Örnekler ve Ücretsiz Şablonlarla Toplantı Gündemini Yazmanın 8 Temel Adımı

Peki nedir Toplantı gündemi? Gerçek şu ki, hepimiz anlamsız hissettiğimiz toplantıların bir parçası olduk, e-posta ile çözülebilecek bilgileri tartışmak için neden bir araya gelmemiz gerektiğini bile anlamadık. Hatta bazı kişiler, herhangi bir sorunu çözmeden saatlerce süren toplantılara katılmak zorunda kalabilir.

Ancak her toplantı verimsiz değildir ve ekibinizle etkin bir şekilde çalışmak istiyorsanız gündemi olan bir toplantı sizi bu felaketlerden kurtaracaktır.

İyi hazırlanmış bir gündem, toplantı için net hedefler ve beklentiler belirleyerek herkesin amacını ve öncesinde, sırasında ve sonrasında ne olması gerektiğini bilmesini sağlar.

Bu nedenle, bu makale bir toplantı gündemine sahip olmanın önemi, etkili bir ajanda oluşturmanın adımları ve bir sonraki toplantınızda kullanabileceğiniz örnekler (+şablonlar) konusunda size rehberlik edecek.

• Neden Her Toplantı Gündeme İhtiyaç Duyar?
• Etkili Bir Toplantı Gündemi Yazmanın 8 Temel Adımı
• Toplantı Gündemi Örnekleri ve Ücretsiz Şablonlar
• Toplantı Gündeminizi Şu Şekilde Ayarlayın: AhaSlides
• Önemli Noktalar 

Daha Fazla Çalışma İpucu AhaSlides

• İş Hayatında 10 Toplantı Türü
• Görüşme süreleri: En İyi Yazma Rehberi, Örnekler (+ Ücretsiz Şablon) 2023
• 6 En İyisi Toplantı Hack'leri

Neden Her Toplantı Gündeme İhtiyaç Duyar?

Verimli ve verimli olmasını sağlamak için her toplantının bir gündeme ihtiyacı vardır. Bir toplantı gündemi aşağıdaki faydaları sağlayacaktır:

• Toplantının amacını ve hedeflerini netleştirinve tartışmanın odaklanmış ve yolunda gitmesine yardımcı olur.
• Toplantı süresini ve hızını yönetin, anlamsız tartışma olmadığından emin olun ve mümkün olduğunca çok zaman kazanın.
• Katılımcılar için beklentileri belirleyinve ilgili tüm bilgilerin ve eylem öğelerinin kapsandığından emin olun.
• Hesap verebilirliği ve organizasyonu teşvik eder, daha etkili ve verimli toplantılara yol açar.

Etkili Bir Toplantı Gündemi Yazmanın 8 Temel Adımı

Etkili bir toplantı gündemi yazmanıza yardımcı olacak bazı önemli ipuçları:

1/ Toplantı türünü belirleyin 

Farklı toplantı türleri farklı katılımcıları, formatları ve hedefleri içerebileceğinden, duruma uygun olanı seçmek önemlidir.

• Proje başlangıç ​​toplantısı: Projeye, hedeflerine, zaman çizelgesine, bütçesine ve beklentilerine genel bir bakış sağlayan bir toplantı.
• Herkesin Katıldığı Toplantı: Tüm çalışanların davet edildiği, şirket çapında yapılan bir toplantı türüdür. Herkesi şirketin performansı, hedefleri ve planları hakkında bilgilendirmek ve kuruluş içinde ortak amaç ve yön duygusunu teşvik etmek.
• Belediye Toplantısı: Çalışanların soru sorabilecekleri, güncellemeler alabilecekleri ve üst yönetime ve diğer liderlere geri bildirimde bulunabilecekleri bir şirket belediye binası toplantısı.
• Stratejik Yönetim Toplantısı: Üst düzey liderlerin veya yöneticilerin uzun vadeli yönü tartışmak ve planlamak için bir araya geldiği bir toplantı. 
• Sanal Takım Toplantısı: Sanal ekip toplantılarının formatı sunumları, tartışmaları ve etkileşimli etkinlikleri içerebilir ve video konferans yazılımı, anlık mesajlaşma veya diğer dijital iletişim araçları kullanılarak yürütülebilir. 
• Beyin Fırtınası Oturumu: Katılımcıların yeni fikirler ürettiği ve tartıştığı yaratıcı ve işbirlikçi bir toplantı.
• Bire bir görüşme: Genellikle performans değerlendirmeleri, koçluk veya kişisel gelişim için kullanılan iki kişi arasındaki özel bir toplantı.

2/ Toplantının amacını ve hedeflerini tanımlayın

Toplantının neden yapıldığını ve sizin veya ekibinizin neyi başarmayı umduğunu açıkça belirtin.

3/ Anahtar konuları belirleyin 

Alınması gereken önemli kararlar da dahil olmak üzere ele alınması gereken kilit konuları listeleyin.

4/ Bir zaman sınırı atayın

Toplantının programda kalmasını sağlamak için her konu ve tüm toplantı için uygun bir süre ayırın.

5/ Katılımcıları ve rollerini tanımlayın

Toplantıya kimlerin katılacağının bir listesini yapın ve rollerini ve sorumluluklarını belirtin.

6/ Materyalleri ve destekleyici belgeleri hazırlayın

Toplantı sırasında ihtiyaç duyulacak ilgili bilgileri veya materyalleri toplayın.

7/ Gündemi önceden dağıtın

Herkesin hazır ve hazırlıklı olduğundan emin olmak için toplantı gündemini tüm katılımcılara gönderin.

