Nestaju velike beleške? Novo osoblje čeka na uvođenje? Timovi koji postižu svoje ciljeve, ali ne dobijaju priznanje? Izgleda kao svestrani sastanak je na dnevnom redu!
Sveobuhvatna kompanija je možda najbolji način da ujedinite cijeli svoj tim u ležernom, ali intenzivno produktivnom sastanku.
Evo kako to učiniti kako treba, s primjerom dnevnog reda i besplatnim, interaktivnim predloškom!
Šta je skupni sastanak?
An svestrani sastanak je jednostavno sastanak koji uključuje svo osoblje kompanije. To je redovan sastanak - koji se dešava možda jednom mjesečno - i obično ga vode čelnici kompanije.
Sastanak svih ruku pokušava postići nekoliko ključnih stvari...
- ažurirati osoblje sa bilo kojim nova saopštenja nije pogodno za email.
- postaviti ciljevi kompanije i pratiti napredak prema postojećim.
- nagraditi izuzetna dostignuća od pojedinaca i timova.
- to priznati osoblje koji su se pridružili kao i oni koji su otišli.
- odgovoriti pitanja zaposlenih iz svakog ugla poslovanja.
Prema 2013 studijaSastanci svih mogu inspirisati iskrene razgovore. Lideri imaju priliku da direktno čuju ljude na različitim nivoima unutar organizacije.
Uz sve to, krajnji cilj skupa svih ruku je ubrizgavanje osećaj jedinstva u kompaniju. Nije iznenađujuće da je ovih dana to nešto što je sve traženije, a sastanci za sve ruke uživaju u porastu popularnosti među kompanijama koje žele da održe jake veze u svojim redovima.
Zanimljiva činjenica ⚓ Značenje 'sastanak svih ruku' dolazi od starog pomorskog poziva, 'sve ruke na palubi', koji se koristi za dovođenje svih članova posade broda na gornju palubu kako bi im pomogli u navigaciji u oluji.
Zašto voditi sveobuhvatni sastanak?
Razumijem; svi pokušavamo izbjeći sindrom "nijedan sastanak". Dodavanje još jednog na popis sedmičnih, mjesečnih i godišnjih sastanaka može izgledati kao dobar način da okrenete svoje osoblje protiv sebe, ali zapravo bi moglo... smanjite broj sastanaka koje održavate.
Kako? Jer sastanak svih ruku je sveobuhvatan. Uzima važne dijelove mnogih drugih sastanaka koje ćete imati u svom radnom mjesecu i sažima ih na kratko vrijeme od 1 sata.
Prema 2013 studijaSastanci svih mogu inspirisati iskrene razgovore. Lideri imaju priliku da direktno čuju ljude na različitim nivoima unutar organizacije.
Na kraju krajeva, ovo zaista može osloboditi malo vremena u vašem rasporedu. Evo još nekih prednosti zajedničkog sastanka...
- Budite inkluzivni - Teško je izraziti koliko vašem timu može značiti to što ste voljni da sjedite s njima svake sedmice ili mjeseca. Pružanje im prilike da postavljaju goruća pitanja kroz pitanja i odgovore i što je moguće otvoreniji i iskreniji odnos prema njima gradi divnu kulturu kompanije.
- Budite tim - Baš kao što je lepo čuti od šefa, tako je lepo videti i lica kolega zaposlenih. Rad na daljinu i segmentirani uredi često mogu izolirati ljude kojima je suđeno da se najviše žele. Zajednički sastanak nudi im neformalnu priliku da se ponovo vide i razgovaraju.
- Ne propustite nikoga - Cela ideja iza skupa svih ruku je da jeste sve ruke na palubi. Iako možda imate nekoliko izostanaka, možete dostaviti svoje poruke sa saznanjem da svi, uključujući i udaljene radnike, čuju ono što treba da čuju.
Ruke gore za All-Hands!
Ako će svi biti tamo, prirediti predstavu. Zgrabite ovaj besplatni, interaktivni predložak za prezentaciju za svoj sljedeći zajednički sastanak!
