Herhangi bir toplantı için 10 hızlı 5 dakikalık ekip oluşturma etkinliği

Çoğu takım oluşturma etkinliği, etkinliğin yanlış olmasından değil, sadece bir kez gerçekleşmesinden dolayı başarısız olur. Tam gün süren bir şirket dışı etkinlik, profesyonel bir kolaylaştırıcı, ikramlı bir öğle yemeği ve ardından Pazartesi günü normale dönüş. Çalışan bağlılığı üzerine yapılan araştırmalar, zaman içinde yayılmış küçük, tekrarlanan sosyal etkileşimlerin, tek bir yıllık etkinliğe kıyasla takım uyumunu geliştirmede daha etkili olduğunu sürekli olarak göstermektedir [1].

Aşağıdaki on aktivitenin her biri beş dakika veya daha kısa sürer. Sohbetin ilerlemesi durumunda bazıları on dakikaya kadar uzayabilir ki bu da aktivitenin işe yaradığının bir işaretidir. Her birinde, toplantı başlamadan önce hazırlık telaşına gerek kalmaması için AhaSlides'ta kurulum için adım adım talimatlar yer almaktadır.

Buz kırıcı aktiviteler

1. Bilgi yarışması

Uzaktan ve hibrit çalışma ortamları için uygundur.

Hızlı bir takım bilgi yarışması, toplantının başında insanların konuşmasını sağlamanın en kolay yollarından biridir. Bireyler yerine takımlar yarışır; bu da üyelerin bir cevaba ulaşmak için hemen birbirlerine (veya bir Slack sohbetine) yönelmesi anlamına gelir. Herhangi bir konuda bilgi yarışması düzenleyebilirsiniz: şirket içi bilgiler, genel kültür veya takımın kişiliğine uyan bir popüler kültür konusu.

Kazanan takıma verilen küçük bir ödül, fazla çaba gerektirmeden enerjiyi yükseltir. Gerçek değer, ödülün kendisi değil, paylaşılan o andır.

AhaSlides'ta kurulum (5 dakikadan kısa sürede)

1. AhaSlides'ı açın ve yapay zeka destekli sınav oluşturucuyu kullanın veya kütüphaneden hazır bir şablon seçin.
2. Puanlama kurallarını ve soru başına zamanlayıcıyı ayarlayın.
3. "Sunum Yap" seçeneğine tıklayın, QR kodunu görüntüleyin ve ekibi telefonlarından katılmaya davet edin.
4. Sınavı çalıştırın ve her sorudan sonra sıralama tablosunu görüntüleyin.

2. Yıllık ödülleri

Uzaktan ve hibrit çalışma ortamları için uygundur.

Lise yıllığı albümlerinde her öğrenciye bir üstünlük sıfatı verilirdi: en başarılı olma olasılığı en yüksek olan, gerçekten başarılı olacak bir müzik grubu kurma olasılığı en yüksek olan. Aynı format, işyeri ortamına uyarlanmış kategorilerle, bir ekip bağlamında da iyi sonuç verir.

40 kişilik bir teknoloji şirketinde bir kolaylaştırıcı, her üç aylık genel toplantının başında bunu yürütüyor. "Belgeleri ilk okuyan kişi olma olasılığı en yüksek olan" veya "gece 11'de bir hatayı düzeltme olasılığı en yüksek olan" gibi kategoriler, yönetim tarafından değil, çalışanlar tarafından belirleniyor; bu da toplantının gösterişli olmaktan ziyade iş birliğine dayalı bir tonda geçmesini sağlıyor. Sonuçlar canlı bir anket olarak gösteriliyor, böylece herkes aynı anda oy veriyor ve kimse baskı altında hissetmiyor.

AhaSlides'ta kurulum (5 dakikadan kısa sürede)

1. Yeni bir sunum oluşturun ve "+ Slayt Ekle"ye tıklayın, ardından "Anket"i seçin.
2. Her ödülü, takım üyelerinin isimlerini cevap seçenekleri olarak belirterek bir anket sorusu şeklinde yazın.
3. "Sunum Yap" seçeneğine tıklayın ve QR kodunu paylaşın.
4. Oyların gelmesiyle birlikte sonuçları canlı olarak gösterin.

