10 กิจกรรมสร้างทีมแบบรวดเร็ว ใช้เวลาเพียง 5 นาที เหมาะสำหรับทุกการประชุม

การสร้างทีมส่วนใหญ่ล้มเหลวไม่ใช่เพราะกิจกรรมนั้นผิด แต่เป็นเพราะกิจกรรมนั้นเกิดขึ้นเพียงครั้งเดียว การจัดกิจกรรมนอกสถานที่เต็มวัน วิทยากรผู้เชี่ยวชาญ อาหารกลางวันที่จัดเตรียมไว้ และกลับสู่สภาวะปกติในวันจันทร์ การวิจัยเกี่ยวกับการมีส่วนร่วมของพนักงานแสดงให้เห็นอย่างสม่ำเสมอว่า ปฏิสัมพันธ์ทางสังคมเล็กๆ น้อยๆ ที่เกิดขึ้นซ้ำๆ กระจายออกไปตามช่วงเวลา มีผลในการสร้างความสามัคคีในทีมมากกว่ากิจกรรมประจำปีเพียงครั้งเดียว [1]

กิจกรรมทั้งสิบอย่างด้านล่างนี้ แต่ละกิจกรรมใช้เวลาไม่เกินห้านาที บางกิจกรรมอาจใช้เวลาถึงสิบนาทีหากมีการสนทนาเกิดขึ้น ซึ่งเป็นสัญญาณว่ากิจกรรมนั้นได้ผล แต่ละกิจกรรมมีขั้นตอนการตั้งค่าใน AhaSlides อย่างละเอียด เพื่อให้ไม่ต้องวุ่นวายกับการเตรียมการก่อนเริ่มการประชุม

กิจกรรมละลายพฤติกรรม

1. การแข่งขันตอบคำถาม

เหมาะสำหรับ: การทำงานระยะไกล, แบบผสมผสาน

การทดสอบความรู้รอบตัวแบบทีมเป็นหนึ่งในวิธีที่ง่ายที่สุดที่จะทำให้คนเริ่มพูดคุยกันในช่วงเริ่มต้นการประชุม ทีมจะแข่งขันกันเองมากกว่าการแข่งขันแบบรายบุคคล ซึ่งหมายความว่าสมาชิกจะหันไปหาเพื่อนร่วมทีม (หรือไปคุยกันใน Slack) เพื่อหาข้อสรุปเกี่ยวกับคำตอบ คุณสามารถตั้งคำถามได้ทุกเรื่อง ไม่ว่าจะเป็นเรื่องราวเกี่ยวกับบริษัท ความรู้ทั่วไป หรือหัวข้อเกี่ยวกับวัฒนธรรมสมัยนิยมที่เข้ากับบุคลิกของทีม

รางวัลเล็กๆ น้อยๆ สำหรับทีมที่ชนะจะช่วยเพิ่มพลังโดยไม่ต้องใช้ความพยายามมากนัก คุณค่าที่แท้จริงอยู่ที่ช่วงเวลาแห่งความสุขร่วมกัน ไม่ใช่ตัวรางวัลเอง

ตั้งค่าใน AhaSlides (ใช้เวลาน้อยกว่า 5 นาที)

1. เปิด AhaSlides แล้วใช้เครื่องมือสร้างแบบทดสอบ AI หรือเลือกแบบทดสอบสำเร็จรูปจากคลังแบบทดสอบก็ได้
2. กำหนดกฎการให้คะแนนและตัวจับเวลาสำหรับแต่ละคำถาม
3. คลิกปุ่ม "นำเสนอ" แสดงรหัส QR และเชิญทีมเข้าร่วมผ่านโทรศัพท์มือถือของพวกเขา
4. เริ่มทำแบบทดสอบและแสดงผลคะแนนหลังจบแต่ละคำถาม

