即使是最有紀律的公司有時也會覺得他們的項目誤入歧途。 通常情況下，問題是其中之一 準備. 該如何解決？ 一個結構良好且完全互動的 項目啟動會議!
不僅僅是排場和儀式，一個執行良好的開球會議真的可以在右腳獲得一些美麗的東西。 以下是舉行項目啟動會議的 8 個步驟，以激發興奮並獲得 個⼈ 在同一頁上。
開賽時間！
要記住的會議技巧
您必須事先制定啟動會議議程。 發送早期項目啟動電子郵件非常重要！ 那麼，讓我們看看幾個啟動會議議程樣本吧！
啟動會議應該簡短明了，有很多遊戲和活動，因為這是 AhaSlides 派上用場的時候！ 與我們一起查看更多提示，如下所示：
什麼是項目啟動會議？
就像罐頭上說的那樣，項目啟動會議是一個 在您開始項目的地方開會.
通常，項目啟動會議是訂購項目的客戶與實施項目的公司之間的第一次會議。 雙方將坐下來討論項目的基礎、目的、目標以及項目如何從構思到實現。
一般來說，有 2類型 需要注意的啟動會議：
- 外部項目啟動 – 一個開發團隊與來自 校外 公司，就像客戶或利益相關者一樣，討論協作項目的計劃。
- 內部 PKM – 來自的團隊 內 公司坐下來討論一個新的內部項目的計劃。
雖然這兩種類型可能會有不同的結果， 步驟 幾乎是一樣的。 基本上有 沒有一部分 不屬於內部項目啟動一部分的外部項目啟動 - 唯一的區別在於您為誰持有它。
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為什麼項目啟動會議如此重要？
啟動會議的目的應該響亮而明確！ 只需將一系列任務分配給合適的人來啟動一個專案似乎很簡單，尤其是在當今痴迷於看板的工作場所。 然而，這可能會導致團隊不斷迷失方向。
記住，只是因為你在 同一個板子 並不意味著你在 同一頁.
在它的核心，項目啟動會議是一個誠實和開放的 對話 在客戶和團隊之間。 它是 任何監管機構都不批准 一系列關於該項目將如何運作的公告，但 談話 關於通過肆無忌憚的辯論達成的計劃、期望和目標。
以下是舉行項目啟動會議的一些好處：
- 它讓每個人 準備 - “給我六個小時砍一棵樹，我會用前四個小時來磨斧頭”。 如果亞伯拉罕·林肯今天還活著，您可以確信他會在項目啟動會議上花費 4 個項目小時中的前 6 個小時。 那是因為這些會議包含 全部 使任何項目順利開展的必要步驟。
- 它涉及 所有關鍵球員 – 除非每個人都在場，否則啟動會議無法開始：經理、團隊負責人、客戶以及與項目有關的任何其他人。 如果沒有明確的啟動會議來弄清楚這一切，就很容易忘記誰負責什麼。
- It's 開放合作 – 正如我們所說，項目啟動會議是辯論。 最好的參與 全部 並從每個人身上帶來最好的想法。
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Kickass 項目啟動會議的 8 個步驟
那麼，項目啟動會議的議程究竟包括哪些內容？ 我們已將範圍縮小到以下 8 個步驟，但您應該始終記住 這種類型的會議沒有設置菜單.
使用這 8 個步驟作為指導，但永遠不要忘記最終的議程在於 你！
第 1 步 – 介紹和破冰行動
自然地，啟動任何啟動會議的唯一方法是讓參與者彼此熟悉。 無論項目的長度或規模如何，客戶和團隊成員都需要彼此直呼其名才能有效地合作。
雖然簡單的“圓桌會議”式介紹足以讓人們熟悉名字，但破冰船可以增加另一層 個性 和 緩和心情 在項目啟動之前。
想要更多這樣的嗎？ 💡我們有 任何會議的 10 個破冰船 就在這裡。
步驟 #2 – 項目背景
隨著手續和慶祝活動的結束，是時候開始進行冰冷的生意了。 為了成功啟動會議，您應該為啟動會議制定明確的議程！
就像所有偉大的故事一樣，最好從頭開始。 概述所有信件 在您和您的客戶之間，讓參與項目的每個人都完全了解迄今為止發生的事情。
這可以是電子郵件的屏幕截圖、文本、先前會議的記錄或任何為您的公司和客戶添加任何類型背景的資源。 通過製作時間線，讓每個人都可以輕鬆地進行可視化。
步驟 #3 – 項目需求
除了通信背景，你還想深入了解 進入細節 為什麼 這個項目首先被啟動。
這是至關重要的一步，因為它清楚地概述了項目要解決的痛點，這是團隊和客戶必須始終將其放在首位的事情。
專家提示 👊
像這樣的階段討論的時機已經成熟。 詢問您的客戶 和 你的團隊提出他們的想法，為什麼他們認為這個項目是夢想的。
如果適用，您應該始終嘗試引導 客戶的聲音 在這個部分。 與客戶合作，獲取消費者提及您的項目試圖解決的痛點的真實示例。 他們的意見應該影響您的團隊處理項目的方式。
第 4 步 – 項目目標
所以你已經調查了 過去 的項目，現在是時候看看 未來.