Dnevni red skupa svih ruku
Potreban vam je sveobuhvatan primjer dnevnog reda sastanka da biste zaista shvatili šta zapravo se dešava u svim rukama?
Evo 6 tipičnih tačaka koje biste mogli vidjeti na dnevnom redu, kao i preporučena vremenska ograničenja kako bi sve bilo u redu 1 sat.
1. Ice Breakers
⏰ 5 minuta
Budući da je sastanak u cijeloj kompaniji s potencijalno novim licima, postoji velika šansa da neke kolege već neko vrijeme nisu imale priliku da sjede i razgovaraju jedni s drugima. Za držanje koristite 1 ili 2 ledoloma timski duh ojačajte i zagrijte te prelijepe mozgove prije nego što početak sastanka počne.
Oni su neophodni na početku sastanaka svih zaposlenih, jer razbijaju formalnu atmosferu koja može uticati na angažman zaposlenih, a istovremeno pomažu kolegama da otkriju neočekivane veze između odjela.
Isprobajte neke od ovih ideja:
- Koji GIF opisuje vaše raspoloženje? - Poklonite svima nekoliko GIF-ova i zamolite ih da glasaju za onaj koji najbolje opisuje kako se osjećaju.
- Podijelite sramnu priču - Evo jedne koja je dokazano generirala dobre ideje. Zamolite sve da napišu kratku, neugodnu priču i da je anonimno pošalju. Čitanje ovih priča može biti urnebesan početak vašeg dnevnog reda sastanka svih.
- Pop kviz! - Ne postoji situacija koja se ne može pojačati uz malo trivijalnosti. Brzi 5-minutni kviz o trenutnim događajima ili praksama kompanije može potaknuti kreativnost i započeti vaše svestrane dobre zabave.
Odjavite se 10 razbijača leda za bilo koji sastanak - online ili na drugi način!
2. Ažuriranja tima
⏰ 5 minuta
Postoji šansa da ćete na ovom sastanku gledati neka nova lica, kao i da ćete propustiti nekoliko nedavnih odlazaka. Najbolje je pozabavite se ovim rano na dnevnom redu tako da niko ne sjedi i nespretno čeka da bude predstavljen.
Velika zahvalnost osoblju koje je upravo otišlo nije samo dobro vođstvo, ono vas humanizira pred vašim ljudima. Isto tako, rano uvođenje novih lica u kompaniju je odličan način da im pomognete da se osjećaju uključenima i da se svi opuste do kraja sastanka.
Za ovo će biti dovoljna samo brza zahvala i pozdrav, ali možete ići više tako što ćete napraviti kratku prezentaciju.
Bitno je ovo staviti rano na dnevni red (u prvih 10 minuta) kako biste pokazali poštovanje prema bivšim kolegama, a istovremeno omogućili završetak razgovora za preostale članove tima.
Ovo također pomaže novim zaposlenicima da se osjećaju istinski dobrodošlo, a ne kao da ih se smatra naknadnom primjedbom, što u konačnici postavlja pozitivan ton koji smanjuje anksioznost kod svih prisutnih.
3. Novosti o kompaniji
⏰ 5 minuta
Još jedna brza, ali bitna stavka na vašem dnevnom redu sastanka svih zaposlenih je ažuriranje vašeg tima o aktivnostima kompanije. Zašto je ovo važno? To je da bi svi bili usklađeni i informisani o širim dešavanjima u kompaniji, događajima i logističkim bilješkama koje utiču na sve.
Imajte na umu da se ovdje ne radi o projektima i ciljevima (to dolazi za minut), već više o najavama koje utiču na cijelu kompaniju. To se može odnositi na nove postignute poslove, nove planove za izgradnju tima u pripremi, a također i na sve te neophodne dosadne stvari, poput toga kojeg dana vodoinstalater dolazi po šolju za kafu koju je ostavio prošli put.
Ova aktivnost ima za cilj osigurati transparentnost i usklađenost o tome šta se dešava u cijeloj kompaniji, a istovremeno održati lagan i informativan ton.