8/ Gündemi gerektiği gibi gözden geçirin ve revize edin

Eksiksiz ve doğru olduğundan emin olmak için toplantıdan önce gündemi gözden geçirin ve gerekli revizyonları yapın.

Toplantı Gündemi Örnekleri ve Ücretsiz Şablonlar 

Aşağıda, farklı toplantı türleri için kullanılabilecek birkaç toplantı gündemi örneği verilmiştir:

1/ Ekip Toplantısı Gündemi

Tarih: 

Lokasyon: 

Katılımcılar: 

Ekip Toplantısı Hedefleri:

• Proje uygulama ilerlemesini güncellemek için
• Mevcut sorunları ve çözümleri gözden geçirmek için

Ekip Toplantısı Gündemi: 

• Tanıtım ve karşılama (5 dakika) | @DSÖ
• Önceki toplantının gözden geçirilmesi (10 dakika) | @DSÖ
• Proje güncellemeleri ve ilerleme raporları (20 dakika) | @DSÖ
• Problem çözme ve karar verme (20 dakika) | @DSÖ
• Açık tartışma ve geri bildirim (20 dakika) | @DSÖ
• Eylem ve sonraki adımlar (15 dakika) | @DSÖ
• Kapanış ve sonraki toplantı düzenlemeleri (5 dakika) | @DSÖ

Ücretsiz Aylık Toplantı Şablonu AhaSlides

2/ Tüm Ellerden Toplantı Gündemi

Tarih: 

Lokasyon: 

Avsonlar: 

Toplantı Amaçları:

• Şirket performansını güncellemek ve çalışanlar için yeni girişimler ve planlar sunmak.

Bir Toplantı Gündemi: 

• Karşılama ve tanışma (5 dakika)
• Şirket performans güncellemesi (20 dakika)
• Yeni girişimlerin ve planların tanıtılması (20 dakika)
• Soru-Cevap oturumu (30 dakika)
• Çalışan takdiri ve ödülleri (15 dakika)
• Kapanış ve sonraki toplantı düzenlemeleri (5 dakika)

Tüm Eller Toplantı Şablonu

3/ Proje Başlangıç ​​Toplantısı Gündemi

Tarih: 

Lokasyon: 

Katılımcılar:

Toplantı Amaçları:

• Proje için net hedefler ve beklentiler oluşturmak
• Proje ekibini tanıtmak
• Proje zorluklarını ve risklerini tartışmak için

Bir Toplantı Gündemi: 

• Karşılama ve tanıtım (5 dakika) | @DSÖ
• Projeye genel bakış ve hedefler (15 dakika) | @DSÖ
• Ekip üyesi tanıtımları (5 dakika) | @DSÖ
• Rol ve sorumluluk atamaları (20 dakika) | @DSÖ
• Program ve zaman çizelgesine genel bakış (15 dakika) | @DSÖ
• Proje zorlukları ve risklerinin tartışılması (20 dakika) | @DSÖ
• Eylem öğeleri ve sonraki adımlar (15 dakika) | @DSÖ
• Kapanış ve sonraki toplantı düzenlemeleri (5 dakika) | @DSÖ

Bunların sadece örnek olduğunu ve gündem maddelerinin ve formatın toplantının özel ihtiyaçlarına ve hedeflerine göre ayarlanabileceğini unutmayın. 

Toplantı Gündeminizi Şu Şekilde Ayarlayın: AhaSlides 

Bir toplantı gündemi oluşturmak için AhaSlides, bu adımları takip et:

• Hesap oluştur: Henüz yapmadıysanız, kaydolun AhaSlides ve bir hesap oluşturun. Ya da bizim Genel Şablonlar Kitaplığı.

• Bir toplantı gündemi şablonu seçin: Başlangıç ​​noktası olarak kullanabileceğiniz çeşitli toplantı gündemi şablonlarımız var. İhtiyaçlarınıza en uygun olanı seçin ve tıklayın "Şablonu al".

• Şablonu özelleştirin: Bir şablon seçtikten sonra öğeleri ekleyerek veya kaldırarak, biçimlendirmeyi ayarlayarak ve renk düzenini değiştirerek şablonu özelleştirebilirsiniz.

• Gündem öğelerinizi ekleyin: Gündem öğelerinizi eklemek için slayt düzenleyiciyi kullanın. Metin, dönen tekerlek, anketler, resimler, tablolar, grafikler ve daha fazlasını ekleyebilirsiniz.

• Ekibinizle işbirliği yapın: Bir ekiple çalışıyorsanız gündem üzerinde işbirliği yapabilirsiniz. Ekip üyelerini sunuyu düzenlemeye davet etmeniz yeterlidir; onlar da değişiklik yapabilir, yorum ekleyebilir ve düzenleme önerebilirler.

• Gündemi paylaşın: Hazır olduğunuzda gündemi ekibinizle veya katılımcılarla paylaşabilirsiniz. Bir bağlantıyı veya QR kodunu paylaşabilirsiniz.

İle AhaSlides, toplantı hedeflerinize ulaşmanıza ve yolda kalmanıza yardımcı olacak profesyonel ve iyi yapılandırılmış bir toplantı gündemini kolayca oluşturabilirsiniz.

Önemli Noktalar 

Bu temel adımları ve örnekleri takip ederek AhaSlides Şablonlarımız sayesinde, sizi başarıya hazırlayacak iyi yapılandırılmış bir toplantı gündemi oluşturabileceğinizi umuyoruz.

Sıkça Sorulan Sorular