Nail Project Kickoff Meeting letak u 8 koraka (+Besplatni šablon!)

Čak i najdiscipliniranije kompanije ponekad mogu osjetiti da njihovi projekti zalutaju. Češće je ne jedan od problema priprema. Rjesenje? Dobro strukturiran i potpuno interaktivan sastanak o početnom projektu!

Više od puke pompe i ceremonije, dobro izveden početni sastanak zaista može postići nešto lijepo na desnoj nozi. Evo 8 koraka za održavanje sastanka o početnom projektu koji stvara uzbuđenje i dobiva svako na istoj stranici.

Vrijeme početka!

Šta je sastanak o početnom projektu?
Zašto su sastanci o početnom projektu toliko važni?
8 koraka do početnog sastanka projekta Kickass
Predložak dnevnog reda sastanka za početak projekta

Savjeti za sastanke koje treba zapamtiti

Morate unaprijed imati dnevni red početnog sastanka. Slanje e-pošte ranog početka projekta je veoma važno! Dakle, hajde da pogledamo nekoliko uzoraka dnevnog reda početnog sastanka!

Početna sesija treba da bude kratka i koncizna, sa puno igara i aktivnosti, jer je to kada AhaSlides jako dobro dođe! Pogledajte još savjeta s nama kao u nastavku:

Alternativni tekst

Započnite razgovor.

Dobijte vrijedan doprinos od svog tima i klijenata tokom sastanka za početak projekta. Koristite ankete uživo, pitanja i odgovore i alate za razmjenu ideja s ovim besplatnim predloškom!

🚀 Pogledajte šablon

Šta je sastanak o početnom projektu?

Kao što piše na limu, sastanak o početnom projektu je sastanak na kojem započinjete svoj projekat.

Obično je početni sastanak projekta prvi sastanak između klijenta koji je naručio projekat i kompanije koja će ga realizovati. Obje strane će zajedno sjesti i razgovarati o osnovama projekta, njegovoj svrsi, ciljevima i načinu na koji će doći od ideje do realizacije.

Uopšteno govoreći, postoje 2 tipovi početnih sastanaka kojih treba znati:

Početak eksternog projekta - Razvojni tim sjeda s nekim iz van kompanija, poput klijenta ili dionika, i raspravlja o planu zajedničkog projekta.
Interni PKM - Tim iz u kompanija sjedne zajedno i raspravlja o planu novog internog projekta.

Iako obje ove vrste mogu imati različite ishode, postupak je približno isto. U suštini postoji nema dijela za početak eksternog projekta koji nije dio početka internog projekta - jedina razlika će biti za koga ga držite.

Više angažmana na vašim okupljanjima

Zašto su sastanci o početnom projektu toliko važni?

Svrha početnih sastanaka treba da bude glasna i jasna! Može izgledati dovoljno jednostavno započeti projekat samo dodjeljivanjem gomile zadataka pravim ljudima, posebno na današnjem radnom mjestu opsjednutom Kanbanom pločama. Međutim, to može dovesti do toga da timovi neprestano gube svoj put.

Zapamtite, samo zato što ste na ista ploča ne znači da ste na ista stranica.

U srcu svega, sastanak projekta je iskren i otvoren dijalog između klijenta i tima. To je ne niz najava o tome kako će projekat funkcionisati, ali a razgovor o planovima, očekivanjima i ciljevima do kojih je došla neobuzdana rasprava.

Evo nekoliko blagodati održavanja sastanka o početnom projektu:

Dobija sve pripremljen - "Daj mi šest sati da posječem drvo i prva četiri ću provesti naoštravajući sjekiru." Da je Abraham Linkoln danas živ, možete biti sigurni da bi proveo prva 4 od 6 projektnih sati na sastanku za početak projekta. To je zato što ovi sastanci sadrže sve potrebne korake da biste bilo koji projekat pokrenuli desnom nogom.
To uključuje svi ključni igrači - Početni sastanci ne mogu započeti osim ako svi nisu prisutni: menadžeri, vođe tima, klijenti i bilo ko drugi koji ima udjela u projektu. Tako je lako izgubiti pojam o tome ko je za šta zadužen bez jasnoće početnog sastanka da se sve to shvati.
to je otvoren i zajednički - Kao što smo rekli, početni sastanci projekta su debate. Oni najbolji se angažuju sve polaznicima i donesite najbolje ideje od svih.

Više angažmana na vašim okupljanjima

8 koraka do početnog sastanka projekta Kickass

Dakle, šta je tačno uključeno u dnevni red sastanka za početak projekta? Suzili smo ga na 8 koraka u nastavku, ali uvijek morate imati na umu da postoji nema postavljenog menija za ovu vrstu sastanka.

Koristite ovih 8 koraka kao vodič, ali nikada ne zaboravite da leži konačni dnevni red vi!

