Senast granskad 30 oktober 2026 mot källorna länkade i det här inlägget.
Alla är bokade, pizzan är beställd och bilderna är klara. Sedan frågar en kollega om videon kommer att ha textning, och en annan frågar vad det finns att äta förutom pepperoni. Det amerikanska centret för sjukdomskontroll och förebyggande åtgärder (CDC) säger mer än 1 av 4 vuxna i USA har någon form av funktionsnedsättning, så i vilket rum som helst med 20 personer kan flera personer behöva något du inte planerat för.
Kurser för kontorschef och kontorsadministratör fokuserar vanligtvis på schemaläggning, budgetar och administrationsprogram. Den här listan täcker den andra halvan av jobbet: evenemang, tillkännagivanden och delade utrymmen där inkluderings- och säkerhetsmeddelanden visas först. Du får 13 färdiga kurser i fyra grupper, vad varje grupp åtgärdar och hur man lanserar dem. Varje grupp avslutas med en Vår pickDe juridiska punkterna beskriver amerikanska federala regler, så använd detta som en kursplan, inte ett beslut.
Alla 13 kurser i överblick
| Kurs | Vad det täcker | Längd | Är det federal regel bakom det? |
|---|---|---|---|
| Tillgängliga möten och evenemang | Textning, platser och format som fungerar för alla | 30 min | Nej |
| Tillgängliga e-post-, chatt- och sociala inlägg | Meddelanden som personer som använder hjälpmedelsteknik kan läsa | 25 min | Nej |
| Genomgång av ändringsmeddelande | Att tydligt tillkännage en omorganisation eller policyändring | 45 min | Nej |
| Inkluderande mat och dryck på arbetsplatsevenemang | Kost-, religiösa och hälsorelaterade behov vid evenemang | 25 min | Nej |
| Planera inkluderande fester och högtider | Datum, högtider och evenemang som inkluderar alla | 25 min | Nej |
| Policy för sociala medier och kommunikation | Vad personalen får posta och säga om organisationen | 25 min | Ja (amerikansk federal regel) |
| Kit för medvetenhetsmånaden om cybersäkerhet: uppstartssession | Planering och lansering av månaden | 20 min | Nej |
| Kit för medvetenhetsmånaden om cybersäkerhet: veckovis mötesplats | Korta veckovisa säkerhetsmöten | 10 min | Nej |
| Dataklassificering och hantering | Klassificering och hantering av känslig information | 25 min | Nej |
| Diskriminering och lika möjligheter till anställning | Skyddade egenskaper och upptäckt av diskriminering | 45 min | Ja (amerikansk federal regel) |
| Förebygga vedergällning | Straffa aldrig någon som tar upp en oro | 40 min | Ja (amerikansk federal regel) |
| Uppförandekod | Gåvor, ärlighet, konflikter och att säga ifrån | 35 min | Nej |
| Juridisk rekrytering, intervjuer och lönetransparens | Lagliga jobbannonser, frågor och löneregler | 45 min | Ja (amerikanska federala regler; lönetransparens varierar beroende på delstat) |
Lagarna anger regler för hur man behandlar människor. De kräver ingen kurs.
Tillgängliga evenemang och kommunikation
Tillgängliga möten och evenemang
Den här kursen visar arrangörer hur man får möten och evenemang att fungera för alla: textning, lokaler och format. Kontorschefer bokar rummen, konfigurerar samtalen och skickar anslutningsuppgifterna, så att de flesta åtkomstproblem börjar eller slutar med dem. Lektionerna täcker att fråga om behov tidigt, virtuella och hybridmöten, lokaler för personlig möte och vad man ska göra dagen efter och efter. Ett bra interaktivt tillfälle är ett "Välj svar"-quiz: vilken av fyra inbjudningar frågar om åtkomstbehov på rätt sätt?
