8 خطوات أساسية لكتابة جدول أعمال الاجتماع مع أمثلة وقوالب مجانية

إذن ، ما هو ملف جدول أعمال الاجتماع؟ الحقيقة هي أننا كنا جميعًا جزءًا من الاجتماعات التي نشعر فيها بأننا لا معنى لها ، ولا نفهم حتى لماذا يتعين علينا الاجتماع لمناقشة المعلومات التي يمكن حلها عن طريق البريد الإلكتروني. قد يضطر بعض الأشخاص إلى حضور الاجتماعات التي تستمر لساعات دون حل أي مشكلات.

ومع ذلك، ليست كل الاجتماعات غير مثمرة، وإذا كنت ترغب في العمل مع فريقك بفعالية، فإن الاجتماع بجدول أعمال سيوفر لك من هذه الكوارث المذكورة أعلاه.

يحدد جدول الأعمال المصمم جيدًا أهدافًا وتوقعات واضحة للاجتماع ، مما يضمن معرفة الجميع بالغرض منه وما يجب أن يحدث قبله وأثناءه وبعده.

لذلك ، ستوجهك هذه المقالة إلى أهمية وجود جدول أعمال للاجتماع ، وخطوات إنشاء جدول أعمال فعال وتقديم أمثلة (+ قوالب) لاستخدامها في اجتماعك القادم.

• لماذا كل اجتماع يحتاج إلى جدول أعمال
• 8 خطوات رئيسية لكتابة جدول أعمال اجتماع فعال
• أمثلة على جدول أعمال الاجتماع والقوالب المجانية
• قم بإعداد جدول أعمال الاجتماع الخاص بك باستخدام AhaSlides
• الوجبات السريعة الرئيسية 

المزيد من نصائح العمل مع AhaSlides

• 10 أنواع من الاجتماعات في العمل
• محضر الاجتماع: أفضل دليل للكتابة ، أمثلة (+ قالب مجاني) في عام 2023
• 6 أفضل لقاء المأجورون

لماذا كل اجتماع يحتاج إلى جدول أعمال

يحتاج كل اجتماع إلى جدول أعمال للتأكد من أنه منتج وفعال. سيوفر جدول أعمال الاجتماع الفوائد التالية:

• توضيح الغرض من الاجتماع وأهدافه، والمساعدة في إبقاء المناقشة مركزة وفي المسار الصحيح.
• إدارة وقت الاجتماع وسرعته، وتأكد من عدم وجود حجج لا طائل من ورائها ، وتوفير أكبر قدر ممكن من الوقت.
• ضع توقعات للمشاركين، والتأكد من تغطية جميع المعلومات ذات الصلة وبنود العمل.
• يعزز المساءلة والتنظيم، مما يؤدي إلى اجتماعات أكثر فعالية وكفاءة.

8 خطوات رئيسية لكتابة جدول أعمال اجتماع فعال

فيما يلي بعض النصائح الأساسية لمساعدتك في كتابة جدول أعمال اجتماع فعال:

1 / تحديد نوع الاجتماع 

نظرًا لأن الأنواع المختلفة من الاجتماعات قد تتضمن مشاركين وأشكال وأهدافًا مختلفة ، فمن المهم اختيار الاجتماع المناسب للموقف.

• اجتماع انطلاق المشروع: اجتماع يقدم نظرة عامة على المشروع وأهدافه وجدوله الزمني وميزانيته وتوقعاته.
• اجتماع شامل: نوع من الاجتماعات على مستوى الشركة حيث يتم دعوة جميع الموظفين للحضور. لإبلاغ الجميع عن أداء الشركة وأهدافها وخططها وتعزيز الشعور بالهدف المشترك والتوجيه داخل المنظمة.
• اجتماع في دار البلدية: اجتماع مفتوح للشركة حيث يمكن للموظفين طرح الأسئلة وتلقي التحديثات وتقديم الملاحظات إلى الإدارة العليا والقادة الآخرين.
• اجتماع الإدارة الإستراتيجية: اجتماع يلتقي فيه كبار القادة أو المدراء التنفيذيون لمناقشة الاتجاه طويل المدى والتخطيط له. 
• اجتماع الفريق الافتراضي: قد يشمل تنسيق اجتماعات الفريق الافتراضية عروضًا تقديمية ومناقشات وأنشطة تفاعلية ويمكن إجراؤها باستخدام برنامج مؤتمرات الفيديو أو المراسلة الفورية أو أدوات الاتصال الرقمية الأخرى. 
• جلسة مثيرة للعقل: اجتماع إبداعي وتعاوني يولد فيه المشاركون أفكارًا جديدة ويناقشونها.
• اجتماع فردي: اجتماع خاص بين شخصين ، وغالبًا ما يستخدم لمراجعات الأداء أو التدريب أو التطوير الشخصي.

2 / تحديد غايات وأهداف الاجتماع

اذكر بوضوح سبب عقد الاجتماع وما تأمل أنت أو فريقك في تحقيقه.

3 / تحديد الموضوعات الرئيسية 

ضع قائمة بالمواضيع الرئيسية التي يجب تغطيتها ، بما في ذلك أي قرارات مهمة يجب اتخاذها.

4 / تحديد مهلة

خصص مقدارًا مناسبًا من الوقت لكل موضوع والاجتماع بأكمله لضمان بقاء الاجتماع في الموعد المحدد.

5 / تحديد الحاضرين وأدوارهم

ضع قائمة بمن سيشاركون في الاجتماع وحدد أدوارهم ومسؤولياتهم.

6 / اعداد المواد والمستندات المؤيدة

اجمع أي معلومات أو مواد ذات صلة ستكون مطلوبة أثناء الاجتماع.