2. รางวัลสำหรับหนังสือรุ่น

เหมาะสำหรับ: การทำงานระยะไกล, แบบผสมผสาน

ในหนังสือรุ่นของโรงเรียนมัธยม นักเรียนทุกคนจะได้รับคำชมเชย เช่น ใครมีแนวโน้มประสบความสำเร็จมากที่สุด ใครมีแนวโน้มตั้งวงดนตรีที่ประสบความสำเร็จมากที่สุด รูปแบบเดียวกันนี้สามารถนำมาปรับใช้กับบริบทของทีมได้ โดยปรับหมวดหมู่ให้เหมาะสมกับสถานที่ทำงาน

ในบริษัทเทคโนโลยีขนาด 40 คนแห่งหนึ่ง มีผู้ดำเนินกิจกรรมคนหนึ่งใช้กิจกรรมนี้ในช่วงเริ่มต้นของการประชุมพนักงานประจำไตรมาส หมวดหมู่ต่างๆ เช่น "ใครน่าจะอ่านเอกสารก่อนเป็นคนแรก" หรือ "ใครน่าจะแก้ไขข้อผิดพลาดได้ตอน 11 โมงกลางคืน" จะได้รับการเสนอชื่อโดยเพื่อนร่วมงาน ไม่ใช่ผู้บริหาร ซึ่งทำให้บรรยากาศเป็นการทำงานร่วมกันมากกว่าการแข่งขัน ผลลัพธ์จะปรากฏในรูปแบบโพลสด ดังนั้นทุกคนจึงลงคะแนนพร้อมกันและไม่มีใครรู้สึกกดดัน

ตั้งค่าใน AhaSlides (ใช้เวลาน้อยกว่า 5 นาที)

1. สร้างงานนำเสนอใหม่แล้วคลิก "+ เพิ่มสไลด์" จากนั้นเลือก "โพล"
2. เขียนรางวัลแต่ละรางวัลในรูปแบบคำถามสำรวจความคิดเห็น โดยระบุชื่อสมาชิกในทีมเป็นตัวเลือกคำตอบ
3. คลิกที่ปุ่ม "นำเสนอ" และแชร์รหัส QR
4. แสดงผลการนับคะแนนแบบเรียลไทม์ขณะที่คะแนนทยอยเข้ามา

3. การจับคู่ในฝัน

เหมาะสำหรับ: การทำงานทางไกล และการทำงานในสถานที่จริง

สมาชิกแต่ละคนในทีมจะส่งรายการสิ่งที่อยากทำก่อนตาย (Bucket List) มาหนึ่งรายการโดยไม่เปิดเผยตัวตน จากนั้นกลุ่มจะพยายามจับคู่รายการนั้นกับคนที่เขียนไว้ การทายถูกต้องอาศัยความรู้เกี่ยวกับเพื่อนร่วมทีม และการทายผิดจะแสดงให้เห็นว่าคุณรู้จักเพื่อนร่วมทีมน้อยแค่ไหน ซึ่งจะนำไปสู่การสนทนาต่อไป

วิธีนี้ได้ผลดีเป็นพิเศษกับทีมใหม่ หรือเมื่อแผนกเติบโตอย่างรวดเร็วและผู้คนไม่มีเวลาทำความรู้จักกันนอกเหนือจากงานที่ได้รับมอบหมาย

ตั้งค่าใน AhaSlides (ใช้เวลาน้อยกว่า 5 นาที)

1. รวบรวมสิ่งที่อยากทำก่อนตายจากสมาชิกในทีมก่อนการประชุม โดยอาจส่งข้อความสั้นๆ หรือใช้แบบฟอร์มก็ได้
2. เปิด AhaSlides คลิก "สร้างสไลด์ใหม่" และเลือก "จับคู่"
3. เขียนชื่อลงในด้านหนึ่ง และเขียนสิ่งที่อยากทำก่อนตายลงในอีกด้านหนึ่ง โดยเรียงลำดับแบบสุ่ม
4. ดำเนินกิจกรรมและเปิดเผยคู่ที่ถูกต้องในตอนท้าย

4. รายการโปรดที่ซูมเข้า

ใช้งานได้กับ: รีโมท

ก่อนเริ่มกิจกรรม ขอให้สมาชิกแต่ละทีมส่งรูปถ่ายระยะใกล้ของสิ่งของส่วนตัวที่เก็บไว้บนโต๊ะทำงานหรือพื้นที่ทำงานของตนเอง ในระหว่างกิจกรรม ให้แสดงภาพที่ซูมแล้วแต่ละภาพ และขอให้กลุ่มระบุทั้งสิ่งของและเจ้าของ

