Hur man är värd för smidiga introduktionsmöten | Bästa tips som låstes upp 2024!

Har du någonsin varit i framgångsrika introduktionsmöten?

Om du deltar i ett nytt tvärfunktionellt team på jobbet eller ett nytt projektteam kan de vara någon från andra avdelningar eller från andra företag som du kanske inte är bekant med eller har arbetat med tidigare, och du vill se till att din beredskap att engagera sig och investera dina kunskaper och idéer i teamet – speciellt om det teamet presterar högt. Därför är det viktigt att vara värd för ett möte för att samla nya lagkamrater.

Det är dock ingen överraskning om du känner dig lite besvärlig och nervös eftersom även de mest erfarna proffsen har darrningen när de har ett första möte med ett nytt team. Om du är en ledare och oroar dig för att inte vara värd för produktivitetsintroduktionsmöten.

Den här artikeln ger dig en komplett guide, exempel och tips på vad som gör introduktionsmöten framgångsrika.

I den här artikeln får du lära dig

Fler tips från AhaSlides

• Möten i Business
• Stand Up möte | Den ultimata guiden
• De 8 bästa tipsen för att ha ett bra möte

Vad är ett introduktionsmöte?

Ett introduktions- eller introduktionsmöte har ungefär samma innebörd när det kommer till introduktionen till teamet när det är första gången teammedlemmar och deras ledare träffar varandra officiellt, för att avgöra om de inblandade individerna vill bygga upp en arbetsrelation och engagera sig i teamet i teamet. framtida.

Det syftar till att ge teammedlemmarna tid att hålla ihop för att lära känna varje deltagares bakgrund, intressen och mål. Beroende på dina och ditt teams preferenser kan du arrangera introduktionsmöten formella eller informella.

En vanlig agenda för introduktionsmöten innefattar:

• Presentera målet med mötet
• Presentera ledare och varje medlem
• Diskutera lagregler, arbete, förmåner och behandlingar...
• Dags att spela lite spel
• Avsluta mötena och vidta uppföljningsåtgärder

Vad är målet med de inledande mötena?

Se inte bara introduktioner som en ruta att kontrollera. Använd denna tid för att tända verkliga kontakter, få unika insikter och skapa ett ramverk för felfritt lagarbete. Introduktionsmöten är fantastiska för:

• Öka lagarbete och teamsammanhållning

Det allra första målet med inledande möten är att föra främlingar till nära lagkamrater. Om ni aldrig har sett varandra förut och vet lite om dem kommer det att brista sammanhållning och koppling, vilket kan påverka laganda och produktivitet. När människor kan diskutera och förena lagregler, lämpliga belöningar och straff, eller vet att deras ledare är rättvisa och trogna människor, deras lagkamrater är ödmjuka, pålitliga, empatiska och mer, kommer förtroendevilja och en positiv arbetsmiljö att byggas upp bland de team.

• Bryt ner spänningar och tafatthet

Produktiviteten kommer sannolikt att minska om anställda arbetar i en pressad arbetsmiljö. Det är inte heller bra om medarbetare skrämmer sin ledare snarare än att inspireras av dem. Introduktionsmöten kan hjälpa de nya teamen att känna sig mer säkra på att dela med sig av sina idéer och åsikter. De börjar också lätt få vänner, kommunicera och minskar besvärligheten för ytterligare samarbete. Till exempel är en gruppmedlem inte tveksam att säga ifrån och be om hjälp när de inte kan hålla deadlines.

• Hjälp till att strukturera och anpassa standarder och praxis

Betoning av reglerna och föreskrifterna är en viktig del av de allra första introduktionsmötena. Underlåtenhet att göra det tydligt, rättvist och okomplicerat i början av lagarbetet kan leda till konflikter i teamet och felkommunikation. Tvärtom, om du kan få laget att följa standarder och praxis, kommer det att finnas resurseffektivitet på grund av ett teams effektivitet och effektivitet, vilket samtidigt ökar arbetstillfredsställelsen bland teammedlemmar som ingår i ett sammanhållet team.

Hur man skapar ett effektivt introduktionsmöte

Introduktionsmöten kan följa standardmötesplaneringsprocessen med 5 ps: Syfte, Planering, FÖRBEREDNING, Deltagandeoch Framsteg. Beroende på din tidsbegränsning, antalet deltagare, din teambakgrund och dina resurser kan du ställa in formella eller tillfälliga introduktionsmöten. Det första intrycket är viktigt. Ju mer respekt och tillit som dina teammedlemmar kommer att uppskatta när du visar organiserade och hänsynsfulla möten.

