Pagsasanay sa pamamahala ng pagbabago sa EHR: kung paano gamitin ang kasanayang nakabatay sa papel at feedback sa mga transisyon sa EHR ng ospital

Isang departamento ang tumututol sa pagbabago sa electronic health record (EHR). Walang tumatangging gamitin ito. Ang problema ay ang mga nakagawiang gawain ay naging mas mabagal. Ang isang gawain na inabot ng isang minuto sa lumang screen ay kailangan na ngayon ng apat na pag-click at isang paghahanap, at ang yunit ay kulang na sa oras. Natapos ng mga kawani ang pagsasanay, at natatandaan nila na ipinakita sa kanila ang mga bagong screen. Ang hindi hiniling sa kanila ay isagawa ang mga gawain ng kanilang sariling shift sa bagong sistema at sabihin kung ano ang humahadlang.

Ito ay isang naglalarawang sitwasyon, hindi isang dokumentadong kaso ng customer. Inilalarawan nito ang agwat na dapat tapusin ng pagsasanay sa pamamahala ng pagbabago ng EHR: ang distansya sa pagitan ng pagkakaroon ng nakitang bagong daloy ng trabaho at ang kakayahang magsanay nito, kasama ang feedback, sa paraang naglilinaw din sa mga hadlang na pumipigil sa mga tao na gamitin ito.

Ang gabay na ito ay para sa mga direktor ng L&D ng ospital at sa mga informatics o compliance lead na nakikipagtulungan sa kanila. Saklaw nito kung paano ilarawan ang problema sa pagganap, i-diagnose ang mga kakulangan sa pagkatuto at konteksto, paghahanda at pagsasanay sa disenyo, paglutas ng isang kaso at pagtatasa ng paglilipat. Ito ay tungkol sa disenyo ng pagsasanay. Hindi nito pinapalitan ang pagsubok sa usability, muling pagdisenyo ng daloy ng trabaho o ang sariling programa ng pagbabago ng iyong organisasyon, at wala itong ipinapangako tungkol sa mga resulta.

Ano ang pagsasanay sa pamamahala ng pagbabago ng EHR?

Inihahanda ng pagsasanay sa pamamahala ng pagbabago ng EHR ang mga taong gumagamit ng rekord upang magtrabaho sa isang binagong sistema o daloy ng trabaho. Ang gawain nito ay magsanay ng mga bagong daloy ng trabaho at magpakita ng mga hadlang sa pag-aampon. Ang mag-aaral ay nagsasagawa ng isang makatotohanang gawain para sa kanilang sariling tungkulin, tumatanggap ng feedback dito, at nag-uulat kung saan ito pinahirapan ng daloy ng trabaho, ng mga kagamitan o ng patakaran. Ang ikalawang bahagi ay kasinghalaga ng una. Ang pagsasanay na sumusuri lamang kung kayang sundin ng mga tao ang mga hakbang ay nakakaligtaan ang mga hadlang na nagpapasya kung susundin nila.

Mabilis na katotohanan

1. Ilarawan ang problema sa pagganap

Magsimula sa gawain: magsanay ng mga bagong daloy ng trabaho at lutasin ang mga hadlang sa pag-aampon. Dalawang bahagi ang may bigat. Ang pagsasanay ay nangangahulugang paggawa ng gawain ng tungkulin, hindi panonood nito. Ang paglutas ng mga hadlang ay nangangahulugang ang pagsasanay ay lumilikha ng impormasyon tungkol sa kung ano ang nagpapabagal sa mga tao, upang ang isang taong may awtoridad ay makakilos dito.

Isulat ito bilang isang pangungusap para sa bawat tungkulin at ipasuri ito sa isang pinuno ng informatics: "Kung bibigyan ng isang tipikal na gawain para sa tungkuling ito, tulad ng pag-admit ng pasyente, pagdodokumento ng isang handover o paglalagay ng isang karaniwang order, kinukumpleto ito ng mag-aaral sa bagong daloy ng trabaho, itinatala ang mga punto ng alitan at sinasabi kung anong suporta ang makakatulong."

