透過範例和免費範本編寫會議議程的 8 個關鍵步驟

那麼，什麼是 會議議程？ 事實是，我們都參加過感覺毫無意義的會議，甚至不明白為什麼我們必須開會討論可以通過電子郵件解決的信息。 有些人甚至可能不得不參加拖延數小時而沒有解決任何問題的會議。

然而，並非所有會議都是沒有成效的，如果您想與團隊有效合作，有議程的會議將使您避免上述災難。

精心設計的議程為會議設定了明確的目標和期望，確保每個人都知道他們的目的以及之前、期間和之後需要發生的事情。

因此，本文將指導您制定會議議程的重要性、創建有效議程的步驟並提供示例（+模板）以供您在下一次會議中使用。

• 為什麼每次會議都需要議程
• 編寫有效會議議程的 8 個關鍵步驟
• 會議議程示例和免費模板
• 使用 AhaSlides 設置您的會議議程
• 關鍵要點 

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為什麼每次會議都需要議程

每次會議都需要一個議程，以確保其富有成效和效率。 會議議程將提供以下好處：

• 明確會議的目的和目標，並有助於保持討論的重點和正確性。
• 管理會議時間和節奏，確保沒有無意義的爭論，並儘可能節省時間。
• 為參與者設定期望，並確保涵蓋所有相關信息和行動項目。
• 促進問責制和組織，從而使會議更加有效和高效。

編寫有效會議議程的 8 個關鍵步驟

以下是一些可協助您撰寫有效的會議議程的關鍵提示：

1/ 確定會議類型 

由於不同類型的會議可能涉及不同的參與者、形式和目標，因此根據情況選擇合適的會議很重要。

• 項目啟動會: 提供項目概覽、目標、時間表、預算和期望的會議。
• 全體會議：一種邀請所有員工參加的公司範圍會議。 讓每個人了解公司的業績、目標和計劃，並在組織內促進共同目標和方向感。
• 市政廳會議：公司市政廳會議，員工可以在會議上提出問題、接收更新並向高級管理人員和其他領導提供反饋。
• 戰略管理會議：高層領導或高管聚在一起討論和規劃長期方向的會議。 
• 虛擬團隊會議：虛擬團隊會議的形式可能包括演示、討論和互動活動，可以使用視頻會議軟件、即時消息或其他數字通信工具進行。 
• 頭腦風暴會議：一個創造性的協作會議，參與者可以在其中產生和討論新的想法。
• 一對一會議： 兩人之間的私人會議，通常用於績效評估、指導或個人發展。

2/ 明確會議的目的和目標

清楚說明召開會議的原因以及您或您的團隊希望實現的目標。

3/ 確定關鍵主題 

列出需要涵蓋的關鍵主題，包括需要做出的任何重要決定。

4/ 指定時間限制

為每個主題和整個會議分配適當的時間，以確保會議如期舉行。

5/ 確定與會者及其角色

列出誰將參加會議並指定他們的角色和職責。

6/準備材料和證明文件

收集會議期間需要的任何相關信息或材料。

7/提前分發議程

將會議議程發送給所有與會者，以確保每個人都做好準備。

8/ 根據需要審查和修改議程

會前審查議程以確保其完整和準確，並進行必要的修改。

會議議程示例和免費模板 

以下是可用於不同類型會議的一些會議議程示例：

1/ 團隊會議議程

日期： 

地點： 

與會者： 

團隊會議目標：

• 更新項目實施進度
• 回顧當前的問題和解決方案

團隊會議議程： 

• 介紹和歡迎（5 分鐘）| @WHO
• 上次會議回顧（10 分鐘）| @WHO
• 項目更新和進度報告（20 分鐘）| @WHO
• 解決問題和決策（20 分鐘）| @WHO
• 公開討論和反饋（20 分鐘）| @WHO
• 行動和後續步驟（15 分鐘）| @WHO
• 閉幕和下次會議安排（5 分鐘）| @WHO

帶有 AhaSlides 的免費月度會議模板

2/ 全體會議議程

日期： 

地點： 

ATT結束語： 

會議目標：

• 更新公司績效並為員工引入新的舉措和計劃。

會議議程： 

• 歡迎和介紹（5 分鐘）
• 公司業績更新（20 分鐘）
• 介紹新舉措和計劃（20 分鐘）
• 問答環節（30 分鐘）
• 員工表彰和獎勵（15 分鐘）
• 閉幕式和下次會議安排（5 分鐘）

全體會議模板

3/ 專案啟動會議議程

日期： 

地點： 

與會者：

會議目標：

• 為項目建立明確的目標和期望
• 介紹項目團隊
• 討論項目挑戰和風險

會議議程： 

• 歡迎和介紹（5 分鐘）| @WHO
• 項目概述和目標（15 分鐘）| @WHO
• 團隊成員介紹（5 分鐘）| @WHO
• 角色和責任分配（20 分鐘）| @WHO
• 時間表和時間表概覽（15 分鐘）| @WHO
• 項目挑戰和風險的討論（20 分鐘）| @WHO
• 行動項目和後續步驟（15 分鐘）| @WHO
• 閉幕和下次會議安排（5 分鐘）| @WHO

請注意，這些只是示例，議程項目和形式可以根據會議的具體需要和目標進行調整。 

使用 AhaSlides 設置您的會議議程 

要使用 AhaSlides 設置會議議程，請按照下列步驟操作：

• 創建一個帳戶： 如果您還沒有，請註冊 啊哈幻燈片 並創建一個帳戶。 或者前往我們的 公共模板庫.

• 選擇會議議程模板： 我們有各種會議議程模板，您可以將其用作起點。 只需選擇最適合您需求的一項，然後單擊 “獲取模板”。

• 自定義模板： 選擇模板後，您可以通過添加或刪除項目、調整格式和更改配色方案來自定義它。

• 添加您的議程項目： 使用幻燈片編輯器添加您的議程項目。 您可以添加文本、旋轉輪、投票、圖像、表格、圖表等。

• 與您的團隊協作： 如果您與團隊合作，則可以在議程上進行協作。 只需邀請團隊成員編輯演示文稿，他們就可以進行更改、添加評論並提出編輯建議。

• 分享議程： 準備就緒後，您可以與您的團隊或與會者共享議程。 您可以共享鏈接或通過二維碼。

使用 AhaSlides，您可以輕鬆創建專業、結構合理的會議議程，這將幫助您保持正軌並實現會議目標。

關鍵要點 

透過在 AhaSlides 範本的幫助下遵循這些關鍵步驟和範例，我們希望您能夠創建一個結構良好的會議議程，為您的成功奠定基礎。

常見問題解答