يُحدد جدول الأعمال المُحكم الأهداف والتوقعات بوضوح، بحيث يعرف كل فرد دوره وما يجب إنجازه قبل الاجتماع وأثناءه وبعده. يتناول هذا الدليل أهمية جداول الأعمال، وثماني خطوات لكتابة جدول أعمال فعّال، بالإضافة إلى أمثلة (مع نماذج) يُمكنك استخدامها في اجتماعك القادم.
لماذا يحتاج كل اجتماع إلى جدول أعمال؟
تستحوذ الاجتماعات على الكثير من وقت العمل. فقد وجدت دراسة أجرتها مجلة هارفارد بزنس ريفيو أن المديرين التنفيذيين يقضون ما يقرب من 23 ساعة أسبوعياً في الاجتماعات، مقارنة بأقل من 10 ساعات في الستينيات (بيرلو، هادلي وإيون، "أوقفوا جنون الاجتماعات"، 2017يساعدك وضع جدول أعمال على استغلال هذا الوقت بشكل هادف. فهو سيفعل ما يلي:
- وضّح الغرض والأهداف إدارة الاجتماع والحفاظ على مسار النقاش.
- إدارة الوقت والوتيرةوبالتالي تقلّ الجدالات غير المجدية.
- ضع توقعات للمشاركين وتأكد من تغطية كل قرار وبند من بنود العمل.
- تعزيز المساءلةلأن لكل شيء مالك.
إحدى التحذيرات المستخلصة من البحث: يقول الباحث ستيفن روجيلبيرغ إن بحثه يُظهر أن وجود جدول أعمال أمرٌ ضروري. لا يُسهم ذلك في حد ذاته في تحقيق الفعاليةوكثيراً ما يكتفي القادة بتغيير تاريخ الاجتماع وتكرار جدول أعمال الأسبوع الماضي. الخطوات التالية تتعلق بكتابة جدول أعمال مُعدّ خصيصاً لهذا الاجتماع، وليس نسخة من جدول أعمال الاجتماع السابق.
ثماني خطوات أساسية لكتابة جدول أعمال اجتماع فعال
1. تحديد نوع الاجتماع
تتضمن الاجتماعات المختلفة أشخاصًا وأشكالًا وأهدافًا مختلفة، لذا اختر النوع أولاً.
- اجتماع انطلاق المشروع: نظرة عامة على أهداف المشروع وجدوله الزمني وميزانيته وتوقعاته.
- اجتماع عاماجتماع على مستوى الشركة لمشاركة الأداء والأهداف والخطط وبناء شعور مشترك بالاتجاه.
- اجتماع في دار البلدية: يطرح الموظفون الأسئلة، ويستمعون إلى التحديثات، ويقدمون ملاحظاتهم إلى كبار القادة.
- اجتماع الإدارة الاستراتيجيةيخطط كبار القادة للاتجاه طويل الأجل.
- اجتماع الفريق الافتراضيالعروض التقديمية والمناقشات والأنشطة التفاعلية عبر الفيديو أو الدردشة.
- جلسة مثيرة للعقل: اجتماع إبداعي حيث يقوم الناس بتوليد ومناقشة أفكار جديدة.
- اجتماع واحد على واحد: محادثة خاصة لتقييم الأداء أو التدريب أو التطوير.
2. تحديد الغرض والأهداف
وضح سبب انعقاد الاجتماع وما تأمل تحقيقه. إذا لم تتمكن من تحديد نتيجة معينة، فاسأل عما إذا كانت رسالة ما كافية. ويؤكد روجيلبيرج على نفس النقطة: في بعض الأحيان يمكنك إرسال المعلومات واستخدام الاجتماع لطرح الأسئلة لمدة خمس دقائق (مقابلة برنامج المعرفة في وارتون).
3. تحديد المواضيع الرئيسية
حدد المواضيع التي يجب تغطيتها، بما في ذلك أي قرارات يتعين اتخاذها. ضع أهم عنصر في البداية، عندما يكون التركيز والطاقة في أعلى مستوياتهما.
4. تحديد مهلة زمنية
خصص لكل موضوع فترة زمنية، وحدد وقت انتهاء للاجتماع بأكمله، حتى يبقى الاجتماع ملتزماً بالجدول الزمني.
5. تحديد الحضور وأدوارهم
قم بإدراج أسماء المشاركين وما هي مسؤوليات كل شخص، مثل تقديم تحديث أو تدوين الملاحظات أو ضبط الوقت.
6. إعداد المواد والوثائق الداعمة
اجمع ما سيحتاجه الناس أثناء الاجتماع، وشارك أي شيء يحتاج إلى قراءة مسبقة.
7. توزيع جدول الأعمال مسبقاً
أرسل جدول الأعمال إلى جميع الحضور حتى يحضر الجميع وهم مستعدون. ادعُهم لإضافة بنودهم الخاصة قبل الاجتماع.
