แผนภูมิแกนต์ดูเหมือนเป็นรหัสลับของการจัดการโครงการที่ผู้เชี่ยวชาญเท่านั้นที่เข้าใจ
แต่อย่ากลัวเลย - จริงๆ แล้วมันก็ค่อนข้างง่ายเมื่อคุณถอดรหัสวิธีการทำงาน
เราจะอธิบายทุกอย่าง ตอบคำถามของคุณว่าแผนภูมิ Gantt คืออะไร ไปจนถึงวิธีใช้อย่างมีประสิทธิภาพในโครงการของคุณ
| แผนภูมิแกนต์ใน Excel คืออะไร | แผนภูมิแกนต์บน Excel เป็นแผนภูมิแท่งประเภทหนึ่งที่ช่วยให้คุณเห็นภาพไทม์ไลน์ของโครงการ |
| ทำไมพวกเขาถึงเรียกมันว่าแผนภูมิแกนต์? | แผนภูมิแกนต์ได้รับการตั้งชื่อตามเฮนรี แกนต์ ซึ่งเป็นผู้ทำให้แผนภูมินี้เป็นที่นิยมในช่วงปี พ.ศ. 1910-1915 |
| เหตุใดการใช้แผนภูมิแกนต์จึงดี | แผนภูมิแกนต์ช่วยให้คุณมองภาพรวม จัดระเบียบงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และทำให้ทุกคนติดตามได้ |
สารบัญ
- แผนภูมิแกนต์คืออะไร
- แผนภูมิแกนต์ใช้สำหรับอะไร
- แผนภูมิแกนต์มีลักษณะอย่างไร
- แผนภูมิแกนต์และแผนภูมิเพิร์ทมีอะไรที่เหมือนกัน?
- วิธีสร้างแผนภูมิแกนต์
- ซอฟต์แวร์แผนภูมิแกนต์
- ตัวอย่างแผนภูมิแกนต์คืออะไร
- Takeaways
- คำถามที่พบบ่อย
แผนภูมิแกนต์คืออะไร
แผนภูมิแกนต์เป็นไดอะแกรมที่แสดงเส้นเวลาสำหรับโครงการของคุณ
โดยจะแสดงวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุดสำหรับแต่ละงาน พร้อมด้วยการอ้างอิงระหว่างงานต่างๆ เพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างดำเนินไปตามลำดับที่ถูกต้อง เรียบง่าย.
แผนภูมิแกนต์มีส่วนสำคัญบางประการ:
- รายการงาน: แต่ละงานในโครงการของคุณจะมีแถวของตัวเองบนแผนภูมิ
- ไทม์ไลน์: แผนภูมิประกอบด้วยแกนนอนที่ทำเครื่องหมายช่วงเวลา ซึ่งโดยปกติจะเป็นวัน สัปดาห์ หรือเดือน
- วันที่เริ่มต้นและสิ้นสุด: แต่ละงานจะมีแถบแสดงเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดตามไทม์ไลน์
- การพึ่งพา: การเชื่อมต่อแสดงว่างานหนึ่งต้องทำให้เสร็จก่อนที่จะเริ่มงานอื่นได้หรือไม่
ทำให้องค์กรของคุณมีส่วนร่วม
เริ่มการสนทนาที่มีความหมาย รับคำติชมที่มีประโยชน์ และให้ความรู้แก่ทีมของคุณ ลงทะเบียนเพื่อรับสิทธิ์ใช้งานฟรี AhaSlides เทมเพลต
🚀 รับแบบทดสอบฟรี☁️
แผนภูมิแกนต์ใช้สำหรับอะไร
มีเหตุผลบางประการที่ทำให้การใช้แผนภูมิ Gantt ดีสำหรับการจัดการโครงการ:
• ให้การแสดงภาพที่ชัดเจนของไทม์ไลน์โครงการ ความสามารถในการมองเห็นงาน ระยะเวลา การพึ่งพา และเหตุการณ์สำคัญที่มองเห็นได้ทำให้ง่ายต่อการเข้าใจกำหนดการทั้งหมดได้อย่างรวดเร็ว