Magkakaiba ang mga tungkulin. Ang isang nars, isang klerk ng yunit, at isang manggagamot ay gumagamit ng iba't ibang bahagi ng rekord, kaya ang isang generic na sesyon ay hindi nagsasagawa ng alinman sa kanilang mga tunay na gawain. Ang isang scopeing review ng mga programa sa pagsasanay ng EHR para sa mga inpatient nurse (30 pag-aaral) ay naglilista ng "hindi paghahati ng mga sesyon ng pagsasanay ayon sa uri ng tungkulin" (Nguyen at mga kasamahan, JAMIA, 2024). Saklaw ng pagsusuri ang mga nars na nasa mga inpatient setting, kaya basahin ito bilang isang pahiwatig para sa disenyo at suriin ito laban sa iyong sariling populasyon.

2. Suriin ang mga kakulangan sa pagkatuto at konteksto

Bago ka bumuo ng kahit ano, ihambing ang gawain sa kung ano ang ginagawa at sinusuri ng iyong kasalukuyang programa. Tatlong tanong ang karaniwang naghihiwalay sa isang training gap mula sa ibang bagay:

1. Ginagamit ba ng kasalukuyang kasanayan ang totoong gawain? Kung ipapakita ng programa ang mga screen at magtatapos sa isang recall quiz, nagsasanay ang mga mag-aaral na kilalanin ang interface, hindi ang pagkumpleto ng trabaho sa sarili nilang shift.
2. Ano ang pangangailangang kognitibo? Sa binagong taxonomy ni Bloom, ang pagsasagawa ng isang pamamaraan sa isang bagong sitwasyon at pagsusuri kung bakit ito nagkamali ay nasa itaas ng pag-alala. Ang pagtutugma ng mga aktibidad sa mga antas na iyon ay sakop sa aming gabay sa pagtutugma ng mga aktibidad sa pagkatuto sa Bloom's Taxonomy.
3. May iba pa bang nakaharang bukod sa kasanayan? Suriin ang mga tauhan, kagamitan, at pamamaraan bago magreseta ng pagsasanay. Kung mabagal ang isang screen, kulang ang kinakailangang order set, o pinipilit ng patakaran ang pagdoble ng entry, hindi mababago ng mas mahusay na sesyon ang mangyayari sa ward. Iulat ang mga sanhing iyon sa mga taong maaaring mag-ayos ng mga ito.

Inililista ng parehong pagsusuri sa saklaw ang pag-access sa pagsasanay sa mga salik na natukoy nito: ang "hindi kakayahang magsanay sa sandbox" ay lumilitaw bilang isang hadlang at ang "pagpapahintulot sa mga nars na magsanay sa EHR pagkatapos ng pagsasanay" bilang isang tagapagpadaloy. Kung ang iyong mga mag-aaral ay walang ligtas na kapaligiran na mapagsasanayan, iyon ay isang puwang sa konteksto, hindi isang problema sa motibasyon.

3. Paghahanda at pagsasanay sa disenyo

Kapag alam mo na kung aling mga puwang ang maaaring isara ng pagsasanay, bigyan ang bawat yugto ng isang natatanging gawain. Ang aming gabay sa pagbuo ng EHR onboarding na nagbabawas sa pasanin sa dokumentasyon sumasaklaw sa disenyo para sa mga unang linggo. Ang seksyong ito ay tungkol sa mismong pagbabago.

Paghahanda Suriin ang mga kinakailangan gamit ang isang maikling pagsusuri: ang mga luma at bagong pagkakaiba na nakakaapekto sa bawat tungkulin, ang mga terminong ginagamit ng iyong organisasyon at kung saan makakakuha ng tulong sa araw na iyon. Angkop sa yugtong ito ang naka-target na pag-aaral na may sariling bilis. Kinukumpirma lamang ng recall check ang mga kinakailangan.

Practice. Gumamit ng mga interdisiplinaryong capstone sa pagpapabuti ng kalidad at mga kasanayan sa kaso na nakabatay sa papel. Ang mga mag-aaral mula sa iba't ibang tungkulin ay magkakasamang nagtatrabaho sa isang paglalakbay ng pasyente, halimbawa, admission, order ng gamot, handover at discharge, bawat isa ay gumagawa ng kani-kanilang bahagi sa isang kapaligirang pang-practice. Ang pagtingin kung saan natigil ang handoff sa pagitan ng mga tungkulin ay kadalasang nagpapakita ng problema sa workflow na walang iisang tungkulin ang mag-uulat nang mag-isa. Obserbahan ang mga representatibong gawain at itala ang mga error at alitan habang ginagawa mo ito.