Tillgängliga e-post-, chatt- och sociala inlägg
Kontorschefer skickar många av meddelandena till all personal. Den här 25-minuterskursen gör e-postmeddelanden, chattmeddelanden och inlägg läsbara för personer som använder hjälpmedel, till exempel skärmläsare. Kursen går från varför det är viktigt till reglerna, sedan övar du på att tillämpa dem på dina egna meddelanden. Pröva detta i övningsomgången: fråga eleverna vilken av två versioner av samma meddelande en skärmläsaranvändare skulle tycka är lättast, och fixa sedan den svagare tillsammans.
Genomgång av ändringsmeddelanden: omorganisation eller policyändring
När kontoret flyttar, skrivbordspolicyn ändras eller ett team omorganiseras, är det ofta kontorschefen som planerar briefingen och besvarar frågorna efteråt. Denna 45-minuters briefingmall, som drivs av en högre chef för de berörda personerna, täcker vad man ska göra före briefingen, hur man säger det väl och vad som händer efteråt. Samla anonyma frågor i en öppen bild under sessionen, så att folk ställer frågor som de annars bara skulle säga vid kaffemaskinen.
Vårt val: Tillgängliga möten och evenemang. Det åtgärdar problem som folk märker direkt, och alla andra kurser i det här inlägget fungerar bättre när rummet, samtalet och inbjudan fungerar för alla.
Inkluderande mat och fester
Inkluderande mat och dryck på arbetsplatsevenemang
Mat är en lätt plats för ett evenemang att hålla folk utanför. Den här kursen hjälper evenemangsarrangörer att respektera kost-, religiösa och hälsomässiga behov, med lektioner i att känna till behoven, samla in och briefa dem, drycker och tidsplanering, samt servering och märkning. Kontorschefer behöver det eftersom de gör cateringbeställningen. Ett snabbt ordmoln fungerar bra: "Vad har hindrat dig från att äta på ett arbetsevenemang?" Svaren ändrar ofta beställningsformuläret.
Planera inkluderande fester och högtider
Årsavslutningsfesten, de festliga dekorationerna och teamlunchen under en fastemånad hamnar alla på kontorschefens skrivbord. Den här kursen behandlar datum och kalendrar, hur man markerar högtider väl, en checklista för inkluderande evenemang samt uppvärmningar och frågesporter som människor oavsett tro kan delta i. Använd en betygsskala för att fråga hur inkluderade människor kände sig vid det senaste firandet, från 1 till 5, före och efter att du ändrade planen.
Vårt val: Planera inkluderande fester och högtider. Festligheter är till för att föra människor samman, och en kort kurs sätter stopp för den som i tysthet utesluter en kollega varje år.
Säkerhetsmedvetenhetskampanjer och sociala medier
Policy för sociala medier och kommunikation
Den här kursen anger reglerna för vad personalen får publicera och säga om organisationen online. Mallsidan baserar sina regler på den nationella arbetsrättslagen (National Labor Relations Act), och den nationella arbetsrättsstyrelsen (National Labor Relations Board) säger att avsnitt 7 i den lagen garanterar anställda rätten att delta i samordnade aktiviteter för ömsesidig hjälp eller skydd, medan paragraf 8(a)(1) gör det till en otillbörlig arbetspraxis för en arbetsgivare att inkräkta på dessa rättigheter. Fråga din advokat hur det påverkar din egen policy. Scenariot: en kollega lämnar in ett klagomål om kontorsförhållandena. Är det ett policybrott?
Kit för medvetenhetsmånaden om cybersäkerhet: uppstartssession
Kontorschefer driver ofta de interna kampanjer som säkerhetsteamet planerar. Denna 20-minuters uppstartssession, för hela organisationen, täcker planering av månaden och att se till att alla kan delta och lära sig. Börja med en "Välj svar"-omröstning om vilka bedrägerier folk har sett mest i år, och visa sedan resultaten live. För en lättare veckovis uppföljning, se vår guide till phishing pulse checkar in Slack.