• ช่วยระบุปัญหาการจัดกำหนดการตั้งแต่เนิ่นๆ เมื่อดูที่แผนภูมิ Gantt คุณจะมองเห็นปัญหาคอขวดที่อาจเกิดขึ้น การซ้อนทับกันของงานที่สำคัญ หรือช่องว่างในไทม์ไลน์ที่อาจทำให้เกิดความล่าช้าได้ จากนั้นคุณสามารถปรับเปลี่ยนเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาได้
• ช่วยสื่อสารตารางเวลาให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย การแชร์แผนภูมิ Gantt ช่วยให้เพื่อนร่วมทีมและลูกค้าเห็นไทม์ไลน์ เจ้าของงาน การพึ่งพา และเป้าหมายที่วางแผนไว้ได้อย่างง่ายดาย สิ่งนี้ส่งเสริมความโปร่งใสและความรับผิดชอบ
• มันทำให้การติดตามความคืบหน้าชัดเจน เมื่อคุณอัปเดตแผนภูมิ Gantt เพื่อแสดงงานที่เสร็จสมบูรณ์ งานที่อยู่ระหว่างดำเนินการ และการเปลี่ยนแปลงใดๆ แผนภูมิดังกล่าวจะแสดงมุมมองสถานะโครงการ "โดยสรุป" สำหรับคุณและสมาชิกในทีมคนอื่นๆ
• ช่วยจัดการทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพ เมื่อวางงานที่มีการพึ่งพาทรัพยากรเป็นภาพ คุณจะสามารถปรับการใช้บุคลากร อุปกรณ์ และสินทรัพย์อื่นๆ ให้เหมาะสมทั่วทั้งไทม์ไลน์ได้
• ช่วยให้สามารถวางแผนสถานการณ์แบบ what-if ได้ การเปลี่ยนแปลงระยะเวลาของงาน การขึ้นต่อกัน และลำดับบนแผนภูมิแกนต์ คุณสามารถสร้างแบบจำลองสถานการณ์ต่างๆ เพื่อกำหนดแผนโครงการที่ดีที่สุดก่อนที่จะนำไปใช้จริง
แผนภูมิแกนต์มีลักษณะอย่างไร
แผนภูมิ Gantt วางแผนงานบนไทม์ไลน์ด้วยภาพ โดยทั่วไปประกอบด้วย:
• รายการงานตามแกนตั้งด้านซ้าย แต่ละงานจะได้รับแถวของตัวเอง
• มาตราส่วนเวลาแนวนอนด้านล่าง โดยทั่วไปจะแสดงส่วนเพิ่ม เช่น วัน สัปดาห์ หรือเดือน
• สำหรับแต่ละงาน แถบจะครอบคลุมตั้งแต่วันที่เริ่มต้นที่วางแผนไว้จนถึงวันที่สิ้นสุด ความยาวของแถบบ่งชี้ระยะเวลาที่วางแผนไว้ของงาน
• การพึ่งพาระหว่างงานจะแสดงด้วยเส้นหรือลูกศรที่เชื่อมต่องาน นี่แสดงว่างานใดต้องทำให้เสร็จก่อนงานอื่นจึงจะเริ่มได้
• เหตุการณ์สำคัญจะแสดงด้วยเส้นแนวตั้งหรือไอคอน ณ วันที่ที่ระบุ พวกเขาทำเครื่องหมายจุดตรวจที่สำคัญหรือวันครบกำหนด
• ทรัพยากรที่กำหนดให้กับแต่ละงานอาจแสดงในแถบงานหรือในคอลัมน์แยกต่างหาก
• บางครั้งความคืบหน้าที่แท้จริงจะถูกระบุโดยการแฮช การแรเงา หรือการเขียนโค้ดสีของแถบงานเพื่อแสดงงานที่เสร็จแล้ว
แผนภูมิแกนต์และแผนภูมิเพิร์ทมีอะไรที่เหมือนกัน?
