大多數新進員工會在入職後的前90天內決定是否留任。與那些聽天由命的公司相比，擁有結構化入職流程的公司能將新員工留任率提高82%，生產力提高70%以上[1]。然而，蓋洛普的研究始終發現，只有12%的員工強烈認同他們公司在入職方面做得很好[2]。
這兩個數據點之間的差距就是人員流動發生的地方──也是人力資源團隊最能發揮作用的地方。
本指南詳細介紹了新員工入職的每個階段，從入職前一周到前 90 天，以及六項能夠區分哪些項目能夠持續開展，哪些項目會在兩週後被放棄的六項實踐中得到體現。
7個關鍵時刻一覽
- 第一天之前 — 透過歡迎影片和夥伴介紹來消除疑慮。
- 第一個小時 — 以人為本，而非以文書工作為本，熱情問候，並提供良好的工作環境。
- 第一天 — 透過製作互動式課程（而非靜態投影片）來防止資訊過載。
- 第一周 — 指派一位同伴夥伴，為提出「愚蠢問題」創造一個安全的空間。
- 第二週至第三週 — 透過檢查現實是否符合預期來解決這種波動。
- 第一個月 — 召開雙向回饋會議，共同回顧最初的里程碑。
- 日90 — 透過正式的評估和公開表彰他們的勝利，鞏固他們在團隊中的地位。
每一步都以前一步為基礎。錯過一步，下一步更難成功。
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入職流程時間表：分階段進行
登機前準備（開機前一週）
從接受錄用通知到正式入職這段時間往往被浪費掉。新員工精力充沛、充滿好奇心，同時也焦慮不安——這種狀態讓他們很容易接受公司發出的任何訊息。
開學前需要發送或完成的內容：
例如，Shopify 會在新員工入職前寄送一份“入職前資料包”，其中包括他們的辦公設備、團隊的歡迎信以及一份結構化的日程安排。這樣一來，員工到崗時就已經熟悉了工作內容，而不是一頭霧水，從而縮短了他們首次投入工作的時間。
第一天
職場中的第一印象至關重要。心理契約研究表明，早期經驗會塑造長期的預期，而這種塑造一旦發生就難以逆轉。
第一天的首要任務：
第一周
第一週的重點是崗位層面的入職培訓，而非公司層級的培訓。新員工應該在第一週結束時了解自己的主要利害關係人是誰，入職後的前30天需要完成哪些工作，以及在遇到問題時如何尋求協助。
一個有用的結構：
第一個月（第 8-30 天）
到第一個月末，新員工應該已經度過了「熟悉流程」的適應期，開始做出貢獻。經理的角色也從講解轉變為指導。
主要活動：
第二個月和第三個月（第31-90天）
90天是一個天然的檢查點。許多組織將其用作正式的評估點；社會融合也大致在這個時間點上得以實現或失敗。
本階段活動：
超過90天
90天的入職流程如果就此結束，就會錯過融入的第二階段：職涯發展、導師指導以及那種能提升員工長期留任率的歸屬感。從「入職」到「持續發展」的正式交接至關重要——否則，這個過程往往難以實現。
6項最佳入職實踐
1. 指派一位夥伴，而非僅一位經理。
經理負責員工績效。夥伴是同事，可以解答新進員工不好意思問經理的問題。微軟對其夥伴計畫進行了研究，發現有夥伴的新員工在入職90天後對入職體驗的滿意度提高了23%[4]。夥伴制度的最佳運作方式是自願參與、有時限（通常為90天），並輔以簡要的夥伴行為指南。
2. 實現行政層的自動化
發送入職前文件、安排第一週會議、分發清單提醒——所有這些都可以透過人力資源資訊系統 (HRIS) 或入職平台自動化。自動化之所以重要，並非因為它速度更快（儘管確實如此），而是因為它能確保在經理繁忙或新員工在忙碌的一周入職時，不會出現任何疏漏。
3. 進行互動環節，而非僅是示範。
新進員工入職訓練往往是單向的。人力資源部門進行解說，新進員工觀看。到了第三天，幾乎沒人能記得多少內容。在入職培訓期間穿插簡短的即時投票、知識點測試或問答環節，可以顯著提高資訊保留率，並讓培訓師即時了解員工理解的薄弱環節。 AhaSlides 讓學習與發展團隊能夠將投票、測驗和開放式問答嵌入到任何線上或線下培訓中——這樣，「你們有什麼問題？」就變成了一個實際的數據點，而不僅僅是一句空話。
4. 將文化明確化，而不是想當然地認為文化是理所當然的。
人們通常將企業文化描述為“這裡做事的方式”，但新員工無法直接觀察企業文化；他們只能經歷一些孤立的事件並進行推斷。優秀的團隊會做好入職培訓，使企業文化清晰易懂：他們會將企業文化記錄在案，讓高層領導談論那些體現公司價值觀的實際決策，並揭示那些不會出現在任何政策文件中的規範（例如會議的實際運作方式、決策的上報流程以及處理分歧的方式）。
