Контрольний список Ultimate Event Risk Management | 15 обов’язкових речей для успіху заходу

Ваше серце прискорюється, коли ви уявляєте найгірший сценарій:

❗️ Спікер захворює за кілька хвилин до виходу на сцену.

❗️ У день заходу ваше приміщення раптово вимикається.

❗️ Або найгірше – хтось постраждає на вашому заході.

Від неприємних думок вам не спати вночі.

Але навіть із найбільш хаотичними подіями можна впоратися, якщо ретельно та систематично планувати їх заздалегідь.

Простий контрольний список управління ризиками подій може допомогти вам визначити потенційні проблеми, підготуватися до них і пом’якшити їх, перш ніж вони зіпсують вашу подію. Давайте визначимо 10 обов’язкових речей у контрольному списку, щоб перетворити занепокоєння на добре складений план дій.

Зміст

• огляд
• Що таке управління ризиками події?
• Які 5 кроків до управління ризиками як організатора заходів?
• Контрольний список управління ризиками подій
• 5 елементів управління ризиками?
• Контрольний список в управлінні подіями
• Takeaways
• ЧАСТІ ЗАПИТАННЯ

огляд

Що таке управління ризиками події?

Управління ризиками подій передбачає виявлення потенційних ризиків або проблем, які можуть загрожувати події, а потім впровадження процесів і запобіжних заходів для пом’якшення цих ризиків. Це допомагає організаторам заходів мати готові плани на випадок непередбачених обставин, щоб мінімізувати збої та швидко відновити роботу, якщо проблеми все ж виникнуть. Контрольний список управління ризиками подій також використовується, щоб переконатися, що кожна потенційна загроза перетинається.

Які 5 кроків до управління ризиками як організатора заходів?

Ми знаємо, що це напружено як організатор подій з усіма можливостями, які можуть виникнути. Щоб уберегти вас від зайвих думок, виконайте наші прості 5 кроків, щоб скласти ідеальний план управління ризиками для подій:

• Визначте ризики – Обдумайте всі можливі речі, які можуть піти не так під час вашого заходу. Враховуйте такі фактори, як проблеми з місцем проведення, погана погода, технічні збої, скасування доповідачів, проблеми з їжею, травми, низька відвідуваність тощо. Думайте широко та ставте це на інструмент мозкового штурму щоб зберегти ідеї недоторканими.

• Оцініть ймовірність і вплив – Для кожного визначеного ризику події оцініть його ймовірність і який потенційний вплив він може мати на вашу подію. Це допомагає визначити, які ризики потребують найретельніших планів пом’якшення.

• Розробіть плани на випадок непередбачених обставин – Для ризиків з вищим пріоритетом створіть спеціальні плани резервного копіювання, рішення та надзвичайні ситуації, щоб мінімізувати збої, якщо ці ризики справді матеріалізуються. Це може включати підтвердження альтернативних місць, постачальників, графіків тощо.

• Розподіліть обов'язки – Зробіть одну особу відповідальною за виконання кожного плану на випадок надзвичайних ситуацій і чітко повідомте про ролі вашої команди. Це гарантує, що хтось вживе заходів, якщо ризик дійсно виникне.

• Практикуйте свої плани – Перегляньте можливі сценарії, щоб виявити прогалини у ваших планах управління ризиками подій. Навчання вашої команди тому, як реагувати в різних ситуаціях, зміцнить впевненість, щоб вони могли успішно вирішувати проблеми, які виникають у день заходу.

Поради щодо кращого залучення

• Управління подіями
• Оформлення заходів
• Ділові мережі

Контрольний список управління ризиками подій

Які загальні моменти має охоплювати контрольний список управління ризиками подій? Шукайте натхнення в прикладах контрольного переліку ризиків подій, наведених нижче.

№1 – Місце проведення
☐ Підписано договір
☐ Отримані дозволи та ліцензії
☐ План поверху та порядок встановлення підтверджено
☐ Харчування та технічні вимоги вказано
☐ Резервне місце виявлено та знаходиться в режимі очікування

№2 – Погода
☐ План спостереження та оповіщення про несприятливі погодні умови
☐ За потреби доступний намет або альтернативний притулок
☐ За потреби було організовано перенесення події в приміщення

#3 – Технологія
☐ Перевірено аудіо/відео та інше технічне обладнання
☐ Отримано контактну інформацію служби підтримки ІТ
☐ Паперові роздруківки матеріалів доступні як резервні
☐ План на випадок надзвичайних ситуацій у разі відключення Інтернету або електроенергії

#4 – Медицина/безпека
☐ Наявні аптечки першої допомоги та АЗД
☐ Чітко позначені аварійні виходи
☐ Персонал навчений діям у надзвичайних ситуаціях
☐ Контактна інформація служби безпеки/поліції під рукою

№5 – Доповідачі
☐ Отримано біографії та фотографії
☐ Альтернативні динаміки вибрані як резервні
☐ Повідомлено план дій на випадок непередбачених обставин

№6 – Відвідуваність
☐ Підтверджено мінімальний поріг відвідування
☐ Повідомлено правила скасування
☐ Діє план повернення коштів у разі скасування події