Korak #1 - Uvod i ledolomi

Naravno, jedini način da se započne bilo koji početni sastanak je upoznavanje učesnika jedni s drugima. Bez obzira na dužinu ili veličinu vašeg projekta, klijenti i članovi tima moraju biti u međusobnom kontaktu prije nego što mogu efikasno raditi zajedno.

Dok je jednostavan uvod tipa 'okreni sto' dovoljan da upozna ljude s imenima, ledolomac može dodati još jedan sloj ličnost i olakšajte raspoloženje uoči početka projekta.

Probaj ovo: Zavrtite točak 🎡

Izložite nekoliko jednostavnih uvodnih tema na temu a kotačić, zatim natjerajte svakog člana tima da ga zavrti i odgovori na bilo koju temu na koju se kotač spusti. Smiješna pitanja se ohrabruju, ali budite sigurni da su više-manje profesionalna!

Kotač za okretanje koji će se koristiti kao razbijač leda.

Želite li još ovakvog? 💡 Imamo 10 ledolomaca za svaki sastanak upravo ovdje.

Korak #2 - Pozadina projekta

Pošto su formalnosti i svečanosti maknute s puta, vrijeme je da započnete hladan posao. Da biste uspješno pokrenuli sastanak, trebate imati jasan dnevni red za početni sastanak!

Kao i sve velike priče, najbolje je početi od početka. Zacrtajte svu korespondenciju između vas i vaših klijenata kako bi svi bili uključeni u projekat u potpunosti da se upoznaju sa onim što se do sada dogodilo.

To mogu biti snimke e-pošte, tekstovi, zapisnici s prethodnih sastanaka ili bilo koji resursi koji dodaju bilo kakav kontekst vašoj kompaniji i vašem klijentu. Olakšajte svima vizualizaciju tako što ćete napraviti vremensku liniju.

Korak #3 - Potražnja projekta

Pored pozadine korespondencije, poželećete da zaronite duboko u detalje zašto ovaj projekat se prvo započinje.

Ovo je presudan korak jer pruža jasan pregled bolnih tačaka koje projekt želi riješiti, a to je nešto što i timovi i klijenti moraju imati u prvom planu.

Protip 👊

Ovakve faze zrele su za raspravu. Pitajte svoje klijente i vaš tim da iznese svoje ideje zašto misle da je ovaj projekat izmišljen.

Ako je primjenjivo, uvijek biste trebali pokušati kanalizirati kanal glas kupca u ovom odeljku. Sarađujte s klijentom kako biste dobili primjere iz stvarnog svijeta u kojima potrošači spominju bolne točke koje vaš projekt pokušava popraviti. Njihova mišljenja bi trebala oblikovati način na koji vaš tim pristupa projektu.

Korak #4 - Ciljevi projekta

Dakle, pogledali ste prošlost projekta, sada je vrijeme da pogledamo budućnost.

Imati direktne ciljeve i jasnu definiciju uspjeha vašeg projekta zaista će pomoći vašem timu da radi na tome. I ne samo to, to će vašem klijentu pokazati da ste ozbiljni u vezi s poslom i da imate slično velike uloge u tome kako on ide.

Pitajte svoje prisutne na početnom sastanku 'kako će izgledati uspjeh?' Da li je više kupaca? Još recenzija? Bolja stopa zadovoljstva kupaca?

Bez obzira na cilj, uvek treba da bude...

Dostupno - Ne preterujte se. Upoznajte svoje granice i dođite do cilja zapravo imaju šanse za postizanje.
Measurable - Poduprite svoj cilj podacima. Ciljajte na određeni broj i pratite svoj napredak prema njemu.
Vremena - Dajte sebi krajnji datum. Učinite sve što možete da ostvarite svoje ciljeve prije tog roka.

Korak #5 - Izjava o radu

Stavljanje 'mesa' u 'početni sastanak', Izjava o radu (SoW) predstavlja ozbiljno uronjenje u specifičnosti projekta i kako će se on izvesti. To je glavni obračun na dnevnom redu sastanka o početnom sastanku i trebao bi vam privući većinu vaše pažnje.

Pogledajte ovu infografiku o tome šta uključiti u vašu izjavu o radu:

Infografika objašnjava 6 mini koraka koji su uključeni u najavu izjave o radu na sastanku o početnom projektu.

Imajte na umu da se radna izjava ne odnosi toliko na raspravu koliko na ostatak dnevnog reda sastanka o početnom projektu. Ovo je stvarno vrijeme za projekt koji vodi jednostavno izložiti plan akcije za predstojeći projekat, a zatim sačuvajte diskusiju za sljedeća tačka sastanka.

Baš kao i ostatak vašeg početnog sastanka, vaša izjava o radu je super varijabla. Specifičnosti vašeg izvještaja o radu uvijek će ovisiti o složenosti projekta, veličini tima, uključenim dijelovima itd.

