Большинство докладчиков совершают одну и ту же ошибку еще до того, как напишут хотя бы слово. Они открывают пустую презентацию и начинают заполнять слайды, позволяя формату развиваться из содержания, вместо того чтобы выбирать его целенаправленно. В результате обычно получается гибрид нескольких разных типов презентаций, который не придерживается ни одного из них. Структура, технически, присутствует. Но она не кажется неизбежной. Она выглядит собранной из отдельных элементов.
Формат — это первое, а не последнее решение. Прежде чем определиться с необходимыми слайдами, нужно понять, какой тип презентации вы создаёте, чего она должна достичь, в каких условиях она будет работать и чего ожидает ваша аудитория. Всё остальное вытекает из этого.
В этом руководстве рассматриваются четыре контекста, характерные для большинства профессиональных презентаций: продажа и продвижение, отчетность и информирование, форматы с ограниченным временем, а также удаленная и гибридная форма проведения. Каждый из них имеет свой набор проблем и эффективных стратегий. Понимание того, в каком контексте вы находитесь, прежде чем начать подготовку, отличает качественные презентации от тех, которые просто кажутся завершенными.
Почему формат важнее содержания
Содержание презентации и формат презентации — это не одна и та же проблема. Можно иметь правильное содержание в неправильном формате и всё равно потерять аудиторию. Перегруженный данными квартальный обзор, представленный в форме рекламной презентации, формирует неправильные ожидания и оставляет аудиторию в недоумении относительно того, что она должна была усвоить. Презентация продукта, структурированная как исследовательский отчет, скрывает аргументацию в методологии и теряет возможность донести основную мысль.
Формат задает ожидания. Он сообщает вашей аудитории, как воспринимать информацию, что им нужно будет с ней делать и как долго им потребуется оставаться вовлеченными. Когда формат соответствует контексту, презентация кажется связной с первого слайда. Когда же это не так, возникает ощущение, что что-то не так, даже если аудитория не может точно определить, что именно.
Прежде чем выбирать контент, определитесь с форматом. Выбор контента станет проще, когда формат будет понятен.
Презентация и продажа
Вне зависимости от того, представляете ли вы новый продукт потенциальным клиентам или презентуете маркетинговую стратегию группе лиц, принимающих решения, основная задача остается той же: вы просите людей поверить в то, чего еще полностью не существует. Продукт еще не у них в руках. Кампания еще не запущена. Результаты — это лишь прогнозы. Ваша задача — сделать будущее достаточно реальным, чтобы они захотели в него инвестировать.
Для этого требуется иная структура, чем для составления отчёта или объяснения. Вы не передаёте информацию, а строите аргументацию.
Презентации продуктов
Начните с проблемы, а не с продукта. Аудитория сначала интересуется проблемами, а потом решениями. Один-два слайда, описывающие болевые точки, создают контекст, благодаря которому ваш продукт воспринимается как необходимый, а не как необязательный. Если вы начинаете с описания функций, вы просите аудиторию заинтересоваться ответами на вопросы, которые они ещё не задавали.
Вместо описания лучше продемонстрировать продукт. Покажите его работу на реальном примере, а не просто перечисляйте функции. Функции, перечисленные без контекста, быстро забываются. Функция, решающая очевидную проблему, запоминается лучше. Если есть возможность провести демонстрацию в реальном времени, сделайте это. Если нет, короткое видео с использованием продукта будет эффективнее скриншота с пояснениями.
Завершите аргументацией. Используйте примеры из практики, показатели эффективности, отзывы или проведите сессию вопросов и ответов в прямом эфире, чтобы выявить возражения до того, как аудитория покинет зал. Цель не в том, чтобы перегрузить людей доказательствами, а в том, чтобы дать им достаточно уверенности в том, что вы предлагаете им принять или одобрить. Один убедительный пример из практики производит большее впечатление, чем пять слабых.
Маркетинговые презентации
Маркетинговые презентации Проблема заключается в конкретном аспекте: вы просите лиц, принимающих решения, финансировать стратегию, основанную на результатах, которые еще не произошли. Аудитория таких презентаций обычно видела оптимистичные прогнозы, которые не оправдались. Они настроены скептически еще до начала выступления.
Начните с результатов аналогичных инициатив. Если у вас есть данные по предыдущим кампаниям, схожим отраслям или рынкам, начните с этих цифр, прежде чем представлять свою стратегию. Аудитория более восприимчива к новому плану, когда она верит, что человек, представляющий его, имеет заслуживающий доверия опыт.