Kit för medvetenhetsmånaden om cybersäkerhet: veckovis mötesplats
En kick-off avtar vid vecka två. Kör en mötesträff i början av ett teammöte varje vecka i oktober, om ett enda ämne som lösenord, nätfiske eller att någon följer efter dig genom ytterdörren, vilket kontorschefer ofta är först att lägga märke till. Dessa 10-minutersmöten håller budskapet vid liv under månaden, med en lektion om att hålla en veckomötesträff och en om att hålla den välkomnande, så att folk ställer frågor snarare än känner sig överraskade. Gruppen avslutas med en sista kontroll med fem frågor. Du kan också avsluta varje mötesträff med en enkät med en fråga för att hålla den livlig.
Dataklassificering och hantering
Kontorschefer hanterar besöksloggar, personallistor, kontrakt och leveransinformation varje dag. Den här kursen lär team att klassificera och hantera känslig information korrekt, och täcker vad som är tillåtet, varningssignaler och hur man eskalerar. Prova det i övningsomgången: be eleverna sortera vardagliga dokument (ett besökarinloggningsformulär, en leverantörsfaktura, en födelsedagslista för personalen) i rätt klass. Öva sedan på vad man ska göra när en känslig fil hamnar i fel inkorg.
Vårt val: Kit för cybersäkerhetsmedvetenhetsmånaden: kick-off-session. Det är ett snabbt sätt att förvandla en säkerhetskalender till ett ögonblick då folk går med, och de veckovisa huddle-mötena bygger vidare på den.
Rättvisa och uppförande
Diskriminering och lika möjligheter till anställning
Den amerikanska kommissionen för lika möjligheter i anställning (EEOC) säger att det är olagligt för en arbetsgivare att fatta något anställningsbeslut på grund av en persons ras, hudfärg, religion, kön, nationella ursprung, ålder (40 år eller äldre), funktionsnedsättning eller genetiska information. Samma sida säger att trakasserier kan ta formen av förolämpningar, kränkande eller nedsättande kommentarer eller annat verbalt eller fysiskt beteende, vilket kan hända lika lätt på en fest som vid ett skrivbord. Den här kursen behandlar lagar, upptäckt av diskriminering, anpassningar och anmälan. Scenariot: ett skämt på lagets sociala kväll riktar sig mot en kollega. Vad ska arrangören göra?
Förebygga vedergällning
EEOC säger att det är olagligt att hämnas mot sökande eller anställda för bland annat att de kommunicerar med en chef om diskriminering eller trakasserier, eller begär anpassning av en funktionsnedsättning eller en religiös utövning. Kontorschefer får just dessa förfrågningar när de planerar evenemang och tilldelar utrymme. Den här kursen behandlar skyddad aktivitet, vad som räknas som repressalier och en chefsmodul. Fråga rummet: en kollega klagade på festlokalen förra månaden. Är det rättvist att utesluta dem från planeringsgruppen?
Uppförandekod
Den här kursen ger kontorsteamen en tydlig standard för gåvor, ärlighet, konflikter och att säga ifrån. Kontorschefer väljer leverantörer, cateringfirmor och lokaler, så det är de personer som leverantören skickar presentkorgen till. Den arbetar genom gråzoner och ett beslutsramverk. Scenario: en cateringfirma erbjuder gratisbiljetter till en konsert efter en stor beställning. Deltagarna röstar om vad som ska göras och ser sedan svaret på policyn.
Juridisk rekrytering, intervjuer och lönetransparens
Kontorschefer skriver ofta jobbannonser och bokar intervjuer för administrativa roller. EEOC säger att det är olagligt att publicera en jobbannons som visar en preferens för, eller avskräcker någon från att ansöka på grund av, en skyddad egenskap. Den här kursen behandlar lagliga annonser, frågor och regler för lönetransparens där de är tillämpliga. För alla som sitter i panelen också, vår guide till intervjuutbildning för rekryteringschefer går vidare. Börja med ett quiz: vilken av fem fraser i jobbannonser skulle du skriva om?
