11 koraka za vođenje uspješnog sastanka strateškog menadžmenta

A sastanak strateškog menadžmenta je jedna od najboljih metoda koja pomaže timovima visokih performansi da pregledaju i poboljšaju kvalitet rada kao i produktivnost kako bi stvorili najbolje rezultate za poslovanje. Ovaj članak će vam dati sve što trebate znati o sastanku strateškog menadžmenta i kako efikasno otvoriti sastanak. 

Sadržaj

• #1 - Šta je sastanak strateškog menadžmenta?
• #2 - Prednosti sastanka strateškog menadžmenta
• #3 - Ko treba da prisustvuje sastanku strateškog menadžmenta? 
• #4 - Kako voditi efikasan sastanak strateškog menadžmenta (SMM plan)

Šta je sastanak strateškog menadžmenta?

Upravljanje strateškim sastancima (SMM) je model upravljanja koji se fokusira na cjelokupnu strategiju kompanije, koja uključuje upravljanje procesima, budžet, kvalitet, standarde i dobavljače za procjenu efikasnosti rada i poslovnih performansi.

Ovaj sastanak se može održavati svakog kvartala i možda će biti potrebni podaci prikupljeni sa sastanka o marketinškoj strategiji, sastanka poslovne strategije ili sastanka o prodajnoj strategiji.

Ukratko, Svrha strateških sastanaka je da se otkrije kako najefikasnije iskoristiti resurse kompanije za postizanje specifičnih ciljeva i zadataka.

Više savjeta za rad sa AhaSlides

• Poslovni sastanci | 10 vrsta i najboljih praksi
• Najboljih 8 savjeta za Dobar sastanak
• Sastanak strateškog menadžmenta

Prednosti sastanka strateškog menadžmenta

Sastanak strateškog menadžmenta ne samo da pomaže polaznicima da budu proaktivniji u svom poslu od dolaska na vrijeme i pripreme dokumenata i pitanja za postavljanje tokom strateškog planiranja, već donosi i 5 prednosti kao što su:

Smanjite troškove

Mnoge organizacije su prešle na okvir sastanaka strateškog menadžmenta. SMM plan pomaže kompanijama da sada koriste jeftine (čak i besplatne) alate i usluge za unakrsnu analizu podataka između sastanaka da vide šta radi, a šta ne, a šta može dobro. 

Ovo pomaže da se resursi troše, raspoređuju i ulažu što je moguće mudrije i efikasnije.

Uštedite vrijeme i energiju

Planiranje efektivnih sastanaka omogućava odeljenjima ili učesnicima da razumeju svrhu strateške diskusije i šta treba da se pripreme i doprinesu.

Na primjer, koje dokumente će donijeti, koje brojke predstaviti i koje zadatke ili rješenja treba nacrtati nakon sastanka.

Rastavljanje zadataka radi pripreme za sastanak štedi mnogo vremena i truda jer ne budete lutajući ili ne postajete kritika čija je greška, ali zaboravljajući svrhu sastanka.

Povećajte pregovaračku moć

Tokom sastanka neće se izbjeći svađe ili nesuglasice. Međutim, to povećava pregovaračku moć članova tima tako što moraju razgovarati i pronaći najbolje rješenje za rješavanje problema za klijente i poduzeća. Možda ćete se iznenaditi kada nađete odličnog pregovarača u svom timu!

Upravljajte rizicima 

Niko ne želi prisustvovati sastanku koji će biti otkazan na pola puta jer nema podataka ili rješavanja problema.

Stoga, naknadni sastanak znači da svi trebaju planirati, prikupiti i dostaviti podatke sa prošlih sastanaka, analizirati te podatke i pomoći da se ta analiza prevede u sljedeće korake. Ove aktivnosti osiguravaju bolje upravljanje rizicima. Ili čak učinite sastanak produktivnijim ili usmjerenijim ka ciljevima od prethodnog. 

Pazite na budžete i resurse

Održavanje efektivnih sastanaka tima će moći pratiti i prilagođavati resurse i donositi informirane odluke o budžetu. Sastanci za reviziju strategije pomoći će da se istaknu odjeli ili programi kojima će možda trebati dodatna sredstva da bi bili uspješni. Oni su također dobro mjesto da vidite da li trebate povećati/smanjiti svoj budžet ili radnu snagu.

Ko bi trebao prisustvovati sastanku strateškog menadžmenta? 

Ljudi koji se moraju pojaviti na sastanku će biti viši kao npr izvršni direktor (upravni direktor, izvršni direktor, gradski menadžer, itd.) i direktni menadžer projekta.