4. Napredak cilja
⏰ 20 minuta
Sada smo u pravom mesu vaših svih ruku. Ovdje ćete pokazati ciljeve i ponosno se hvaliti (ili plakati javno) o napretku vašeg tima prema njima.
Ovaj segment obično dolazi nakon općih najava i često ga vode šefovi odjela ili vođe timova, dok domaćin ili moderator usmjerava tok.
Ovo je možda najvažniji dio vašeg sastanka, pa pogledajte ove brze savjete...
- Koristite vizuelne podatke - Ovo možda nije iznenađenje, ali grafikoni i grafikoni rade mnogo bolji posao razjašnjavanja podataka nego teksta. Pokažite napredak svakog odjela kao tačku na grafikonu kako biste im dali jasniju indikaciju odakle dolaze i kuda (nadamo se) idu.
- Čestitajte i gurnite - Za vaš tim, ovo bi mogao biti dio koji najviše razbija živce na cijelom dnevnom redu skupa. Ublažite strahove čestitajući timovima na njihovom dobrom radu i nježno gurajući timove koji ne rade tako što ćete ih pitati šta bi im bilo potrebno da bi imali bolje šanse da postignu svoje ciljeve.
- Neka bude interaktivan - Kao najduži dio vašeg zajedničkog sastanka, i s obzirom da se mnogi aspekti ne odnose direktno na sve, možda biste željeli zadržati fokus u prostoriji uz malo interaktivnosti. Isprobajte anketu, ocjenjivanje na skali, oblak riječi ili čak kviz da vidite kako na stazi vaš tim misli da jesu.
Nakon što iznesete ovaj dio govora, dobra je ideja smjestiti timove u sobe za seksu tako da mogu razmišljati o trostrukom odgovoru...
- Šta im se svidjelo u ažuriranju napretka.
- Ono što im se nije svidjelo u ažuriranju napretka.
- Blokator koji ometa bolji napredak.
Ova aktivnost ima za cilj podsticanje transparentnosti i odgovornosti, istovremeno motivirajući timove priznanjem ili konstruktivnom podrškom.
5. Priznanje osoblja
⏰ 10 minuta
Priznanje je snažan motivator, a vaš sastanak svih stručnjaka je savršen trenutak da istaknete neopjevane heroje u vašoj organizaciji.
Ne morate pjevati cijelu pjesmu i plesati (mnogi od vaših zaposlenih bi se ionako mogli osjećati neugodno zbog ovoga), ali neko priznanje i eventualno mala nagrada mogu učiniti mnogo, ne samo za pojedinca, već i za vaš sastanak kao cjelina.
Uopšteno govoreći, postoje dva načina da se to uradi:
- Prije sastanka, svi vođe tima šalju ime nekoga u svom timu koji je otišao iznad i dalje u svojoj ulozi. Koristite sastanak da potvrdite najviše prijavljenih imena svakog tima.
- Tokom sastanka - Napravite oblak riječi uživo za svakog "tihog heroja". Ime koje vaša publika najčešće šalje poruke će se istaknuti u središtu oblaka riječi, dajući vam priliku da javno priznate ko god da je to.
Ritual priznanja zaposlenima može podići moral, izgraditi poštovanje unutar tima i dodati pozitivan emocionalni poticaj vašem sastanku svih zaposlenih.
vrh 💡 Spinner wheel je savršen alat za dodjelu nagrada. Nema ništa bolje od njega za angažman publike!
6. Otvorite pitanja i odgovore
⏰ 15 minuta
Završite onim što mnogi smatraju najvećim prioritetom na sastanku svih učesnika: pitanjima i odgovorima uživo.
Ovo je šansa za bilo koga iz bilo kojeg odjela da postavi pitanja vrhu. Očekujte sve i svašta od ovog segmenta, a takođe ga pozdravite, jer se vaš tim može osjećati kao da je to jedini put kada može dobiti direktan odgovor na opravdanu zabrinutost.
Ako imate veliki tim, jedan od načina da se efikasno nosite s pitanjima i odgovorima je da postavite pitanja nekoliko dana prije vašeg zajedničkog sastanka, a zatim ih filtrirate kako biste pronašli ona na koja vrijedi odgovoriti pred gomilom.
