11 krokov na úspešné stretnutie strategického manažmentu

A stretnutie strategického manažmentu je jednou z najlepších metód, ktoré pomáhajú vysokovýkonným tímom kontrolovať a zlepšovať kvalitu práce, ako aj produktivitu, aby dosiahli čo najlepšie výsledky pre podnikanie. Tento článok vám poskytne všetko, čo potrebujete vedieť o stretnutí strategického manažmentu a ako efektívne otvoriť stretnutie. 

Obsah

• #1 - Čo je stretnutie strategického manažmentu?
• #2 - Výhody stretnutia strategického manažmentu
• #3 – Kto by sa mal zúčastniť stretnutia strategického manažmentu? 
• #4 – Ako viesť efektívne stretnutie strategického manažmentu (plán SMM)

Čo je stretnutie strategického manažmentu?

Riadenie strategických stretnutí (SMM) je a model riadenia, ktorý sa zameriava na celkovú stratégiu spoločnosti, ktorá zahŕňa riadenie procesov, rozpočet, kvalitu, štandardy a dodávateľov na hodnotenie efektivity práce a výkonnosti podniku.

Toto stretnutie sa môže konať každý štvrťrok a môže vyžadovať údaje zozbierané zo stretnutia o marketingovej stratégii, stretnutia o obchodnej stratégii alebo stretnutia o stratégii predaja.

V skratke, účelom strategických stretnutí je zistiť, ako čo najefektívnejšie využiť zdroje firmy na plnenie konkrétnych cieľov a zámerov.

Ďalšie pracovné tipy s AhaSlides

• Stretnutia v podnikaní | 10 typov a osvedčených postupov
• 8 najlepších tipov Príjemné stretnutie
• Stretnutie strategického manažmentu

Výhody stretnutia strategického manažmentu

Stretnutie strategického manažmentu nielen pomáha účastníkom byť proaktívnejšími pri ich práci, pretože prichádzajú včas a pripravujú si dokumenty a otázky, ktoré sa majú pýtať počas strategického plánovania, ale prináša aj 5 nasledujúcich výhod:

Znížte náklady

Mnohé organizácie prešli na rámec stretnutí strategického manažmentu. Plán SMM pomáha spoločnostiam teraz používať lacné (dokonca aj bezplatné) nástroje a služby na krížovú analýzu údajov medzi stretnutiami, aby zistili, čo funguje, čo nie a čo môže robiť dobre. 

Pomáha to míňať, prideľovať a investovať zdroje čo najmúdrejšie a najefektívnejšie.

Ušetrite čas a energiu

Plánovanie efektívnych stretnutí umožňuje oddeleniam alebo účastníkom pochopiť účel strategickej diskusie a čo potrebujú pripraviť a prispieť.

Napríklad, aké dokumenty prinesú, aké čísla majú prezentovať a aké úlohy či riešenia sa majú vyvodiť po stretnutí.

Rozdelenie úloh na prípravu na stretnutie ušetrí veľa času a námahy tým, že nebudete tárať a nebudete kritizovať, koho chyba, ale zabudnete na účel stretnutia.

Zvýšte vyjednávaciu silu

Počas stretnutia sa nevyhnú hádkam či nezhodám. To však zvyšuje vyjednávaciu silu členov tímu tým, že musia diskutovať a nájsť najlepšie riešenie na riešenie problémov pre zákazníkov a podniky. Možno vás prekvapí, že vo svojom tíme nájdete vynikajúceho vyjednávača!

Riadiť riziká 

Nikto sa nechce zúčastniť stretnutia, ktoré bude v polovici zrušené, pretože neexistujú žiadne údaje alebo riešenie problémov.

Následné stretnutie preto znamená, že každý musí naplánovať, zhromaždiť a doručiť údaje z minulých stretnutí, analyzovať tieto údaje a pomôcť previesť túto analýzu do ďalších krokov. Tieto činnosti zabezpečujú lepšie riadenie rizík. Alebo dokonca urobte stretnutie produktívnejšie alebo viac zamerané na cieľ ako to predchádzajúce. 

Pozorne sledujte rozpočty a zdroje

Efektívne vedenie tímových stretnutí bude schopné monitorovať a upravovať zdroje a prijímať informované rozhodnutia o rozpočte. Stretnutia na preskúmanie stratégie pomôžu upozorniť na oddelenia alebo programy, ktoré môžu potrebovať dodatočné financovanie, aby boli úspešné. Sú tiež dobrým miestom, kde zistíte, či potrebujete zvýšiť/znížiť rozpočet alebo pracovnú silu.

Kto by sa mal zúčastniť stretnutia strategického manažmentu? 

Osoby, ktoré sa musia dostaviť na stretnutie, budú vyššie postavení ako napr generálny riaditeľ (generálny riaditeľ, výkonný riaditeľ, mestský manažér atď.) a priamy manažér projektu.