Признайте риски. Маркетинговые презентации, представляющие только положительные стороны, воспринимаются опытными лицами, принимающими решения, как наивные. Слайд, объясняющий возможные проблемы и ваши действия, вызывает больше доверия, чем тот, который игнорирует возможность неудачи. Он также демонстрирует, что вы достаточно тщательно продумали стратегию, чтобы проверить её на прочность.
Каждое стратегическое решение должно быть привязано к измеримому результату. «Мы повысим узнаваемость бренда» — это не стратегия. Стратегией является «Мы увеличим объем поисковых запросов по бренду на 20% за шесть месяцев, с еженедельными измерениями». Лица, принимающие решения, финансируют стратегии, которые они могут оценить. Расплывчатые цели не дают им ничего, за что можно было бы держаться, и ничего, что можно было бы одобрить.
Отчетность и информирование
Не каждая презентация ставит перед собой цель убедить кого-либо в чем-либо. Квартальные обзоры, результаты исследований, отчеты о текущем состоянии дел, отчеты о производительности: у этих презентаций другая задача. От аудитории не требуется одобрить или принять что-либо. От нее требуется понять.
Звучит проще, чем презентация. На практике же у этого метода есть своя специфическая ошибка: перегрузка аудитории информацией во имя полноты, а затем недоумение, почему никто не помнит ключевой вывод.
Цель презентации в формате отчета — не показать все, что вы знаете. Цель — дать аудитории четкое и точное представление о том, что важно и почему. Все остальное — лишний шум.
Начинайте с результатов исследования, а не с методологии.
Большинство презентаций данных структурированы в порядке выполнения работы: вот что мы измерили, вот как мы это измерили, вот что мы обнаружили. Это логично с точки зрения докладчика и в обратном порядке с точки зрения аудитории.
Вашей аудитории не обязательно понимать, как вы получили это число, прежде чем она поймет, что оно означает. Сначала изложите результат. Подкрепите его визуализацией. Рассказывайте о методологии только в том случае, если вас об этом спросят, или если достоверность результата зависит от понимания аудиторией того, как он был получен.
«Выручка выросла на треть», — и тут же следует диаграмма, демонстрирующая большую эффективность по сравнению с тремя слайдами, описывающими методику, за которыми следует та же диаграмма. Эта информация доносится до аудитории еще до того, как она успевает понять, как вы к этому пришли.
Один вывод на диаграмму
Если для визуализации требуется объяснение, прежде чем станет очевидным основной вывод, значит, диаграмма перегружена информацией. Упрощайте, пока вывод не станет понятен, а затем добавьте устное объяснение в качестве контекста, а не как запутывающее кольцо.
Наиболее распространенная ошибка при представлении данных — это объединение нескольких рядов данных в одном графике. Это создает ощущение эффективности, но приводит к путанице. Если у вас есть три важных вывода, используйте три графика. Дополнительные слайды того стоят.
Используйте аннотации обдуманно. Стрелки, выноски и выделенные точки данных направляют внимание на то, что действительно важно. Диаграмма без аннотаций предлагает аудитории самостоятельно найти нужную информацию. Большинство не найдут её. Некоторые вообще ничего не найдут.
Перевод чисел на язык
Статистические данные в презентации воспринимаются сложнее, чем выглядят на слайде. Фраза «Выручка выросла на 34.7%» заставляет аудиторию производить вычисления в уме, слушая вашу речь. Фраза «Выручка выросла более чем на треть» воспринимается мгновенно.
В презентациях конкретные сравнения и округленные числа работают так, как редко работают точные цифры. Точные числа оставьте для слайда, где их можно прочитать. Используйте округленные значения в устной речи, где их можно услышать. Эти два подхода работают вместе, а не конкурируют.
Обеспечьте видимость конструкции.
В презентациях часто охватывается множество тем, поэтому в любом другом формате обозначение тем имеет большее значение, чем в любом другом. В начале презентации сообщите аудитории, что вы будете обсуждать и в каком порядке. Четко обозначьте переходы между темами. В конце подведите итоги, прежде чем открывать возможность для вопросов.
В презентации, насыщенной данными, аудитория, которая теряет нить повествования, редко задает уточняющие вопросы. Она сидит тихо и обрабатывает все меньше информации по мере продолжения презентации. Наглядная структура предотвращает это. Она помогает людям ориентироваться даже при сложном содержании.
