Пошаговое руководство по адаптации новых сотрудников | 6 лучших практик

Большинство новых сотрудников решают, останутся ли они в компании, в течение первых 90 дней. Компании со структурированным процессом адаптации повышают уровень удержания новых сотрудников на 82% и производительность более чем на 70% по сравнению с организациями, которые оставляют это на волю случая [1]. Тем не менее, исследования Gallup неизменно показывают, что только 12% сотрудников твердо убеждены в том, что их организация хорошо организует адаптацию [2].

Именно в разрыве между этими двумя показателями происходит текучесть кадров, и именно здесь у HR-отделов есть наибольшее влияние.

В этом руководстве подробно описан каждый этап адаптации новых сотрудников, начиная с недели перед первым рабочим днем ​​и до первых 90 дней, а также шесть методов, которые отличают программы, обеспечивающие долгосрочную эффективность, от тех, которые прекращаются после второй недели.

7 ключевых моментов вкратце

1. Перед первым днем — Боритесь с сомнениями с помощью приветственного видеоролика и представления вашего помощника.
2. Первый час — Сосредоточьтесь на людях, а не на бумажной работе, тепло поприветствуйте их и подготовьте рабочее место.
3. День первый — Предотвратите информационную перегрузку, сделав занятия интерактивными, а не используя статичные презентации.
4. Первая неделя — Назначьте себе наставника из числа сверстников, чтобы создать безопасное пространство для «глупых вопросов».
5. Вторая-третья неделя — Чтобы устранить это колебание, проверьте, соответствует ли реальность ожиданиям.
6. Первый месяц — Проведите сессию двусторонней обратной связи, чтобы совместно обсудить первоначальные этапы.
7. День 90 — Укрепите их позиции в команде, проведя официальную оценку и публично отметив их победы.

Каждый следующий удар — это продолжение предыдущего. Промахнешься на одном, и следующий будет сложнее выполнить.

📋 Бесплатная загрузка: Контрольный список «7 ключевых моментов адаптации»: одностраничный справочник по каждому этапу взаимодействия в первые 90 дней.

Процесс адаптации: этап за этапом

Предварительная посадка (за неделю до первого дня)

Период между принятием предложения о работе и первым рабочим днем ​​часто тратится впустую. Новые сотрудники открыты, любопытны и полны энтузиазма — сочетание качеств, которое делает их восприимчивыми практически к любому сообщению от компании.

Что нужно отправить или заполнить до первого дня:

Например, Shopify отправляет новым сотрудникам «комплект для адаптации», включающий необходимое оборудование, письменное приветствие от команды и структурированную программу, прежде чем кто-либо переступит порог здания. В результате сотрудники приходят на работу ориентированными, а не растерянными, что сокращает время до первого продуктивного выхода на работу.

День первый

Первое впечатление на работе запоминается надолго. Исследования психологических контрактов показывают, что ранний опыт формирует долгосрочные ожидания таким образом, что впоследствии это трудно изменить.

Приоритеты первого дня:

Первая неделя

Первая неделя посвящена ознакомлению с должностью, а не с компанией в целом. К концу первой недели новые сотрудники должны знать, кто их ключевые заинтересованные стороны, каковы задачи на первые 30 дней и где найти помощь, если возникнут трудности.

Полезная структура:

Первый месяц (с 8 по 30 день)

К концу первого месяца новый сотрудник должен пройти этап «освоения основ» и начать вносить свой вклад. Роль менеджера меняется: вместо объяснений он переходит к наставничеству.

Основные виды деятельности:

Второй и третий месяцы (дни 31-90)

90-дневный рубеж — это естественная контрольная точка. Многие организации используют его в качестве формальной точки оценки; примерно в это же время социальная интеграция либо начинается, либо прекращается.

Мероприятия на этом этапе:

Более 90 дней

Процесс адаптации, заканчивающийся через 90 дней, упускает второй этап интеграции: развитие карьеры, наставничество и чувство принадлежности, которое способствует долгосрочному удержанию сотрудников. Стоит четко прописать формальный переход от «адаптации» к «дальнейшему развитию» — иначе он, как правило, не происходит.

6 лучших практик адаптации новых сотрудников

1. Назначьте наставника, а не просто руководителя.