Od ključnih igrača se traži da imaju riječ u planiranju, ali nisu svi bukvalno za stolom.

Previše ljudi u prostoriji može dovesti do stresa, haosa i konfuzije. Ako imate više ljudi koji žele biti uključeni u ovaj proces, uključite ih na način kao što je prikupljanje mišljenja zaposlenika putem anketa i naplata nekome na sastanku kako biste osigurali da ovi podaci dođu do stola i da se smatraju dijelom procesa.

Kako voditi efikasan sastanak strateškog menadžmenta (SMM plan) 

Osigurajte da vaši sastanci strateškog menadžmenta budu zanimljivi i produktivni počnite pravilnim planiranjem. Sa ovim koracima

Priprema za sastanak

Ne zaboravite slijediti ove smjernice za planiranje sastanka u 4 koraka:

• Zakažite vrijeme i prikupite potrebne podatke/izvještaj

Zakažite i obavezno pozovite sve lidere i ključne zaposlenike koji su obavezni da prisustvuju ovom sastanku. Uvjerite se da su ljudi u prostoriji ljudi koji mogu aktivno učestvovati na sastanku.

Istovremeno prikupljajte potrebne podatke i izvještaje, ažurirajte indikatore statusa, pa čak i pitanja na koja ćete odgovoriti na sastanku. Uvjerite se da podnesci nisu preblizu datumu sastanka kako bi svi mogli proći kroz najnovije podatke i napisati analizu o novim trendovima ili problemima.

• Predložak plana dnevnog reda

Dnevni red pomaže vama i učesnicima da ostanete na pravom putu. Ideje dnevnog reda sastanka će osigurati odgovore na pitanja:

• Zašto imamo ovaj sastanak?
• Šta treba da postignemo kada se sastanak završi?
• Koji su sledeći koraci koje treba da preduzmemo?

Zapamtite da a agenda sastanka strateškog menadžmenta može biti poput pregleda ciljeva, mjera i inicijativa, potvrđivanja strategije i nastavka tekućeg strateškog pravca i projekata.

Evo primjera dnevnog reda:

1. 9.00 - 9.30: Pregled svrhe sastanka
2. 9.30 - 11.00: Ponovo procijenite cijeli proces
3. 1.00 - 3.00: Ažuriranja odjela i vođa
4. 3.00 - 4.00: Neriješena pitanja
5. 4.00 - 5.00: Rešenja data
6. 5.00 - 6.00: Akcioni plan
7. 6.00 - 6.30: QnA sesija
8. 6.30 - 7.00: Završetak

• Postavite osnovna pravila

Možete postaviti pravila da se svi pripreme prije sastanka.

Na primjer, ako ne mogu prisustvovati, umjesto toga moraju poslati asistenta. 

Ili, prisutni moraju održavati red, poštovati govornika, ne prekidati (itd.)

• mjesečno Sastanci svih ruku

Kao što je gore pomenuto, konferencija o strateškom menadžmentu je veliki događaj, koji se obično održava svakog kvartala. Dakle, ako želite da se vaše osoblje upozna sa ovom praksom i budite što spremniji. Morate pregledati sastanak i organizirati mjesečne sastanke za sve ruke kako biste ažurirali osoblje svim novim najavama koje nisu prikladne za e-poštu i da biste postavili ciljeve kompanije i pratili napredak prema postojećim.

• Održati početni sastanak projekta

Ako će svestrani sastanak pomoći osoblju da se upozna i pripremi podatke za strateško upravljanje onda je početni sastanak projekta prvi sastanak između klijenta koji je naručio projekat i kompanije koja će ga realizovati. Na ovom sastanku će biti potrebni samo ključni igrači da razgovaraju o osnovama projekta, njegovoj svrsi i ciljevima.

Sastanak

• Definirajte svrhu sastanka i željene ishode

Sastanak strateškog planiranja može potpuno poći po zlu ako se održi bez davanja svima definiranih ciljeva i zahtjevnih rezultata. Zato je prvi korak definirati jasan, opipljiv cilj sastanka.

Neki primjeri jasnih ciljeva:

• Strategija na društvenim mrežama za dosezanje mlađe publike. 
• Plan za razvoj novog proizvoda, nove funkcije.

Također možete postaviti specifične teme sastanka strateškog menadžmenta kao dio svojih ciljeva, kao što je rast poslovanja u drugoj polovini godine.

Budite što precizniji sa svojim ciljem. Na taj način svima je lakše nastaviti raditi i donositi ispravne odluke.

