Poskrbeti, da imate prave ljudi z ustreznimi veščinami, ki so pripravljeni na delo, ko jih potrebujete – to je načrtovanje delovne sile.
Ne glede na to, ali ste novoustanovljeno podjetje ali že uveljavljeno podjetje, pameten, dobro premišljen načrt zaposlovanja močno vpliva na doseganje vaših ciljev.
V tem priročniku bomo obravnavali osnove ugotavljanja vašega proces načrtovanja delovne sile, zakaj je to pomembno in kako narediti načrt, ki bo vašemu podjetju pomagal uspeti ne glede na to, kaj se tam spreminja.
Zato se udobno namestite, skačemo v svet kadrovskih strategij!
Kazalo
Nasveti za angažiranost organizacije
Naredite svoj kviz in ga gostite v živo.
Vzbudite veselje v svoji ekipi. Izvabite sodelovanje, povečajte produktivnost!
Začnite brezplačno
Kaj je načrtovanje delovne sile?
Načrtovanje delovne sile oz načrtovanje človeških virov je proces napovedovanja prihodnjih potreb organizacije po človeških virih in določanja, kako te potrebe zadovoljiti. Vključuje:
• Analiza trenutne delovne sile – njihovih veščin, kompetenc, delovnih mest in vlog
• Napovedovanje prihodnjih potreb po človeških virih na podlagi poslovnih ciljev, strategije in predvidene rasti
• Ugotavljanje morebitnih vrzeli med sedanjimi in prihodnjimi potrebami – v smislu količine, kakovosti, veščin in vlog
• Razvijanje rešitev za zapolnitev teh vrzeli – z zaposlovanjem, usposabljanjem, razvojnimi programi, prilagoditvami nadomestil itd.
• Izdelava načrta za implementacijo teh rešitev v želenih časovnih okvirih in proračunih
• Spremljanje izvajanja in po potrebi prilagajanje načrta delovne sile
Kateri so ključni elementi procesa načrtovanja delovne sile?
Glavne komponente procesa načrtovanja delovne sile so običajno:
Področje uporabe: Vključuje tako kvantitativno kot kvalitativno analizo. Kvantitativna analiza vključuje izračun trenutne in prihodnje ravni osebja na podlagi projekcij delovne obremenitve. Kvalitativna analiza upošteva potrebne veščine, kompetence in vloge.
Trajanje: Načrt delovne sile običajno zajema obdobje od 1 do 3 let, z dolgoročnimi projekcijami. Usklajuje kratkoročne taktične potrebe z dolgoročnimi strateškimi cilji.
Viri: Podatki iz različnih virov se uporabljajo kot vhodni podatki za proces načrtovanja, vključno s poslovnimi načrti, tržnimi napovedmi, trendi odpuščanja, analizami nadomestil, merili produktivnosti itd.
Metoda: Metode napovedovanja lahko segajo od preproste analize trendov do bolj izpopolnjenih tehnik, kot sta simulacija in modeliranje. Pogosto se oceni več scenarijev "kaj če".
Uporaba: Načrt delovne sile določa rešitve za zapolnitev vrzeli v spretnostih, vključno z zaposlovanjem, usposabljanjem, spremembami nadomestil, zunanjim izvajanjem/premestitvijo v tujino in prerazporeditvijo obstoječega osebja. Ustvarjeni so akcijski načrti za implementacijo rešitev v okviru časovnega okvira in stroškovnih omejitev. Dodeljene so odgovornosti in obveznosti.
Načrt kadrov se sproti spremlja. Načrti ukrepov ob nepredvidljivih dogodkih so pripravljeni v primeru, da se projekcije ne uresničijo po načrtih.
Učinkovito načrtovanje delovne sile zahteva vnos in sodelovanje vseh ključnih funkcionalnih področij, zlasti operacij, financ in različnih poslovnih enot.
Tehnološka orodja lahko pomagajo pri načrtovanju delovne sile, zlasti za kvantitativno analizo in modeliranje delovne sile. Toda človeška presoja ostaja bistvena.
Kakšen je namen načrtovanja delovne sile v HRM?
