การเรียนรู้กลยุทธ์การสื่อสารภายใน | 9 แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในปี 2024

ยิ่งใหญ่ กลยุทธ์การสื่อสารภายใน คือส่วนสำคัญขององค์กรที่ประสบความสำเร็จ ในบรรยากาศการทำงานแบบผสมผสานในปัจจุบัน การทำให้แน่ใจว่าการสื่อสารที่โปร่งใสและบ่อยครั้งระหว่างทีมที่กระจายตัวกันเป็นสิ่งสำคัญยิ่งกว่าที่เคย แต่หลายบริษัทยังคงประสบปัญหาในการรับข้อความที่ถูกต้องเมื่อพนักงานทั้งในและนอกสำนักงาน

ในโพสต์นี้ เราจะสำรวจแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่รวบรวมมาจากผู้เชี่ยวชาญด้านการสื่อสารภายในของบริษัทที่มีความเป็นเลิศในยุคไฮบริด คุณจะได้รับเคล็ดลับจากวงในในการสร้างเนื้อหาที่เกี่ยวข้องและกระตุ้นการมีส่วนร่วม รวมถึงการวัดสิ่งที่โดนใจผู้ชมของคุณจริงๆ

สารบัญ

• กลยุทธ์การสื่อสารภายในคืออะไร?
• เหตุใดกลยุทธ์การสื่อสารภายในจึงมีความสำคัญ
• ใครเป็นผู้รับผิดชอบในการพัฒนากลยุทธ์การสื่อสารภายในองค์กร?
• กลยุทธ์การสื่อสารภายในเกิดขึ้นเมื่อใด?
• กลยุทธ์การสื่อสารภายในจะใช้ช่องทางใด
• จะพัฒนากลยุทธ์การสื่อสารภายในได้อย่างไร?
• ทำให้การสื่อสารภายในมีประสิทธิผลด้วย AhaSlides 
• ประเด็นที่สำคัญ 
• คำถามที่พบบ่อย

เคล็ดลับเพิ่มเติมด้วย AhaSlides

• ความพึงพอใจในที่ทำงาน
• การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพในสถานที่ทำงาน

กลยุทธ์การสื่อสารภายในคืออะไร?

ลองจินตนาการว่าคุณมีคนเก่งๆ จำนวนมากที่ทำงานร่วมกันในบริษัท ตอนนี้ เพื่อให้ทีมนี้ประสบความสำเร็จ พวกเขาจำเป็นต้องสื่อสารอย่างดี เช่นเดียวกับเพื่อนพูดคุยและแบ่งปันแนวคิด นั่นคือที่มาของกลยุทธ์การสื่อสารภายใน!

กลยุทธ์การสื่อสารภายใน เป็นแผนและกรอบการทำงานที่ครอบคลุมซึ่งออกแบบมาเพื่ออำนวยความสะดวกในการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลภายในองค์กร 

เป้าหมายหลักของกลยุทธ์นี้คือการสร้างบุคลากรที่เหนียวแน่น มีความรู้ และมีส่วนร่วม ซึ่งท้ายที่สุดแล้วจะมีส่วนช่วยให้องค์กรประสบความสำเร็จและบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์กร

การสื่อสารภายในมีสี่ประเภท:

• การสื่อสารจากบนลงล่าง (การจัดการกับการสื่อสารของพนักงาน): นี่คือเวลาที่ข้อมูลไหลจากด้านบนสุดของลำดับชั้นองค์กร (เช่น ผู้จัดการหรือผู้นำ) ไปยังระดับล่าง (พนักงาน) เหมือนเจ้านายคอยสั่งสอนลูกทีม เราใช้การสื่อสารประเภทนี้เพื่อแบ่งปันประกาศสำคัญ เป้าหมายของบริษัท หรือนโยบายใหม่
• การสื่อสารจากล่างขึ้นบน (การสื่อสารระหว่างพนักงาน): มันตรงกันข้ามกับการสื่อสารจากบนลงล่าง ข้อมูลเดินทางจากระดับล่าง (พนักงาน) ขึ้นสู่ด้านบน (ผู้จัดการหรือผู้นำ) เหมือนกับว่าพนักงานแบ่งปันความคิด ข้อเสนอแนะ หรือข้อกังวลกับหัวหน้าของตน 
• การสื่อสารแนวนอน/ด้านข้าง (การสื่อสารแบบ Peer-to-peer:): การสื่อสารประเภทนี้เกิดขึ้นระหว่างบุคคลระดับเดียวกันภายในองค์กร เหมือนกับเพื่อนร่วมงานคุยกันเพื่อประสานงานงานหรือแชร์ข้อมูลอัปเดต 
• การสื่อสารในแนวทแยง: ลองจินตนาการว่านี่คือการผสมผสานระหว่างการสื่อสารจากบนลงล่างและแนวนอน เกิดขึ้นเมื่อผู้คนจากแผนกหรือระดับต่างๆ จำเป็นต้องทำงานร่วมกันในโครงการหรือแลกเปลี่ยนข้อมูล 