Želite li saznati više? 💡 Pogledajte ovo sveobuhvatan članak o izradi izjave o radu.

Korak #6 - Odjeljak za pitanja i odgovore

Iako ćete se možda osjećati primorani da napustite odjeljak za pitanja i odgovore do kraja, mi bismo zapravo preporučili da ga zadržite neposredno nakon vaše izjave o radu.

Ovako jak segment sigurno će izazvati pitanja i kod vašeg klijenta i od vašeg tima. S obzirom da je najveći dio sastanka tako svjež u svim glavama, najbolje je štrajkati dok je gvožđe vruće.

Korištenje softvera za interaktivne prezentacije za smještaj vaših pitanja i odgovora može pomoći da sve ide glatko, posebno ako vaš početni sastanak projekta ima veliki broj posjećenosti...

to je organizovan - Pitanja su raspoređena prema popularnosti (putem glasovanja) ili prema vremenu i mogu biti označena kao 'odgovorena' ili zakačena na vrh.
to je moderirano - Pitanja se mogu odobriti i odbaciti prije nego što se prikažu na ekranu.
to je anoniman - Pitanja se mogu slati anonimno, što znači da svako ima svoj glas.

Korak #7 - Potencijalni problemi

Kao što smo već rekli, sastanak o početnom projektu želi biti što otvoreniji i iskreniji. To je kako gradite a osjećaj povjerenja sa svojim klijentom od samog početka.

U tu svrhu, najbolje je razgovarati o potencijalnim problemima s kojima bi se projekat mogao suočiti na tom putu. Ovdje niko ne traži od vas da predvidite budućnost, samo da biste došli do okvirne liste prepreka na koje možete naići.

Kako ćete vi, vaš tim i vaš klijent pristupati ovom projektu s različitim ulozima, to je idealno dobiti svako uključeni u raspravu o potencijalnom problemu.

Korak #8 - Prijava

Redovna provjera vašeg klijenta je još jedan način da učvrstite povjerenje između obje strane. Na sastanku za početak projekta, imate nekoliko pitanja o kojima treba da odgovorite šta, kada, ko i kako ove prijave će se dogoditi.

Prijavljivanje je prilično fino uravnoteženje Transparentnost i napor. Iako je lijepo biti što je moguće otvoreniji i transparentniji, ovo morate upravljati u okviru opsega koliko ćete zapravo biti dostupni be otvoren i transparentan.

Obavezno odgovorite na ova pitanja prije kraja sastanka:

Šta? - Koliko tačno detalja klijent treba ažurirati? Da li moraju da znaju o svakom sitnom detalju napretka ili su samo veliki znaci koji su važni?
Kada? - Koliko često vaš tim treba da ažurira vašeg klijenta? Da li da prenesu šta su radili svaki dan, ili samo da sumiraju šta su uspeli na kraju nedelje?
Ko? - Koji će član tima biti taj koji će biti u vezi sa klijentom? Hoće li postojati član svakog tima, u svakoj fazi, ili samo jedan pojedinačni dopisnik tokom cijelog projekta?
Kako? - Na koji način će klijent i dopisnik ostati u kontaktu? Redovni video poziv, e-pošta ili dokument koji se stalno ažurira?

Kao što je slučaj s većinom tačaka dnevnog reda sastanka za početak projekta, najbolje je razgovarati otvoreno. Za veliki tim i veliku grupu klijenata, možda će vam biti lakše napraviti a anketa uživo kako bi se umanjile mogućnosti uspostavljanja najbolje moguće formule za prijavu.

Želite li saznati više? Pogledajte neke najbolje prakse za prijavu sa svojim klijentima.

Anketa Efektivno sa AhaSlides

Predložak dnevnog reda sastanka za početak projekta

Budući da vaš stručno planirani početni sastanak koji samo čeka da vas razveseli u vijećnici, posljednji dodir može biti malo interakcije da sve to spoji.

Jeste li znali samo to? 29% preduzeća osjećaju povezanost sa svojim klijentima (Gallup)? Odustajanje je epidemija na B2B nivou i može ostaviti početne sastanke da se osjećaju kao ravan, neinspirativni proces kroz formalnosti.

Angažiranje vaših klijenata i timova putem interaktivnih slajdova može zaista pojačajte učešće i povećati raspon pažnje.

AhaSlides ima arsenal alata uključujući ankete uživo, pitanja i odgovore i slajdove za razmišljanje, pa čak kvizovi uživo i igre za pokretanje vašeg projekta na pravi način.

Kliknite dolje da biste preuzeli besplatni predložak za preuzimanje bez preuzimanja za vaš početni sastanak. Promijenite sve što želite i predstavite to bez ikakvih troškova!

Uhvatite predložak

Kliknite ispod za kreiranje besplatnog AhaSlides račun i počnite stvarati vlastite zanimljive sastanke kroz interaktivnost!

Create your own

Tagovi: Poslovni sastanak