แผนภูมิแกนต์และแผนภูมิ PERT ทั้งคู่:
• เป็นการจัดกำหนดการโครงการและเครื่องมือการจัดการ
• แสดงไทม์ไลน์ของโครงการด้วยภาพด้วยงาน เหตุการณ์สำคัญ และระยะเวลา
• ช่วยระบุความเสี่ยง การพึ่งพา และปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในแผนโครงการ
• สามารถอัปเดตเพื่อสะท้อนความคืบหน้าของงานและการเปลี่ยนแปลงกำหนดการ
• ช่วยในการจัดสรรและติดตามการใช้ทรัพยากร
• อำนวยความสะดวกในการตรวจสอบสถานะและประสิทธิภาพของโครงการ
• ปรับปรุงการสื่อสารโดยการแสดงภาพที่ชัดเจนของเส้นเวลาและสถานะของโครงการ
ความแตกต่างที่สำคัญระหว่างแผนภูมิ Gantt และแผนภูมิ PERT คือ:
แผนภูมิแกนต์:
• แสดงวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดตามแผนของแต่ละงาน
• ให้ความสำคัญกับการจัดตารางเวลาและเวลาของงาน
• ใช้รูปแบบแผนภูมิแท่งอย่างง่าย
แผนภูมิ PERT:
• คำนวณระยะเวลาที่คาดหวังของงานตามการประมาณการในแง่ดี มองโลกในแง่ร้าย และเป็นไปได้มากที่สุด
• ให้ความสำคัญกับเครือข่ายตรรกะที่กำหนดลำดับของงาน
• ใช้รูปแบบแผนภาพโหนดและลูกศรที่แสดงการขึ้นต่อกันและตรรกะระหว่างงานต่างๆ
โดยสรุป ทั้งแผนภูมิ Gantt และแผนภูมิ PERT มีเป้าหมายเพื่อสร้างแบบจำลองและแสดงภาพกำหนดการของโครงการ พวกเขาช่วยในการวางแผน ติดตามความคืบหน้าและการสื่อสาร แต่แผนภูมิ Gantt ให้ความสำคัญกับลำดับเวลาและระยะเวลาของงาน ในขณะที่แผนภูมิ PERT ให้ความสำคัญกับตรรกะและการพึ่งพาระหว่างงานต่างๆ เพื่อกำหนดระยะเวลาที่คาดไว้
วิธีสร้างแผนภูมิแกนต์
การสร้างแผนภูมิ Gantt ในสเปรดชีตช่วยให้ติดตาม อัปเดต และวางแผนสถานการณ์ "จะเกิดอะไรขึ้นถ้า" ได้อย่างง่ายดายในขณะที่โครงการของคุณดำเนินไป
ต่อไปนี้คือขั้นตอนในการสร้างแผนภูมิแกนต์พื้นฐานในการจัดการโครงการ:
#1 - แสดงรายการงานทั้งหมดที่จำเป็นในการทำให้โครงการของคุณเสร็จสมบูรณ์ แบ่งงานใหญ่ออกเป็นงานย่อยที่เล็กลงและจัดการได้มากขึ้น
#2 - ประมาณระยะเวลาของแต่ละงานในหน่วยเวลาที่เหมาะสมสำหรับโครงการของคุณ (วัน สัปดาห์ เดือน ฯลฯ) พิจารณาการพึ่งพาระหว่างงาน
#3 - มอบหมายเจ้าของและ/หรือทรัพยากรให้กับแต่ละงาน ระบุทรัพยากรที่ใช้ร่วมกันที่มีการพึ่งพางานที่ขัดแย้งกัน
#4 - กำหนดวันที่เริ่มต้นและวันครบกำหนดสำหรับโครงการของคุณ คำนวณวันที่เริ่มต้นงานโดยยึดตามการขึ้นต่อกัน
#5 - สร้างตารางหรือ สเปรดชีต มีคอลัมน์สำหรับ:
- ชื่องาน
- ระยะเวลาของงาน
- วันที่เริ่ม
- วันที่สิ้นสุด
- ทรัพยากรที่ได้รับมอบหมาย