3. Yapılacaklar listesi eşleşmesi

Çalışma şekilleri: uzaktan, yüz yüze

Her takım üyesi, yapılacaklar listesinden bir maddeyi anonim olarak gönderir. Ardından grup, her maddeyi onu yazan kişiyle eşleştirmeye çalışır. Doğru tahmin etmek, meslektaşlarınız hakkında biraz bilgi sahibi olmayı gerektirir; yanlış tahmin ise aslında ne kadar az şey bildiğinizi ortaya çıkarır ve bu da bir tartışma başlatır.

Bu yöntem, özellikle yeni ekiplerde veya bir departman hızla büyüdüğünde ve çalışanların iş görevleri dışında birbirlerini tanımaya vakit bulamadığı durumlarda çok işe yarar.

AhaSlides'ta kurulum (5 dakikadan kısa sürede)

1. Toplantıdan önce ekip üyelerinden kısa bir mesaj veya form aracılığıyla gerçekleştirmek istedikleri hedefleri (bunca şeyleri) toplayın.
2. AhaSlides'ı açın, "Yeni Slayt"a tıklayın ve "Eşleşen Çift"i seçin.
3. İsimleri bir tarafa, yapılacaklar listesindeki maddeleri ise diğer tarafa karışık sırayla yazın.
4. Etkinliği çalıştırın ve sonunda doğru eşleştirmeleri gösterin.

4. Yakınlaştırılmış favoriler

Uzaktan çalışma imkanı

Oturumdan önce, her takım üyesinden masalarında veya çalışma alanlarında tuttukları kişisel bir eşyanın yakın çekim fotoğrafını göndermelerini isteyin. Etkinlik sırasında, yakınlaştırılmış her görüntüyü gösterin ve gruptan hem eşyayı hem de sahibini belirlemelerini isteyin.

Bu aktivite asıl önemini, nesnenin ortaya çıkmasının ardından yapılan konuşmada gösteriyor. İnsanlar o nesnenin kendileri için neden önemli olduğunu açıklıyorlar; bu da kısa ama samimi bir kişisel itirafa yol açıyor ve zamanla yakınlık kurulmasını sağlayan anlardan biri oluyor.

AhaSlides'ta kurulum (5 dakikadan kısa sürede)

1. Toplantıdan önce ekip üyelerinden yakınlaştırılmış fotoğraflar toplayın.
2. AhaSlides'ı açın ve "Kısa Cevap" slayt türünü kullanın.
3. Görseli slayta ekleyin ve şu soruyu sorun: "Bu nedir ve kime ait?"
4. Resmin tamamını gösterin ve sahibinin hikayeyi anlatmasına izin verin.

Güven oluşturma faaliyetleri

5. Hiç sahip olmadım

Çalışma şekilleri: uzaktan, yüz yüze

Oyuncular sırayla daha önce hiç yapmadıkları bir şeyi paylaşırlar, "Hiç yapmadım..." ile başlarlar. O şeyi yapmış olan herkes elini kaldırır (şahsen) veya bir emoji ile tepki verir (uzaktan). Bir üniversite partisi oyununa benziyor ve tonu hafif, ancak özünde samimi bir itiraf var.

Bunun güven oluşturmasının nedeni, her yerde olduğu gibi, açık sözlülüğün güven oluşturmasının nedeni ile aynıdır: Birisi hiç uçağa binmediğini veya bir zamanlar köpek maması reklamını izlerken ağladığını itiraf ettiğinde, meslektaşları için daha insancıl hale gelir. Bu da kalıcı olur.

AhaSlides'ta kurulum (5 dakikadan kısa sürede)

1. AhaSlides uygulamasını açın ve "Döndürme Çarkı" özelliğini kullanın.
2. Seyahat, hobiler ve iş durumlarını kapsayan 10 ila 15 adet "Hiç yapmadım" ifadesi girin.
3. Çarkı çevirerek bir ifade seçin, ardından ekibin yanıt vermesini sağlayın.
4. Bu işi yapmış olan herkes kısaca hikayesini paylaşıyor.