เหตุใดกลยุทธ์การสื่อสารภายในจึงมีความสำคัญ

ในบริษัทใดก็ตาม กลยุทธ์การสื่อสารภายในช่วยให้พนักงานเชื่อมต่อและมีส่วนร่วม. ข้อความสำคัญ เช่น การเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่ การเปลี่ยนแปลงนโยบายของบริษัท หรือเหตุการณ์ที่จะเกิดขึ้นจะถูกแชร์โดยทันที พนักงานยังสามารถให้ข้อเสนอแนะและแนวคิดแก่ผู้บริหาร ทำให้พวกเขารู้สึกมีค่าและเป็นส่วนหนึ่งของภาพรวม

ด้วยกลยุทธ์ที่มั่นคง สถานที่ทำงานจะกลายเป็นที่ที่มีความสุขและเกิดผล ซึ่งทุกคนเข้าใจตรงกัน ทำงานเป็นทีม และบริษัทก็เจริญรุ่งเรือง!

ใครเป็นผู้รับผิดชอบในการพัฒนากลยุทธ์การสื่อสารภายในองค์กร?

ความรับผิดชอบในการพัฒนากลยุทธ์การสื่อสารภายในมักตกอยู่บนไหล่ของทีมผู้นำขององค์กรและแผนกสื่อสารหรือทรัพยากรบุคคล (ทรัพยากรบุคคล) โดยเกี่ยวข้องกับการทำงานร่วมกันระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต่างๆ เพื่อสร้างกลยุทธ์ที่รอบด้านและมีประสิทธิภาพซึ่งสอดคล้องกับเป้าหมายและค่านิยมขององค์กร

ต่อไปนี้คือผู้เล่นหลักที่เกี่ยวข้องกับการพัฒนากลยุทธ์การสื่อสารภายใน:

• เป็นผู้นำทีม
• ฝ่ายสื่อสารหรือฝ่ายบุคคล
• ที่ปรึกษาด้านการสื่อสาร: ในบางกรณี องค์กรอาจขอที่ปรึกษาด้านการสื่อสารหรือผู้เชี่ยวชาญภายนอกเพื่อเสนอมุมมองใหม่และแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดในการพัฒนากลยุทธ์ที่มีประสิทธิภาพ

กลยุทธ์การสื่อสารภายในเกิดขึ้นเมื่อใด?

กลยุทธ์การสื่อสารภายในดำเนินไปอย่างต่อเนื่องและเกิดขึ้นตลอดวงจรชีวิตขององค์กร ไม่ใช่เรื่องครั้งเดียว แต่เป็นความพยายามอย่างต่อเนื่องเพื่อให้แน่ใจว่าการสื่อสารมีประสิทธิภาพ ต่อไปนี้เป็นกรณีสำคัญบางส่วนเมื่อมันเกิดขึ้น:

1. การวางแผนองค์กร: กลยุทธ์ถูกสร้างขึ้นในระหว่างการวางแผนเพื่อให้สอดคล้องกับเป้าหมายของบริษัท
2. อัพเดทปกติ: มีการทบทวนเป็นประจำเพื่อปรับให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงและความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไป
3. การประเมินผลและการประเมินผล: เป็นสิ่งสำคัญมากสำหรับขั้นตอนการประเมินรวมถึง รีวิวกลางปีการทบทวนสิ้นปีและ การประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงาน.
4. ระหว่างการเปลี่ยนแปลง: มีความสำคัญอย่างยิ่งในระหว่างการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ เช่น การควบรวมกิจการหรือการเปลี่ยนผู้นำ
5. แนะนำนโยบาย: ช่วยให้พนักงานทราบเกี่ยวกับนโยบายหรือความคิดริเริ่มใหม่ๆ
6. ในช่วงวิกฤต: มีบทบาทสำคัญในการให้ข้อมูลที่ถูกต้องและทันท่วงทีในช่วงเวลาที่ยากลำบาก
7. การเตรียมความพร้อมของพนักงาน: ช่วยให้พนักงานใหม่รู้สึกได้รับการต้อนรับและทราบเกี่ยวกับบทบาทของตน
8. ปฏิบัติการรายวัน: ช่วยให้การสื่อสารราบรื่นระหว่างทีมและความเป็นผู้นำ
9. กำลังมองหาข้อเสนอแนะ: มีผลบังคับใช้เมื่อบริษัทขอความคิดเห็นจากพนักงาน ความคิดเห็นของผู้จัดการ และส่งเสริมการสื่อสารอย่างเปิดเผย