บทสนทนาหลังจากที่เปิดเผยสิ่งของนั้นเป็นช่วงเวลาที่กิจกรรมนี้คุ้มค่า ผู้คนจะอธิบายว่าทำไมสิ่งของนั้นจึงมีความสำคัญต่อพวกเขา ซึ่งเป็นการเปิดเผยเรื่องส่วนตัวที่สั้นแต่จริงใจ เป็นช่วงเวลาแบบเดียวกับที่สร้างความคุ้นเคยกันในระยะยาว

ตั้งค่าใน AhaSlides (ใช้เวลาน้อยกว่า 5 นาที)

1. รวบรวมภาพถ่ายระยะใกล้จากสมาชิกในทีมก่อนการประชุม
2. เปิด AhaSlides และใช้ประเภทสไลด์ "คำตอบสั้น"
3. เพิ่มรูปภาพลงในสไลด์แล้วถามว่า "นี่คืออะไร และเป็นของใคร"
4. เปิดเผยภาพทั้งหมดและให้เจ้าของภาพอธิบายเรื่องราว

กิจกรรมสร้างความไว้วางใจ

5. ฉันไม่เคยมี

เหมาะสำหรับ: การทำงานทางไกล และการทำงานในสถานที่จริง

ผู้เล่นผลัดกันเล่าสิ่งที่ตัวเองไม่เคยทำ โดยเริ่มจาก "ฉันไม่เคยทำสิ่งนั้นมาก่อน..." ใครก็ตามที่เคยทำสิ่งนั้นจะยกมือขึ้น (ถ้าอยู่ต่อหน้า) หรือแสดงปฏิกิริยาด้วยอิโมจิ (ถ้าอยู่ทางไกล) ฟังดูเหมือนเกมปาร์ตี้ในมหาวิทยาลัย และบรรยากาศก็เบาๆ แต่สาระสำคัญคือการเปิดเผยความจริงใจ

เหตุผลที่การเปิดเผยข้อมูลช่วยสร้างความไว้วางใจนั้นก็เหมือนกับเหตุผลที่การเปิดเผยข้อมูลช่วยสร้างความไว้วางใจในที่อื่นๆ นั่นคือ เมื่อใครสักคนยอมรับว่าพวกเขาไม่เคยขึ้นเครื่องบิน หรือเคยร้องไห้ขณะดูโฆษณาอาหารสุนัข พวกเขาก็จะดูเป็นมนุษย์มากขึ้นในสายตาของเพื่อนร่วมงาน และความรู้สึกนั้นจะคงอยู่ไปนาน

ตั้งค่าใน AhaSlides (ใช้เวลาน้อยกว่า 5 นาที)

1. เปิด AhaSlides และใช้ฟีเจอร์ "วงล้อหมุน"
2. ป้อนประโยค "ฉันไม่เคยทำมาก่อน" จำนวน 10-15 ประโยค โดยครอบคลุมทั้งเรื่องการเดินทาง งานอดิเรก และสถานการณ์ในที่ทำงาน
3. หมุนวงล้อเพื่อเลือกข้อความ จากนั้นให้ทีมตอบกลับ
4. ใครก็ตามที่เคยทำสิ่งนั้นมาแล้ว มักจะเล่าเรื่องราวให้ฟัง

6. สองความจริงหนึ่งความเท็จ

เหมาะสำหรับ: การทำงานทางไกล และการทำงานในสถานที่จริง

คนหนึ่งจะเล่าเรื่องราวเกี่ยวกับตัวเองสามข้อ โดยสองข้อเป็นความจริง และอีกหนึ่งข้อเป็นเท็จ จากนั้นสมาชิกคนอื่นๆ ในทีมจะลงคะแนนว่าข้อไหนเป็นเท็จ แล้วถามคำถามเพิ่มเติมก่อนที่จะเฉลย รูปแบบนี้กระตุ้นให้ผู้คนสร้างความจริงที่น่าสนใจ ซึ่งมักจะทำให้เพื่อนร่วมงานประหลาดใจมากกว่าเรื่องเท็จเสียอีก

