Verimli toplantılar dünyasına hoş geldiniz! Profesyoneller olarak hepimiz toplantıların sonuçlara yön verme, kararlar alma ve doğru yolda kalma açısından ne kadar önemli olduğunu biliyoruz. Ancak hepsi kaliteli ve tercih edilmemektedir.
Sıklıkla, toplantılar hakkında soru sorulduğunda, birçok insan verimsizliklerinden dolayı kafa sallayarak veya öfkeli iç çekişlerle tepki verir. Kendilerini, enerjilerini ve zamanlarını tüketen, verimsiz oturumlarda sıkışıp kalmış bulurlar. Bu yüzden bugün öğreneceğiz iyi bir toplantı nasıl yapılır!
En başlayalım!
Toplantınıza AhaSlides ile başlayın.
Toplantılarınız için ücretsiz şablonlar edinin! Ücretsiz kaydolun ve şablon kitaplığından istediğinizi alın!
🚀 Ücretsiz hesap oluşturun ☁️
Bir Toplantıyı İyi Yapan Nedir?
Toplantılar, inkar edilemez bir şekilde herhangi bir iş veya organizasyonun önemli bir parçasıdır. Bireylerin bir araya geldiği, fikir alışverişinde bulunduğu, kararlar aldığı ve ortak bir amaç doğrultusunda çalıştığı bir platformdur.
İyi bir toplantı, iyi organize edilmiş, üretken, istenen sonuçlara ulaşan ve tüm katılımcıların dinlendiğini ve değerli olduğunu hissettiren toplantıdır.
İyi bir toplantı oluşturan bazı faktörler şunlardır:
- Açık bir amacı var. İyi bir toplantı, amacını, toplantının hedeflerini ve beklenen sonuçlarını belirten net bir gündemle başlar; bu, toplantının yolunda gitmesine yardımcı olur ve tüm katılımcıların görevlerinden haberdar olmasını sağlar.
- Etkili iletişimi teşvik eder. İyi bir toplantı etkili bir iletişim gerektirir. Tüm katılımcılar düşüncelerini ve fikirlerini ifade etme fırsatlarına sahip olacak ve aktif dinleme ve saygılı diyalog ile tartışma teşvik edilmelidir.
- Net çıktıları ve takip eylemleri vardır. Bunlar olmadan, katılımcılar bir sonraki adımlarından emin olamayacakları için toplantı verimsiz ve etkisizdir. Oradan, herhangi bir takip toplantısına verimlilik getirmek zordur.
AhaSlides ile Daha Fazla İpucu
- İş Toplantıları | 10 Yaygın Tip ve En İyi Uygulamalar
- Ev Sahipliği Yapmanın En İyi Yolu Tanıtım Toplantıları
- Başarılı Çalışmak İçin 11 Adım Stratejik Yönetim Toplantısı
İyi Bir Toplantı Geçirmek İçin 8 İpucu
Elbette yukarıdaki gibi iyi bir toplantı geçirebilmek ve katılımcıların zaman ve emeklerini boşa harcamamak için toplantı öncesinde, sırasında ve sonrasında hazırlık ve takibi dikkate almanız gerekir. Bu adımları not etmek, sorunsuz ve başarılı bir sonucu garanti edecektir.
Toplantıdan önce - İyi Toplantılar
1/ Toplantının amacını ve türünü tanımlayın
Toplantının amacı, hedefleri ve türü tanımlanmalı ve tüm katılımcılar tarafından anlaşılması sağlanmalıdır. Hiç kimse bir toplantıya 10 dakika gelip de sorumluluğunun bilincinde olmadan, burada tartışmanın ne anlamı olduğunu görmek istemez. Bazı toplantı türleri yalnızca belirli amaçlara hizmet eder;
- Karar alma toplantıları. Kararlar ve eylemler gerektiğinde yürütülürler.
- Sorun çözme toplantıları. Bir soruna/krizlere çözüm bulmak için çağrılırlar.
- Beyin fırtınası toplantıları. Üyelerin katkılarıyla çığır açan yeni fikirlerin toplandığı bir yerdir.
2/ Bir ajandanız olsun
Sahip olduğunuzdan emin olun Toplantı gündemi ve katılımcıların toplantının amacını, hedeflerini ve beklenen sonuçlarını anlamalarına yardımcı olacak şekilde toplantıdan önce tüm katılımcılara gönderin. Raporlar, veriler, sunumlar veya diğer ilgili belgeler gibi gerekli bilgi ve belgeleri proaktif olarak toplamalarına yardımcı olacak bir kılavuz görevi de görür.
3/ Temel kuralları belirleyin
Temel kurallar, tüm katılımcılar tarafından önceden kararlaştırılan ve tartışma için verimli ve saygılı bir ortam yaratılmasına yardımcı olan yönergeler veya normlardır. Aktif dinlemeyi teşvik etmeyi, çeşitliliğe saygı duymayı, tartışma için sınırlı zamana sahip olmayı vb. içerebilirler.