Feedback. Iugnay ito sa mga desisyon sa halip na sa kabuuang iskor. "Natagpuan mo ang tamang pagkakasunod-sunod ngunit tinahak mo ang mahabang ruta, at pinili mong umiwas sa alerto kaysa magtanong" ay nagtuturo ng higit pa sa "3 sa 5". Isama ang mga kapani-paniwalang maling landas na nagpapaliwanag kung bakit tinutukso nila ang mga tao. Ang aming gabay sa pagdidisenyo ng interaktibong pagsasanay na may kapaki-pakinabang na feedback nagpapakita kung paano sumulat ng feedback na nag-uugnay sa mga desisyon.

Live na input o asynchronous na pagsusuri? Ang live coaching ay nagdaragdag ng pinakamalaking halaga kung saan ang isang gawain ay hindi malinaw, kung saan ang mga tungkulin ay dapat na magkatugma at kung saan ang mga tao ay kailangang sabihin kung ano ang hindi gumagana. Ang asynchronous na pagsusuri ay sapat na para sa paghahambing ng mga naitalang hakbang ng isang mag-aaral sa isang may anotasyon na modelo ng landas. Maraming mga koponan ang gumagamit ng pareho: paghahanda sa sarili muna, pagkatapos ay mga pinadali na sesyon sa pinakamahirap na daloy ng trabaho.

Timing. Iniulat ng pagsusuri sa saklaw ang mga hadlang tulad ng labis na nilalaman sa maikling panahon at mahabang agwat sa pagitan ng pagsasanay at pagsisimula. Magplano ng pagsasanay malapit sa kung kailan gagamitin ng mga tao ang daloy ng trabaho, at hatiin ito sa mga sesyon na sapat ang ikli upang maunawaan.

4. Gumawa ng isang makatotohanang halimbawa

Paglalarawan. Dapat patunayan ng isang informatics o compliance lead ang kaso at ang pamantayan sa sagot bago gamitin.

Ang kaso. Lumipat na sa bagong daloy ng trabaho para sa dokumentasyon ang isang medical-surgical unit para sa paglilipat ng shift. Ayon sa mga kawani, mas matagal ito kaysa dati. Kinakailangan ng patakaran na kumpleto ang handover note bago umalis ang papalabas na nars.

Ang gawain. Kinukumpleto ng mag-aaral ang isang handover para sa isang pasyenteng nasa klinika sa bagong daloy ng trabaho, itinatala ang bawat punto ng alitan, sinasabi kung ano ang kanilang gagawin tungkol dito at sinasabi kung anong karagdagang impormasyon o suporta ang kanilang kailangan.

Isang unang pagsubok. Nakukumpleto ng mag-aaral ang nota ngunit nilalaktawan ang dalawang patlang na "walang nagbabasa" at walang naitalang alitan. Sinasabi nilang ang bagong paraan ay "mas mabagal lang". Hindi kumpleto ang nota laban sa patakaran, at ang hadlang ay inilalarawan bilang isang opinyon na walang detalye.

Magbigay ng feedback at subukan muli. Itinuturo ng coach na ang dalawang field ay bahagi ng patakaran at hinihiling sa mag-aaral na hanapin kung saan sa screen nakaupo ang bawat isa at kung gaano katagal ang hakbang. Ang retry ay humihiling sa mag-aaral na kumpletuhin muli ang nota at itala, para sa bawat punto ng friction, kung ano ang kanilang ginawa, kung gaano ito katagal at kung ano ang makakapagpabilis nito.

