Дори и най-дисциплинираните компании там понякога могат да почувстват, че техните проекти се отклоняват. По-често проблемът е един от подготовка. Решението? Добре структуриран и напълно интерактивен среща за стартиране на проекта!
Повече от обикновена помпозност и церемония, добре изпълнената среща за стартиране наистина може да получи нещо красиво на десния крак. Ето 8 стъпки за провеждане на среща за стартиране на проект, която създава вълнение и получава всички на същата страница.
Време за стартиране!
Съвети за срещи, които да запомните
Трябва да имате дневен ред за началната среща предварително. Изпращането на ранен начален имейл на проекта е много важно! Така че, нека да разгледаме няколко примера от дневен ред на началната среща!
Началната сесия трябва да бъде кратка и стегната, с много игри и дейности, тъй като това е моментът, когато AhaSlides е много полезен! Вижте още съвети с нас, както е показано по-долу:
Започнете разговора.
Получете ценен принос от вашия екип и клиенти по време на началната среща на проекта. Използвайте гласуване на живо, въпроси и отговори и инструменти за обмен на идеи с този безплатен шаблон!
🚀 Вижте шаблона
Какво представлява срещата за стартиране на проект?
Както пише на калай, срещата за стартиране на проект е среща, на която стартирате проекта си.
Обикновено началната среща на проекта е първата среща между клиента, поръчал проект и компанията, която ще го реализира. И двете страни ще седнат заедно и ще обсъдят основите на проекта, неговата цел, целите му и как ще стигне от идеята до осъществяването му.
Най-общо казано, има Типове 2 на началните срещи, за които трябва да знаете:
- Външен старт на проекта - Екипът за разработки седи с някой от извън компанията, като клиент или заинтересована страна, и обсъжда плана за съвместен проект.
- Вътрешен ПКМ - Екип от учени от в компанията сяда заедно и обсъжда плана за нов вътрешен проект.
Въпреки че и двата типа могат да имат различни резултати, процедурата е почти същото. Има по същество няма част на външен старт на проекта, който не е част от вътрешен старт на проекта - единствената разлика ще бъде за кого го държите.
Повече ангажираност с вашите събирания
Защо срещите за начален проект са толкова важни?
Целта на Kickoff Meetings трябва да бъде силна и ясна! Може да изглежда достатъчно просто да стартирате проект само като възложите куп задачи на точните хора, особено в днешното работно място, обсебено от Kanban дъска. Това обаче може да доведе до това отборите непрекъснато да губят пътя си.
Не забравяйте, само защото сте на същата дъска не означава, че сте на същата страница.
В основата на това срещата за стартиране на проекта е честна и открита Диалог между клиент и екип. Това е не поредица от съобщения за това как ще работи проектът, но а разговор за планове, очаквания и цели, достигнати от необуздания дебат.
Ето някои от предимствата на провеждането на среща за стартиране на проекта:
- Получава всички приготвен - „Дайте ми шест часа да отсека дърво и ще прекарам първите четири, заточвайки брадвата“. Ако Ейбрахам Линкълн беше жив днес, можете да бъдете сигурни, че той ще прекара първите 4 от 6 проектни часа в среща за стартиране на проекта. Това е така, защото тези срещи съдържат all необходимите стъпки, за да получите всеки проект на десния крак.
- То включва всички ключови играчи - Началните срещи не могат да започнат, освен ако всички не са там: мениджъри, ръководители на екипи, клиенти и всеки друг, който има дял в проекта. Толкова е лесно да изгубите кой е отговорен за какво, без яснотата на началната среща, за да разберете всичко.
- Е отворени и съвместни – Както казахме, началните срещи на проекта са дебати. Най-добрите участват all присъстващи и извадете най-добрите идеи от всички.
Повече ангажираност с вашите събирания
8 стъпки към среща за стартиране на проект Kickass
И така, какво точно е включено в дневния ред на срещата за стартиране на проекта? Свихме го до 8-те стъпки по-долу, но винаги трябва да помните, че има няма зададено меню за този тип срещи.
Използвайте тези 8 стъпки като ориентир, но никога не забравяйте, че последният дневен ред е на !
Стъпка # 1 - Въведение и ледоразбивачи
Естествено, единственият начин да започнете всяка начална среща е като запознаете участниците един с друг. Без значение от продължителността или мащаба на вашия проект, клиентите и членовете на екипа трябва да бъдат на първо име помежду си, преди да могат да работят ефективно заедно.