Презентации с ограниченным временем
У любой презентации есть ограничение по времени. В пяти- или десятиминутном формате это ограничение становится главным, а не одним из нескольких. Вы не создаёте презентацию, которая укладывается в определённый временной промежуток. Вы создаёте презентацию, исходя из самого временного окна.
В условиях ограниченного времени инстинктивно хочется говорить быстрее. Этот инстинкт ошибочен. Более быстрая речь не сокращает презентацию, а затрудняет ее восприятие. Правильная реакция на сжатые сроки — сократить содержание, а не сжать подачу материала.
Это требует иного рода дисциплины, чем та, к которой привыкло большинство докладчиков. Не дисциплины эффективного освещения всего материала, а дисциплины принятия решения о том, что вообще не следует освещать.
Пятиминутные презентации
Пять минут Презентация должна быть предельно короткой. У вас есть время только на один ключевой тезис, два подтверждающих доказательства и заключение. Это и есть вся презентация. Если вы пытаетесь уместить больше, вы не разрабатываете пятиминутную презентацию. Вы разрабатываете более длинную и надеетесь, что она впишется.
Прежде чем писать что-либо еще, напишите свою главную мысль. Все в пятиминутной презентации существует для того, чтобы подготовить почву, поддержать или донести эту единственную идею. Если слайд не напрямую отвечает на главную мысль, удалите его без всяких обсуждений.
Начинайте с сути, а не с контекста. Пяти минут недостаточно для постепенного изложения сути. Изложите свою аргументацию в первые тридцать секунд, а затем потратьте оставшееся время на её обоснование. Оставьте контекст для слайдов, а не для начала.
Тренируйтесь, укладываясь ровно в четыре минуты и тридцать секунд. Превышение пятиминутного лимита — один из самых очевидных способов подорвать доверие аудитории. Ограничение по времени — часть теста. Подготовьтесь к одному вопросу в конце. Знайте, какое возражение или дополнительный вопрос наиболее вероятны, и имейте наготове ответ за тридцать секунд, чтобы вас не застали врасплох, когда время уже истечет.
Десятиминутные презентации
Десять минут Это оптимальный вариант для многих презентаций на рабочем месте. Достаточно времени, чтобы привести веские аргументы. Но не настолько много, чтобы это мешало сосредоточиться. Задача не в том, чтобы безжалостно сокращать время, а в том, чтобы эффективно использовать доступное пространство, а не заполнять его по умолчанию.
Хорошо структурированная десятиминутная презентация состоит примерно из пяти-семи слайдов. Титульный слайд, слайд, объясняющий, почему это важно для вашей целевой аудитории, три слайда, посвященные трем основным моментам, и заключение с четким призывом к действию. Это дает вам около девяноста секунд на каждый слайд — достаточно, чтобы все объяснить без спешки.
Три основных слайда — это главная ошибка большинства десятиминутных презентаций. Докладчики используют их для описания трёх аспектов одной и той же мысли, а не для трёх отдельных аргументов. Каждый основной слайд должен быть самостоятельным утверждением. Если два слайда имеют смысл только вместе, то редактировать нужно один слайд, а не два слайда, которые нужны друг другу.
Первые девяносто секунд потратьте на объяснение того, почему это важно для присутствующих в зале, а не на объяснение того, почему тема важна в целом. Десятиминутная презентация, начинающаяся с контекста, который уже известен аудитории, — это пустая трата времени. Сразу переходите к конкретной теме и позвольте остальной части презентации развиваться дальше.
Оставьте девяносто секунд в конце для одного четкого призыва к действию или короткого вопроса. Заканчивать презентацией вопросом «Есть вопросы?» и не давать на них времени — это структурная ошибка, которая случается почти в каждой десятиминутной презентации, если она не была тщательно спланирована. Заложите это время в конце, а не обнаруживайте его в конце.
Дистанционные и гибридные форматы
Дистанционная презентация устраняет большинство механизмов обратной связи, на которые докладчики полагаются, сами того не осознавая. Энергия в зале. Зрительный контакт, показывающий, что человек следит за происходящим. Легкий наклон вперед, сигнализирующий о подлинном интересе. Шаги, указывающие на то, что внимание рассеивается, прежде чем оно полностью исчезнет.
Ничего подобного нет ни в вебинаре, ни в записанной презентации. Вы говорите в пустоту и практически ни из чего не можете сделать вывод о том, работает ли ваша презентация. Это меняет представление о хорошем дизайне презентации.