№7 - Страхування
☐ Чинний поліс страхування загальної відповідальності
☐ Отримано страхове свідоцтво

#8 – Документація
☐ Копії договорів, дозволів та ліцензій
☐ Контактна інформація для всіх продавців і постачальників
☐ Програма заходу, порядок денний та/або маршрут

#9 – Персонал/волонтери
☐ Ролі, призначені персоналу та волонтерам
☐ Доступні резервні копії для заповнення в разі неявки
☐ Навчання процедурам у надзвичайних ситуаціях і планам дій у надзвичайних ситуаціях завершено

№10 – Їжа та напої
☐ Майте резервні копії для будь-яких швидкопсувних запасів
☐ Альтернативні страви, приготовані у випадку затримки/неправильного замовлення/гості з алергією
☐ Доступні додаткові паперові вироби, посуд і сервірування

#11 – Відходи та переробка
☐ Роздані сміттєві баки та контейнери для переробки
☐ Ролі, призначені для збирання сміття під час і після події

#12 – Процедури розгляду скарг
☐ Співробітник, призначений розглядати скарги відвідувачів
☐ Протокол для вирішення проблем і пропозиції відшкодування/компенсації, якщо необхідно

№13 – План аварійної евакуації
☐ Підготовлені шляхи евакуації та місця зустрічі
☐ Нехай співробітники будуть розміщені біля виходів

#14 – Протокол про втрату людини
☐ Призначення персоналу, відповідального за втрачених дітей/людей похилого віку/інвалідів
☐ Отримано контактну інформацію батьків/опікунів неповнолітніх

#15 – Звіт про інцидент
☐ Форма звіту про інциденти, створена для персоналу, щоб документувати будь-які надзвичайні ситуації

Що таке п'ять елементів управління ризиками?

Ризик – це не просто невдача – це частина кожного підприємства. Але за допомогою правильного плану управління ризиками подій ви можете приборкати хаос, який створює ризик, і перетворити загрози на можливості. П’ять підходів до управління ризиками включають:

• Ідентифікація ризику – Думайте про дрібниці, наприклад про технічні збої... аж до повної катастрофи. Перелік ризиків викидає їх із голови на папір, де ви можете протистояти їм.

• Оцінка ризику– Оцініть кожен ризик, щоб зрозуміти, який становить найбільшу загрозу. Поміркуйте: наскільки ймовірно, що це станеться? До якої шкоди може призвести це? Пріоритезація ризиків зосереджує ваші зусилля на питаннях, які дійсно важливі.

• Зменшення ризиків – Є плани дати відсіч! Розгляньте способи зменшити ймовірність виникнення ризику, зменшити будь-який вплив, якщо він трапиться, або обидва способи. Чим більше ви можете заздалегідь послабити ризики, тим менше вони вас заважатимуть.

• Моніторинг ризиків – Після того, як ваші початкові плани будуть виконані, будьте пильними. Слідкуйте за ознаками появи нових ризиків або зміни старих ризиків. За потреби коригуйте свої стратегії, щоб не відставати від загроз, що розвиваються.

• Звітування про ризики – Поділіться ризиками та планами зі своєю командою. Якщо ви залучаєте інших, ви отримуєте підтримку, виявляє слабкі сторони, які ви могли пропустити, і розподіляє відповідальність за управління ризиками.

Що таке контрольний список в управлінні подіями?

Контрольний список в управлінні подіями стосується списку елементів або завдань, які організатори перевіряють, чи були підготовлені, організовані або заплановані напередодні події.

Комплексний контрольний список управління ризиками допомагає гарантувати, що нічого важливого не буде пропущено під час узгодження всіх деталей, необхідних для успішного виконання події.

Контрольні списки корисні для керування подіями, оскільки вони:

• Забезпечте ясність і структуру – Вони розписують у наказі все, що потрібно зробити, щоб нічого не провалилося.

• Заохочуйте до ретельної підготовки – Перевірка предметів мотивує організаторів переконатися, що всі домовленості та запобіжні заходи фактично виконані до початку заходу.

• Поліпшити спілкування – Команди можуть розподіляти та призначати пункти контрольного списку, щоб переконатися, що кожен розуміє свої ролі та обов’язки.

• Підтримка послідовності – Використання того самого контрольного списку для повторюваних подій допомагає підтримувати стандарти та щоразу вловлювати можливості для вдосконалення.

• Виявіть прогалини або слабкі місця – Невідмічені пункти підкреслюють забуті речі або потребують додаткового планування, що дає змогу вирішити їх до того, як виникнуть проблеми.

• Сприяти передачі – Передача контрольного списку новим організаторам допомагає їм зрозуміти все, що було зроблено для планування попередніх успішних заходів.

Takeaways

З цими додатками у вашому контрольному списку управління ризиками події ви добре підготовлені до поля бою! Підготовка перетворює потенційний хаос на спокійну впевненість. Тому додайте кожен пункт до свого списку. Перекресліть їх один за одним. Подивіться, як цей контрольний список перетворює занепокоєння на силу. Оскільки чим більше ви передбачаєте, тим більше ризиків підкорятиметься вашому ретельному плануванню та підготовці.