6. İki gerçek, bir yalan

Çalışma şekilleri: uzaktan, yüz yüze

Bir kişi kendisiyle ilgili üç ifade paylaşır: ikisi doğru, biri yanlış. Ekibin geri kalanı hangisinin yalan olduğunu düşündüklerine dair oylama yapar, ardından gerçeği açıklamadan önce ek sorular sorar. Bu format, insanları ilginç gerçekler uydurmaya teşvik eder ve bu gerçekler genellikle meslektaşlarını yalandan daha çok şaşırtır.

Bu, işe alıştırma haftaları için oldukça uygundur. Yeni bir çalışan oyun oynadığında, mevcut ekip onun hakkında hemen bir şeyler öğrenir ve yeni çalışan da ekibin katılım göstermeye istekli olduğunu anlar.

AhaSlides'ta kurulum (5 dakikadan kısa sürede)

1. AhaSlides'ı açın ve bir "Anket" slaydı oluşturun.
2. Bu üç ifadeyi anket seçenekleri olarak belirleyin ve şu soruyu sorun: "Hangisi yalan?"
3. Oylamadan önce takıma soru sormaları için 60 ila 90 saniye süre verin.
4. Cevabı açıklayın ve kişinin her bir ifadenin ardındaki gerçek hikayeyi paylaşmasına izin verin.

7. Anonim utanç verici hikayeler

Çalışma şekilleri: uzaktan, yüz yüze

Herkes anonim olarak utanç verici bir anını yazılı olarak gönderir. Yönetici her birini yüksek sesle okurken, grup hikayenin kime ait olduğuna dair oylama yapar. Oylamadan sonra gerçek yazar ortaya çıkar.

Burada anonimlik önemlidir. İnsanlar isimleri belirtilmediğinde daha özgürce paylaşımda bulunurlar ve ortaya çıkan hikayeler genellikle kamuoyuna açıklayacakları her şeyden çok daha eğlencelidir. Ayrıca bu durum eşitlik sağlar: Kimin ne yazdığını kimse önceden bilmez, bu nedenle kimse bir izleyici kitlesi önünde performans sergilemez.

AhaSlides'ta kurulum (5 dakikadan kısa sürede)

1. AhaSlides'ta "Açık Uçlu" bir slayt oluşturun ve QR kodunu görüntüleyin.
2. Ekibe, anonim olarak bir haber göndermeleri için iki dakika süre verin.
3. Gönderilen her metni yüksek sesle okuyun ve yazarı tahmin etmek için kısa bir anket yapın.
4. Her bir haberin üzerine fareyle gelinerek gerçek isimler görüntülenebilir.

8. Bebek fotoğrafları

Uzaktan ve hibrit çalışma ortamları için uygundur.

Toplantıdan önce her ekip üyesinden bir bebeklik veya çocukluk fotoğrafı toplayın. Fotoğrafları tek tek gösterin ve gruptan her fotoğraftaki kişinin kim olduğunu belirlemelerini isteyin. Gerçek kimlik ortaya çıktığında, kişi o zamandan kısa bir anısını paylaşsın.

Etkisi her zaman sıcak oluyor. İnsanlar meslektaşlarının çocukluk hallerinin nasıl olduğunu gerçekten merak ediyor ve fotoğraflar toplantı bittikten çok sonra bile konuşmalarda yer alıyor.

AhaSlides'ta kurulum (5 dakikadan kısa sürede)

1. Seans öncesinde her takım üyesinin bir çocukluk fotoğrafını toplayın.
2. AhaSlides'ı açın, "Eşleştirme Çifti" slaydı oluşturun ve isimleri bir tarafa yazın.
3. Fotoğrafları karşı tarafa karışık sırayla ekleyin.
4. Herkes isimleri fotoğraflarla eşleştirsin, sonra cevapları birlikte açıklasın.

Problem çözme faaliyetleri

9. Issız ada felaketi

Çalışma şekilleri: uzaktan, yüz yüze

Ekibiniz ıssız bir adaya zorunlu iniş yaptı. Her kişi enkazdan üç eşya kurtarabilir. İşin püf noktası: meslektaşlarınız cevaplarını açıklamadan önce ne seçeceklerini tahmin etmeniz gerekiyor.

Tahminlerin doğru çıkması, birinin önceliklerini ve değerlerini ne kadar iyi tanıdığınıza bağlıdır. Kısa da olsa, değerlendirme toplantısı genellikle insanların risk, pratiklik ve gerçekten önemsedikleri şeyler hakkındaki düşüncelerindeki gerçek farklılıkları ortaya çıkarır; bu da herhangi bir iş birliği ortamında faydalı bir bağlamdır.

