности.В качестве последующего этапа может быть предложено выполнение задания под наблюдением наставника или проверка образцов реальных работ обучающегося руководителем.
Если процесс приема на работу включает передачу информации между специалистами, например, когда регистрационная группа передает записи клиническому персоналу, то Агентство по исследованиям и качеству здравоохранения (Agency for Healthcare Research and Quality) программа TeamSTEPPS Это отправная точка для ресурсов по организации командной работы и коммуникации в здравоохранении. Пусть клинический преподаватель выберет и адаптирует соответствующие инструменты.
Что могут и чего не могут показать доказательства
Чётко определите, на что вы можете претендовать. Именно на эти вопросы должна ответить ваша аудиторская проверка.
Что покажет, что учащиеся способны выполнить рабочий процесс и выявить препятствия? Рубрика оценивает результаты по ранее не встречавшемуся кейсу, времени выполнения задачи и полноте документации по сравнению с базовым уровнем, а также по качеству предоставляемых отчетов о проблемах. Сравниваются сопоставимые данные: одна и та же группа участников, один и тот же знаменатель и одинаковые сроки.
Какие ограничения могут сохраниться даже после улучшения производительности? Несколько. Неисправные экраны и правила сохраняются до тех пор, пока кто-то не изменит систему. Штатное расписание, рабочая нагрузка и права доступа определяют, сколько времени у человека есть на надлежащее документирование. Локальные процедуры, противоречащие системе, остаются в конфликте. А одновременные операционные изменения, такие как новый шаблон или обновление программного обеспечения, могут повлиять на ваши показатели независимо от обучения. Изучите их, прежде чем приписывать какие-либо изменения программе.
Приведенные выше источники подтверждают принципы проектирования, заключающиеся в согласовании целей, практики и оценки, а также в измерении обучения и переноса знаний. Они не являются доказательством того, что какая-либо конкретная программа или платформа снижает нагрузку на документацию. Данная статья не дает никаких гарантий относительно результатов, и ваша собственная оценка также не должна этого делать.
Где можно разместить AhaSlides
AhaSlides поддерживает адаптивное и интерактивное обучение и позволяет переключаться между обучением в режиме реального времени и самостоятельным темпом. В программе адаптации, подобной описанной выше, это может означать самостоятельную проверку предварительных требований перед практикой, интерактивное занятие с модератором для принятия неоднозначных решений и самостоятельный обзор нового кейса после этого. Конкретные функции создания контента, обратной связи и отчетности следует проверить на соответствие вашему собственному рабочему процессу в ходе демонстрации, прежде чем планировать их использование. Любая интеграция с ИИ, моделированием или электронными медицинскими картами должна рассматриваться как внешняя или неподтвержденная до тех пор, пока не будет продемонстрирована.
Ваш следующий шаг
Начните с критериев оценки задачи: возьмите один высокопроизводительный рабочий процесс в вашей больнице, составьте три вышеуказанных критерия совместно с руководителем отдела информатики или соответствия требованиям и понаблюдайте за двумя-тремя реальными попытками. Зафиксированные вами проблемы — это список пробелов в обучении и системных дефектов, в указанном порядке.
Когда ваш проект будет готов, мы сможем показать вам, как будет работать интерактивная версия этапов практики и проверки в удобном для вас темпе. Запросить демонстрацию AhaSlides и интегрируйте свой рабочий процесс.
