Якщо ви берете участь у новій міжфункціональній команді на роботі або в новій команді проекту, це може бути хтось із інших відділів або інших компаній, з якими ви, можливо, не були знайомі або з якими раніше не працювали, і ви хочете переконатися, що ваш готовність інвестувати свої навички та ідеї в команду, особливо якщо ця команда є високоефективною. Таким чином, важливо провести зустріч, щоб зібрати разом нових товаришів по команді.
Однак немає нічого дивного, якщо ви почуваєтеся трохи ніяково та нервуєте, оскільки навіть найдосвідченіші професіонали відчувають хвилювання під час першої зустрічі з новою командою. Якщо ви лідер і турбуєтеся про те, що не зможете організувати вступні зустрічі для підвищення продуктивності.
Ця стаття надасть вам повний посібник, приклади та поради щодо того, що робить вступні зустрічі успішними.
З цієї статті ви дізнаєтеся
- Що таке ознайомча зустріч?
- Яка мета вступної зустрічі?
- Як організувати ефективну ознайомчу зустріч
- Поради щодо успішної організації ознайомчої зустрічі
- Ключові винесення
Що таке ознайомча зустріч?
Ознайомлювальна або вступна зустріч має таке ж значення, коли мова йде про знайомство з командою, коли члени команди та їхні керівники вперше офіційно зустрічаються один з одним, щоб визначити, чи хочуть залучені особи налагодити робочі стосунки та взяти участь у команді в майбутнє.
Його мета – дати членам команди час побути разом, щоб дізнатися історію, інтереси та цілі кожного учасника. Залежно від ваших уподобань і уподобань вашої команди, ви можете організувати офіційні чи неформальні вступні зустрічі.
Стандартний порядок денний вступної зустрічі передбачає:
- Представте мету зустрічі
- Представте лідерів та кожного члена
- Обговоріть положення про команду, роботу, переваги та лікування...
- Час пограти в ігри
- Завершіть зустрічі та вживайте подальших дій
Яка мета вступних зустрічей?
Не дивіться на вступ лише як на поле, яке потрібно відзначити. Використовуйте цей час, щоб налагодити справжні зв’язки, отримати унікальну ідею та створити основу для бездоганної командної роботи. Вступні зустрічі чудові для:
- Підвищення командної роботи та згуртованості команди
Найперша мета вступних зустрічей — зблизити незнайомців з товаришами по команді. Якщо ви ніколи раніше не бачили один одного та мало про них знаєте, це може призвести до браку згуртованості та зв'язку, що може вплинути на командний дух та продуктивність. Коли люди можуть обговорювати та уніфікувати правила команди, відповідні винагороди та покарання, або знають, що їхні лідери — справедливі та вірні люди, їхні товариші по команді — скромні, надійні, чуйні тощо, виникне довіра та в команді створиться позитивна робоча атмосфера.
- Подолайте напругу та незручність
Продуктивність, ймовірно, знизиться, якщо працівники працюватимуть у напруженому робочому середовищі. Також недобре, якщо співробітники лякають свого керівника, а не надихаються ним. Вступні зустрічі можуть допомогти новим командам почуватися впевненіше, щоб поділитися своїми ідеями та думками. Вони також легко починають дружити, спілкуватися і зменшують незручність для подальшої співпраці. Наприклад, член команди не соромиться висловлюватись і просити допомоги, коли він не може вкластися в терміни.
- Допоможіть структурувати та узгодити стандарти та практики
Акцент на правилах і положеннях є важливою частиною найперших вступних зустрічей. Неспроможність зробити це чітко, чесно та прямолінійно на початку командної роботи може призвести до конфлікту та непорозуміння в команді. Навпаки, якщо ви можете змусити команду слідувати стандартів і практикбуде ефективність використання ресурсів завдяки результативності та результативності команди, в той же час підвищуючи задоволеність роботою серед членів команди, які є частиною згуртованої команди.
Як організувати ефективну ознайомчу зустріч
Ознайомчі зустрічі можуть відбуватися за стандартним процесом планування зустрічі з 5 Пс: Мета, Планування, Підготовка, Участь та прогрес. Залежно від ваших часових обмежень, кількості учасників, досвіду вашої команди та ваших ресурсів ви можете організувати офіційні або випадкові ознайомчі зустрічі. Важливе перше враження. Більше поваги та довіри члени вашої команди оцінять, коли ви проводите організовані та уважні зустрічі.
- Мета
Йдеться про встановлення цілей для зустрічей. Будьте чіткими та лаконічними, коли ви перераховуєте цілі зустрічі, щоб ви могли легко повернути увагу всіх, якщо учасник відволікається на непов’язані справи. Ви можете розглянути можливість структурування цілей, організувавши піраміду цілей, яка окреслює кожен набір цілей на різних рівнях.
- Планування
Перше, що повинні зробити нові керівники команд, це спланувати деталі або розробити порядок денний. Коли у вас є щось, на що можна посилатися, спроба запам'ятати все самостійно знімає стрес. Ви можете створити шаблон за допомогою слайд-шоу через PowerPoint. або рукописні підказки.
- Підготовка
Ця частина включає деякі дії, такі як підготовка вступного сценарію зустрічі та перегляд порядку денного перед початком офіційної зустрічі. Вам буде легше висловити всю ключову інформацію та зосередитися на порядку денному за допомогою нотаток доповідача або сценарію, коли ви раптово відволіклися.