กลยุทธ์การสื่อสารภายในจะใช้ช่องทางใด

ช่องทางที่ใช้ในกลยุทธ์การสื่อสารภายในอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับความชอบ ขนาด และลักษณะของข้อมูลที่จะถ่ายทอด ต่อไปนี้เป็นช่องทางการสื่อสารทั่วไปที่กลยุทธ์การสื่อสารภายในอาจใช้:

1. อีเมล
2. อินทราเน็ต
3. ประชุมทีม (การประชุมแบบเห็นหน้ากันเป็นประจำหรือการประชุมเสมือนจริงเพื่อหารือเกี่ยวกับความคืบหน้า แบ่งปันการอัปเดต และทำงานร่วมกันในโครงการ)
4. เครื่องมือการทำงานร่วมกันแบบดิจิทัล (แพลตฟอร์มเช่น Microsoft Teams, Slack หรือเครื่องมือการจัดการโครงการอื่น ๆ )
5. จดหมายข่าว
6. ประชุมศาลากลาง
7. บอร์ดประกาศ
8. สื่อสังคม (แพลตฟอร์มภายใน)
9. แบบสำรวจความคิดเห็น

จะพัฒนากลยุทธ์การสื่อสารภายในได้อย่างไร?

การพัฒนากลยุทธ์การสื่อสารภายในที่มีประสิทธิผลเกี่ยวข้องกับหลายขั้นตอนเพื่อให้แน่ใจว่าสอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กรและตอบสนองความต้องการด้านการสื่อสารของพนักงาน คำแนะนำทีละขั้นตอนเพื่อช่วยคุณพัฒนากลยุทธ์การสื่อสารภายใน:

1/ กำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของการสื่อสาร: 

ระบุเป้าหมายที่คุณต้องการบรรลุด้วยกลยุทธ์ การมีวัตถุประสงค์เฉพาะจะกำหนดแนวทางการสื่อสารของคุณ ไม่ว่าจะเป็นการส่งเสริมการทำงานร่วมกัน เพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงาน หรือทำให้พนักงานสอดคล้องกับวิสัยทัศน์ของบริษัท

2/ ระบุกลุ่มเป้าหมาย: 

ระบุกลุ่มพนักงานที่แตกต่างกันและความต้องการด้านการสื่อสารที่เป็นเอกลักษณ์ของพวกเขา ปรับแต่งข้อความและช่องทางให้เหมาะกับความชอบ บทบาท และความต้องการของแต่ละกลุ่ม

• ตัวอย่างเช่น ทีมการตลาดอาจต้องการการอัปเดตบ่อยครั้งสำหรับแคมเปญใหม่ ในขณะที่แผนก IT ต้องการข้อมูลเกี่ยวกับการอัปเดตระบบและปัญหาทางเทคนิค

3/ เลือกช่องทางการติดต่อ: 

เลือกวิธีการสื่อสารที่ดีที่สุด ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับประเภทของข้อมูลที่จะให้และกลุ่มเป้าหมาย ลองนึกถึงการใช้ช่องทางต่างๆ เช่น แพลตฟอร์มแชท อีเมล อินทราเน็ต การประชุมทีม และเครื่องมือการทำงานร่วมกันแบบดิจิทัล

4/ กำหนดแนวทางข้อความ: 

กำหนดน้ำเสียง สไตล์ และภาษาในการสื่อสาร ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความมีความชัดเจน กระชับ และสอดคล้องกับค่านิยมและวัฒนธรรมของบริษัท

5/ ใช้การสื่อสารแบบสองทาง: 

ส่งเสริมการสนทนาแบบเปิดและวงจรป้อนกลับเพื่อสร้างวัฒนธรรมแห่งการมีส่วนร่วม จัดให้มีช่องทางให้พนักงานแสดงความคิดเห็น ข้อเสนอแนะ และข้อกังวลใจ

6/ สร้างตารางการสื่อสาร: 

พัฒนาไทม์ไลน์สำหรับการสื่อสารอย่างสม่ำเสมอ กำหนดความถี่ของการอัปเดต การประชุม และเซสชันคำติชมเพื่อให้พนักงานทราบข้อมูลและมีส่วนร่วม

7/ จัดทำแผนการสื่อสารในภาวะวิกฤติ: 

มีแผนในการสื่อสารอย่างมีประสิทธิผลในช่วงเวลาที่เกิดวิกฤติหรือสถานการณ์ที่ท้าทาย ด้วยการมีแผนการสื่อสารในภาวะวิกฤติที่ได้รับการพัฒนาอย่างดี บริษัทจึงสามารถตอบสนองต่อความท้าทาย แจ้งให้พนักงานทราบ และรักษาความมั่นใจในความสามารถขององค์กรในการรับมือกับภาวะวิกฤติได้อย่างมีประสิทธิภาพ