Svrha ovog segmenta nije samo da pruži odgovore – već da da glas vašem timu, pokaže da rukovodstvo sluša i da zaključi sastanak tonom otvorenost i poštovanje.
Ali, ako želite biti transparentniji u vezi s cijelim procesom, jednostavno dopustite svom timu da vam postavlja pitanja putem platforme za pitanja i odgovore uživo. Na taj način možete zadržati sve organizovan, moderirano i 100% prijateljski za udaljene radnike.
Kako održati sastanak svih prisutnih koristeći AhaSlides
1. Pripremite svoju prezentaciju
- Kreirajte novu prezentaciju na AhaSlides.
- Strukturirajte svoje slajdove s ključnim temama koje želite pokriti: novosti o kompaniji, postignuća tima, najave, pitanja i odgovori itd.
- Koristite mješavinu informativni slajdovi (tekst, slike, grafikoni) i interaktivni dijapozitivi (ankete, kvizovi, oblaci riječi, pitanja i odgovori).
2. Dodajte interaktivne elemente
- Ankete: Prikupite mišljenja ili brze povratne informacije o novim inicijativama.
- Slajdovi za pitanja i odgovore: Omogućite zaposlenima da uživo postavljaju pitanja na koja možete odgovoriti tokom ili nakon prezentacije.
- Oblaci riječi: Zabilježite osjećaje tima ili istaknite ključne teme.
- kvizovi: Uključite tim zabavnim provjerama znanja ili kvizovima o kompaniji.
3. Dijeli pristup
- Prije sastanka, podijelite jedinstveni link ili kod za pridruživanje sa svim učesnicima kako bi mogli učestvovati koristeći svoje pametne telefone ili uređaje.
- Potaknite sve da se pridruže nekoliko minuta ranije kako bi izbjegli kašnjenja.
4. Tokom sastanka
- Prezentujte svoje slajdove, prelazeći između informativnog sadržaja i interaktivnih aktivnosti.
- Koristite rezultate anketa uživo i odgovore na pitanja i odgovore kako biste podstakli diskusije.
- Održavajte dinamiku sesije uključivanjem svih, umjesto samo jednosmjerne komunikacije.
5. Uključite se i pratite
- Koristite uvide iz anketa i sesije pitanja i odgovora kako biste odgovorili na nedoumice i proslavili postignuća.
- Sačuvajte odgovore i rezultate za buduću upotrebu ili dijeljenje sa širim timom.
- Po želji, podijelite cijelu prezentaciju ili sažetak nakon sastanka.
Dodatna pomoć za svestrani sastanak
Ako želite da izvučete sve svoje ruke u nešto duže od 1 sata, isprobajte ove dodatne aktivnosti...
1. Priče kupaca
Vremena, kada je vaša kompanija dotakla kupca, mogu biti izuzetno snažna motivacija za vaš tim.
Bilo prije ili tokom sastanka, neka vam vaš tim pošalje sjajne recenzije kupaca. Pročitajte ovo za cijeli tim ili čak napravite kviz kako bi svi mogli pogoditi koji je kupac dao koju recenziju.
2. Timski razgovor
Budimo iskreni, članovi tima su često mnogo bliži svojim vođama tima nego svom izvršnom direktoru.
Neka svi čuju poznati glas tako što ćete pozvati vođe svakog tima da dođu na binu i iznesu svoju verziju napredak cilja korak. Vjerovatnije je da će ovo biti uočljivo i precizno, a drugima daje odmor od vašeg glasa!
3. Vrijeme za kviz!
Začinite svoje sve ruke takmičarskim kvizom. Svaki tim možete staviti u... timove, a zatim im dati izazov za listu lidera kroz pitanja koja se odnose na posao.
Kakav je naš projektovani sadržaj ove godine? Koja je bila stopa usvajanja naše najveće funkcije prošle godine? Pitanja poput ovih ne samo da uče nekim važnim metrikama kompanije, već i pokreću vaš sastanak i pomažu u izgradnji timova koje želite.