• Syfte

Det handlar om att sätta upp mål för mötena. Var tydlig och koncis när du listar målen för mötena så att du enkelt kan få alla tillbaka i fokus om en deltagare blir distraherad av orelaterade aktiviteter. Du kan överväga att strukturera mål genom att arrangera en målpyramid som beskriver varje uppsättning mål på olika nivåer.

• Planering

Det första nya teamledare bör göra är att planera detaljer eller utveckla en agenda. När du har något att referera till, lindrar stressen att försöka komma ihåg allt själv. Du kan skapa en mall med hjälp av ett bildspel via PowerPoint eller handskrivna kökort.

• FÖRBEREDNING

Den här delen innefattar vissa aktiviteter som att förbereda mötesintroduktionsmanuset och Granska agendan innan ett officiellt möte påbörjas. Det blir lättare för dig att säga all viktig information och fokusera på agendan med stöd av talaranteckningar eller manus när du plötsligt slinker.

• Deltagande

Glöm inte att uppmuntra nya medlemmar att ställa frågor och delta i interaktiva aktiviteter under mötena. Om andra verkar så tveksamma, fråga dem om deras åsikter. Se till att alla i teamet har chansen att säga ifrån och inte bara fokusera på de extroverta medlemmarna. Du kan vara värd för en liveundersökning så att vissa introverta kan dela sina åsikter direkt.

• Framsteg

Du bör avsluta ditt möte med en sammanfattning och informera om åtgärder för nästa steg. Och uppföljning efter ett möte är en avgörande del, du kan överväga att fatta ett slutgiltigt beslut och dokumentera dem.

Tips för att skapa ett framgångsrikt introduktionsmöte

• Använd ett interaktivt presentationsverktyg

Känner du dig blyg eller obekväm första dagen? Du kan göra dina introduktionsmöten 100 gånger roligare genom att använda ett interaktivt presentationsverktyg som AhaSlides!

A

Det finns ett dussin sätt att göra det på, men vi rekommenderar denna översikt för att bryta isen snabbt:

• Börja med en introduktionsbild.
• Krydda med frågesporter om dig själv med poäng och en topplista.
• Avsluta med en Q&A-bild i slutet där alla kan fråga saker de har undrat om dig.

Med AhaSlides interaktiva presentationsplattform kan du skapa en övertygande introduktion som flyger människor till månen🚀Prova den här mallen här:

• Börja en introduktion med "vi"

Teamet arbetar med samarbetet mellan teammedlemmar för att uppnå gemensamma mål att inte visa personliga talanger. Därför är det viktigt att betona känslan av "vi"-kultur. Försök att använda "vi: snarare än "jag" så mycket som möjligt i dina introduktionsbilder och hela mötena, förutom den personliga introduktionen. Detta uppmuntrar i slutändan teamet att samarbeta mer effektivt eftersom de förstår att de delar en sammanhängande vision och är dedikerade mer till att arbeta för teamet snarare än för sig själva.

• Underhåll dina lagkamrater

Hur kickar man igång introduktionsmötena på de mest spännande sätten? Eftersom alla medlemmar är nya för varandra kan du som värd överväga att börja med några snabba isbrytare. Du kan också ställa in 2 till 3 spel och frågesporter och brainstormingsessioner för att låta andra få tid att dela sin personlighet, talanger och tänkande; kommunicera och arbeta med andra för att förbättra teamets sammanhållning och arbetsplatskultur och anknytning. Du kan till exempel prova några spel som Cirkel av uppskattning, Skattejakt, Skulle du hellre…

• Tidshantering

Vanligtvis kan mycket produktiva möten vara mellan 15-45 minuter, speciellt introduktionsmöten, som bör kontrolleras på 30 minuter. Det räcker med tid för nya lagkamrater att lära känna varandra, presentera sig kortfattat och samarbeta med varandra i några enkla och roliga teambuildingaktiviteter. Du har också ställt in tidsgränser för olika sektioner för att se till att din tid inte tar slut medan du fortfarande har mycket att täcka upp.

Key Takeaways

Det är fördelaktigt för ditt team att börja teamarbete med ett nytt team genom att dra fördel av inledande möten. Att arrangera ett allra första möte kan vara utmanande och imiterande. När du är i förberedelseprocessen, tveka inte att söka stöd även om du är en PowerPoint-mästare. Du kan definitivt göra ditt arbete enklare och rädda din dag med AhaSlides.

Vanliga frågor

Ref: Verkligen. Bättre upp, LinkedIn