Ultimate Event Risk Management Checklist | 15 stvari koje morate osigurati za uspjeh događaja

Srce vam se ubrzava dok zamišljate najgore scenarije:

❗️ Govorniku pozli nekoliko minuta prije izlaska na binu.

❗️ Vaš prostor iznenada ostane bez struje na dan događaja.

❗️ Ili što je najgore – neko se povrijedi na vašem događaju.

Želudačne misli drže vas budnima noću.

Ali čak i najhaotičnijim događajima se može upravljati – ako pažljivo i sistematski planirate unaprijed.

Jednostavno Kontrolna lista za upravljanje rizikom događaja može vam pomoći da identificirate, pripremite se za i ublažite potencijalne probleme prije nego što one poremete vaš događaj. Hajde da shvatimo 10 stvari koje morate imati na kontrolnoj listi kako biste brigu pretvorili u dobro osmišljen plan akcije.

SADRŽAJ

• pregled
• Šta je upravljanje rizikom događaja?
• Kojih je 5 koraka za upravljanje rizikom kao planer događaja?
• Kontrolna lista za upravljanje rizikom događaja
• 5 elemenata upravljanja rizikom?
• Kontrolna lista u Upravljanju događajima
• Takeaways
• Često Postavljena Pitanja

pregled

Šta je upravljanje rizikom događaja?

Upravljanje rizikom od događaja uključuje identifikaciju potencijalnih rizika ili problema koji bi mogli ugroziti događaj, a zatim postavljanje procesa i mjera opreza za ublažavanje tih rizika. Ovo pomaže organizatorima događaja da imaju spremne planove za vanredne situacije kako bi minimizirali poremećaje i brzo se oporavili ako se problemi pojave. Kontrolna lista za upravljanje rizikom od događaja se također koristi kako bi se osiguralo da se pređe svaka potencijalna prijetnja.

Kojih je 5 koraka za upravljanje rizikom kao planer događaja?

Znamo da je stresno kao planer događaja sa svim mogućnostima koje se mogu pojaviti. Da vas spasimo od pretjeranog razmišljanja, slijedite naših jednostavnih 5 koraka kako biste napravili savršen plan upravljanja rizikom za događaje:

• Identifikujte rizike – Razmislite o svim mogućim stvarima koje bi mogle poći po zlu na vašem događaju. Uzmite u obzir faktore kao što su problemi sa prostorom, loše vrijeme, tehnološki kvarovi, otkazivanje govornika, problemi s hranom, ozljede, slaba posjećenost, itd. Razmišljajte široko i postavite to na alat za razmišljanje da bi ideje ostale netaknute.

• Procijenite vjerovatnoću i uticaj – Za svaki identifikovani rizik događaja procijenite kolika je vjerovatnoća da će se dogoditi i kakav bi potencijalni utjecaj mogao imati na vaš događaj. Ovo pomaže da se utvrdi koji rizici zahtijevaju najtemeljnije planove ublažavanja.

• Razviti planove za vanredne situacije – Za rizike većeg prioriteta kreirajte posebne rezervne planove, rješenja i nepredviđene situacije kako biste minimizirali prekide ako se ti rizici materijaliziraju. To može uključivati ​​potvrđivanje alternativnih mjesta, dobavljača, rasporeda itd.

• Dodijelite odgovornosti – Učinite jednu osobu odgovornom za izvršavanje svakog plana za vanredne situacije i jasno prenesite uloge svom timu. Ovo osigurava da će neko preduzeti akciju ako se rizik zaista dogodi.

• Vježbajte svoje planove – Prođite kroz potencijalne scenarije kako biste identificirali nedostatke u vašim planovima upravljanja rizikom događaja. Obuka vašeg tima kako da reaguje u različitim situacijama izgradiće samopouzdanje kako bi mogli da uspešno rešavaju probleme koji se pojave na dan događaja.

Savjeti za bolji angažman

• Upravljanje događajima
• Dizajniranje događaja
• Poslovno umrežavanje

Kontrolna lista za upravljanje rizikom događaja

Koje su opšte tačke na kontrolnoj listi upravljanja rizikom događaja? Potražite inspiraciju u našim primjerima kontrolne liste rizika događaja u nastavku.

#1 – Mjesto održavanja
☐ Ugovor potpisan
☐ Dobijene dozvole i licence
☐ Potvrđeni tlocrt i raspored postavljanja
☐ Navedeni ugostiteljski i tehnički zahtjevi
☐ Rezervno mjesto identificirano i u pripravnosti

#2 – Vrijeme
☐ Plan praćenja i obavještavanja o teškim vremenskim prilikama
☐ Šator ili alternativno sklonište dostupni ako je potrebno
☐ Napravljeni aranžmani za premeštanje događaja u zatvorenom prostoru ako je potrebno

#3 – Tehnologija
☐ A/V i druga tehnička oprema testirana
☐ Dobiveni kontakt podaci IT podrške
☐ Papirni ispisi materijala dostupni su kao rezervna kopija
☐ Plan za nepredviđene situacije za internet ili nestanak struje

#4 – Medicina/sigurnost
☐ Dostupni su kompleti prve pomoći i AED
☐ Jasno označeni izlazi u slučaju nužde
☐ Osoblje obučeno za hitne slučajeve
☐ Kontakt podaci za sigurnost/policiju pri ruci

#5 – Zvučnici
☐ Primljene biografije i fotografije
☐ Alternativni zvučnici odabrani kao rezervni
☐ Saopšten plan za nepredviđene slučajeve govornika

#6 – Prisustvo
☐ Potvrđen minimalni prag prisutnosti
☐ Politika otkazivanja saopštena
☐ Plan povrata novca je na snazi ​​ako se događaj otkaže