- Участь
Не забувайте заохочувати нових учасників ставити запитання та брати участь в інтерактивних заходах під час зустрічей. Якщо інші так вагаються, запитайте їхню думку. Переконайтеся, що кожен член команди має можливість висловитися, а не зосереджуватися лише на членах-екстравертах. Ви можете організувати опитування в прямому ефірі, щоб деякі інтроверти могли безпосередньо поділитися своїми думками.
- прогрес
Ви повинні завершити свою зустріч підсумком і повідомити про подальші дії. І, оскільки подальші дії після зустрічі є важливою частиною, ви можете прийняти остаточне рішення та задокументувати його.
Поради щодо успішної організації ознайомчої зустрічі
- Використовуйте інструмент інтерактивної презентації
Почуваєтеся сором’язливими чи незручними в перший день? Ви можете зробити свої вступні зустрічі у 100 разів веселішими, використовуючи такий інструмент інтерактивної презентації, як AhaSlides!
Є дюжина способів зробити це, але ми рекомендуємо цю схему, щоб швидко зламати лід:
- Почніть зі слайда вступу.
- Прикрасьте ситуацію за допомогою тестів про себе з балами та таблицею лідерів.
- Завершіть слайд із запитаннями та відповідями в кінці, де кожен зможе запитати те, що його цікавило про вас.
За допомогою інтерактивної презентаційної платформи AhaSlides ви можете створити переконливий вступ, який відправить людей на Місяць🚀Спробуйте цей шаблон тут:
- Почніть вступ із «ми"
Команда працює над співпрацею між її членами для досягнення спільних цілей, а не для демонстрації особистих талантів. Тому важливо підкреслити почуття культури «ми». Намагайтеся використовувати «ми:» замість «я» якомога частіше у вступних слайдах та на всіх зустрічах, за винятком особистого знайомства. Зрештою, це заохочуватиме команду до ефективнішої співпраці, оскільки вони розуміють, що поділяють єдине бачення, і більше віддані роботі на команду, ніж на себе.
- Розважайте своїх товаришів по команді
Як розпочати вступні зустрічі найцікавішим чином? Оскільки всі учасники нещодавно знайомі один з одним, як організатор, ви можете розглянути можливість почати з кількох коротких заходів для роздумів. Ви також можете організувати 2-3 ігри та вікторини, а також сесії мозкового штурму, щоб дати іншим час поділитися своєю особистістю, талантами та мисленням; спілкуватися та працювати з іншими, щоб покращити згуртованість команди, культуру та зв'язки на робочому місці. Наприклад, ви можете спробувати деякі ігри, такі як Коло вдячності, Полювання на сміттярів, Ви б краще...
- Тайм-менеджмент
Зазвичай високопродуктивні зустрічі можуть тривати від 15 до 45 хвилин, особливо вступні зустрічі, які слід контролювати протягом 30 хвилин. Цього часу достатньо, щоб нові члени команди познайомилися один з одним, коротко представилися та співпрацювали один з одним у кількох простих і цікавих заходах для зміцнення команди. Ви також встановили часові обмеження для різних розділів, щоб переконатися, що ваш час не закінчується, поки у вас ще є багато чого обговорити.
Ключові винесення
Вашій команді буде корисно розпочати командну роботу з новою командою, скориставшись вступними зустрічами. Організація першої зустрічі може бути складною та лякаючою. Під час підготовки не соромтеся звертатися за допомогою, навіть якщо ви є майстром PowerPoint. Ви точно можете полегшити свою роботу та заощадити свій день за допомогою... AhaSlides.
Поширені запитання
Про що ви говорите на ознайомчій зустрічі?
1. Криголам. Почніть із веселого питання або вправи, щоб допомогти людям розслабитися. Тримайте світло!
2. Професійний досвід. Нехай кожна особа розповість про свою кар’єру, включно з минулими ролями та досвідом.
3. Навички та інтереси. Окрім робочих навичок, дізнайтеся хобі, пристрасті чи сфери знань членів команди за межами 9-5.
4. Структура команди – окресліть ролі та хто за що відповідає на високому рівні. Поясніть, як команда працює разом.
5. Цілі та пріоритети - Які цілі команди та організації на наступні 6-12 місяців? Який внесок роблять окремі ролі?
Як ви структуруєте ознайомчу зустріч?
Ось один із способів організувати вашу вступну зустріч:
1. Вітання та криголам (5-10 хв.)
2. Знайомство (10-15 хв.)
3. Історія команди (5-10 хв.)
4. Очікування команди (5-10 хв.)
5. Питання та відповіді (5 хв.)
Що ви говорите, відкриваючи зустріч?
Ось кілька порад щодо того, що сказати, відкриваючи вступну зустріч:
.1. Привітання та знайомство:
«Вітаємо всіх і дякуємо, що приєдналися до нас сьогодні. Ми раді розпочати справу»
2. Початковий удар криголама:
«Добре, давайте розслабимося легким запитанням-криголамом…»
3. Попередній перегляд наступних кроків:
«Після сьогоднішнього дня ми розглянемо завдання та почнемо планувати нашу роботу»
Ref: Дійсно. Краще вгору, Linkedin