Od kľúčových hráčov sa vyžaduje, aby mali slovo pri plánovaní, no nie všetci sú doslova pri stole.

Príliš veľa ľudí v miestnosti môže viesť k stresu, chaosu a zmätku. Ak máte viacero ľudí, ktorí sa chcú zapojiť do tohto procesu, zahrňte ich spôsobom, ako je zhromažďovanie názorov zamestnancov prostredníctvom prieskumov a spoplatnenie niekoho na schôdzi, aby ste zabezpečili, že sa tieto údaje dostanú na stôl a budú považované za súčasť procesu.

Ako viesť stretnutie efektívneho strategického manažmentu (plán SMM) 

Zaistenie, aby vaše stretnutia strategického manažmentu boli pútavé a produktívne, začína správnym plánovaním. S týmito krokmi

Príprava stretnutia

Nezabudnite dodržiavať tieto pokyny na plánovanie stretnutia so 4 krokmi:

• Naplánujte si čas a zozbierajte potrebné údaje/správu

Naplánujte si a nezabudnite pozvať všetkých vedúcich a kľúčových zamestnancov, ktorí sú povinní zúčastniť sa tohto stretnutia. Uistite sa, že ľudia v miestnosti sú ľudia, ktorí sa môžu aktívne zúčastniť stretnutia.

Zároveň zbierajte potrebné údaje a správy, aktualizujte indikátory stavu a dokonca aj otázky, na ktoré sa má odpovedať na stretnutí. Uistite sa, že príspevky nie sú príliš blízko dátumu stretnutia, aby si každý mohol prejsť najaktuálnejšie údaje a napísať analýzu nových trendov alebo problémov.

• Šablóna agendy plánu

Program pomáha vám a účastníkom zostať na správnej ceste. Nápady na program stretnutia zabezpečia odpovede na otázky:

• Prečo máme toto stretnutie?
• Čo musíme urobiť, keď sa stretnutie skončí?
• Aké sú ďalšie kroky, ktoré by sme mali podniknúť?

Pamätajte, že a Program stretnutí strategického manažmentu môže byť ako prehľad cieľov, opatrení a iniciatív, overenie stratégie a pokračovanie súčasného strategického smerovania a projektov.

Tu je vzorový program:

1. 9.00:9.30 - XNUMX:XNUMX: Prehľad účelu stretnutia
2. 9.30:11.00 - XNUMX:XNUMX: Prehodnoťte celý proces
3. 1.00:3.00 - XNUMX:XNUMX: Aktualizácie oddelení a vedúcich
4. 3.00:4.00 - XNUMX:XNUMX: Nevyriešené otázky
5. 4.00 - 5.00: Riešenia dané
6. 5.00 - 6.00: Akčný plán
7. 6.00:6.30 – XNUMX:XNUMX: QnA Session
8. 6.30:7.00 - XNUMX:XNUMX: Záver

• Stanovte základné pravidlá

Môžete nastaviť pravidlá, aby sa každý pripravil pred stretnutím.

Ak sa napríklad nemôžu zúčastniť, musia namiesto toho poslať asistenta. 

Alebo účastníci musia udržiavať poriadok, rešpektovať rečníka, neprerušovať (a pod.)

• mesačne Všestranné stretnutia

Ako už bolo spomenuté vyššie, konferencia o strategickom manažmente je veľká udalosť, ktorá sa zvyčajne koná každý štvrťrok. Ak teda chcete, aby sa vaši zamestnanci s touto praxou oboznámili a boli čo najlepšie pripravení. Musíte skontrolovať stretnutie a organizovať mesačné stretnutia pre všetkých, aby ste informovali zamestnancov o akýchkoľvek nových oznámeniach, ktoré nie sú vhodné pre e-mail, a aby ste si stanovili ciele spoločnosti a sledovali pokrok smerom k existujúcim.

• Vykonajte úvodné stretnutie projektu

Ak všestranné stretnutie pomôže zamestnancom zoznámiť sa a pripraviť údaje pre strategické riadenie potom je úvodné stretnutie projektu prvým stretnutím medzi klientom, ktorý si objednal projekt, a spoločnosťou, ktorá ho uvedie do života. Toto stretnutie bude potrebovať iba kľúčových hráčov, aby prediskutovali základy projektu, jeho účel a ciele.

Stretnutie

• Definujte účel stretnutia a požadované výsledky

Stretnutie strategického plánovania sa môže úplne pokaziť, ak sa koná bez toho, aby každému dali definované ciele a náročné výstupy. Preto je prvým krokom zadefinovať si jasný, hmatateľný cieľ stretnutia.

Niekoľko príkladov jasných cieľov:

• Stratégia na sociálnych sieťach na oslovenie mladšieho publika. 
• Plán na vývoj nového produktu, novej funkcie.

V rámci svojich cieľov si môžete nastaviť aj konkrétne témy stretnutí strategického manažmentu, ako je napríklad obchodný rast v druhej polovici roka.