7 / وزع جدول الأعمال مقدما

أرسل جدول أعمال الاجتماع إلى جميع الحاضرين للتأكد من أن الجميع جاهز ومستعد.

8 / مراجعة وتنقيح جدول الأعمال حسب الحاجة

راجع جدول الأعمال قبل الاجتماع للتأكد من أنه كامل ودقيق ، وقم بإجراء أي مراجعات ضرورية.

أمثلة على جدول أعمال الاجتماع والقوالب المجانية 

فيما يلي بعض الأمثلة على جداول أعمال الاجتماعات التي يمكن استخدامها لأنواع مختلفة من الاجتماعات:

1 / جدول أعمال اجتماع الفريق

التاريخ: 

اﻟﻌﻨﻮان 

الحاضرين: 

أهداف اجتماع الفريق:

• لتحديث تقدم تنفيذ المشروع
• لمراجعة المشاكل والحلول الحالية

جدول أعمال اجتماع الفريق: 

• مقدمة وترحيب (5 دقائق) | @من
• استعراض الاجتماع السابق (10 دقائق) | @من
• تحديثات المشروع وتقارير التقدم (20 دقيقة) | @من
• حل المشكلات واتخاذ القرار (20 دقيقة) | @من
• فتح المناقشة وردود الفعل (20 دقيقة) | @من
• الإجراء والخطوات التالية (15 دقيقة) | @من
• ترتيبات الاجتماع الختامي والقادم (5 دقائق) | @من

نموذج اجتماع شهري مجاني مع AhaSlides

2 / جدول اجتماع الأيدي

التاريخ: 

اﻟﻌﻨﻮان 

تى تىنهايات: 

أهداف الاجتماع:

• لتحديث أداء الشركة وتقديم مبادرات وخطط جديدة للموظفين.

أجندة الاجتماع: 

• ترحيب ومقدمة (5 دقائق)
• تحديث أداء الشركة (20 دقيقة)
• طرح مبادرات وخطط جديدة (20 دقيقة)
• جلسة أسئلة وأجوبة (30 دقيقة)
• تكريم الموظف والجوائز (15 دقيقة)
• ترتيبات الاجتماع الختامي والتالي (5 دقائق)

قالب اجتماع جميع الأيدي

3/ جدول أعمال الاجتماع التمهيدي للمشروع

التاريخ: 

اﻟﻌﻨﻮان 

الحاضرين:

أهداف الاجتماع:

• تحديد أهداف وتوقعات واضحة للمشروع
• للتعريف بفريق المشروع
• لمناقشة تحديات المشروع ومخاطره

أجندة الاجتماع: 

• ترحيب ومقدمة (5 دقائق) | @من
• نظرة عامة على المشروع والأهداف (15 دقيقة) | @من
• مقدمات أعضاء الفريق (5 دقائق) | @من
• تكليفات الأدوار والمسئولية (20 دقيقة) | @من
• نظرة عامة على الجدول الزمني والجدول الزمني (15 دقيقة) | @من
• مناقشة تحديات المشروع ومخاطره (20 دقيقة) | @من
• عناصر العمل والخطوات التالية (15 دقيقة) | @من
• ترتيبات الاجتماع الختامي والقادم (5 دقائق) | @من

لاحظ أن هذه مجرد أمثلة ، ويمكن تعديل بنود جدول الأعمال والشكل بناءً على الاحتياجات والأهداف المحددة للاجتماع. 

قم بإعداد جدول أعمال الاجتماع الخاص بك باستخدام AhaSlides 

لإعداد جدول أعمال اجتماع باستخدام AhaSlides ، اتبع الخطوات التالية:

• انشئ حساب: إذا لم تكن قد قمت بذلك بالفعل ، فقم بالتسجيل في الإنهيارات وإنشاء حساب. أو توجه إلى موقعنا مكتبة القوالب العامة.

• اختر قالبًا لجدول أعمال الاجتماع: لدينا مجموعة متنوعة من قوالب جدول أعمال الاجتماع التي يمكنك استخدامها كنقطة بداية. ما عليك سوى اختيار أفضل ما يناسب احتياجاتك وانقر "الحصول على نموذج".

• تخصيص القالب: بمجرد اختيار قالب ، يمكنك تخصيصه عن طريق إضافة العناصر أو إزالتها ، وضبط التنسيق ، وتغيير نظام الألوان.

• أضف عناصر جدول أعمالك: استخدم محرر الشرائح لإضافة عناصر جدول أعمالك. يمكنك إضافة نص وعجلة دوارة واستطلاعات رأي وصور وجداول ومخططات والمزيد.

• تعاون مع فريقك: إذا كنت تعمل مع فريق ، فيمكنك التعاون في جدول الأعمال. ما عليك سوى دعوة أعضاء الفريق لتحرير العرض التقديمي ، ويمكنهم إجراء تغييرات وإضافة تعليقات واقتراح تعديلات.

• شارك جدول الأعمال: عندما تكون جاهزًا ، يمكنك مشاركة جدول الأعمال مع فريقك أو مع الحاضرين. يمكنك مشاركة رابط أو عبر رمز الاستجابة السريعة.

باستخدام AhaSlides ، يمكنك بسهولة إنشاء جدول أعمال اجتماع احترافي منظم جيدًا يساعدك على البقاء على المسار الصحيح وتحقيق أهداف الاجتماع.

الوجبات السريعة الرئيسية 

باتباع هذه الخطوات والأمثلة الأساسية بمساعدة قوالب AhaSlides، نأمل أن تتمكن من إنشاء جدول أعمال اجتماع جيد التنظيم يؤهلك لتحقيق النجاح.

الأسئلة المتكررة