Добре дошли в света на продуктивните срещи! Като професионалисти всички знаем колко важни са срещите за постигане на резултати, вземане на решения и поддържане на правилния път. Не всички обаче са качествени и предпочитани.
Често, когато бъдат попитани за срещи, много хора реагират с клатене на глави или раздразнени въздишки поради тяхната неефективност. Те се оказват заклещени в непродуктивни сесии, които източват енергията и времето им. Ето защо днес ще се учим как да има добра среща!
Да започваме!
Започнете вашата среща с AhaSlides.
Вземете безплатни шаблони за вашите срещи! Регистрирайте се безплатно и вземете това, което искате от библиотеката с шаблони!
🚀 Създайте безплатен акаунт ☁️
Какво прави една добра среща?
Срещите безспорно са съществена част от всеки бизнес или организация. Те са платформа за хората да се събират, да обменят идеи, да вземат решения и да работят за постигане на обща цел.
Добрата среща е тази, която е добре организирана, продуктивна, постига желаните резултати и кара всички участници да се чувстват чути и ценени.
Ето някои фактори, които създават добра среща:
- Има ясна цел. Добрата среща започва с ясен дневен ред, в който се посочва нейната цел, заедно с целите на срещата и очакваните резултати, което помага да се поддържа срещата по план и гарантира, че всички участници са наясно със своите задачи.
- Насърчава ефективната комуникация. Добрата среща изисква ефективна комуникация. Всички участници ще имат възможност да изразят своите мисли и идеи, като дискусията трябва да се насърчава с активно слушане и уважителен диалог.
- Има ясни резултати и последващи действия. Без тях срещата е непродуктивна и неефективна, тъй като присъстващите няма да са сигурни за следващите си стъпки. Оттам нататък е трудно да се осигури ефективност на всяка последваща среща.
Още съвети с AhaSlides
- Срещи в бизнеса | 10 често срещани типа и най-добри практики
- Най-добрият начин за домакинство Уводни срещи
- 11 стъпки, за да управлявате успешно Среща за стратегическо управление
8 съвета за добра среща
Разбира се, за да имате добра среща като горната и да не губите времето и усилията на присъстващите, трябва да обмислите подготовката и последващите действия преди, по време и след срещата. Вземането под внимание на тези стъпки ще гарантира плавен и успешен резултат.
Преди срещата - Приятна среща
1/ Определете целта и вида на срещата
Целта, задачите и видът на срещата трябва да бъдат определени и да се гарантира, че са разбрани от всички участници. Никой не иска да дойде на среща за 10 минути и пак да не осъзнава отговорността си и какъв е смисълът от дискусията тук. Някои видове срещи служат само за конкретни цели, като напр
- Срещи за вземане на решения. Те се провеждат, когато са необходими решения и действия.
- Срещи за решаване на проблеми. Те са призвани да намерят решение на проблем/криза.
- Срещи за мозъчна атака. Те са място за събиране на новаторски нови идеи с принос от членове.
2/ Имайте дневен ред
Уверете се, че имате a дневен ред на заседанието и го изпратете преди срещата до всички участници, което ще помогне на присъстващите да разберат целта, целите и очакваните резултати от срещата. Той също така служи като ръководство, за да им помогне проактивно да съберат необходимата информация и документи като отчети, данни, презентации или други подходящи документи.
3/ Установете основните правила
Основните правила са насоки или норми, които са съгласувани предварително от всички участници и спомагат за създаването на продуктивна и уважителна среда за дискусия. Те могат да включват насърчаване на активното слушане, зачитане на многообразието, ограничено време за дискусия и т.н.
По време на Срещата - Приятна среща
4/ Започнете с игра за разбиване на лед
Започвайки с a творчески ледоразбивач е чудесен начин да облекчите напрежението и да настроите всички в подходящо настроение за екипна среща. Нарушаването на неудобните моменти на мълчание в началото на срещата може да помогне да се настрои тонът за продуктивна и приятна сесия.
Вместо да разчитате на остаряло, можете да участвате в леки дебати, непринудени разговори или тест на живо, който може да бъде изключително забавен, креативен, състезателен и лесно създаден само за няколко минути. Така че, защо не опитате нещо ново?
5/ Създайте пространство за сътрудничество
Екипната среща е ценна възможност за обсъждане и вземане на решения като група. Вместо да се опитват да измислят нови идеи на място, членовете на екипа трябва да представят своите подготвени доклади, идеи и перспективи на масата. По този начин екипът може да работи заедно, за да стигне до добре обмислено и разумно окончателно решение.
След това екипът може да обмисли провеждането на проучване на живо на обсъжданите идеи и събирането на обратна връзка в реално време анкети на живо с въпроси с избираем отговор или отворени отговори от AhaSlides.
Чрез използване на уникален QR код или връзка, членовете на екипа могат незабавно да получат достъп и да предоставят своите данни, а резултатите ще бъдат показани директно на екрана. Това помага да се избегне загубата на време и гарантира, че всички идеи са уловени справедливо.
6/ Поддържайте екипа си ангажиран
Не давайте възможност на присъстващите да разсейват, като ги държите ангажирани по време на срещата. Можете да организирате „онлайн кръгла маса“, където всеки може да участва и да допринесе. Със срамежливи хора? не се притеснявай Анонимен Въпроси и отговори ще реши този проблем.
Освен това не забравяйте да оставите място за спонтанност. Защото здравословната и активна среща е идеалното място за поява на нови решения и иновации. Разчупване на мудната и стресираща атмосфера чрез насърчаване на участниците да мислят креативно облак на думи ще бъде интересно и ефективно занимание. Опитайте и вижте.
След срещата - Приятна среща
7/ Завършете с ясни последващи действия и срокове
За да завършите стратегическата сесия, уверете се, че всеки участник има яснота относно следващите си стъпки.
Накарайте отделите да обсъдят:
- Какви показатели ще демонстрират техния напредък? Бъдете конкретни, за да може да се проследи напредъкът.
- Кои междуфункционални партньори се нуждаят от координация, за да успеят? Силното сътрудничество е ключово.
- Какъв вид актуализации ще изискват последващи срещи? Доклади? Презентации? Обмислете резултатите предварително.
- Кога можем да очакваме предварителни резултати или информация? Задайте амбициозни, но постижими срокове, за да поддържате темпото.
8/ Имайте протокол от срещата
Винаги се нуждаете от подробни, задълбочени, ясни и лесни за разбиране минути за срещи да изпрати до участниците, борда на директорите, висшите ръководители и тези, които не могат да присъстват. Те са не само документи, съдържателна основа за следващите срещи, но и правна основа (в случай на нужда).
Ключови храни за вкъщи
Надяваме се, че съветите за добра среща AhaSlides споделени по-горе не са твърде сложни. Имайте предвид, че продуктивните срещи са тези, при които всеки се чувства оценен, чут и насърчен да говори. Срещата трябва да доведе до определен резултат и да служи на предвидената цел. След срещата всеки приема ролите си и се ангажира да следва обсъдените планове.