# 7 - Osiguranje
☐ Na snazi ​​je polisa osiguranja od opšte odgovornosti
☐ Pribavljena potvrda o osiguranju

#8 – Dokumentacija
☐ Kopije ugovora, dozvola i licenci
☐ Kontakt informacije za sve prodavce i dobavljače
☐ Program događaja, dnevni red i/ili plan puta

#9 – Osoblje/Volonteri
☐ Uloge dodijeljene osoblju i volonterima
☐ Dostupne rezervne kopije za popunjavanje za nedolazak
☐ Završena obuka o hitnim procedurama i planovima za vanredne situacije

#10 – Hrana i piće
☐ Neka rezervne kopije budu dostupne za sve kvarljive zalihe
☐ Alternativne opcije hrane pripremljene u slučaju kašnjenja/pogrešne narudžbe/alergičnih gostiju
☐ Dostupni su dodatni proizvodi od papira, pribor i pribor za serviranje

#11 – Otpad i reciklaža
☐ Podijeljene kante za otpad i kontejneri za reciklažu
☐ Dodijeljene uloge za prikupljanje smeća tokom i nakon događaja

#12 – Procedure za postupanje po žalbama
☐ Član osoblja određen za rješavanje pritužbi prisutnih
☐ Protokol za rješavanje problema i nuđenje povrata/nadoknade ako je potrebno

#13 – Plan evakuacije u hitnim slučajevima
☐ Pripremljeni evakuacioni putevi i sastajališta
☐ Neka zaposleni budu stacionirani u blizini izlaza

#14 – Protokol izgubljene osobe
☐ Određeno osoblje odgovorno za izgubljenu djecu/stare osobe/invalide
☐ Dobijeni kontakt podaci za roditelje/staratelje maloljetnika

#15 – Izvještavanje o incidentima
☐ Obrazac za prijavu incidenta kreiran za osoblje da dokumentuje sve hitne slučajeve

Šta je pet elemenata upravljanja rizikom?

Rizik nije samo loša sreća – on je dio svakog poduhvata. Ali sa pravim planom upravljanja rizikom događaja, možete ukrotiti haos koji stvara rizik i pretvoriti prijetnje u prilike. Pet pristupa upravljanju rizikom uključuje:

• Identifikacija rizika – Razmislite o malim stvarima kao što su tehnički kvarovi...sve do potpune katastrofe. Navođenje rizika izbacuje vam ih iz glave i stavlja ih na papir gdje se možete suočiti s njima.

• Procjena rizika– Ocijenite svaki rizik kako biste shvatili koji predstavlja najveću prijetnju. Razmislite: Koliko je vjerovatno da će se to dogoditi? Kakva šteta može nastati ako se dogodi? Određivanje prioriteta rizika usmjerite svoje napore na pitanja koja su zaista bitna.

• Ublažavanje rizika – Planiram uzvratiti! Razmotrite načine da smanjite šanse za pojavu rizika, smanjite bilo kakav uticaj ako se dogodi, ili oboje. Što više možete unaprijed oslabiti rizike, manje će vas ometati.

• Nadgledanje rizika – Kada su vaši početni planovi na snazi, ostanite na oprezu. Pratite znakove da se pojavljuju novi rizici ili da se stari rizici mijenjaju. Prilagodite svoje strategije prema potrebi kako biste držali korak s razvojnim okruženjem prijetnji.

• Izvještavanje o riziku – Podijelite rizike i planove sa svojim timom. Dovođenje drugih u petlju dobija podršku, otkriva slabosti koje ste možda propustili i raspoređuje odgovornost za upravljanje rizicima.

Šta je kontrolna lista u upravljanju događajima?

Kontrolna lista u upravljanju događajima odnosi se na listu stavki ili zadataka za koje organizatori događaja provjere da su pripremljeni, dogovoreni ili planirani prije događaja.

Sveobuhvatna kontrolna lista za upravljanje rizicima pomaže da se osigura da se ništa važno ne previdi dok dogovarate sve detalje potrebne za uspješno izvršenje događaja.

Kontrolne liste su korisne za upravljanje događajima jer:

• Omogućite jasnoću i strukturu – Polažu po redosledu u kojem je sve što treba da se uradi, tako da ništa ne propadne.

• Podstaknite temeljnu pripremu – Isključivanje stavki motivira organizatore da osiguraju da su svi aranžmani i mjere opreza stvarno na snazi ​​prije početka događaja.

• Poboljšajte komunikaciju – Timovi mogu podijeliti i dodijeliti stavke kontrolne liste kako bi se osiguralo da svi razumiju svoje uloge i odgovornosti.

• Podržite dosljednost – Korištenje iste kontrolne liste za događaje koji se ponavljaju pomaže u održavanju standarda i hvatanju područja za poboljšanje svaki put.

• Otkrijte praznine ili slabosti – Neoznačene stavke ističu zaboravljene stvari ili zahtijevaju više planiranja, što vam omogućava da ih riješite prije nego što se pojave problemi.

• Olakšati primopredaje – Predaja kontrolne liste novim organizatorima pomaže im da shvate sve što je urađeno na planiranju prethodnih uspešnih događaja.

Takeaways

Sa ovim dodacima na kontrolnoj listi upravljanja rizicima događaja, dobro ste pripremljeni za bojno polje! Priprema pretvara potencijalni haos u smireno samopouzdanje. Zato dodajte svaku stavku na svoju listu. Prekrižite ih jednu po jednu. Gledajte kako ta kontrolna lista preoblikuje brigu u moć. Jer što više predviđate, bolji će se rizici predati vašem pažljivom planiranju i pripremi.