Контролен списък за окончателно управление на риска | 15 неща, които трябва да имате, за да гарантирате успех на събитието

Сърцето ви препуска, докато си представяте най-лошите сценарии:

❗️ Говорител се разболява минути преди да излезе на сцената.

❗️ Вашето място внезапно губи захранване в деня на събитието.

❗️ Или най-лошото – някой ще бъде наранен на вашето събитие.

Свиващите стомаха мисли ви държат будни през нощта.

Но дори и най-хаотичните събития могат да бъдат управлявани – ако планирате внимателно и систематично предварително.

А просто контролен списък за управление на риска от събития може да ви помогне да идентифицирате, подготвите и смекчите потенциални проблеми, преди те да провалят вашето събитие. Нека разберем 10-те неща, които трябва да имате в контролния списък, за да превърнете притесненията в добре съставен план за действие.

Таблица на съдържанието

• Overview
• Какво е управление на риска от събитие?
• Какви са 5-те стъпки за управление на риска като организатор на събития?
• Контролен списък за управление на риска от събития
• 5 елемента на управление на риска?
• Контролен списък в Управление на събития
• Takeaways
• Често задавани въпроси

Overview

Какво е управление на риска от събитие?

Управлението на риска от събития включва идентифициране на потенциални рискове или проблеми, които биха могли да застрашат дадено събитие, и след това въвеждане на процеси и предпазни мерки за смекчаване на тези рискове. Това помага на организаторите на събития да имат готови планове за действие при извънредни ситуации, за да сведат до минимум прекъсванията и да се възстановят бързо, ако възникнат проблеми. Контролен списък за управление на риска от събития също се използва, за да се гарантира, че всяка потенциална заплаха е пресечена.

Какви са 5-те стъпки за управление на риска като организатор на събития?

Знаем, че е стресиращо като организатор на събития с всички възможности, които могат да възникнат. За да ви предпазим от прекомерно мислене, следвайте нашите прости 5 стъпки, за да направите перфектен план за управление на риска за събития:

• Идентифицирайте рисковете – Обмислете всички възможни неща, които могат да се объркат на вашето събитие. Обмислете фактори като проблеми с мястото, лошо време, технологични повреди, отмяна на говорители, проблеми с храната, наранявания, ниска посещаемост и т.н. Мислете широко и го поставете на инструмент за мозъчна атака за да запазите идеите непокътнати.

• Оценете вероятността и въздействието – За всеки идентифициран риск от събитие преценете колко е вероятно да се случи и какво потенциално въздействие може да има върху вашето събитие. Това помага да се определи кои рискове изискват най-задълбочените планове за смекчаване.

• Разработете планове за извънредни ситуации – За рискове с по-висок приоритет създайте конкретни резервни планове, решения и непредвидени обстоятелства, за да сведете до минимум смущенията, ако тези рискове се материализират. Това може да включва потвърждаване на алтернативни места, доставчици, графици и т.н.

• Разпределяне на отговорности – Направете едно лице отговорно за изпълнението на всеки план за извънредни ситуации и съобщете ясно ролите на вашия екип. Това гарантира, че някой ще предприеме действия, ако действително възникне риск.

• Практикувайте плановете си – Прегледайте потенциални сценарии, за да идентифицирате пропуски в плановете си за управление на риска от събития. Обучението на вашия екип как да реагира в различни ситуации ще изгради увереност, така че те да могат успешно да управляват проблеми, които възникват в деня на събитието.

Съвети за по-добра ангажираност

• Организиране на събития
• Проектиране на събития
• Бизнес мрежи

Контролен списък за управление на риска от събития

Какви са общите точки, които трябва да покрие контролният списък за управление на риска от събития? Потърсете вдъхновение с нашите примери за контролен списък за рискове от събития по-долу.

#1 – Място
☐ Подписан договор
☐ Получени разрешителни и лицензи
☐ Планът на етажа и организацията са потвърдени
☐ Уточнени кетъринг и технически изисквания
☐ Резервното място е идентифицирано и в готовност

#2 – Времето
☐ План за наблюдение и известяване при тежки метеорологични условия
☐ Предлага се палатка или алтернативен подслон, ако е необходимо
☐ Направени са мерки за преместване на събитието на закрито, ако е необходимо

#3 – Технология
☐ A/V и друго техническо оборудване тествано
☐ Получена информация за контакт с ИТ поддръжка
☐ Хартиени разпечатки на материали, налични като резервно копие
☐ План за извънредни ситуации при прекъсване на интернет или захранване

#4 – Медицина/Безопасност
☐ Налични комплекти за първа помощ и AED
☐ Ясно обозначени аварийни изходи
☐ Персонал, обучен за процедури при спешни случаи
☐ Информация за връзка с охраната/полицията под ръка

#5 – Високоговорители
☐ Получени биографии и снимки
☐ Алтернативни високоговорители, избрани като резервни
☐ Съобщен е планът за извънредни ситуации на говорителя

#6 – Посещение
☐ Минималният праг за присъствие е потвърден
☐ Съобщени са правилата за анулиране
☐ Има план за възстановяване на средства, ако събитието бъде отменено

