Ultimate Event Risk Management Checklista | 15 måsten för att säkerställa evenemangets framgång

Ditt hjärta rasar när du föreställer dig de värsta scenarierna:

❗️ En talare insjuknar minuter innan han ställer sig på scenen.

❗️ Din lokal tappar plötsligt ström på evenemangsdagen.

❗️ Eller värst av allt – någon blir skadad på ditt event.

De magpirrande tankarna håller dig vaken på natten.

Men även de mest kaotiska händelserna kan hanteras – om du planerar noggrant och systematiskt i förväg.

En enkel checklista för händelseriskhantering kan hjälpa dig att identifiera, förbereda och mildra potentiella problem innan de spårar ur ditt evenemang. Låt oss ta reda på de 10 måsten i checklistan för att omvandla oro till en vällagd handlingsplan.

Innehållsförteckning

• Översikt
• Vad är riskhanteringen för ett evenemang?
• Vilka är de 5 stegen för att hantera risker som evenemangsplanerare?
• Checklista för hantering av händelserisk
• 5 delar av riskhantering?
• Checklista i Event management
• takeaways
• Vanliga frågor

Översikt

Vad är riskhanteringen för ett evenemang?

Event riskhantering innebär att identifiera potentiella risker eller problem som kan hota en händelse, och sedan införa processer och försiktighetsåtgärder för att minska dessa risker. Detta hjälper evenemangsarrangörer att ha beredskapsplaner redo för att minimera störningar och återhämta sig snabbt om problem uppstår. En checklista för händelseriskhantering används också för att säkerställa att alla potentiella hot korsas.

Vilka är de 5 stegen för att hantera risker som evenemangsplanerare?

Vi vet att det är stressigt som evenemangsplanerare med alla möjligheter som kan uppstå. För att rädda dig från övertänkande, följ våra enkla 5 steg för att göra en perfekt riskhanteringsplan för evenemang:

• Identifiera risker – Brainstorma alla möjliga saker som kan gå fel på ditt evenemang. Tänk på faktorer som problem med lokaler, dåligt väder, tekniska misslyckanden, inställda talare, matproblem, skador, låg närvaro, etc. Tänk brett och sätt det på en brainstorming verktyg för att behålla idéerna intakta.

• Bedöm sannolikhet och påverkan – För varje identifierad händelserisk, uppskatta hur sannolikt det är att det inträffar och vilken potentiell påverkan det kan ha på ditt evenemang. Detta hjälper till att avgöra vilka risker som kräver de mest grundliga begränsningsplanerna.

• Ta fram beredskapsplaner – För högre prioriterade risker, skapa specifika backup-planer, lösningar och oförutsedda händelser för att minimera störningar om dessa risker förverkligas. Detta kan innebära att bekräfta alternativa platser, leverantörer, scheman, etc.

• Tilldela ansvar – Gör en person ansvarig för att utföra varje beredskapsplan och kommunicera roller tydligt till ditt team. Detta säkerställer att någon kommer att vidta åtgärder om en risk faktiskt uppstår.

• Öva dina planer – Gå igenom potentiella scenarier för att identifiera luckor i dina riskhanteringsplaner för evenemang. Att träna ditt team i hur man reagerar i olika situationer kommer att bygga upp förtroendet så att de framgångsrikt kan hantera problem som uppstår på evenemangsdagen.

Tips för bättre engagemang

• Händelsehantering
• Event design
• Affärsnätverk

Checklista för hantering av händelserisk

Vilka är de allmänna punkter som en checklista för händelseriskhantering behöver täcka? Leta efter inspiration med våra exempel på checklista för eventrisk nedan.

#1 – Plats
☐ Kontrakt undertecknat
☐ Tillstånd och licenser erhållna
☐ Planlösning och installationsarrangemang bekräftade
☐ Servering och tekniska krav specificerade
☐ Backupplats identifierad och i beredskap

#2 – Vädret
☐ Övervakning av svår väderlek och aviseringsplan
☐ Tält eller alternativt skydd finns vid behov
☐ Arrangemang vidtas för att flytta evenemanget inomhus vid behov

#3 – Teknik
☐ A/V och annan teknisk utrustning testad
☐ Kontaktinformation för IT-support erhållen
☐ Pappersutskrifter av material som finns som backup
☐ Beredskapsplan för internet eller strömavbrott

#4 – Medicinsk/säkerhet
☐ Första hjälpen-kit och AED finns
☐ Nödutgångar är tydligt markerade
☐ Personal utbildad i nödsituationer
☐ Säkerhets-/polisens kontaktuppgifter till hands

#5 – Högtalare
☐ Bios och foton har tagits emot
☐ Alternativa högtalare valda som backup
☐ Beredskapsplan för talare kommuniceras

#6 – Närvaro
☐ Minsta närvarotröskel bekräftad
☐ Avbokningsregler kommuniceras
☐ Återbetalningsplan på plats om evenemanget ställs in