Isang mas malakas na pagtatangka. "Nakumpleto ko na ang lahat ng field. Ang buod ng gamot ay nangangailangan ng hiwalay na paghahanap sa bawat pagkakataon, na dinagdagan ng humigit-kumulang dalawang minuto. Hindi ko ito nilaktawan dahil hinihiling ito ng patakaran. Maaari bang i-pre-populate ang buod, o mayroon bang naaprubahang shortcut? Hindi ko alam kung naiulat na ito, kaya ipapaalam ko ito sa super user ng unit at sa informatics team." Ang sagot na ito ay nakakatugon sa patakaran, nagtatala ng mga partikular na ebidensya at gumagamit ng isang naaprubahang ruta.

Kung bakit ang bawat tugon ay maipagtatanggol o hindi kumpleto. Husgahan ang bawat isa batay sa inaprubahang pamantayan, hindi sa kagustuhan ng coach. Ang unang pagsubok ay isang karaniwang tugon sa isang mas mabagal na gawain, ngunit pinuputol nito ang mga patlang ng patakaran at walang ibinibigay na dapat ayusin ang proyekto. Ang mas malakas na pagtatangka ay nananatili sa patakaran, nananatili sa loob ng tungkulin ng mag-aaral at ginagawang ebidensya ang isang reklamo. Ang dalawang minuto sa halimbawa ay isang inimbentong pigura upang ipakita ang uri ng detalyeng itatala, hindi isang pamantayan.

5. Suriin ang kakayahan at planuhin ang paglipat

Ang ebidensya ng kakayahan ay ang pagganap sa isang kasong hindi pa nakikita ng mag-aaral. Markahan ang kahusayan sa gawain at magtago ng hiwalay na talaan ng mga hindi pa nalutas na hadlang sa daloy ng trabaho. Ang isang simpleng rubric ay gumagamit ng 0 hanggang 2 na iskala bawat pamantayan:

Mga Anchor: 0 ay wala o hindi sinusuportahan, 1 ay bahagyang may mga kaugnay na kakulangan, at 2 ay kumpleto at makatwiran batay sa napagkasunduang pamantayan. Hiwalay na tukuyin ang mga kritikal na error, tulad ng paglaktaw sa isang field na kinakailangan ng patakaran, para hindi maitago ng pangkalahatang iskor ang isa. Ang rubric na ito ay isang panukala, hindi isang napatunayang pamantayan ng kahandaan. Iangkop ito sa isang informatics o compliance lead at subukan ito.

Planuhin nang sadya ang paglipat. Pagkatapos makabalik sa trabaho ang mga mag-aaral nang ilang sandali, magdagdag ng maikling follow-up tulad ng isang unit huddle kung saan ang mga tao ay magdadala ng isang totoong gawain, na inalis ang mga detalye, at ipaliwanag kung paano nila ito ginagawa ngayon. Magmasid ng isang halimbawa ng totoong trabaho kung pinahihintulutan ito ng mga patakaran ng iyong organisasyon.

Kung saan nakakatulong ang interactive na paghahatid

Nakakatulong ang mga interactive na format kung saan dapat mangako ang lahat bago nila marinig ang sagot. Sa isang live na sesyon, maaaring magpakita ang isang facilitator ng isang maikling kaso, hilingin sa bawat tao na pumili ng kanilang susunod na hakbang at i-type ang alitan na inaasahan nila, at pagkatapos ay ipakita ang pagkalat bago ang talakayan. Ang mga hindi nagpapakilalang tugon ay maaaring gawing mas madali ang pag-amin na ang isang daloy ng trabaho ay hindi gumagana. Ang parehong kaso ay maaaring tumakbo nang mag-isa para sa paghahanda. Sinusuportahan ng AhaSlides ang interactive na pag-aaral at paglipat sa pagitan ng live at self-paced na paghahatid. Ilayo dito ang mga totoong insidente at impormasyon ng pasyente, suriin ang anumang partikular na function ng pag-author, feedback o pag-uulat na plano mong umasa laban sa iyong sariling daloy ng trabaho, at ituring ang AI, simulator at mga integrasyon ng EHR bilang panlabas o hindi nakumpirma hanggang sa makita mo ang mga ito na gumagana. Para sa gabay sa pagpili ng mga format, tingnan ang aming artikulo sa kailan gagamit ng adaptive, interactive, at live learning.