Докато просто въведение от типа „завъртете се около масата“ е достатъчно, за да запознаете хората с имената, ледоразбивачът може да добави още един слой от личност намлява облекчи настроението преди началото на проекта.
Опитай това: Завърти колелото 🎡
Изложете няколко прости теми за въвеждане на a въртящо се колело, след което накарайте всеки член на екипа да го завърти и да отговори на каквато и да е тема, на която колелото се приземи. Насърчават се забавни въпроси, но се уверете, че е повече или по-малко професионално!
Искате още подобни? 💡 Имаме 10 ледоразбивача за всяка среща точно тук.
Стъпка 2 - Предистория на проекта
След като приключихме с формалностите и празненствата, време е да започнем, като поставим началото на студения бизнес. За да стартирате успешно срещата, трябва да имате ясен дневен ред за началната среща!
Както правят всички велики истории, най-добре е да започнете в началото. Очертайте цялата кореспонденция между вас и вашите клиенти, за да накарате всички, които участват в проекта, да надраскат случилото се до момента.
Това могат да бъдат екранни снимки на имейли, текстове, протоколи от предишни срещи или всякакви ресурси, които добавят някакъв контекст за вашата компания и вашия клиент. Улеснете визуализирането на всички, като направите хронология.
Стъпка # 3 - Проектно търсене
В допълнение към кореспонденцията, ще искате да се потопите дълбоко в детайлите на защо този проект е стартиран на първо място.
Това е решаваща стъпка, тъй като осигурява ясен преглед на болезнените точки, които проектът иска да реши, което е нещо, което както екипите, така и клиентите трябва да държат на челно място в съзнанието си през цялото време.
Protip 👊
Етапи като този са готови за обсъждане. Попитайте клиентите си намлява Вашият екип да представи своите идеи защо те смятат, че този проект е измислен.
Ако е приложимо, винаги трябва да се опитвате да канализирате глас на клиента В тази секция. Сътрудничете с клиента, за да получите примери от реалния свят на потребители, споменаващи болезнени точки, които вашият проект се опитва да поправи. Техните мнения трябва да оформят начина, по който вашият екип подхожда към проекта.
Стъпка # 4 - Цели на проекта
Така че сте разгледали минало на проекта, сега е време да разгледаме бъдеще.
Наличието на преки цели и ясна дефиниция на успеха за вашия проект наистина ще помогне на вашия екип да работи за постигането му. Не само това, това ще покаже на вашия клиент, че сте сериозен по отношение на работата и имате също толкова високи залози в това как протича.
Посъветвайте се с участниците в срещата „как ще изглежда успехът?“ Повече клиенти ли са? Още отзиви? По-добър процент на удовлетвореност на клиентите?
Без значение целта, тя винаги трябва да бъде ...
- постижим - Не прекалявайте. Знайте границите си и си измислете цел всъщност имат шанс за постигане.
- Измерим - Подкрепете целта си с данни. Насочете се към определен номер и проследете напредъка си към него.
- Timed - Дайте си крайна дата. Направете всичко възможно, за да постигнете целите си преди този срок.
Стъпка # 5 - Декларация за работа
Поставяйки „месото“ в „срещата за стартиране“, Декларация за работата (SoW) е сериозно потапяне в спецификата на проекта и как ще бъде осъществен. Това е основно таксуване на дневния ред на срещата и трябва да получавате по-голямата част от вашето внимание.
Вижте тази инфографика за това какво да включите в декларацията си за работата:
Имайте предвид, че декларацията за работата не е толкова дискусионна, колкото останалата част от дневния ред на срещата по проекта. Това е наистина времето, в което даден проект може просто да се стигне изложи плана за действие за предстоящия проект, след това запазете дискусията за следваща точка от срещата.
Точно както останалата част от срещата ви за стартиране, вашата декларация за работа е супер променлива. Спецификата на вашата декларация за работа винаги ще зависи от сложността на проекта, размера на екипа, участващите части и т.н.
Искате ли да научите повече? 💡 Вижте това изчерпателна статия за изработване на декларация за работа.
Стъпка # 6 - Раздел за въпроси и отговори
Въпреки че може да се чувствате принудени да напуснете секцията си с въпроси до края, всъщност бихме препоръчали да я задържите директно след декларацията ви за работа.
