Как да организираме плавни уводни срещи | Най-добрите съвети отключени през 2024 г.!

Били ли сте някога успешни встъпителни срещи?

Ако участвате в нов многофункционален екип по време на работа или нов екип по проекта, те може да са някой от други отдели или от други компании, които може да не сте запознати или с които не сте работили преди, и искате да сте сигурни, че вашият готовност да се ангажирате и да инвестирате вашите умения и идеи в екипа - особено ако този екип е с високи резултати. Поради това е от съществено значение да бъде домакин на среща, за да се съберат заедно нови съотборници.

Въпреки това, няма изненада, ако се почувствате малко неловко и нервни, тъй като дори и най-опитните професионалисти изпитват нервност, когато имат първа среща с нов екип. Ако сте лидер и се притеснявате, че не успеете да организирате уводни срещи за продуктивност.

Тази статия ще ви даде пълно ръководство, примери и съвети за това какво прави уводните срещи успешни.

В тази статия ще научите

• Какво е опознавателна среща?
• Каква е целта на уводната среща?
• Как да организирате ефективна уводна среща
• Съвети за успешно организиране на опознавателна среща
• Ключови храни за вкъщи

Още съвети от AhaSlides

• Срещи в бизнеса
• Изправена среща | Най-доброто ръководство
• Най-добрите 8 съвета за добра среща

Какво е опознавателна среща?

Опознавателна или въвеждаща среща има съвсем същото значение, когато става дума за запознаване с екипа, когато за първи път членовете на екипа и техните лидери се срещат официално, за да се определи дали участващите лица искат да изградят работни отношения и да се ангажират с екипа в бъдеще.

Целта му е да даде време на членовете на екипа да останат заедно, за да опознаят миналото, интересите и целите на всеки участник. В зависимост от вашите предпочитания и предпочитанията на вашия екип, можете да организирате официални или неофициални уводни срещи.

Стандартният дневен ред на уводната среща включва:

• Представете целта на срещата
• Представете лидерите и всеки член
• Обсъдете правилата на екипа, работата, ползите и леченията...
• Време е да играем игри
• Прекратете срещите и предприемете последващи действия

Каква е целта на уводните срещи?

Не гледайте на представянето само като на поле за отметка. Използвайте това време, за да създадете истински връзки, да получите уникални прозрения и да създадете рамка за безупречна работа в екип. Въвеждащите срещи са страхотни за:

• Увеличете работата в екип и сплотеността на екипа

Първата цел на въвеждащите срещи е да сближат непознати с близки съотборници. Ако никога преди не сте се виждали и знаете малко за тях, ще има липса на сплотеност и връзка, което може да повлияе на екипния дух и производителността. Когато хората могат да обсъдят и уеднаквят екипни правила, подходящи награди и наказания, или знаят, че техните лидери са справедливи и верни хора, техните съотборници са скромни, надеждни, съпричастни и повече, ще се изгради доверие и положителна работна среда сред екип.

• Премахнете напрежението и неудобството

Производителността вероятно ще намалее, ако служителите работят в напрегната работна среда. Също така не е добре, ако служителите плашат лидера си, вместо да се вдъхновяват от тях. Уводните срещи могат да помогнат на новите екипи да се почувстват по-уверени да споделят своите идеи и мнения. Те също така лесно започват да създават приятели, да общуват и намаляват неудобството за по-нататъшно сътрудничество. Например, член на екипа не се колебае да говори и да поиска помощ, когато не може да спази крайните срокове.

• Помогнете за структурирането и привеждането в съответствие на стандартите и практиките

Акцентът върху правилата и разпоредбите е важна част от първите въвеждащи срещи. Неуспехът да бъде ясно, честно и директно в началото на екипната работа може да предизвика конфликт в екипа и неразбиране. Напротив, ако можете да накарате екипа да следва стандарти и практики, ще има ефективност на ресурсите поради ефективността и ефикасността на екипа, като в същото време ще се повиши удовлетвореността от работата сред членовете на екипа, които са част от един сплотен екип.

Как да организирате ефективна уводна среща

Уводните срещи могат да следват стандартния процес на планиране на срещи с 5 пс: Цел, Планиране, Подготовка, Участие, и Напредък. В зависимост от вашето времево ограничение, броя на участниците, опита на вашия екип и вашите ресурси, можете да организирате официални или случайни уводни срещи. Първото впечатление е важно. Колкото повече уважение и доверие ще оценят членовете на вашия екип, когато провеждате организирани и внимателни срещи.