5. 以書面設定30天、60天和90天的里程碑。
由經理和新進員工共同製定的30-60-90天計畫有兩個作用：一是明確雙方的期望，二是為雙方提供一份可供審查和更新的共享文件。該計劃應明確交付成果，而不僅僅是活動。 「參加所有團隊會議」是一項活動；「在第30天內完成合規培訓並向團隊報告產品路線圖概要」是一項交付成果。
6. 收集回饋並採取行動
大多數組織會在新進員工入職後進行調查，但很少有組織會利用調查結果採取任何公開透明的措施。改進入職流程最快的方法是形成閉環：將總結的回饋意見分享給負責流程的團隊，針對下一批新員工做出相應的調整，並告知新員工哪些改變是根據他們的意見而做出的。如果這個閉環機制運作良好，也能向新員工傳達一個訊息：組織重視他們的意見──這本身就是入職流程的重要成果。
遠距和混合辦公人員入職
遠距和混合辦公模式的員工面臨著與面對面入職培訓部分解決的溝通問題類似的難題。例如，在走廊上隨意的自我介紹、無意間聽到會議的進展、在爭論中察覺氣氛——這些在視訊通話中都無法實現。人力資源團隊需要用精心設計的互動來取代這些偶然的交流機會。
一些調整就能帶來顯著的效果：
為船舶設備增添個人化元素。 一台附帶團隊手寫便條或公司小禮品的筆記型電腦，比大多數正式的歡迎訊息更能提升新員工的第一天感受。務必確保設備在出貨前已完全配置好，以免新進員工在入職第一天早上就得花時間接聽技術支援電話。
將聯繫安排納入日程。 遠距新員工在第一週應該有更多結構化的社交互動，而不是更少。例如，和同事來一次簡短的線上咖啡聊天、一起吃個視訊午餐，或是在團隊會議開始時問一個簡短的「互相了解」的問題，這些都算數。這些互動不需要太長，但一定要定期進行。
過度強調背景資訊。 在辦公室裡，新員工可以吸收周圍環境中的各種資訊。而遠距辦公時，他們只能獲取主動分享的資訊。因此，管理者在與遠距員工合作時，應該盡量解釋決策背後的原因，分享他們可能沒有被邀請參加的會議記錄，並在團隊頻道中報告正在進行的工作。
策略性地使用異步入職訓練教材。 預先錄製的簡報影片、書面入職指南和自主學習的互動模組，讓遠距員工能夠按照自己的步調學習，並根據需要反覆回顧學習內容。這樣，直播環節就可以專注於討論、提問和建立關係，而不是訊息傳遞。
常見的入職失敗案例
開始得太晚了。 如果新進員工收到的第一封通知是入職第一天的入職培訓日曆邀請，那麼入職前的準備時間就錯過了。
第一周負荷過重。 將合規培訓、工具使用演示、部門介紹和福利登記等內容壓縮到五天內，會導致員工精疲力竭，而且幾乎什麼都記不住。
沒有經理準備。 新進員工第一週的體驗很大程度取決於其經理的參與度和重視程度。經理需要一份專屬的簡要清單，而不僅僅是公司統一的新員工入職培訓資料。
30天後沒有後續行動。 第一個月並不是入職訓練的結束。如果企業將30天視為“完成”，那麼在第三個月和第四個月左右，員工流失率通常會出現高峰——因為此時新鮮感已經消退，但員工的歸屬感還沒有完全建立起來。
使用 AhaSlides 進行入職培訓
無論是線下、線上或混合式的入職培訓，往往都會遇到同樣的問題：新員工在大部分時間都處於被動狀態。 AhaSlides 為任何培訓課程增添了即時互動環節：即時投票功能讓培訓師能夠評估學員的理解程度；匿名問答功能讓員工可以提出他們平時不願公開提出的問題；詞雲功能則能以令人印象深刻的視覺形式記錄第一印像或團隊規範。
對於跨多個地點或時區進行基於批次入職培訓的人力資源團隊而言，非同步功能允許新員工按照自己的步調完成互動環節，培訓師可以在下次直播會議前查看結果。這意味著直播時間可以用於討論和交流，而不是用於講解員工可以提前獲得的資訊。
來源
[1] Brandon Hall Group（為 Glassdoor 進行）。 錯誤招募的真正代價。 經常被引用的數據：擁有完善入職流程的組織可以將新員工留任率提高 82%，生產力提高 70% 以上。 Brandon Hall Group 入會研究
[2] 蓋洛普。 美國職場現狀。 只有 12% 的員工強烈認同他們公司的新員工入職流程做得很好。 蓋洛普職場研究
[3] Bauer，TN（2010）。 新進員工入職：最大限度提高成功率。 SHRM基金會的有效實踐指南系列。 4C框架（合規、澄清、文化、連結）源自於鮑爾的社會化研究。 SHRM基金會
[4] 微軟。 為什麼你應該優先考慮新進員工入職導師計畫。 內部研究發現，新進員工入職 90 天后，有導師指導的員工滿意度比有導師指導的員工高出 23%。 Microsoft WorkLab