- % สมบูรณ์ (ไม่บังคับ)
- การพึ่งพางาน (ไม่บังคับ)
#6 - วางแผนงานบนไทม์ไลน์ของคุณด้วยแถบตั้งแต่วันที่เริ่มต้นจนถึงวันที่สิ้นสุด
#7 - เพิ่มการแสดงภาพของการพึ่งพาระหว่างงานโดยใช้ลูกศรหรือเส้น
#8 - ทำเครื่องหมายเหตุการณ์สำคัญบนไทม์ไลน์ของคุณโดยใช้ไอคอน การแรเงา หรือเส้นแนวตั้ง
#9 - อัปเดตแผนภูมิ Gantt ของคุณเป็นระยะเมื่องานเสร็จสิ้น ระยะเวลาเปลี่ยนแปลง หรือการเปลี่ยนแปลงการขึ้นต่อกัน ปรับแถบงานและการขึ้นต่อกันตามความจำเป็น
#10 - เพิ่มคอลัมน์ % เสร็จสมบูรณ์หรือความคืบหน้า และกรอกข้อมูลในช่วงเวลาหนึ่งเพื่อระบุสถานะของโครงการโดยสรุป
#11 - ใช้ไทม์ไลน์แบบภาพเพื่อระบุปัญหาด้านกำหนดการ ความขัดแย้งของทรัพยากร หรือความเสี่ยงที่อาจทำให้เกิดความล่าช้า ทำการปรับเปลี่ยนเพื่อปรับปรุงแผนโครงการของคุณในเชิงรุก
ซอฟต์แวร์แผนภูมิแกนต์
ด้วยตัวเลือกมากมายในท้องตลาด สิ่งเหล่านี้คือสิ่งที่ดึงดูดสายตาของเราสำหรับคุณสมบัติที่หลากหลายและอินเทอร์เฟซที่ไม่ซับซ้อน ทุกคนตั้งแต่หัวหน้าที่ใกล้เกษียณไปจนถึงเด็กฝึกงานใหม่สามารถดู สร้าง และติดตามแผนภูมิ Gantt ได้อย่างง่ายดาย
#1 - โครงการไมโครซอฟต์
• แอปพลิเคชั่นการจัดการโครงการที่โดดเด่นครบถ้วน
• ทำให้ง่ายต่อการสร้างและแก้ไขตารางสำหรับงาน ทรัพยากร การมอบหมาย และวันที่ในปฏิทิน
• สร้างแผนภูมิ Gantt โดยอัตโนมัติตามข้อมูลตาราง
• อนุญาตให้ใช้เส้นทางวิกฤต กำหนดเวลา การจัดระดับทรัพยากร และคุณสมบัติขั้นสูงอื่นๆ
• ผสานรวมกับ Excel, Outlook และ SharePoint สำหรับการทำงานร่วมกันในโครงการ
• ต้องซื้อการสมัครสมาชิกรายเดือนหรือรายปี
#2 - ไมโครซอฟต์ เอ็กเซล
• ง่ายๆ เพียงป้อนรายละเอียดงานลงในตารางและสร้างแผนภูมิจากนั้น
• Add-in ของแผนภูมิ Gantt ฟรีหรือราคาไม่แพงจำนวนมากพร้อมเทมเพลตและคุณสมบัติเพิ่มเติม
• อินเทอร์เฟซที่คุ้นเคยสำหรับคนส่วนใหญ่
• จำกัดความสามารถในการจัดการโครงการนอกเหนือจากแผนภูมิ Gantt พื้นฐาน
#3 - โครงการแกนต์
• แอปพลิเคชันการจัดการโครงการโอเพ่นซอร์สที่ออกแบบมาเฉพาะสำหรับแผนภูมิแกนต์
• มีคุณสมบัติสำหรับการอธิบายงาน มอบหมายทรัพยากร ติดตามความคืบหน้า และสร้างรายงาน
• อนุญาตสำหรับงานซ้ำ การขึ้นต่อกันของงาน และการคำนวณเส้นทางวิกฤต
• อินเทอร์เฟซอาจใช้งานง่ายน้อยลงสำหรับบางคน
• ขาดการผสานรวมกับซอฟต์แวร์อื่นและคุณสมบัติการทำงานร่วมกัน
• ดาวน์โหลดและใช้งานได้ฟรี
#4 - สมาร์ทดรอว์
• รวมเทมเพลตแผนภูมิแกนต์ที่ออกแบบอย่างมืออาชีพ