• Цел

Става дума за определяне на цели за срещите. Бъдете ясни и кратки, когато изброявате целите на срещите, така че лесно да върнете вниманието на всички, ако някой участник бъде разсеян от несвързани дейности. Можете да обмислите структурирането на целите, като подредите пирамида на целите, която очертава всеки набор от цели на различни нива.

• Планиране

Първото нещо, което новите ръководители на екипи трябва да направят, е да планират подробности или да разработят дневен ред. Когато имате нещо, на което да се обърнете, опитите да запомните всичко сами облекчават стреса. Можете да създадете шаблон с помощта на слайдшоу чрез PowerPoint или ръкописни карти с реплики.

• Подготовка

Тази част включва някои дейности като Подготовка на въвеждащия сценарий на срещата и Преглед на дневния ред преди започване на официална среща. Ще ви бъде по-лесно да произнесете цялата ключова информация и да се съсредоточите върху дневния ред с помощта на бележки на лектора или сценарий, когато внезапно се изплъзнете.

• Участие

Не забравяйте да насърчавате новите членове да задават въпроси и да участват в интерактивни дейности по време на срещите. Ако другите изглеждат толкова колебливи, попитайте ги за мнението им. Уверете се, че всеки в екипа има възможност да се изкаже, а не само да се фокусира върху екстровертните членове. Можете да организирате анкета на живо, така че някои интроверти да могат да споделят мненията си директно.

• Напредък

Трябва да завършите срещата си с резюме и да информирате действията за следващите стъпки. И тъй като последващите действия след среща са решаваща част, можете да вземете окончателно решение и да го документирате.

Съвети за успешно организиране на опознавателна среща

• Използвайте инструмент за интерактивно представяне

Чувствате се срамежливи или неудобни през първия ден? Можете да направите уводните си срещи 100 пъти по-забавни, като използвате инструмент за интерактивно представяне като AhaSlides!

A

Има дузина начина да го направите, но ние препоръчваме тази схема, за да разчупите бързо леда:

• Започнете с уводен слайд.
• Подправете нещата с викторини за себе си с точки и класация.
• Завършете със слайд с въпроси и отговори в края, където всеки може да попита неща, които са се чудили за вас.

с AhaSlides' интерактивна презентационна платформа, можете да създадете завладяващо въведение, което да отведе хората до Луната🚀Опитайте този шаблон тук:

• Започнете въведение с „ние"

Екипът работи върху сътрудничеството между членовете на екипа за постигане на общи цели, а не за показване на лични таланти. Ето защо е важно да се подчертае чувството за "ние" култура. Опитайте се да използвате „ние: вместо „аз“ колкото е възможно повече във вашите уводни слайдове и в целите срещи, с изключение на личното представяне. Това в крайна сметка насърчава екипа да си сътрудничи по-ефективно, защото разбират, че споделят съгласувана визия и са посветени повече на работа за екипа, отколкото за себе си.

• Забавлявайте съотборниците си

Как да започнем опознавателните срещи по най-вълнуващите начини? Тъй като всички членове са нови един за друг, като домакин, можете да обмислите да започнете с някои бързи разбивачи на лед. Можете също така да настроите 2 до 3 игри и викторини и сесии за мозъчна атака, за да оставите другите да имат време да споделят своята личност, таланти и мислене; общуват и работят с другите за подобряване на сплотеността на екипа и културата и връзката на работното място. Например, можете да опитате някои игри като Кръг на признателност, Лов на чистачи, Би ли предпочел...

• Управление на времето

Обикновено високопродуктивните срещи могат да продължат от 15 до 45 минути, особено уводните срещи, които трябва да бъдат контролирани за 30 минути. Това е достатъчно време за новите съотборници да се опознаят, да се представят накратко и да си сътрудничат помежду си в няколко прости и забавни дейности за изграждане на екип. Освен това сте задали времеви ограничения за различни секции, за да сте сигурни, че времето ви няма да изтече, докато все още имате много за покриване.

Ключови храни за вкъщи

За вашия екип е полезно да започнете работа в екип с нов екип, като се възползвате от опознавателните срещи. Уреждането на първа среща може да бъде предизвикателство и имитация. Когато сте в процес на подготовка, не се колебайте да потърсите поддръжка, дори ако сте майстор на PowerPoint. Определено можете да улесните работата си и да спестите деня си с AhaSlides.

Често задавани въпроси

Ref: Наистина. По-добре нагоре, Linkedin