為您的項目制定直接目標和明確的成功定義將真正幫助您的團隊朝著目標努力。 不僅如此，它還會向您的客戶表明您對工作是認真的，並且對工作的進展有著同樣的高風險。
詢問您的啟動會議與會者 “成功會是什麼樣子？” 是不是更多的客戶？ 更多評論？ 更好的客戶滿意度？
無論目標如何，它都應該是……
- 可實現 – 不要過度伸展自己。 了解自己的極限並提出一個目標 其實 有機會實現。
- 可衡量的 – 用數據支持您的目標。 瞄準特定數字並跟踪您的進度。
- 時控 – 給自己一個結束日期。 盡一切努力在截止日期之前實現目標。
第五步——工作說明書
將“肉”放在“啟動會議”中，工作說明書 (SoW) 是對項目細節及其將如何執行的深入探討。 這是 主要計費 在啟動會議議程上，應該引起您的大部分關注。
查看此信息圖，了解您的工作說明書中應包含的內容：
請記住，工作陳述不像項目啟動會議議程的其餘部分那樣涉及討論。 這真的是一個項目領導的時候了 制定行動計劃 對於即將到來的項目，然後保存討論 會議的下一個項目.
就像啟動會議的其餘部分一樣，您的工作陳述是 超級變量. 你的工作說明書的細節總是取決於項目的複雜性、團隊的規模、所涉及的部分等。
想了解更多？ 💡 看看這個 關於製作工作說明書的綜合文章.
步驟 #6 – 問答部分
雖然您可能覺得不得不離開問答部分直到最後，但我們實際上建議您保留它 在你的工作陳述之後.
這樣一個強大的部分肯定會引起您的客戶和您的團隊的問題。 由於會議的大部分內容在每個人的腦海中都如此新鮮，最好趁熱打鐵。
使用交互式演示軟件來主持您的問答有助於讓一切順利進行，尤其是當您的項目啟動會議出席人數很高時……
- It's 有組織的 – 問題按受歡迎程度（通過投票）或時間排列，可以標記為“已回答”或固定在頂部。
- It's 適度的 – 問題可以在屏幕上顯示之前批准和駁回。
- It's 匿名 – 問題可以匿名提交，這意味著每個人都有發言權。
步驟 #7 – 潛在問題
就像我們之前說的，項目啟動會議的目的是盡可能公開和誠實。 這是 你如何建立一個 信任感 從一開始就與您的客戶合作。
為此，最好討論項目在此過程中可能面臨的潛在問題。 沒有人要你在這裡預測未來，只是想出一個你可能遇到的障礙的初步清單。
當您、您的團隊和您的客戶以不同的風險來處理這個項目時，最理想的是獲得 個⼈ 參與潛在問題的討論。
步驟 #8 – 登記入住
定期與客戶聯繫是鞏固雙方信任的另一種方式。 在你的項目啟動會議上，你有幾個問題需要解決 什麼， 什麼時候，誰 和 如何 這些簽入將會發生。
辦理登機手續是一個相當好的平衡行為 透明度 和 功夫. 雖然盡可能公開和透明是件好事，但您必須在實際可用的範圍內進行管理 be 公開透明。
確保在會議結束前回答以下問題：
- 什麼？ – 客戶需要更新的具體細節是什麼？ 他們是否需要了解進展的每一個微小細節，還是只是重要的標誌？
- 什麼時候？ – 您的團隊應該多久更新一次您的客戶？ 他們應該傳達他們每天所做的事情，還是只是總結他們在一周結束時所做的事情？
- 萬寶是誰？ – 哪個團隊成員將與客戶聯絡？ 每個團隊在每個階段都會有一名成員，還是在整個項目中只有一名通訊員？
- 怎麼樣？ – 客戶和通訊員將通過什麼方式保持聯繫？ 定期視頻通話、電子郵件或不斷更新的實時文檔？
與項目啟動會議議程上的大多數項目一樣，最好公開討論。 對於大型團隊和大量客戶，您可能會發現做一個更容易 現場投票 為了減少選項以建立可能的最佳登記公式。
想了解更多？ 💡 看看一些 與客戶溝通的最佳實踐.
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由於您精心策劃的啟動會議正等著讓董事會成員大吃一驚，最後的接觸可能有點 相互作用 把這一切結合起來。
你知道嗎 29％的業務 感覺與他們的客戶聯繫在一起（蓋洛普）？ 在 B2B 層面，脫離接觸是一種普遍現象，它會讓啟動會議感覺像是平淡無奇的手續流程。
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