• มีคุณสมบัติสำหรับการสร้างไทม์ไลน์อัตโนมัติ การแก้ไขแบบลากและวาง และการอ้างอิงงาน
• ผสานรวมกับ Microsoft Office เพื่อแลกเปลี่ยนไฟล์และข้อมูล
• อินเทอร์เฟซที่ค่อนข้างใช้งานง่าย
• ต้องสมัครสมาชิกแบบชำระเงิน แต่ให้ทดลองใช้ฟรี 30 วัน
# 5 - เทรลโล
• เครื่องมือการจัดการโครงการสไตล์ Kanban
• เพิ่มงานเป็น "การ์ด" ซึ่งคุณสามารถลากและจัดเรียงเป็นภาพบนไทม์ไลน์ได้
• ดูงานในช่วงเวลาต่างๆ จากสัปดาห์เป็นเดือน
• กำหนดสมาชิกและวันครบกำหนดให้กับการ์ด
• พื้นฐานในแง่ของการจัดการการพึ่งพาระหว่างงาน การจัดการทรัพยากรและการใช้สินทรัพย์ และการติดตามความคืบหน้าไปสู่เหตุการณ์สำคัญ
#6 - ทีมแกนต์
• โซลูชันแบบครบวงจรสำหรับการจัดการโครงการตลอดวงจรชีวิตโดยเฉพาะ
• วางแผนไทม์ไลน์อัตโนมัติและเพิ่มประสิทธิภาพ
• ช่วยให้คุณสามารถกำหนดการขึ้นต่อกันของงาน สร้างแบบจำลองสถานการณ์ "จะเกิดอะไรขึ้นถ้า" มอบหมายและระดับทรัพยากรในหลายโครงการ และติดตามความคืบหน้าตามเหตุการณ์สำคัญ
• มาพร้อมกับไลบรารีเทมเพลตและรายงานการวิเคราะห์
• ต้องสมัครสมาชิกแบบชำระเงิน
# 7 - อาสนะ
• แอปการจัดการโครงการที่เน้นการจัดการงาน
• สิ่งที่ขาด: การจัดการทรัพยากรในโครงการ การวิเคราะห์มูลค่าที่ได้รับ และการวางแผนสถานการณ์แบบ what-if
• รุ่นฟรี ระดับการชำระเงินสำหรับคุณสมบัติเพิ่มเติม
ตัวอย่างแผนภูมิแกนต์คืออะไร
แผนภูมิแกนต์สามารถใช้ได้ในสถานการณ์ต่างๆ นี่คือตัวอย่างที่สำคัญบางส่วน:
• กำหนดการโครงการ: แผนภูมิ Gantt สามารถแสดงเส้นเวลาสำหรับโครงการประเภทใดก็ได้ที่มีงาน ระยะเวลา การพึ่งพา และเหตุการณ์สำคัญ ซึ่งอาจเป็นโครงการก่อสร้าง การวางแผนงาน วิศวกรรมซอฟต์แวร์ การศึกษาวิจัย ฯลฯ
• ตารางการผลิต: แผนภูมิ Gantt มักใช้ในการผลิตเพื่อวางแผนการดำเนินการผลิต โดยแสดงตารางเวลาของขั้นตอนทั้งหมดตั้งแต่การจัดหาวัสดุไปจนถึงการประกอบ ไปจนถึงการบรรจุหีบห่อและการจัดส่ง
• การจัดสรรทรัพยากร: แผนภูมิแกนต์สามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการจัดสรรทรัพยากร เช่น คน อุปกรณ์ และสิ่งอำนวยความสะดวกในโครงการต่างๆ เมื่อเวลาผ่านไป งานรหัสสีตามทรัพยากรสามารถทำให้สิ่งนี้ชัดเจนได้
• การติดตามความคืบหน้า: แผนภูมิแกนต์สำหรับโครงการที่กำลังดำเนินการสามารถอัปเดตเพื่อแสดงวันที่เริ่มต้น/สิ้นสุดจริงสำหรับงานที่เสร็จสมบูรณ์ การคลาดเคลื่อนของงานที่อยู่ระหว่างดำเนินการ และการเปลี่ยนแปลงหรือความล่าช้าใดๆ ซึ่งจะแสดงมุมมองของสถานะโครงการ