#1 – Uskladite potrebe po človeških virih s poslovnimi cilji in strategijo: Načrtovanje delovne sile pomaga določiti število in vrste zaposlenih, potrebnih za podporo ciljem podjetja, načrtom rasti in strateškim pobudam. Zagotavlja, da so človeški viri razporejeni tam, kjer imajo največji učinek.
#2 – Prepoznajte in zapolnite vrzeli v spretnostih: Z napovedovanjem prihodnjih potreb po znanju in znanju lahko načrtovanje delovne sile odkrije vrzeli med trenutnimi veščinami zaposlenih in prihodnjimi potrebami. Nato določi, kako zapolniti te vrzeli z zaposlovanjem, usposabljanjem ali razvojnimi programi.
#3 – Optimizirajte stroške delovne sile: Cilj načrtovanja delovne sile je uskladiti stroške dela z zahtevami po delovni obremenitvi. Prepozna lahko področja s presežkom ali premajhnim številom zaposlenih, tako da je mogoče razporediti pravo število zaposlenih s pravimi veščinami. To pomaga nadzorovati stroške dela.
#4 – Izboljšajte produktivnost talentov: Z zagotavljanjem, da so pravi ljudje na pravih delovnih mestih s pravimi veščinami, lahko načrtovanje delovne sile poveča splošno produktivnost in učinkovitost. Zaposleni so bolje prilagojeni svojim vlogam, organizacija pa poveča njihov človeški kapital.
#5 – Predvidite prihodnje potrebe: Načrtovanje delovne sile pomaga predvideti spremembe v poslovnem okolju in potrebah zaposlenih. Posledično lahko kadrovska služba vnaprej pripravi strategije za zagotovitev izpolnjevanja potreb po delovni sili. Ta proaktiven pristop pomaga pri ustvarjanju agilne in prilagodljive delovne sile, ki je ključnega pomena za uspeh vsake organizacije.
#6 – Povečajte motivacijo zaposlenih: Z natančnim napovedovanjem in izpolnjevanjem potreb po človeških virih lahko podjetje zmanjša morebitne dvoumnosti v zvezi z delovnimi nalogami, prevelikimi delovnimi obremenitvami in pomanjkljivostmi kompetenc, kar lahko negativno vpliva na zadovoljstvo zaposlenih.
Kateri so 4 koraki v procesu načrtovanja delovne sile?
Organizacije lahko načrtujejo učinkovito načrtovanje delovne sile postopek tako, da upoštevate te štiri preproste korake, ne da bi pretiravali:
#1. Napovedovanje povpraševanja
- Na podlagi ciljev podjetja, strategij in projekcij za rast, širitev, lansiranje novih izdelkov itd.
- Upošteva dejavnike, kot so, kako je podjetje organizirano, katero novo tehnologijo lahko uporabijo in koliko uporabljajo svoje delavce.
- Določi število potrebnih ljudi glede na vlogo, nabor spretnosti, delovno družino, raven, lokacijo itd.
- Za večjo prilagodljivost se pogosto oceni več scenarijev.
#2. Analiza ponudbe
- Začne se s trenutnim številom zaposlenih in njihovimi delovnimi mesti/vlogami.
- Analizira trende odpuščanja, napovedi upokojevanja in stopnje prostih delovnih mest, da ugotovi, koliko ljudi bo ostalo.
- Upošteva časovnice zunanjega zaposlovanja in razpoložljivost potrebnih veščin na trgu dela.
- Ocenjuje možnosti za prerazporeditev, delitev delovnega mesta, krajši delovni čas in zunanje izvajanje.
#3. Analiza vrzeli
- Primerjajte projekcije, kaj bodo ljudje potrebovali v prihodnosti, s tem, kar že imamo. Tako lahko vidimo, ali je treba kakšno vrzel zapolniti.
- Kvantificira vrzeli v smislu števila ljudi in posebnih sklopov spretnosti.
- Identificira vrzeli v dimenzijah, kot so kompetence, ravni izkušenj, delovne vloge, lokacije itd.
- Pomaga določiti obseg potrebnih rešitev, na primer število novih zaposlenih, pripravnikov in preoblikovanje delovnih mest.
#4. Akcijsko načrtovanje
- Določa rešitve, kot so zaposlovanje, usposabljanje, napredovanja, programi nagrajevanja itd.