#7 - Застраховка
☐ Действаща застрахователна полица за обща гражданска отговорност
☐ Получено удостоверение за застраховка

#8 – Документация
☐ Копия от договори, разрешителни и лицензи
☐ Информация за връзка с всички търговци и доставчици
☐ Програма на събитието, дневен ред и/или маршрут

#9 – Персонал/Доброволци
☐ Роли, възложени на служителите и доброволците
☐ Налични резервни копия за попълване при неявяване
☐ Завършено обучение за процедури при извънредни ситуации и планове за действие в извънредни ситуации

#10 – Храна и напитки
☐ Осигурете резервни копия за всички нетрайни консумативи
☐ Алтернативни варианти за храна, приготвени в случай на закъснение/неправилна поръчка/гости с алергии
☐ Налични са допълнителни хартиени продукти, прибори и прибори за сервиране

#11 – Отпадъци и рециклиране
☐ Раздадени кошчета за отпадъци и контейнери за рециклиране
☐ Определени роли за събиране на боклук по време и след събитието

#12 – Процедури за разглеждане на жалби
☐ Член на персонала, назначен да обработва оплаквания на присъстващите
☐ Протокол за разрешаване на проблеми и предлагане на възстановяване/компенсация, ако е необходимо

#13 – План за спешна евакуация
☐ Подготвени евакуационни маршрути и места за срещи
☐ Разположете членовете на персонала близо до изходите

#14 – Протокол за изгубен човек
☐ Определен персонал, отговорен за изгубени деца/възрастни хора/инвалиди
☐ Получена информация за контакт с родители/настойници на непълнолетни

#15 – Докладване на инциденти
☐ Формуляр за докладване на инциденти, създаден за персонала, за да документира всякакви спешни случаи

Какви са петте елемента на управлението на риска?

Рискът не е просто лош късмет – той е част от всяко начинание. Но с правилния план за управление на риска от събития можете да укротите създавания риск от хаос и да превърнете заплахите във възможности. Петте подхода за управление на риска включват:

• Идентификация на риска – Мислете за дребни неща като технически проблеми… чак до пълна катастрофа. Изброяването на рисковете ги премахва от главата ви и ги записва на хартия, където можете да се изправите срещу тях.

• Оценка на риска– Оценете всеки риск, за да разберете кой представлява най-голямата заплаха. Помислете: Колко вероятно е това да се случи? Какви щети могат да настъпят, ако се случи? Приоритизирането на рисковете съсредоточава усилията ви върху проблемите, които наистина имат значение.

• Намаляване на риска – Има планове да отвърне на удара! Обмислете начини за намаляване на шансовете за възникване на риск, намаляване на въздействието, ако се случи, или и двете. Колкото повече можете да отслабите рисковете предварително, толкова по-малко ще ви пречат.

• Мониторинг на риска – След като първоначалните ви планове са налице, останете бдителни. Наблюдавайте за признаци, че се появяват нови рискове или старите рискове се променят. Коригирайте стратегиите си според нуждите, за да сте в крак с променящия се пейзаж на заплахите.

• Отчитане на риска – Споделете рискове и планове с вашия екип. Включването на други в цикъла печели подкрепа, разкрива слабостите, които може да сте пропуснали, и разпределя отговорността за управление на рисковете.

Какво е контролен списък в управлението на събития?

Контролният списък в управлението на събития се отнася до списък с елементи или задачи, за които организаторите на събитието проверяват, че са подготвени, организирани или планирани преди събитието.

Изчерпателният контролен списък за управление на риска помага да се гарантира, че нищо важно не е пренебрегнато, докато подреждате всички подробности, необходими за успешното изпълнение на събитие.

Контролните списъци са полезни за управление на събития, защото те:

• Осигурете яснота и структура – Те излагат в поръчка, описваща всичко, което трябва да се направи, така че нищо да не падне през пукнатините.

• Насърчавайте задълбочената подготовка – Изключването на артикулите мотивира организаторите да се уверят, че всички договорености и предпазни мерки действително са налице преди началото на събитието.

• Подобрете комуникацията – Екипите могат да разделят и присвояват елементи от контролния списък, за да гарантират, че всеки разбира своите роли и отговорности.

• Поддържайте последователност – Използването на един и същ контролен списък за повтарящи се събития помага да се поддържат стандарти и области за подобрение всеки път.

• Разкриване на пропуски или слабости – Неотметнатите елементи подчертават забравени неща или изискват повече планиране, което ви позволява да ги адресирате, преди да възникнат проблеми.

• Улесняване на предаванията – Предаването на контролния списък на новите организатори им помага да разберат всичко, което е направено за планиране на предишни успешни събития.

Takeaways

С тези екстри във вашия контролен списък за управление на риска от събития вие сте добре подготвени за бойното поле! Подготовката трансформира потенциалния хаос в спокойна увереност. Така че добавете всеки елемент към вашия списък. Зачеркнете ги един по един. Гледайте този контролен списък, преобразуващ безпокойството в сила. Защото колкото повече очаквате, толкова по-големи рискове ще се предадат на вашето щателно планиране и подготовка.