• สถานการณ์แบบ What-if: การปรับลำดับงาน ระยะเวลา และการพึ่งพาในแผนภูมิ Gantt ผู้จัดการโครงการสามารถสร้างแบบจำลองทางเลือกเพื่อกำหนดตารางเวลาที่มีประสิทธิภาพสูงสุดก่อนนำไปใช้งานจริง
• เครื่องมือสื่อสาร: การแชร์แผนภูมิ Gantt กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียให้ภาพสรุปของเหตุการณ์สำคัญในโครงการ เจ้าของงาน และไทม์ไลน์ที่วางแผนไว้เทียบกับไทม์ไลน์จริงที่ส่งเสริมการจัดตำแหน่งและความรับผิดชอบ
โดยทั่วไป แผนภูมิแกนต์สามารถนำไปใช้กับสถานการณ์ใดๆ ก็ตามที่การแสดงภาพลำดับของงาน การขึ้นต่อกัน และลำดับเวลา อาจให้ข้อมูลเชิงลึกเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพแผน จัดสรรทรัพยากร ติดตามความคืบหน้า และแจ้งสถานะ ตัวอย่างที่เฉพาะเจาะจงไม่มีที่สิ้นสุด จำกัดด้วยความคิดสร้างสรรค์ของผู้คนและความต้องการความชัดเจนและประสิทธิภาพเท่านั้น
Takeaways
แผนภูมิ Gantt มีประสิทธิภาพมากเพราะแปลงไทม์ไลน์และการอ้างอิงโครงการที่ซับซ้อนเป็นภาพง่ายๆ ที่เข้าใจ อัปเดต และแชร์ได้ง่าย ประโยชน์หลักอยู่ที่การปรับปรุงการจัดตารางเวลา การสื่อสาร การติดตามความคืบหน้า และการวางแผน ซึ่งทำให้ผู้จัดการโครงการชื่นชอบ
คำถามที่พบบ่อย
ทำไมแผนภูมิแกนต์ถึงดี
เหตุใดแผนภูมิแกนต์จึงมีประสิทธิภาพ
- ไทม์ไลน์แบบภาพ - ดูแผนทั้งหมดได้อย่างรวดเร็ว
- การตรวจจับปัญหาตั้งแต่เนิ่นๆ - มองเห็นปัญหาที่อาจเกิดขึ้นด้วยสายตา
- การสื่อสาร - ส่งเสริมความชัดเจนและความรับผิดชอบ
- การวางแผน - การพึ่งพาและลำดับความสำคัญมีความชัดเจน
- การติดตามความคืบหน้า - แผนภูมิที่อัปเดตจะแสดงสถานะ
- การวิเคราะห์แบบ What-if - ทางเลือกแบบจำลอง
- บูรณาการ - ทำงานร่วมกับซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ
แผนภูมิแกนต์แปลเส้นเวลาและการพึ่งพาที่ซับซ้อนเป็นภาพง่ายๆ ที่เข้าใจ อัปเดต และแชร์ได้ง่าย
ประโยชน์ที่ได้รับมาจากการจัดตารางเวลา การสื่อสาร การติดตาม และการวางแผนที่ดีขึ้น
องค์ประกอบ 4 ประการของแผนภูมิแกนต์คืออะไร
แผนภูมิแกนต์ต้องการ 4 ด้าน ได้แก่ แท่ง คอลัมน์ วันที่ และเหตุการณ์สำคัญ
แผนภูมิแกนต์เป็นไทม์ไลน์หรือไม่
ใช่ แผนภูมิแกนต์โดยพื้นฐานแล้วจะแสดงไทม์ไลน์แบบเห็นภาพของกำหนดการโครงการ ซึ่งช่วยในการวางแผน การประสานงาน และการจัดการ แผนภูมิจะลงจุดข้อมูลงานบนแกน xy เพื่อแปลเวลาที่ซับซ้อน การขึ้นต่อกัน และระยะเวลาให้อยู่ในรูปแบบที่เรียบง่ายและสแกนได้
