精心設計的議程能夠明確目標和預期，讓每個人都清楚自己的目的以及會前、會中和會後需要完成的事項。本指南將介紹議程的重要性、撰寫有效議程的八個步驟，以及您可以在下次會議中使用的範例（附帶範本）。
為什麼每次會議都需要議程
會議佔用大量工作時間。 《哈佛商業評論》的一項研究發現，高階主管每週花費近 23 小時在會議上，而 20 世紀 60 年代這一數字還不到 10 小時（Perlow、Hadley 和 Eun，《停止會議狂潮》，2017 年制定日程表可以幫助你更有效地利用時間。它能：
- 明確目的和目標 控制會議節奏，確保討論不偏離主題。
- 管理好時間和節奏這樣一來，無謂的爭論就少了。
- 為參與者設定期望 並確保每個決策和行動事項都涵蓋在內。
- 促進問責因為每件物品都有一個主人。
這項研究也提出了一個警告：會議研究員史蒂文·羅格爾伯格表示，他的研究表明，制定議程可能會影響會議效率。 就其本身而言，對提高效率並無幫助。而且，領導者往往只是“把不同的日期放在議程首位”，然後重複上週的內容。以下步驟旨在協助您制定專為本次會議設計的議程，而不是複製上次會議的議程。
編寫高效會議議程的 8 個關鍵步驟
1. 確定會議類型
不同的會議涉及不同的人員、形式和目標，因此請先選擇會議類型。
- 項目啟動會：專案目標、時間表、預算和預期概述。
- 全體員工會議公司全體會議，分享績效、目標和計劃，建立共同的方向感。
- 市政廳會議員工可以向高階領導提問、了解最新情況並提出回饋意見。
- 策略管理會議高階領導制定長期發展方向。
- 虛擬團隊會議：透過視訊或聊天進行演示、討論和互動活動。
- 腦力激盪會議：一場創意會議，人們在會議中提出並討論新想法。
- 一對一會面：用於績效評估、指導或發展的私人談話。
2. 明確目的和目標
說明召開會議的原因以及您希望達成的目標。如果您無法確定具體結果，請詢問是否可以發送訊息代替。羅格爾伯格也提出了同樣的觀點：有時您可以發送訊息，然後利用會議時間進行五分鐘的提問（沃頓知識面試).
3. 確定關鍵主題
列出所有必須討論的主題，包括需要做出的任何決定。趁著精力最充沛、注意力最集中的時候，把最重要的事項放在第一位。
4. 設定時間限制
給每個議題安排一個時間段，為整個會議設定一個結束時間，這樣會議就能按計畫進行。
5. 確定與會人員及其角色
列出所有參與者以及每個人的職責，例如報告最新情況、做筆記或計時。
6. 準備材料和輔助文件
收集大家在會議期間所需的物品，並事先分享任何需要閱讀的資料。
7. 提前分發議程
將議程發送給所有與會者，以便大家做好準備。邀請他們在會前加入自己的議題。
8. 根據需要進行審查和修改
會前請檢查議程，確保其完整準確，並刪除任何不需要與會人員討論的內容。
會議議程範例和免費模板
以下是三個可供參考的議程範本。議程項目和時間表應根據會議的需要和目標進行調整。
1. 團隊會議議程
日期：
地點：
與會者：
目標： 更新專案進度；回顧目前存在的問題和解決方案。
- 介紹和歡迎（5 分鐘）| @WHO
- 上次會議回顧（10 分鐘）| @WHO
- 項目更新和進度報告（20 分鐘）| @WHO
- 解決問題和決策（20 分鐘）| @WHO
- 公開討論和反饋（20 分鐘）| @WHO
- 行動與後續步驟（15分鐘）| 世界衛生組織
- 閉幕和下次會議安排（5 分鐘）| @WHO
免費每月會議模板
2. 全體員工會議議程
日期：
地點：
與會者：
目的： 分享公司業績，並介紹新的舉措和計劃。
- 歡迎和介紹（5 分鐘）
- 公司業績更新（20 分鐘）
- 新措施和計劃（20分鐘）
- 問答環節（30 分鐘）
- 員工表彰和獎勵（15 分鐘）
- 閉幕式和下次會議安排（5 分鐘）
3. 專案啟動會議議程
日期：
地點：
與會者：
目標： 設定明確的目標和期望；介紹團隊成員；討論挑戰和風險。
- 歡迎和介紹（5 分鐘）| @WHO
- 項目概述和目標（15 分鐘）| @WHO
- 團隊成員介紹（5 分鐘）| @WHO
- 角色和責任分配（20 分鐘）| @WHO
- 時間表和時間表概覽（15 分鐘）| @WHO
- 專案挑戰與風險（20分鐘）| 世界衛生組織
- 行動項目和後續步驟（15 分鐘）| @WHO
- 閉幕和下次會議安排（5 分鐘）| @WHO
更多開球創意盡在我們的計劃中 專案啟動會議指南.
制定會議議程 AhaSlides
要將議程轉化為團隊成員可以查看、投票和共同編輯的內容：
- 創建一個帳戶。 訂閱總監 AhaSlides 或瀏覽 公共模板庫.
- 選擇會議議程模板 並點擊 取得模板.
新增您的議程項目。 將範本中的清單投影片替換為您自己的議程。然後添加一個破冰小遊戲、一個投票或一個開放式問題，讓人們從第一張投影片就開始參與。
協作與分享。 邀請團隊成員編輯簡報，然後在會議開始前以連結或二維碼的形式分享議程。
關鍵要點
- 在列出會議議題之前，請先確定會議類型和明確目標。
- 把最重要的物品放在第一位，並給每件物品設定使用時間和負責人。
- 提前發送議程，並邀請與會者補充內容。
- 每次會議都要製定新的議程。單靠議程並不能保證會議有效。
常見問題
會議議程指的是什麼？
議程是會議流程的計劃大綱，有時也稱為日程安排或議程順序。它列出了會議議題、時間安排以及每個議題的負責人。
什麼是議程製定會議？
議程製定會議旨在規劃和決定即將召開的大型會議的議程。
專案會議的議程是什麼？
專案會議議程概述了與專案相關的議題、討論內容和行動事項，例如專案進度、風險和後續步驟。