Такъв силен сегмент със сигурност ще породи въпроси както от вашия клиент, така и от вашия екип. Тъй като основната част от срещата е толкова свежа в съзнанието на всички, най-добре е да ударите, докато желязото е горещо.
Използването на интерактивен софтуер за презентации, за да хоствате вашите въпроси и отговори, може да ви помогне да поддържате всичко гладко, особено ако срещата за стартиране на вашия проект има голям брой посещаемост ...
- Е организиран - Въпросите са подредени по популярност (чрез гласове за гласуване) или по време и могат да бъдат маркирани като „отговори“ или закрепени в горната част.
- Е модериран - Въпросите могат да бъдат одобрени и отхвърлени, преди да се покажат на екрана.
- Е анонимен - Въпросите могат да се подават анонимно, което означава, че всеки има глас.
Стъпка # 7 - Потенциални проблеми
Както казахме преди, срещата за стартиране на проекта е да бъдем възможно най-отворени и честни. Това е как изграждате a чувство на доверие с клиента си от самото начало.
За тази цел е най-добре да обсъдите потенциалните проблеми, с които проектът може да се сблъска по пътя си. Никой не ви моли да предскажете бъдещето тук, само за да излезете с ориентировъчен списък от бариери, пред които може да се натъкнете.
Тъй като вие, вашият екип и вашият клиент ще подходите към този проект с различни залози, идеално е да го получите всички участва в дискусията за потенциален проблем.
Стъпка 8 - Чекиране
Редовните проверки с клиента са друг начин за укрепване на доверието между двете страни. На срещата за стартиране на проекта имате няколко въпроса, на които да се обърнете Какво, кога, кой намлява как тези проверки ще се случат.
Чекирането е доста фин балансиращ акт между прозрачност намлява усилие. Въпреки че е хубаво да бъдете възможно най-отворени и прозрачни, вие трябва да управлявате това в рамките на това колко достъпни ще бъдете в действителност be отворени и прозрачни.
Уверете се, че сте отговорили на тези въпроси преди края на срещата:
- Какво? - Точно в какви подробности се нуждае от актуализиране на клиента? Трябва ли да знаят за всеки малък детайл от напредъка, или са важни само големите знаци?
- Кога? - Колко често екипът ви трябва да актуализира клиента ви? Трябва ли да предават това, което са правили всеки ден, или просто да обобщават това, което са успели в края на седмицата?
- Кой? - Кой член на екипа ще бъде този, който се свързва с клиента? Ще има ли член на всеки екип, на всеки етап или само един единствен кореспондент през целия проект?
- Как? - По какъв метод клиентът и кореспондентът ще поддържат връзка? Редовно видеообаждане, имейл или непрекъснато актуализиран документ на живо?
Както е случаят с повечето точки от дневния ред на срещата за стартиране на проекта, най-добре е да се обсъждат на открито. За голям екип и голяма група клиенти може да е по-лесно да направите a анкета на живо за да намалите възможностите за създаване на възможно най-добрата формула за чекиране.
Искате ли да научите повече? Вижте някои най-добри практики за проверка с вашите клиенти.
Проучвайте ефективно с AhaSlides
Шаблон за дневен ред на началната среща на проекта
С вашето експертно планирано първоначално заседание, което само чака да вкара някои умове в заседателната зала, последното докосване може да е малко взаимодействие да събере всичко заедно.
Знаете ли само това 29% от фирмите се чувстват свързани с клиентите си ("Галъп")? Откъсването е епидемия на ниво B2B и може да остави началните срещи да се чувстват като плосък, невдъхновяващ процес през формалностите.
Ангажирането на вашите клиенти и екипи чрез интерактивни слайдове може наистина стимулиране на участието намлява повишаване на обхвата на вниманието.
AhaSlides има арсенал от инструменти включително анкети на живо, въпроси и отговори и слайдове за мозъчна атака, и дори викторини на живо и игри, за да запалите вашия проект по правилния начин.
Кликнете по-долу, за да вземете безплатен шаблон за изтегляне, който не трябва да се изтегля. Променете всичко, което искате, и го представете безплатно!
Кликнете по-долу, за да създадете безплатен акаунт в AhaSlides и започнете да създавате свои собствени ангажиращи срещи чрез интерактивност!