Sukatin kung ano ang nagbago

Magpasya nang maaga kung ano ang magpapakita na kayang gawin ng mga mag-aaral ang gawain. Ihambing ang kahusayan sa gawain at ang talaan ng hadlang sa isang hindi pa nakikitang kaso sa isang baseline, at panatilihing bukas ang talaan ng hadlang pagkatapos ng pagsasanay bilang sarili nitong sukatan. Tukuyin kung sino ang kasama, ang denominator at ang tiyempo. Kung bumuti ang mga resulta, suriin kung ano pa ang mga nagbago sa parehong panahon, tulad ng pag-update ng software, pagpapalit ng tauhan o muling pagdisenyo ng daloy ng trabaho, bago i-kredito ang pagsasanay.

Mga limitasyon na maaaring manatili

• Usability. Kung ang isang screen ay nangangailangan ng napakaraming hakbang, maaaring ituro ng pagsasanay ang shortcut ngunit hindi nito maaalis ang mga hakbang.
• Pagtatrabaho at oras. Hindi makakatulong ang pagsasanay kung walang protektadong oras para gawin ito.
• Kalinawan ng patakaran. Hindi maresolba ng isang kaso ang isang patakaran na nagdodoble ng mga entry o malabo. Ayusin ang patakaran.
• Saklaw ng kaso. Isang kaso ang nagpapakita ng isang daloy ng trabaho. Hindi inilalarawan ng iskor ang pangkalahatang pagganap ng isang tao.
• Paglilipat. Ang performance sa isang practice case ay hindi katulad ng performance sa isang punong ward at tumutunog na telepono.

Ipaalam ang mga ito sa mga sponsor nang maaga at magplano ng magkakahiwalay na mga solusyon. Pinapabuti ng pagsasanay ang magagawa ng mga mag-aaral. Hindi nito binabago ang mga kondisyon sa paligid ng gawain.

Mga madalas itanong

Ano ang pagsasanay sa pamamahala ng pagbabago ng EHR?

Inihahanda nito ang mga kawani na magtrabaho sa isang binagong EHR o daloy ng trabaho sa pamamagitan ng kasanayan at feedback na nakabatay sa papel, at kinokolekta nito ang mga hadlang na ipinapakita ng kasanayan upang ang isang tao ay makakilos laban sa mga ito.

Ang pagpasa ba sa pagsasanay ay nangangahulugan na tinanggap na ng mga kawani ang pagbabago?

Hindi. Ipinapakita ng iskor kung paano hinarap ng isang tao ang isang kaso ng pagsasanay. Ang pag-aampon ay lumilitaw sa totoong trabaho at nakadepende sa usability, tauhan at patakaran pati na rin sa kasanayan.

Paano mo masusuri ang kahandaan para sa isang bagong daloy ng trabaho?

Magbigay ng isang kaso na hindi pa nasaksihan ng mag-aaral at bigyan ng marka ang kahusayan sa gawain batay sa napagkasunduang pamantayan, pagkatapos ay itala ang mga natitirang hadlang. Kinukumpirma lamang ng recall quiz ang mga kinakailangan.

Maaari mo bang gamitin ang mga totoong kaso ng pasyente para sa pagsasanay?

Tanging kung ang mga detalye ay tinanggal at ang pag-apruba ng iyong compliance lead. Ang mga inimbentong kaso na nakabatay sa mga karaniwang daloy ng trabaho ay mas ligtas, at ang impormasyon ng pasyente ay hindi dapat isama sa mga kagamitan sa pagsasanay.

Saan magsisimula

Pumili ng isang daloy ng trabaho na sinasabi ng mga tao na naging mas mabagal. Isulat ang pahayag ng pagganap para sa bawat tungkulin, ipa-validate sa isang informatics o compliance lead ang isang naimbentong kaso at ang mga pamantayan sa sagot, at bumuo ng isang rubric na may tatlong pamantayan na may iskala na 0 hanggang 2, isang listahan ng mga kritikal na error, at isang barrier log. Subukan ito kasama ang isang maliit na grupo bago mo ito ilunsad.

Para makita kung paano maaaring tumakbo nang live ang isang kaso kasama ang sarili mong team, at magamit muli nang mag-isa pagkatapos, tuklasin ang AhaSlides.