กิจกรรมนี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับสัปดาห์ปฐมนิเทศพนักงานใหม่ เมื่อพนักงานใหม่เข้าร่วมกิจกรรม ทีมงานเดิมจะเรียนรู้เกี่ยวกับพวกเขาได้ทันที และพนักงานใหม่ก็จะเรียนรู้ว่าทีมงานพร้อมที่จะมีส่วนร่วม

ตั้งค่าใน AhaSlides (ใช้เวลาน้อยกว่า 5 นาที)

1. เปิด AhaSlides และสร้างสไลด์ "แบบสำรวจ"
2. ตั้งข้อความทั้งสามข้อเป็นตัวเลือกในการสำรวจความคิดเห็น แล้วถามว่า "ข้อไหนคือเรื่องโกหก?"
3. ให้เวลาทีม 60 ถึง 90 วินาทีในการถามคำถามก่อนลงคะแนน
4. เปิดเผยคำตอบและปล่อยให้บุคคลนั้นเล่าเรื่องราวที่แท้จริงเบื้องหลังแต่ละข้อความ

7. เรื่องราวสุดอับอายที่ไม่เปิดเผยตัวตน

เหมาะสำหรับ: การทำงานทางไกล และการทำงานในสถานที่จริง

ทุกคนเขียนเรื่องราวช่วงเวลาที่น่าอับอายของตัวเองโดยไม่เปิดเผยชื่อ ผู้ดำเนินรายการจะอ่านเรื่องของแต่ละคนออกมาดัง ๆ ขณะที่กลุ่มลงคะแนนว่าเรื่องนั้นเป็นของใคร หลังจากลงคะแนนแล้ว ก็จะเปิดเผยชื่อผู้เขียนที่แท้จริง

การไม่เปิดเผยตัวตนเป็นสิ่งสำคัญในที่นี้ ผู้คนจะแบ่งปันเรื่องราวได้อย่างอิสระมากขึ้นเมื่อไม่มีการระบุชื่อ และเรื่องราวที่ปรากฏออกมามักจะสนุกสนานกว่าสิ่งที่พวกเขาจะเล่าให้ใครฟังในที่สาธารณะ นอกจากนี้ยังทำให้ทุกคนมีโอกาสเท่าเทียมกัน เพราะไม่มีใครรู้ล่วงหน้าว่าใครเขียนอะไร ดังนั้นจึงไม่มีใครแสดงเพื่อเอาใจคนอื่น

ตั้งค่าใน AhaSlides (ใช้เวลาน้อยกว่า 5 นาที)

1. สร้างสไลด์แบบ "ปลายเปิด" ใน AhaSlides และแสดงรหัส QR
2. ให้เวลาทีมงานสองนาทีในการส่งเรื่องราวโดยไม่เปิดเผยตัวตน
3. อ่านผลงานที่ส่งเข้ามาทั้งหมดออกเสียงดัง ๆ แล้วทำการสำรวจความคิดเห็นอย่างรวดเร็วเพื่อทายว่าใครเป็นผู้แต่ง
4. เลื่อนเมาส์ไปวางเหนือแต่ละเรื่องเพื่อดูชื่อจริง

8. รูปภาพเด็กทารก

เหมาะสำหรับ: การทำงานระยะไกล, แบบผสมผสาน

ก่อนเริ่มการประชุม ให้รวบรวมรูปถ่ายตอนเป็นเด็กทารกหรือรูปในวัยเด็กจากสมาชิกแต่ละคนในทีม นำรูปเหล่านั้นมาแสดงทีละรูป แล้วขอให้กลุ่มระบุว่าใครอยู่ในรูปแต่ละรูป เมื่อทราบชื่อจริงแล้ว ให้บุคคลนั้นเล่าความทรงจำสั้นๆ จากช่วงเวลานั้น