Включайте интерактивные элементы чаще, чем это кажется необходимым.
В очном формате хороший докладчик может удерживать внимание аудитории в течение пятнадцати-двадцати минут между моментами обсуждения, оценивая настроение слушателей и корректируя свои действия. В онлайн-формате этот промежуток времени короче, и сигналы о его завершении практически отсутствуют.
Практическое решение — это более частое взаимодействие, чем при личной встрече. Опрос каждые десять-двенадцать минут вместо каждых двадцати. Чат-вопрос, дающий людям возможность ответить, а не пассивно наблюдать. Сегмент вопросов и ответов в середине презентации, а не оставленный исключительно на конец, где его обрывают, если презентация затягивается.
Такие инструменты, как AhaSlides, значительно упрощают этот процесс. Опросы в реальном времени, облака слов и анонимные вопросы и ответы можно интегрировать непосредственно в презентацию, так что переход от контента к участию будет восприниматься как целенаправленный, а не как отвлекающий фактор. Интерактивность не заменяет качественный контент. Она удерживает внимание аудитории достаточно долго, чтобы она смогла его усвоить.
Создавайте ритм целенаправленно.
Живые презентации обладают естественным ритмом, создаваемым атмосферой в зале. Реакция аудитории, смех, изменение энергии, когда что-то удается. В онлайн-презентациях этого нет. Ритм приходится создавать искусственно.
Меняйте темп речи более осознанно, чем при личном общении. Замедляйтесь перед важными моментами, вместо того чтобы поддерживать постоянную скорость изложения на протяжении всего выступления. Четко сигнализируйте о переходах: фраза «мы переходим ко второй части» работает эффективнее в онлайн-формате, чем в зале, где аудитория видит ваше физическое перемещение. Меняйте визуальное оформление между разделами, где это возможно: другой фон слайда, изменение макета — все, что сигнализирует аудитории, смотрящей на экран, о том, что что-то изменилось.
Пауза, которая кажется вам слишком долгой, вероятно, будет оптимальной для них. Онлайн-аудитории требуется немного больше времени на обработку информации, чем аудитории вживую, поскольку они контролируют свою собственную обстановку, уведомления, окружающий шум и когнитивную нагрузку от просмотра экрана, а не от присутствия в комнате. Пауза, которая кажется вам слишком долгой, вероятно, будет оптимальной для них.
Будьте готовы к техническим неполадкам.
Технические неполадки в прямой трансляции — это неловко. Технические неполадки на вебинаре — это ожидаемо. Ваша аудитория уже достаточно часто сталкивалась с неудачными видеозвонками, чтобы предположить, что это лишь вопрос времени, а не вероятности. То, как вы с этим справитесь, важнее, чем то, произойдет это вообще.
Перед каждой удаленной презентацией проверяйте звук, видео, слайды и интернет-соединение. Не за день до мероприятия, а за час. Платформы обновляются, соединения меняются, и оборудование, которое работало вчера, иногда может не работать сегодня.
Заранее продумайте план действий на случай наиболее вероятных сбоев. Знайте, что вы будете делать, если слайды не загрузятся, звук пропадёт или платформа выйдет из строя в середине сессии. Имейте запасной способ связи с аудиторией: сообщение в чате, резервная ссылка, соведущий, который сможет продолжить выступление, пока вы восстанавливаете связь. Аудитория прощает одну техническую проблему, если её решить спокойно. Она теряет доверие к докладчикам, которые кажутся удивлёнными проблемами, которые можно было предвидеть.
Гибридные презентации
Гибридные залы, где часть людей присутствует лично, а часть работает за экраном, — это самый сложный формат для правильной организации. У аудитории, присутствующей в зале, и у удаленной аудитории принципиально разные впечатления, и большинство гибридных презентаций непреднамеренно угождают одной группе в ущерб другой.
Наиболее распространенная ошибка — это разработка концепции мероприятия для аудитории, присутствующей в зале, и рассмотрение удаленных участников как наблюдателей. Они не могут четко видеть, что происходит в зале. Они не слышат разговоров попутчиков. Они не могут почувствовать атмосферу. Они отстраняются быстрее и полнее, чем любой другой тип аудитории.
Сначала разработайте презентацию с учетом удаленной аудитории, а затем убедитесь, что она по-прежнему удобна для проведения мероприятия в помещении. Обращайтесь как к камере, так и к аудитории. Убедитесь, что слайды читабельны на маленьком экране, а не только на большом. Используйте инструменты взаимодействия, позволяющие обеим аудиториям участвовать одновременно. Указывайте на удаленную аудиторию явно, а не рассматривайте ее как второстепенный фактор.