Менеджеры несут ответственность за результаты работы. Наставники — это коллеги, которые могут ответить на вопросы, которые новые сотрудники стесняются задать своему руководителю. Компания Microsoft провела исследование своей программы наставничества и обнаружила, что новые сотрудники, имеющие наставника, были на 23% более удовлетворены процессом адаптации через 90 дней [4]. Роль наставника наиболее эффективна, когда она добровольна, ограничена по времени (обычно 90 дней) и подкреплена кратким руководством о том, как выглядит хорошее поведение наставника.

2. Автоматизация административного уровня.

Отправка документов перед прибытием, планирование встреч на первую неделю, рассылка напоминаний по контрольным спискам — все это можно автоматизировать с помощью системы управления персоналом или платформы для адаптации новых сотрудников. Автоматизация важна не потому, что она быстрее (хотя это так), а потому, что она гарантирует, что ничто не будет упущено, когда менеджер занят или новый сотрудник приступает к работе в напряженный рабочий день.

3. Проводите интерактивные занятия, а не просто презентации.

Вводный инструктаж для новых сотрудников часто проходит в одностороннем порядке. HR-специалист проводит презентацию. Новые сотрудники наблюдают. К третьему дню мало что запоминается. Проведение коротких опросов в режиме реального времени, проверок знаний или сессий вопросов и ответов во время вводных инструктажей значительно улучшает запоминание информации и позволяет ведущим получать в режиме реального времени информацию о слабых местах в понимании материала. AhaSlides позволяет командам по обучению и развитию персонала встраивать опросы, викторины и открытые вопросы и ответы в любые очные или виртуальные сессии — таким образом, вопрос «Какие у вас есть вопросы?» становится реальным показателем, а не риторическим вопросом.

4. Четко обозначьте культурные особенности, а не делайте их само собой разумеющимися.

Культуру часто описывают как «то, как здесь всё устроено», но новые сотрудники не могут наблюдать за ней; они сталкиваются с отдельными инцидентами и делают выводы. Команды, которые хорошо организуют адаптацию, делают культуру понятной: они документируют её в письменном виде, привлекают старших руководителей к обсуждению реальных решений, отражающих ценности компании, и выявляют нормы, которые не фигурируют ни в одном нормативном документе (как на самом деле проходят совещания, как решения передаются на рассмотрение вышестоящим инстанциям, как разрешаются разногласия).

5. Зафиксируйте в письменном виде промежуточные этапы на 30, 60 и 90 дней.

План на 30-60-90 дней, составленный совместно руководителем и новым сотрудником, выполняет две функции: четко определяет ожидания и предоставляет обеим сторонам общий документ для проверки и обновления. План должен определять результаты, а не просто действия. «Посетить все командные собрания» — это действие. «Завершить обучение по вопросам соответствия требованиям и представить команде краткое изложение плана развития продукта к 30-му дню» — это результат.

6. Собирайте отзывы и принимайте меры на их основе.

Большинство организаций проводят опросы новых сотрудников после адаптации. Мало кто использует результаты для принятия видимых решений. Самый быстрый способ улучшить программу адаптации — замкнуть цикл: поделиться обобщенными отзывами с командой, проводившей программу, внести изменения для следующей группы сотрудников и сообщить новым сотрудникам, что изменилось в результате их отзывов. Этот цикл, если он работает, также показывает новым сотрудникам, что организация прислушивается к ним, что само по себе является результатом успешной адаптации.

Адаптация удаленных и работающих в гибридном режиме сотрудников

При удаленной и гибридной работе сотрудники сталкиваются с проблемой установления контакта, которую очная адаптация частично решает случайно. Непринужденные знакомства в коридоре, подслушивание хода совещания, оценка ситуации во время разногласий — ничего подобного не происходит во время видеозвонка. HR-командам необходимо заменить эти случайные моменты целенаправленными.

Несколько корректировок, которые дают ощутимый результат:

Судовое оборудование, изготовленное с учетом индивидуальных потребностей. Ноутбук, доставленный с рукописной запиской от команды или небольшим фирменным сувениром, создаст более позитивное впечатление в первый рабочий день, чем большинство официальных приветственных сообщений. Убедитесь, что устройство полностью настроено перед отправкой, чтобы новый сотрудник не тратил первое утро на звонок в техподдержку.