Vårt val: Uppförandekod. Kontorschefer väljer leverantörer, cateringfirmor och lokaler, så gåvor och förmåner förekommer ofta i jobbet.
Hur man implementerar planen
Börja med Ja-kurserna som gäller alla (diskriminering och likabehandling, förebyggande av repressalier, policy för sociala medier), eftersom de medför den juridiska risken, och lägg till juridisk anställning för alla som skriver jobbannonser. Lägg sedan till tillgänglighet tidigt: med mer än 1 av 4 vuxna i USA lever med en funktionsnedsättningEnligt CDC kan de tillgängliga mötes- och meddelandekurserna vara till hjälp vid ditt nästa evenemang.
- Under den första månaden: diskriminering och likabehandling, förebyggande av repressalier, policy för sociala medier och kommunikation samt tillgängliga möten och evenemang.
- Inom första kvartalet: tillgängliga budskap, inkluderande mat och fester, datahantering och uppförandekod.
- Varje år: ett repetitionsquiz om Yes-kurserna, kitet för cybersäkerhetsmedvetenhetsmånaden varje oktober och firandekursen före julhelgen.
- När du behöver det: ändringsbriefingen för en omorganisation och juridisk anställning för alla som skriver platsannonser.
Lägg till dina delstats- eller landsregler där dina kontor finns. Fråga HR eller en jurist vad som gäller. Om du också leder ett team, vår guide till ledarskapsutbildning för handledare täcker den sidan av rollen.
Sätt att genomföra dessa kurser AhaSlides
Du kan bygga vilken som helst av dessa som en kurs i egen takt med AhaSlides kursskaparen, kör dem som en live-sessionsuppsättning, eller båda, med en enkät efter kursen och en 30-dagars avstämning för att se vad som har ändrats.
- Välj svar: visa fyra evenemangsinbjudningar och fråga vilken som frågar om åtkomstbehov bra, eller vilka bedrägerier folk har sett mest i år.
- Word Cloud: fråga "Vad har hindrat dig från att äta på ett arbetsevenemang?" De största orden visar vad som ska åtgärdas vid nästa cateringbeställning.
- Betygsskala: Före och efter firandekursen, fråga "Hur inkluderad kände du dig på vår senaste fest?" från 1 till 5.
- Öppet slut: samla in anonyma frågor under en briefing för förändringsmeddelanden, så att folk frågar det de annars skulle hålla för sig själva.
FAQ
Vilken utbildning behöver kontorschefer?
Kontorschefer behöver administrativa och organisatoriska färdigheter, plus grunderna i inkludering, tillgänglig kommunikation, datahantering och säkerhetsmedvetenhet. Kurserna ovan täcker den andra gruppen, som kurser i administrativa färdigheter kanske inte täcker.
Hur planerar man ett inkluderande kontorsevenemang?
Fråga om tillgänglighet och kostbehov i inbjudan, kontrollera lokalen, erbjud varierad mat och etiketter och undvik att bygga evenemanget kring en viss tros högtid. Publicera tydliga detaljer i förväg så att folk kan planera.
Är det värt att certifiera sig som kontorschef?
Det kan vara så om du vill gå vidare till en högre roll eller en roll inom fastighetsbranschen och din arbetsgivare värdesätter meriterna. Dagliga praktiska kurser i tillgänglighet, uppförande och säkerhet kan vara lika viktiga för hur kontoret fungerar.
Vad är ett tillgängligt möte?
Det är ett möte där platsen, materialet och formatet låter alla delta. Det innebär bildtexter eller en transkription, läsbara bilder, ett rum utan steg och att man ställer frågor till folk om deras behov före dagen.
Det här inlägget är av allmän information, inte juridisk rådgivning. För ett beslut som rör din egen arbetsplats, tala med en kvalificerad arbetsrättsadvokat eller tillsynsmyndigheten.