• Slomiti led 

S promjenom u načinu rada nakon dvije godine pandemije, kompanije moraju uvijek biti spremne na virtuelne sastanke i tradicionalne sastanke u kombinaciji. Ljudi koji komuniciraju preko kompjuterskih ekrana dok drugi sjede u kancelariji ponekad će učiniti da se vaši saradnici osjećaju manje uzbuđeno i nepovezano.

Stoga vam je potreban a timski sastanak sa ledolomcima i aktivnosti povezivanja na početku sastanka kako bi se zagrijala atmosfera.

• Učinite sastanak interaktivnim

Da bi se vaš tim u potpunosti uložio u sesiju strategije zahtijeva podsticanje istinske interaktivnosti. Umjesto samostalnih prezentacija, pokušajte se podijeliti u segmente gdje različiti odjeli mogu pronaći rješenja za nedavne prepreke.

Dodijelite svakoj grupi izazov sa kojim se vaša kompanija suočava. Zatim, pustite njihovu kreativnost na volju - bilo da prođe igre za izgradnju tima, brze ankete ili promišljena pitanja za diskusiju. Ovo dijeljenje perspektiva u formatu nižeg pritiska može izazvati neočekivane uvide.

Prilikom ponovnog okupljanja, zatražite strukturirane, ali otvorene povratne informacije od svake grupe. Podsjetite sve da u ovoj fazi nema "pogrešnih" ideja. Vaš cilj je razumjeti sve perspektive kako biste na kraju zajedno savladali prepreke.

• Identifikujte potencijalne izazove

Šta se dešava ako sastanak ode preko predviđenog vremena? Šta ako liderski tim mora biti odsutan kako bi se pozabavio drugim neočekivanim pitanjima? Ako su svi zauzeti okrivljavanjem drugih i ne postizanjem željenih rezultata?

Molimo navedite sve moguće rizike sa rješenjima za dobru pripremu!

Na primjer, razmislite o korištenju tajmera za odbrojavanje za određene stavke dnevnog reda ili prezentacije. 

• Koristite Online alate 

Upotreba slika i alata danas je neophodna na sastanku ako želite lako i brzo prenijeti ideje. Izveštaji i statistika će takođe biti predstavljeni vizuelno i lako razumljivi zahvaljujući ovim alatima. Takođe podstiče ljude da daju svoj doprinos i pomaže vam da brzo donesete odluke dobijanjem povratnih informacija u realnom vremenu. Možete pronaći besplatne alate i dobavljače šablona kao što su AhaSlide, Miro i Google Slide.

Na primjer, Koristi Interaktivne prezentacije i alati poput anketa i anketa za generiranje kreativnih ideja i njihovo prikazivanje u stvarnom vremenu.

• Završetak sa formatom sastanka gradske vijećnice 

Hajde da završimo sastanak sa sesijom pitanja i odgovora Tvlastiti format za sastanke u dvorani.

Učesnici mogu postaviti pitanja koja žele i dobiti trenutne odgovore od lidera. To dokazuje da lideri nisu samo bezlični donosioci odluka, već su promišljeni mislioci koji ne samo da stavljaju interese kompanije na prvo mesto, već razmišljaju i o interesima svojih zaposlenih.

• Savjeti za facilitiranje sastanka strateškog menadžmenta

Pored gore navedenih koraka, evo nekoliko malih napomena koje će vam pomoći kako bolje organizirati sesiju strateškog planiranja:

• Uvjerite se da svi učestvuju u raspravi.
• Uvjerite se da svi aktivno slušaju.
• Pobrinite se da svi primjenjuju svoje vještine timskog rada.
• Radite na suzivanju mogućnosti što je manje moguće.
• Nemojte se bojati pozvati na glasanje da vidite nivo mišljenja i konsenzusa.
• Budi kreativan! Strateško planiranje je vrijeme za istraživanje kreativnosti i sagledavanje reakcija i rješenja za situacije cijelog tima.

U rezimeu

Za održavanje uspješnog sastanka strateškog menadžmenta. Morate dobro pripremiti svaki korak od ljudi, dokumenata, podataka i alata. Navedite dnevni red i držite ga se tako da učesnici znaju šta će raditi i koje će zadatke dobiti. 

AhaSlide se nada da će pružiti sve odgovore na vaša pitanja o tome kako voditi sesiju strateškog planiranja. Nadamo se da ćete uživati ​​u savjetima i tehnikama pomoći navedenim u ovom članku za održavanje sastanaka strateškog menadžmenta i grupnih aktivnosti aktivnim i produktivnim bilo van mreže ili na mreži.

Često Postavljena Pitanja