Включите связь в расписание. Новые сотрудники, работающие удаленно, должны иметь больше структурированных социальных контактов в первую неделю, а не меньше. Короткая виртуальная встреча за чашкой кофе с наставником, командный обед по видеосвязи или короткий вопрос для знакомства в начале командного собрания — все это засчитывается. Эти контакты не обязательно должны быть долгими; они должны быть регулярными.

Излишне подробно объясняйте контекст. В офисе новые сотрудники усваивают информацию из окружающей среды. При удаленной работе они получают только то, что им целенаправленно предоставляют. Менеджерам, работающим с удаленными сотрудниками, следует отдавать предпочтение объяснению причин принимаемых решений, предоставлению протоколов совещаний, на которые они, возможно, не были приглашены, и описанию текущей работы в командных каналах.

Используйте асинхронные материалы для адаптации новых сотрудников стратегически. Предварительно записанные пошаговые инструкции, письменные руководства по адаптации и интерактивные модули для самостоятельного изучения позволяют удаленным сотрудникам двигаться в своем собственном темпе и возвращаться к материалу по мере необходимости. В ходе онлайн-сессий можно сосредоточиться на обсуждении, вопросах и построении взаимоотношений, а не на передаче информации.

Распространенные ошибки при адаптации новых сотрудников

Начали слишком поздно. Если первое сообщение, которое получает новый сотрудник, — это приглашение в календарь на вводный инструктаж в первый день работы, то время, отведенное на подготовку к адаптации, уже упущено.

Перегрузка, первая неделя. Уместить в пять дней обучение по соблюдению нормативных требований, ознакомление с инструментами, представление отделов и регистрацию в программе льгот приводит к тому, что сотрудники устают и запоминают очень мало информации.

Подготовка менеджера не требуется. Опыт нового сотрудника в первую неделю работы во многом зависит от доступности и внимательности его руководителя. Руководителям необходим собственный краткий контрольный список, а не просто доступ к общекорпоративной программе адаптации.

Дальнейшие действия не будут предприняты по истечении 30 дней. Первый месяц – это не конец процесса адаптации. Организации, которые считают 30-дневный срок «завершенным», наблюдают предсказуемый всплеск текучести кадров на начальном этапе, примерно через три-четыре месяца – когда новизна проходит, но чувство принадлежности еще не полностью сформировалось.

Использование AhaSlides для вводных инструктажей.

Очные вводные инструктажи — будь то очные, виртуальные или гибридные — часто терпят неудачу по одной и той же причине: на протяжении большей части занятия новые сотрудники пассивны. AhaSlides добавляет в любой инструктаж уровень интерактивности в реальном времени: опросы в режиме реального времени, позволяющие модераторам оценить понимание, анонимные вопросы и ответы, чтобы люди могли задавать вопросы, которые они не решались бы задать вслух, и облака слов для фиксации первых впечатлений или норм поведения в команде в запоминающемся визуальном формате.

Для HR-команд, проводящих адаптацию новых сотрудников в группах на разных площадках или в разных часовых поясах, асинхронные функции позволяют новым сотрудникам выполнять интерактивные элементы в удобном для них темпе, а результаты становятся видны модератору до начала следующего онлайн-сессии. Это означает, что время онлайн-сессии можно потратить на обсуждение и установление контактов, а не на представление информации, которую можно было бы усвоить заранее.

Источники

[1] Brandon Hall Group (проведено для Glassdoor). Истинная цена неудачного найма сотрудника. Часто цитируемый показатель: организации с эффективной программой адаптации новых сотрудников повышают уровень удержания новых сотрудников на 82% и производительность труда более чем на 70%. Исследования по адаптации новых сотрудников в Brandon Hall Group

[2] Гэллап. Состояние американского рынка труда. Лишь 12% сотрудников твердо убеждены в том, что их организация хорошо организует процесс адаптации новых сотрудников. Исследование Гэллапа о рабочих местах

[3] Бауэр, Т.Н. (2010). Адаптация новых сотрудников: максимизация успеха. Серия руководств по эффективной практике от Фонда SHRM. Концепция «4 C» (соответствие, разъяснение, культура, связь) основана на исследованиях Бауэра по вопросам социализации. Фонд ШРМ

[4] Microsoft. Почему вам следует уделить первостепенное внимание программе наставничества для новых сотрудников. Внутреннее исследование показало, что через 90 дней у новых сотрудников, имеющих наставника, уровень удовлетворенности работой на 23% выше. Microsoft WorkLab