8. مراجعة وتعديل حسب الحاجة
تحقق من جدول الأعمال قبل الاجتماع للتأكد من أنه كامل ودقيق، واحذف أي شيء لا يحتاج إلى وجود المجموعة في الغرفة.
أمثلة على جداول أعمال الاجتماعات وقوالب مجانية
إليكم ثلاثة نماذج لجداول الأعمال يمكنكم تعديلها. يجب تعديل بنود جدول الأعمال وتوقيتاتها بما يتناسب مع احتياجات وأهداف اجتماعكم.
1. جدول أعمال اجتماع الفريق
التاريخ:
المكان
الحاضرين:
الأهداف: تحديث التقدم المحرز في المشروع؛ مراجعة المشاكل والحلول الحالية.
- مقدمة وترحيب (5 دقائق) | @من
- استعراض الاجتماع السابق (10 دقائق) | @من
- تحديثات المشروع وتقارير التقدم (20 دقيقة) | @من
- حل المشكلات واتخاذ القرار (20 دقيقة) | @من
- فتح المناقشة وردود الفعل (20 دقيقة) | @من
- الإجراءات والخطوات التالية (15 دقيقة) | @who
- ترتيبات الاجتماع الختامي والقادم (5 دقائق) | @من
نموذج اجتماع شهري مجاني
2. جدول أعمال الاجتماع العام
التاريخ:
المكان
الحاضرين:
الهدف: مشاركة أداء الشركة وتقديم مبادرات وخطط جديدة.
- ترحيب ومقدمة (5 دقائق)
- تحديث أداء الشركة (20 دقيقة)
- مبادرات وخطط جديدة (20 دقيقة)
- جلسة أسئلة وأجوبة (30 دقيقة)
- تكريم الموظف والجوائز (15 دقيقة)
- ترتيبات الاجتماع الختامي والتالي (5 دقائق)
3. جدول أعمال اجتماع انطلاق المشروع
التاريخ:
المكان
الحاضرين:
الأهداف: تحديد أهداف وتوقعات واضحة؛ تقديم الفريق؛ مناقشة التحديات والمخاطر.
- ترحيب ومقدمة (5 دقائق) | @من
- نظرة عامة على المشروع والأهداف (15 دقيقة) | @من
- مقدمات أعضاء الفريق (5 دقائق) | @من
- تكليفات الأدوار والمسئولية (20 دقيقة) | @من
- نظرة عامة على الجدول الزمني والجدول الزمني (15 دقيقة) | @من
- تحديات ومخاطر المشروع (20 دقيقة) | منظمة الصحة العالمية
- عناصر العمل والخطوات التالية (15 دقيقة) | @من
- ترتيبات الاجتماع الختامي والقادم (5 دقائق) | @من
ستجد المزيد من أفكار الانطلاق في قسمنا دليل اجتماع انطلاق المشروع.
قم بإعداد جدول أعمال اجتماعك باستخدام AhaSlides
لتحويل جدول الأعمال إلى شيء يمكن لفريقك رؤيته والتصويت عليه وتعديله معًا:
- إنشاء حساب. اطلب AhaSlides أو تصفح مكتبة القوالب العامة.
- اختر نموذجًا لجدول أعمال الاجتماع ثم انقر احصل على النموذج.
أضف بنود جدول أعمالك. استبدل شريحة القائمة في القالب بجدول أعمالك الخاص. ثم أضف نشاطًا تمهيديًا سريعًا، أو استطلاع رأي، أو سؤالًا مفتوحًا لتشجيع الناس على المشاركة من الشريحة الأولى.
تعاونوا وشاركوا. قم بدعوة أعضاء الفريق لتعديل العرض التقديمي، ثم شارك جدول الأعمال كرابط أو رمز الاستجابة السريعة قبل الاجتماع.
الوجبات الرئيسية
- اختر نوع الاجتماع وحدد هدفاً واضحاً قبل سرد المواضيع.
- ضع العنصر الأكثر أهمية أولاً، وامنح كل عنصر وقتاً ومالكاً.
- أرسل جدول الأعمال مسبقاً وادعُ الحضور لإضافة بنود إليه.
- اكتب جدول أعمال جديداً في كل مرة. فجدول الأعمال وحده لا يجعل الاجتماع فعالاً.
الأسئلة المتكررة
ما المقصود بجدول أعمال الاجتماع؟
جدول الأعمال هو المخطط التفصيلي لما سيحدث في الاجتماع، ويُسمى أحيانًا جدول الأعمال أو ترتيب المهام. وهو يسرد المواضيع والتوقيتات ومن سيقود كل بند.
ما هو اجتماع تحديد جدول الأعمال؟
يُعقد اجتماع لتحديد جدول الأعمال للتخطيط وتحديد جدول أعمال اجتماع أكبر قادم.
ما هو جدول أعمال اجتماع المشروع؟
يحدد جدول أعمال اجتماع المشروع المواضيع والمناقشات وبنود العمل المتعلقة بالمشروع، مثل التقدم المحرز والمخاطر والخطوات التالية.