AhaSlides'ta kurulum (5 dakikadan kısa sürede)

1. AhaSlides'ı açın ve "Açık Uçlu" bir slayt oluşturun.
2. Süre dolana kadar herkesten üç maddeyi aynı anda, paylaşmadan yazmasını isteyin.
3. Bir oyuncuyu konu olarak seçin ve herkesin o oyuncu için ne tahmin ettiğini gösterin.
4. Doğru tahminler için puan verin ve gerçek cevapları açıklayın.

10. Beş dakikalık beyin fırtınası

Çalışma şekilleri: uzaktan, yüz yüze

Gerçek, düşük riskli bir probleme odaklanan yapılandırılmış bir beyin fırtınası, ekiplere yüksek riskli bir projenin baskısı olmadan fikir üretme pratiği sağlar. Araştırmalar, özellikle fikirlerin tek tek sözlü olarak değil de yazılı olarak eş zamanlı olarak sunulduğu durumlarda, yapılandırılmış grup beyin fırtınasının, sosyal engellemeyi ve ilk öneriye takılıp kalma eğilimini azaltarak daha geniş bir fikir yelpazesi ürettiğini öne sürmektedir [2].

Gerçek ama acil olmayan bir sorun seçin: Pazartesi toplantısını nasıl iyileştirebilirsiniz, bir sonraki takım kutlaması için ne yapmalısınız veya hangi süreç basitleştirilebilir? Herkese fikirlerini sunmaları için iki dakika süre verin, ardından en iyi fikirler için oylama yapın.

Sonuçtan ziyade alışkanlık daha önemlidir. Düşük riskli ortamlarda işbirlikçi fikir üretme pratiği yapan ekipler, riskler arttığında bu kalıpları daha kolay uygularlar.

AhaSlides'ta kurulum (5 dakikadan kısa sürede)

1. AhaSlides'ı açın ve bir "Beyin Fırtınası" slaydı oluşturun.
2. Sorunu soru olarak yazın ve QR kodunu görüntüleyin.
3. İki dakikalık bir zamanlayıcı ayarlayın ve herkesin aynı anda fikirlerini sunmasına izin verin.
4. Gönderilen tüm çalışmaları görüntüleyin ve gruptan en sevdikleri çalışmalara oy vermelerini isteyin.

Kısa etkinlikleri kalıcı hale getirmek

Beş dakikalık herhangi bir etkinliğin değeri anlık değil, birikimlidir. Bu etkinliklerden birini bir kez yapmak birkaç kahkaha ve iyi niyet yaratacaktır. Her haftalık toplantının başında, farklı formatlarda dönüşümlü olarak bir etkinlik düzenlemek, tek bir ekip gününün sağlayamayacağı şekilde aylar içinde aşinalık oluşturur.

Gallup'un işyeri bağlılığı üzerine yaptığı araştırmaya göre, yüksek bağlılığa sahip ekipler, bağlılığı düşük olanlara kıyasla %21 daha yüksek karlılık ve %17 daha yüksek verimlilik gösteriyor [1]. Sosyal bağlantı, bu bağlılığın en güçlü itici güçlerinden biridir; bu nedenle bir toplantının başındaki beş dakika zamanla gerçek bir şeye dönüşür. Mekanizma gizemli değil: insanlar tanıdıkları ve güvendikleri meslektaşları için daha çok çalışırlar.

Yukarıdaki faaliyetler için bütçeye, harici tedarikçiye veya özel uzmanlığa gerek yoktur. Sadece beş dakika ve başlama kararı yeterlidir.

kaynaklar

[1] Gallup. Amerikan İş Yerinin Durumu. https://www.gallup.com/workplace/285674/improve-employee-engagement-workplace.aspxÇalışan bağlılığı ve takım performansı sonuçlarına ilişkin veriler.

[2] ResearchGate. Takım Beyin Fırtınasının Etkinliğini Etkileyen Faktörler Üzerine Çalışma (2009/2010). Beyin fırtınasının etkinliğinde ekip kompozisyonu, sosyal bilgi işleme ve etkileşimli modlar üzerine araştırma.