ผลลัพธ์ที่ได้นั้นอบอุ่นใจอย่างแน่นอน ผู้คนต่างอยากรู้ว่าเพื่อนร่วมงานของตนมีหน้าตาอย่างไรในวัยเด็ก และภาพถ่ายเหล่านั้นมักจะถูกพูดถึงต่อไปอีกนานหลังจากที่การประชุมสิ้นสุดลง

ตั้งค่าใน AhaSlides (ใช้เวลาน้อยกว่า 5 นาที)

1. ก่อนเริ่มกิจกรรม ให้เตรียมรูปถ่ายวัยเด็กของสมาชิกทีมคนละ 1 รูป
2. เปิด AhaSlides สร้างสไลด์ "จับคู่" และใส่ชื่อลงในด้านใดด้านหนึ่งของสไลด์
3. นำรูปภาพไปติดไว้ที่ด้านตรงข้ามโดยเรียงลำดับแบบสุ่ม
4. ให้ทุกคนจับคู่ชื่อกับรูปภาพ จากนั้นเปิดเผยคำตอบพร้อมกัน

กิจกรรมการแก้ปัญหา

9. ภัยพิบัติบนเกาะร้าง

เหมาะสำหรับ: การทำงานทางไกล และการทำงานในสถานที่จริง

ทีมของคุณประสบอุบัติเหตุเครื่องบินตกบนเกาะร้างแห่งหนึ่ง แต่ละคนสามารถเก็บกู้สิ่งของจากซากเครื่องบินได้สามชิ้น ข้อแม้คือ คุณต้องทายให้ได้ว่าเพื่อนร่วมทีมของคุณจะเลือกอะไรก่อนที่พวกเขาจะเฉลยคำตอบ

การคาดเดาที่ถูกต้องนั้นขึ้นอยู่กับว่าคุณรู้จักลำดับความสำคัญและค่านิยมของอีกฝ่ายดีแค่ไหน การสรุปผลหลังการทำงานร่วมกัน แม้จะสั้นกระชับ ก็มักจะเผยให้เห็นความแตกต่างที่แท้จริงในวิธีคิดเกี่ยวกับความเสี่ยง ความเป็นไปได้ และสิ่งที่พวกเขาสนใจอย่างแท้จริง ซึ่งเป็นบริบทที่มีประโยชน์ในสภาพแวดล้อมการทำงานร่วมกันใดๆ ก็ตาม

ตั้งค่าใน AhaSlides (ใช้เวลาน้อยกว่า 5 นาที)

1. เปิด AhaSlides และสร้างสไลด์แบบ "ปลายเปิด"
2. ขอให้ทุกคนพิมพ์รายการทั้งสามรายการพร้อมกัน โดยห้ามเปิดเผยจนกว่าจะหมดเวลา
3. เลือกผู้เล่นหนึ่งคนเป็นหัวข้อ และแสดงผลการคาดเดาของทุกคนที่มีต่อผู้เล่นคนนั้น
4. ให้คะแนนสำหรับคำตอบที่ถูกต้อง และเปิดเผยคำตอบที่แท้จริง

10. ระดมความคิดภายในห้านาที

เหมาะสำหรับ: การทำงานทางไกล และการทำงานในสถานที่จริง

การระดมสมองแบบมีโครงสร้างที่มุ่งเน้นปัญหาจริงที่มีความเสี่ยงต่ำ ช่วยให้ทีมได้ฝึกฝนการสร้างไอเดียโดยไม่ต้องเผชิญกับแรงกดดันจากโครงการที่มีความเสี่ยงสูง งานวิจัยชี้ให้เห็นว่าการระดมสมองแบบกลุ่มที่มีโครงสร้าง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีการส่งไอเดียพร้อมกันเป็นลายลักษณ์อักษรแทนที่จะพูดออกมาทีละไอเดีย จะทำให้เกิดไอเดียที่หลากหลายมากขึ้นโดยการลดข้อจำกัดทางสังคมและแนวโน้มที่จะยึดติดกับข้อเสนอแนะแรก [2]

