如果您正在工作中參加新的跨職能團隊或新的專案團隊，他們可能是來自其他部門或其他公司的人員，您可能不熟悉或以前從未與他們合作過，並且您希望確保您的團隊準備好將你的技能和想法投入到團隊中——尤其是當該團隊表現出色時。因此，有必要召開一次會議來聚集新的隊友。
然而，如果您感到有點尷尬和緊張，這並不奇怪，因為即使是最有經驗的專業人士在與新團隊初次會面時也會感到緊張。 如果您是領導者並且擔心無法舉辦生產力介紹會議。
本文將為您提供完整的指南、範例和技巧，幫助您了解介紹性會議成功的秘訣。
在這篇文章中，您將了解到
什麼是介紹會議？
介紹會或介紹會 當團隊成員和他們的領導者第一次正式會面時，在介紹團隊時具有完全相同的含義，以確定所涉及的個人是否想要建立工作關係並對團隊做出承諾。未來。
它的目的是讓團隊成員有時間聚在一起，了解每個參與者的背景、興趣和目標。根據您和您的團隊的偏好，您可以設定正式或非正式的介紹會議。
標準的介紹性會議議程包括：
- 介紹會議目標
- 介紹領導和每個成員
- 討論團隊規定、工作、福利、待遇…
- 是時候玩一些遊戲了
- 結束會議並採取後續行動
介紹會議的目標是什麼？
不要僅僅將介紹視為一個需要勾選的方塊。利用這段時間點燃真正的聯繫，獲得獨特的見解，並建立完美團隊合作的框架。介紹會議對於以下方面來說非常棒：
- 促進團隊協作和團隊凝聚力
介紹會的首要目標是讓陌生人與隊友拉近距離。如果大家之前沒有見過面，對彼此了解不多，就會缺乏凝聚力和連結力，進而影響團隊精神和生產力。當人們能夠討論並統一團隊規則、適當的獎勵和懲罰，或者知道他們的領導者是公正和忠誠的人，他們的隊友是謙遜、可靠、善解人意的人等等時，團隊之間就會建立信任並形成積極的工作氛圍。
- 打破緊張和尷尬
如果員工在壓力較大的工作環境中工作，生產力可能會下降。 如果員工嚇唬他們的領導而不是受到他們的啟發，那也是不好的。 介紹會議可以幫助新團隊更有信心分享他們的想法和意見。 他們也很容易開始結交朋友、溝通，並減少進一步合作的尷尬。 例如，當團隊成員無法按時完成任務時，他們會毫不猶豫地大聲疾呼並尋求協助。
- 幫助建構和調整標準和實踐
強調規章制度是第一次介紹性會議的重要組成部分。 在團隊合作開始時未能明確、公平和直截了當會導致團隊沖突和溝通不暢。 相反，如果你能讓團隊遵循 標準和實踐，由於團隊的有效性和效率，將會產生資源效率，同時，作為一個有凝聚力的團隊的一部分，也會提高團隊成員的工作滿意度。
如何召開有效的介紹會議
介紹性會議可以遵循標準會議規劃流程 5 馬力: 目的, 計劃, 準備, 參與和 進展。 根據您的時間限制、參與者數量、您的團隊背景和您的資源，您可以設定正式或非正式的介紹會議。 第一印像很重要。 當您表現出組織有序、考慮周到的會議時，您的團隊成員會更加尊重和信任。
- 目的
這是關於為會議設定目標。 在列出會議目標時要清晰簡潔，以便在參與者因不相關的活動而分心時，您可以輕鬆地讓每個人重新集中註意力。 您可以考慮透過安排目標金字塔來建立目標，該金字塔概述了各個層級的每組目標。
- 計劃
新團隊領導者應該做的第一件事就是規劃細節或製定議程。當你有東西可以參考時，試著自己記住所有的事情可以減輕壓力。您可以透過 PowerPoint 使用投影片建立模板 或手寫提示卡。
- 準備
這部分涉及一些活動，例如在開始正式會議之前準備會議介紹腳本和審查議程。當您突然忘記事情時，借助演講者筆記或腳本的支持，您可以更輕鬆地講出所有關鍵訊息並集中精力於議程。
- 參與