Buďte pri svojom cieli čo najkonkrétnejší. Týmto spôsobom je pre každého jednoduchšie pokračovať v práci a robiť správne rozhodnutia.

• Prelomiť ľad 

So zmenou v spôsobe práce po dvoch rokoch pandémie musia byť spoločnosti vždy pripravené na virtuálne stretnutia a tradičné stretnutia v kombinácii. Ľudia, ktorí komunikujú cez obrazovky počítača, zatiaľ čo ostatní sedia v kancelárii, niekedy spôsobia, že vaši spolupracovníci budú menej vzrušení a odpojení.

Preto potrebujete a tímové stretnutie s ľadoborcami a stmelovacie aktivity na začiatku stretnutia na zohriatie atmosféry.

• Urobte stretnutie interaktívnym

Aby váš tím plne investoval do strategickej relácie, vyžaduje si podporu skutočnej interaktivity. Namiesto samostatných prezentácií sa pokúste rozdeliť do častí, kde môžu rôzne oddelenia hľadať riešenia nedávnych prekážok.

Každej skupine priraďte výzvu, ktorej vaša spoločnosť čelí. Potom popustite uzdu ich kreativite – či už cez teambuildingové hry, rýchle ankety alebo premyslené diskusné otázky. Toto zdieľanie perspektív vo formáte s nižším tlakom môže vyvolať neočakávané poznatky.

Pri opätovnom stretnutí si vyžiadajte štruktúrovanú, no zároveň otvorenú spätnú väzbu od každého prerušenia. Pripomeňte všetkým, že v tejto fáze neexistujú žiadne „nesprávne“ nápady. Vaším cieľom je pochopiť všetky perspektívy, aby ste nakoniec spoločne prekonali prekážky.

• Identifikujte potenciálne výzvy

Čo sa stane, ak stretnutie presiahne stanovený čas? Čo ak musí byť vedúci tím neprítomný, aby riešil iné neočakávané problémy? Ak je každý zaneprázdnený obviňovaním druhých a nedosahuje požadované výstupy?

Uveďte všetky možné riziká s riešeniami, aby ste sa dobre pripravili!

Zvážte napríklad použitie odpočítavania pre konkrétne položky programu alebo prezentácie. 

• Používajte online nástroje 

Používanie obrázkov a nástrojov je dnes na stretnutí nevyhnutnosťou, ak chcete jednoducho a rýchlo komunikovať nápady. Prehľady a štatistiky budú prezentované aj vizuálne a vďaka týmto nástrojom sú ľahko pochopiteľné. Tiež povzbudzuje ľudí, aby poskytli informácie, a pomáha vám robiť rýchle rozhodnutia tým, že získavate spätnú väzbu v reálnom čase. Môžete nájsť bezplatné nástroje a poskytovateľov šablón, ako sú AhaSlide, Miro a Google Slide.

Napríklad Use Interaktívne prezentácie a nástroje ako prieskumy verejnej mienky a prieskumy na vytváranie kreatívnych nápadov a ich zobrazovanie v reálnom čase.

• Záver s formátom stretnutia radnice 

Zakončme stretnutie rozhovorom s otázkami a odpoveďami Tvlastný formát sálového stretnutia.

Účastníci môžu klásť otázky, ktoré chcú, a získať okamžité odpovede od lídrov. Dokazuje to, že lídri nie sú len tí, ktorí rozhodujú bez tváre, ale sú premyslenými mysliteľmi, ktorí na prvé miesto kladú nielen záujmy spoločnosti, ale myslia aj na záujmy svojich zamestnancov.

• Tipy na uľahčenie stretnutia strategického manažmentu

Okrem vyššie uvedených krokov je tu niekoľko malých poznámok, ktoré vám pomôžu lepšie zorganizovať stretnutie strategického plánovania:

• Uistite sa, že sa všetci zúčastňujú diskusie.
• Uistite sa, že všetci aktívne počúvajú.
• Uistite sa, že každý uplatňuje svoje schopnosti tímovej práce.
• Snažte sa zúžiť možnosti čo najmenej.
• Nebojte sa požiadať o hlasovanie, aby ste videli úroveň názorov a konsenzu.
• Buď kreatívny! Strategické plánovanie je čas na objavovanie kreativity a sledovanie reakcií a riešení situácií celého tímu.

V súhrne

Uskutočniť úspešné stretnutie strategického manažmentu. Musíte sa dobre pripraviť na každý krok od ľudí, dokumentov, údajov a nástrojov. Poskytnite program a držte sa ho, aby účastníci vedeli, čo budú robiť a aké úlohy dostanú. 

AhaSlide dúfa, že poskytne všetky odpovede na vaše otázky o tom, ako viesť reláciu strategického plánovania. Dúfame, že sa vám budú páčiť tipy a asistenčné techniky uvedené v tomto článku na udržanie aktívnych a produktívnych stretnutí strategického manažmentu a skupinových aktivít, či už offline alebo online.

Často kladené otázky