เลือกปัญหาที่เกิดขึ้นจริงแต่ไม่เร่งด่วน เช่น จะปรับปรุงการประชุมประจำวันวันจันทร์ให้ดีขึ้นได้อย่างไร ควรทำอะไรในงานเลี้ยงฉลองทีมครั้งต่อไป หรือกระบวนการใดที่สามารถทำให้ง่ายขึ้นได้ ให้ทุกคนมีเวลาสองนาทีในการเสนอไอเดีย จากนั้นลงคะแนนเลือกไอเดียที่ดีที่สุด

ผลลัพธ์มีความสำคัญน้อยกว่านิสัย ทีมที่ฝึกฝนการระดมความคิดร่วมกันในสถานการณ์ที่มีความเสี่ยงต่ำ จะนำรูปแบบเหล่านั้นไปใช้ได้ง่ายกว่าเมื่อความเสี่ยงสูงขึ้น

ตั้งค่าใน AhaSlides (ใช้เวลาน้อยกว่า 5 นาที)

1. เปิด AhaSlides และสร้างสไลด์ "ระดมความคิด"
2. พิมพ์ปัญหาลงในช่องคำถาม แล้วระบบจะแสดงรหัส QR
3. ตั้งเวลาสองนาทีแล้วให้ทุกคนส่งไอเดียพร้อมกัน
4. แสดงผลงานทั้งหมดและขอให้กลุ่มโหวตผลงานที่ชื่นชอบ

การทำให้กิจกรรมสั้นๆ เป็นที่จดจำ

คุณค่าของกิจกรรมห้านาทีใดๆ ก็ตามนั้นสะสมเพิ่มขึ้น ไม่ใช่เห็นผลทันที การจัดกิจกรรมเหล่านี้เพียงครั้งเดียวจะทำให้เกิดเสียงหัวเราะและความสัมพันธ์ที่ดี แต่การจัดกิจกรรมเหล่านี้ในช่วงเริ่มต้นของการประชุมประจำสัปดาห์ทุกครั้ง โดยหมุนเวียนรูปแบบต่างๆ จะช่วยสร้างความคุ้นเคยกันในระยะเวลาหลายเดือน ซึ่งการจัดกิจกรรมทีมเพียงวันเดียวไม่สามารถทำได้

งานวิจัยของ Gallup เกี่ยวกับการมีส่วนร่วมในที่ทำงานพบว่าทีมที่มีส่วนร่วมสูงมีผลกำไรสูงกว่าทีมที่ไม่มีส่วนร่วมถึง 21% และมีผลิตภาพสูงกว่าถึง 17% [1] การเชื่อมต่อทางสังคมเป็นหนึ่งในปัจจัยสำคัญที่ขับเคลื่อนการมีส่วนร่วมดังกล่าว ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมเวลาห้านาทีในช่วงเริ่มต้นของการประชุมจึงสะสมกลายเป็นสิ่งที่มีความหมายอย่างแท้จริงเมื่อเวลาผ่านไป กลไกนี้ไม่ใช่เรื่องลึกลับ: ผู้คนทำงานหนักขึ้นเพื่อเพื่อนร่วมงานที่พวกเขารู้จักและไว้วางใจ

กิจกรรมข้างต้นไม่จำเป็นต้องใช้งบประมาณ ไม่ต้องใช้ผู้รับเหมาภายนอก และไม่จำเป็นต้องใช้ผู้เชี่ยวชาญพิเศษใดๆ ใช้เวลาเพียงห้านาทีและตัดสินใจที่จะเริ่มต้นเท่านั้น

แหล่งที่มา

[1] แกลลัป สถานการณ์ของสถานที่ทำงานในอเมริกา https://www.gallup.com/workplace/285674/improve-employee-engagement-workplace.aspxข้อมูลเกี่ยวกับการมีส่วนร่วมและผลลัพธ์ด้านประสิทธิภาพของทีม

[2] ResearchGate การศึกษาเกี่ยวกับปัจจัยที่มีอิทธิพลต่อประสิทธิผลของการระดมความคิดของทีม (2009/2010) งานวิจัยเกี่ยวกับการจัดองค์ประกอบของทีม การประมวลผลข้อมูลทางสังคม และรูปแบบการมีปฏิสัมพันธ์ในประสิทธิภาพของการระดมความคิด