Принципы дизайна, применимые повсюду
Форматы презентаций разнообразны. Но принципы дизайна, обеспечивающие их эффективность, остаются неизменными. Эти три правила применимы независимо от того, представляете ли вы свои материалы инвесторам, демонстрируете квартальные результаты, выступаете с пятиминутной речью или проводите вебинар.
Правило 10-20-30
Не более десяти слайдов. Не более двадцати минут. Шрифт не меньше тридцати пунктов. Эта структура, первоначально разработанная для презентаций инвесторам, оказывается полезной повсюду, поскольку накладываемые ею ограничения универсально ценны: меньшее количество слайдов заставляет расставлять приоритеты, ограничение в двадцать минут заставляет редактировать, а крупный шрифт заставляет... визуальная ясность.
Большинство презентаций одновременно нарушают все три правила. В них слишком много слайдов, они слишком длинные, и используется настолько мелкий шрифт, что людям в третьем ряду приходится гадать, что написано. Правило 10-20-30 — это способ исправить все три привычки одновременно.
Правило 5/5/5
Не более пяти пунктов на слайде. Не более пяти слов в каждом пункте. Не более пяти слайдов подряд с большим количеством текста. Эти ограничения в совокупности предотвращают наиболее распространенную ошибку в дизайне профессиональных презентаций: слайды, которые заменяют докладчика, а не поддерживают его.
Когда ваши слайды содержат всю необходимую информацию, ваша аудитория читает их, а не слушает вас. Правило 5/5/5 Он делает слайды достаточно лаконичными, чтобы докладчик оставался основным источником информации, а не диктор, читающий текст с экрана.
правило 7х7
Более строгая версия правила 5/5/5 для презентаций с большим количеством деталей: не более семи строк на слайде, не более семи слов в строке. Основной принцип тот же, что и в двух других правилах, и тот же, что и в статье о правиле 7x7 в этой серии: минимизируйте текст на слайде, чтобы он дополнял ваше выступление, а не заменял его. Число является рекомендацией. Принцип не подлежит обсуждению.
Все три правила существуют по одной и той же причине. Слайды, содержащие слишком много информации, отвлекают внимание от докладчика. Слайды, содержащие ровно столько информации, сколько необходимо, направляют его к нему. Эти правила — разные способы достижения одного и того же стандарта.
Идем дальше с AhaSlides
В каждом формате, описанном в этом руководстве, присутствует одна и та же основная проблема: удержание внимания аудитории достаточно долго, чтобы ваше сообщение дошло до адресата. Стратегии различаются в зависимости от контекста, но задача остается неизменной.
Интерактивные элементы напрямую решают эту проблему, независимо от формата. В презентации опрос, в котором вашу аудиторию просят оценить серьезность решаемой вами проблемы, делает ее личной еще до того, как вы расскажете о своем решении. В презентации данных вопросы и ответы в середине сессии помогают выявить путаницу до того, как она усугубится. В пятиминутном выступлении один вопрос в виде облака слов в начале подсказывает, на каком этапе находится ваша аудитория, прежде чем вы начнете. В удаленной сессии регулярные интерактивные моменты заменяют механизмы обратной связи, которые отсутствуют в этом формате.
AhaSlides создан для работы во всех этих контекстах. Опросы, викторины, облака слов и сессии вопросов и ответов органично вписываются в презентацию, а не располагаются рядом с ней, поэтому участие воспринимается как часть сессии независимо от формата, размера аудитории или условий проведения.
Формат — это контейнер. AhaSlides поддерживает интерес людей к содержимому.
Подведение итогов
Большинство проблем с презентацией — это замаскированные проблемы с форматированием. Презентация данных, которая всех запутала, была запутанной не потому, что данные были плохими. Она была запутанной потому, что была структурирована как исследовательская работа, а не как бизнес-брифинг. Презентация, которая не удалась, была неубедительной не потому, что продукт был слабым. Она была неубедительной потому, что начиналась с описания функций, а не проблем.
Выберите формат, прежде чем выбирать контент. Сопоставьте структуру с контекстом. Примените принципы дизайна, которые позволят вашим слайдам работать на вас, а не против вас.
Выполните эти три действия, и у контента появится реальный шанс быть воспринятым так, как вы задумали.
.webp)