- Določi časovne okvire izvajanja, dodeli odgovornosti in oceni proračune.
- Razvija načrte ukrepov ob nepredvidljivih dogodkih v primeru manjšega odpuščanja od pričakovanega, večjega povpraševanja itd.
- Določa ključne kazalnike uspešnosti (KPI) za merjenje uspeha načrta delovne sile.
- Poganja nenehno prilagajanje in izboljšanje procesa načrtovanja delovne sile skozi čas.
Primer načrtovanja delovne sile
Še nimate jasne slike? Tukaj je primer procesa načrtovanja delovne sile po 4 bistvenih korakih, ki vam bodo pomagali bolje razumeti koncept:
Podjetje za razvoj programske opreme napoveduje 30-odstotno rast v naslednjih 2 letih na podlagi novih pogodb in projektov v pripravi. Razviti morajo načrt delovne sile, da zagotovijo dovolj razvijalcev, da zadostijo temu povpraševanju.
1. korak: Napovedovanje povpraševanja
Računajo, da bodo za podporo predvideni 30-odstotni rasti potrebovali:
• 15 dodatnih starejših razvijalcev
• 20 dodatnih razvijalcev srednjega nivoja
• 10 dodatnih junior razvijalcev
Na podlagi njihove trenutne strukture in projektnih zahtev.
2. korak: Analiza ponudbe
Trenutno imajo:
• 50 starejših razvijalcev
• 35 razvijalcev srednjega nivoja
• 20 junior razvijalcev
Na podlagi trendov odpadanja pričakujejo, da bodo izgubili:
• 5 starejših razvijalcev
• 3 razvijalcev srednjega nivoja
• 2 junior razvijalcev
V naslednjih 2 letih.
3. korak: Analiza vrzeli
Primerjava povpraševanja in ponudbe:
• Potrebujejo še 15 višjih razvijalcev, vendar jih bodo pridobili le 5, tako da ostane vrzel 10
• Potrebujejo še 20 razvijalcev srednjega nivoja s pridobitvijo le 2, tako da ostane vrzel 18
• Potrebujejo še 10 mlajših razvijalcev, izgubijo pa samo 2, tako da ostane vrzel 12
4. korak: Akcijsko načrtovanje
Razvijajo načrt za:
• Zunanje zaposlite 8 starejših razvijalcev in 15 srednjih razvijalcev
• Navišajte 5 notranjih razvijalcev na srednji ravni na višjo raven
• Zaposlite 10 začetnih pripravnikov za 2-letni razvojni program
Določijo kadrovnike, določijo časovnice in določijo KPI za merjenje rezultatov.
To je le en primer, kako bi lahko organizacija pristopila k načrtovanju delovne sile, da bi zadovoljila svoje prihodnje potrebe po človeških virih na podlagi predvidenega poslovnega povpraševanja. Ključno je imeti sistematičen, na podatkih voden proces, ki prepozna vrzeli in razvije pametne rešitve.
Spodnja črta
V današnjem hitrem poslovnem svetu je ključnega pomena, da ostanete pred krivuljo. In proces načrtovanja delovne sile je močan za napovedovanje prihodnjih potreb vašega podjetja in ustrezno načrtovanje, s čimer pomaga ostati konkurenčen in zagotavlja, da ste pripravljeni na vse, kar vas čaka.
Pogosto zastavljena vprašanja
Kateri so 4 glavni nameni upravljanja delovne sile?
Upravljanje delovne sile zagotavlja, da ima organizacija pravo število ljudi s pravimi veščinami in strokovnim znanjem za doseganje svojih ciljev. Njegov cilj je produktivna uporaba ljudi, razvoj njihovega potenciala in izgradnja pozitivnega odnosa med zaposlenimi in podjetjem. To se doseže s praksami, kot so zaposlovanje, usposabljanje, upravljanje uspešnosti in upravljanje nadomestil.
Katerih je 6 korakov pri načrtovanju človeških virov?
5 korakov v procesu učinkovitega načrtovanja delovne sile je: · Napovedovanje povpraševanja · Ocenjevanje trenutne delovne sile · Analiza vrzeli · Načrtovanje rešitev za zapolnitev vrzeli · Izvedba in pregled.