Toplantı esnasında - İyi Toplantılar
4/ Buz kırıcı bir oyunla başlayın
ile başlayan yaratıcı buz kırıcı Gerginliği azaltmak ve ekip toplantısı için herkesi doğru ruh haline sokmak için harika bir yoldur. Bir toplantının başındaki tuhaf sessizlik anlarını bozmak, verimli ve eğlenceli bir oturumun gidişatını belirlemeye yardımcı olabilir.
Modası geçmiş olanlara güvenmek yerine, son derece eğlenceli, yaratıcı, rekabetçi ve birkaç dakika içinde kolayca oluşturulabilen neşeli tartışmalara, gündelik sohbetlere veya canlı testlere katılabilirsiniz. Peki neden yeni bir şey denemiyorsunuz?
5/ İşbirliği için bir alan yaratın
Ekip toplantısı, grup olarak tartışmak ve karar vermek için değerli bir fırsattır. Ekip üyeleri, anında yeni fikirler bulmaya çalışmak yerine, hazırladıkları raporları, fikirleri ve bakış açılarını masaya getirmelidir. Bu şekilde ekip, iyi düşünülmüş ve sağlam bir nihai karara varmak için birlikte çalışabilir.
Ekip daha sonra tartışılan fikirlerle ilgili canlı bir anket yapmayı ve gerçek zamanlı geri bildirim toplamayı düşünebilir. canlı anketler AhaSlides'ten çoktan seçmeli veya açık uçlu sorularla.
Ekip üyeleri benzersiz bir QR kodu veya bağlantı kullanarak anında giriş yapabilir ve girdi sağlayabilir ve sonuçlar doğrudan ekranda görüntülenecektir. Bu, zaman kaybetmekten kaçınmaya yardımcı olur ve tüm fikirlerin adil bir şekilde yakalanmasını sağlar.
6/ Ekibinizi meşgul edin
Katılımcılarınızın toplantı sırasında meşgul olmalarını sağlayarak dikkatlerini dağıtma fırsatı vermeyin. Herkesin katılabileceği ve katkıda bulunabileceği bir "çevrimiçi yuvarlak masa" düzenleyebilirsiniz. Utangaç insanlarla mı? Merak etme. Anonim Soru-Cevap bu sorunu çözecektir.
Ayrıca kendiliğindenliğe biraz yer bırakmayı da unutmayın. Çünkü sağlıklı ve aktif bir toplantı, yeni çözümlerin ve yeniliklerin ortaya çıkması için ideal bir yerdir. Katılımcıları yaratıcı düşünmeye teşvik ederek durgun ve stresli atmosferi kırmak kelime Bulutu İlginç ve etkili bir etkinlik olacak. Deneyin ve görün.
Toplantıdan sonra - İyi Toplantılar
7/ Net takip eylemleri ve zaman çizelgeleri ile bitirin
Stratejik oturumu tamamlamak için her katılımcının sonraki adımları konusunda net olduğundan emin olun.
Departmanların şunları tartışmasını sağlayın:
- Hangi ölçümler ilerlemelerini gösterecek? İlerlemenin takip edilebilmesi için spesifik olun.
- Başarılı olmak için hangi işlevler arası ortakların koordinasyona ihtiyacı var? Güçlü işbirliği çok önemlidir.
- Takip toplantıları ne tür güncellemeler gerektirecek? Raporlar mı? Sunumlar mı? Sonuçlar hakkında önceden beyin fırtınası yapın.
- Ön sonuçları veya bilgileri ne zaman bekleyebiliriz? Hızınızı korumak için iddialı ancak ulaşılabilir son tarihler belirleyin.
8/ Toplantı tutanakları var
Her zaman ayrıntılı, eksiksiz, açık ve anlaşılması kolay görüşme süreleri katılımcılara, yönetim kuruluna, üst düzey liderlere ve katılamayacak olanlara göndermek. Bunlar sadece bir belge, bir sonraki toplantılara içerik temeli değil, aynı zamanda (ihtiyaç halinde) hukuki dayanaktır.
Önemli Noktalar
Umarım, iyi bir toplantı geçirmenin ipuçları AhaSlaytlar Yukarıda paylaşılanlar çok karmaşık değil. Verimli toplantıların herkesin takdir edildiğini, dinlendiğini ve konuşmaya teşvik edildiğini hissettiği toplantılar olduğunu unutmayın. Toplantının tanımlanmış bir sonuç üretmesi ve amaçlanan amaca hizmet etmesi gerekir. Toplantının ardından herkes rolünü kabul eder ve tartışılan planlara uymayı taahhüt eder.