不要忘記鼓勵新成員在會議期間提出問題並參與互動活動。如果其他人看起來很猶豫，請詢問他們的意見。確保團隊中的每個人都有機會暢所欲言，而不僅僅是專注於外向的成員。您可以舉辦即時民意調查，以便一些內向的人可以直接分享他們的意見。
- 進展
您應該用總結來結束會議，並告知後續步驟的行動。 並且，會議後的跟進是至關重要的部分，您可以考慮做出最終決定並將其記錄下來。
成功舉辦介紹會議的技巧
- 使用交互式演示工具
第一天覺得害羞或尷尬嗎？您可以使用 AhaSlides 等互動式簡報工具讓您的介紹會議變得有趣 100 倍！
有十幾種方法可以做到這一點，但我們建議使用以下大綱來快速打破僵局：
- 從介紹投影片開始。
- 透過分數和排行榜來進行有關您自己的測驗，讓事情變得更有趣。
- 最後以問答幻燈片結束，每個人都可以詢問他們一直想知道的關於您的事情。
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- 以“我們"
團隊的工作在於團隊成員之間的協作，以實現共同的目標，而不是展現個人的才能。因此，強調「我們」文化意識具有重要意義。在你的介紹投影片和整個會議中，除了個人介紹之外，盡量使用「我們」而不是「我」。這最終會鼓勵團隊更有效地協作，因為他們明白他們分享一個一致的願景，並且更致力於為團隊工作，而不是為自己工作。
- 招待你的隊友
如何以最令人興奮的方式開始介紹會？由於所有成員彼此都是新朋友，作為主持人，您可以考慮以一些快速的破冰活動開始。您還可以設定2到3個遊戲和測驗以及腦力激盪會議，讓其他人有時間分享他們的個性、才華和想法；與他人溝通和合作，以提高團隊凝聚力和工作場所文化和聯繫。例如，你可以嘗試一些遊戲，例如 欣賞圈, 尋寶遊戲， 你會寧願...
- 時間管理
通常高效率的會議時間在15-45分鐘之間，尤其是介紹性會議，應控制在30分鐘內。這段時間足夠新隊友互相了解、簡單介紹自己並在一些簡單有趣的團隊建立活動中相互合作。您也可以為不同的部分設定時間限制，以確保在還有很多內容需要講解時您的時間不會耗盡。
關鍵要點
利用介紹會議來開始與新團隊的團隊合作對您的團隊大有裨益。安排第一次會議可能會充滿挑戰且令人畏懼。當您處於準備過程中時，即使您是 PowerPoint 大師，也不要猶豫尋求支援。有了它，您絕對可以更輕鬆地完成工作，節省時間 幻燈片。
常見問題
您在介紹性會議上談論什麼？
1. 破冰活動－從一個有趣的破冰問題或活動開始，幫助人們放鬆。保持輕鬆！
2. 專業背景 - 讓每個人分享迄今為止的職業歷程，包括過去的角色和經驗。
3. 技能和興趣－除了工作技能之外，找出團隊成員在朝九晚五之外的嗜好、熱情或專業領域。
4. 團隊結構 - 概述角色以及誰在高層負責什麼。闡明團隊如何合作。
5. 目標和優先事項 - 未來 6-12 個月的團隊和組織目標是什麼？個人角色如何貢獻？
您如何組織介紹性會議？
以下是組織介紹性會議的一種方法：
1. 歡迎和破冰活動（5-10 分鐘）
2. 介紹（10-15 分鐘）
3. 團隊背景（5-10 分鐘）
4. 團隊期望（5-10 分鐘）
5. 問答（5 分鐘）
開會時你說什麼？
以下是關於在介紹性會議開始時應該說什麼的一些建議：
.1. 歡迎及介紹：
“歡迎大家，感謝你們今天加入我們。我們很高興能夠開始這一活動”
2. 破冰活動開始：
“好吧，讓我們放鬆一下，問一個簡單的破冰問題……”
3. 後續步驟預覽：
“今天之後我們將跟進行動項目並開始規劃我們的工作”