#7 – Försäkring
☐ Allmän ansvarsförsäkring gäller
☐ Försäkringsbevis erhållet

#8 – Dokumentation
☐ Kopior av kontrakt, tillstånd och licenser
☐ Kontaktinformation för alla leverantörer och leverantörer
☐ Eventprogram, agenda och/eller resplan

#9 – Bemanning/volontärer
☐ Roller tilldelade personal och volontär
☐ Säkerhetskopieringar tillgängliga att fylla i vid utebliven ankomst
☐ Utbildning för nödrutiner och beredskapsplaner genomförd

#10 – Mat och dryck
☐ Ha säkerhetskopior tillgängliga för alla ömtåliga förnödenheter
☐ Alternativa matalternativ tillagade vid försenad/felaktig beställning/gäster med allergier
☐ Extra pappersprodukter, redskap och serveringsartiklar finns tillgängliga

#11 – Avfall och återvinning
☐ Avfallskärl och återvinningskärl delas ut
☐ Roller tilldelade för att samla in skräp under och efter evenemanget

#12 – Rutiner för hantering av klagomål
☐ Personal utsedd att hantera deltagarklagomål
☐ Ett protokoll för att lösa problem och erbjuda återbetalning/kompensation vid behov

#13 – Plan för nödutrymning
☐ Utrymningsvägar och mötesplatser förberedda
☐ Ha personalen stationerad nära utgångar

#14 – Lost Person Protocol
☐ Personal med ansvar för förlorade barn/äldre/handikappade utses
☐ Kontaktuppgifter för föräldrar/vårdnadshavare till minderåriga inhämtade

#15 – Incidentrapportering
☐ Incidentrapporteringsformulär skapat för personal för att dokumentera eventuella nödsituationer

Vilka är de fem delarna av riskhantering?

Risk är inte bara otur – det är en del av varje satsning. Men med rätt hanteringsplan för händelserisk kan du tämja kaosrisken som skapar och vända hot till möjligheter. De fem tillvägagångssätten för riskhantering inkluderar:

• Risk identifiering – Tänk små saker som tekniska fel... hela vägen upp till total katastrof. Att lista risker får dem ur ditt huvud och på papper där du kan konfrontera dem.

• Riskbedömning– Betygsätt varje risk för att förstå vilken som utgör det största hotet. Tänk på: Hur troligt är det att detta händer? Vilken skada kan uppstå om den gör det? Att prioritera risker fokuserar dina ansträngningar på de frågor som verkligen betyder något.

• Riskreducering – Har planer på att slå tillbaka! Fundera på sätt att minska risken för att en risk uppstår, minska eventuell påverkan om den inträffar, eller både och. Ju mer du kan försvaga riskerna i förväg, desto mindre stör de dig.

• Riskövervakning – När dina första planer är på plats, håll dig vaksam. Övervaka tecken på att nya risker dyker upp eller gamla risker förändras. Justera dina strategier efter behov för att hänga med i det föränderliga hotlandskapet.

• Riskrapportering – Dela risker och planer med ditt team. Att föra in andra i slingan får buy-in, avslöjar svagheter som du kanske har missat och fördelar ansvar för att hantera risker.

Vad är en checklista i Event Management?

En checklista i evenemangshantering hänvisar till en lista över poster eller uppgifter som evenemangsarrangörer verifierar har förberetts, arrangerats eller planerats för innan ett evenemang.

En omfattande checklista för riskhantering hjälper till att säkerställa att inget viktigt förbises när du ordnar alla detaljer som behövs för att framgångsrikt genomföra en händelse.

Checklistor är användbara för evenemangshantering eftersom de:

• Ge klarhet och struktur – De lägger ut i en beställning som beskriver allt som behöver göras, så inget faller mellan stolarna.

• Uppmuntra noggranna förberedelser – Att bocka av föremål motiverar arrangörerna att se till att alla arrangemang och försiktighetsåtgärder faktiskt är på plats innan evenemanget börjar.

• Förbättra kommunikationen – Team kan dela upp och tilldela checklista för att säkerställa att alla förstår sina roller och ansvar.

• Stöd konsistens – Att använda samma checklista för återkommande händelser hjälper till att upprätthålla standarder och fånga områden för förbättring varje gång.

• Avslöja luckor eller svagheter – Omarkerade objekt markerar glömda saker eller kräver mer planering, så att du kan åtgärda dem innan problem uppstår.

• Underlätta överlämningar – Att överlämna checklistan till nya arrangörer hjälper dem att förstå allt som har gjorts för att planera tidigare framgångsrika evenemang.

takeaways

Med dessa extrafunktioner i din checklista för riskhantering för evenemang är du väl förberedd för slagfältet! Förberedelser förvandlar potentiellt kaos till lugnt självförtroende. Så lägg till varje objekt i din lista. Kryssa av dem en efter en. Se att checklistan omformar oro till makt. För ju mer du förutser, desto bättre risker kommer att överlämnas till din noggranna planering och förberedelse.