8/ ฝึกอบรมและให้ความรู้: 

จัดให้มีการฝึกอบรมแก่พนักงานและผู้จัดการเกี่ยวกับวิธีปฏิบัติในการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับเครื่องมือหรือช่องทางใหม่ๆ ที่กำลังแนะนำ

9/ วัดและประเมินผล: 

กำหนดตัวชี้วัดเพื่อประเมินประสิทธิผลของกลยุทธ์การสื่อสารภายในองค์กร รวบรวมคำติชมจากพนักงานและติดตามตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลักเพื่อทำการปรับปรุง

นอกจากนี้ ให้ปรับกลยุทธ์ให้ยืดหยุ่นและปรับเปลี่ยนตามความจำเป็นตามข้อเสนอแนะ ความต้องการขององค์กรที่เปลี่ยนแปลง และเทคโนโลยีการสื่อสารที่เกิดขึ้นใหม่

ทำให้การสื่อสารภายในมีประสิทธิผลด้วย AhaSlides 

AhaSlides สามารถเป็นเครื่องมือที่ทรงพลังในการปรับปรุงการสื่อสารภายในและทำให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นได้หลายวิธี:

• การประชุมเชิงโต้ตอบและศาลากลาง: คุณสามารถใช้ได้ โพลสด, แบบทดสอบและ คำถาม & คำตอบ เพื่อดึงดูดผู้เข้าร่วม รวบรวมข้อเสนอแนะตามเวลาจริง และกระตุ้นให้มีส่วนร่วมในการประชุมเสมือนจริงและศาลากลางกับพนักงาน 
• คำติชมแบบเรียลไทม์: ด้วย AhaSlidesคุณสามารถสร้างและแจกจ่ายโพลได้อย่างรวดเร็ว คำเมฆ ให้กับพนักงาน สิ่งนี้ทำให้คุณสามารถรวบรวมคำติชมอันมีค่าในหัวข้อต่างๆ เช่น ความคิดริเริ่มของบริษัท ความพึงพอใจของพนักงาน หรือโปรแกรมการฝึกอบรม
• การฝึกอบรมและการเรียนรู้: คุณสามารถรวมแบบทดสอบและแบบสำรวจแบบโต้ตอบได้ เทมเพลตที่ทำไว้ล่วงหน้า เพื่อทดสอบความเข้าใจของพนักงานและเสริมสร้างแนวคิดหลักเพื่อปรับปรุงเซสชันการฝึกอบรมและการประชุมเชิงปฏิบัติการ
• กิจกรรมสร้างทีม: AhaSlides เสนอกิจกรรมเสริมสร้างทีม เช่น แบบทดสอบการทำความรู้จักกัน เกมต่างๆ ล้อสปินเนอร์, เครื่องกำเนิดทีมแบบสุ่ม. กิจกรรมเหล่านี้สามารถส่งเสริมความสนิทสนมกันและการทำงานร่วมกันระหว่างพนักงาน แม้กระทั่งในทีมที่อยู่ห่างไกลหรือกระจายกัน
• การรับรู้ของพนักงาน: AhaSlides สามารถนำมาใช้เพื่อรับรู้และเฉลิมฉลองความสำเร็จ ความสำเร็จ และการมีส่วนสนับสนุนของพนักงาน ซึ่งจะช่วยเพิ่มขวัญกำลังใจและแรงจูงใจของพนักงาน
• ความคิดเห็นที่ไม่ระบุชื่อ: ฟีเจอร์การสำรวจแบบไม่เปิดเผยตัวตนของแพลตฟอร์มช่วยให้พนักงานสามารถแสดงความคิดเห็นได้โดยไม่ต้องกลัวว่าจะถูกสะท้อนกลับ ส่งเสริมสภาพแวดล้อมการสื่อสารที่เปิดกว้างและซื่อสัตย์มากขึ้น
• มีส่วนร่วมกับพนักงานทางไกล: สำหรับองค์กรที่มีทีมงานระยะไกลหรือกระจายตัวกัน AhaSlides อาจเป็นเครื่องมือที่มีคุณค่าในการทำให้แน่ใจว่าพนักงานทุกคนเชื่อมต่อ มีส่วนร่วม และได้รับข้อมูล

ประเด็นที่สำคัญ 

กลยุทธ์การสื่อสารภายในที่มีประสิทธิผลถือเป็นหัวใจสำคัญขององค์กรที่ทำงานได้ดีและมีความสามัคคี มันเสริมสร้างวัฒนธรรมขององค์กรและนำไปสู่การปรับปรุงประสิทธิภาพและความสำเร็จในที่สุด 

คำถามที่พบบ่อย

Ref: ฟอร์บ