A sastanak strateškog menadžmenta je jedna od najboljih metoda koja pomaže timovima visokih performansi da pregledaju i poboljšaju kvalitet rada kao i produktivnost kako bi stvorili najbolje rezultate za poslovanje. Ovaj članak će vam dati sve što trebate znati o sastanku strateškog menadžmenta i kako efikasno otvoriti sastanak.
Sadržaj
- #1 - Šta je sastanak strateškog menadžmenta?
- #2 - Prednosti sastanka strateškog menadžmenta
- #3 - Ko treba da prisustvuje sastanku strateškog menadžmenta?
- #4 - Kako voditi efikasan sastanak strateškog menadžmenta (SMM plan)
Šta je sastanak strateškog menadžmenta?
Upravljanje strateškim sastancima (SMM) je model upravljanja koji se fokusira na cjelokupnu strategiju kompanije, koja uključuje upravljanje procesima, budžet, kvalitet, standarde i dobavljače za procjenu efikasnosti rada i poslovnih performansi.
Ovaj sastanak se može održavati svakog kvartala i možda će biti potrebni podaci prikupljeni sa sastanka o marketinškoj strategiji, sastanka poslovne strategije ili sastanka o prodajnoj strategiji.
Ukratko, Svrha strateških sastanaka je da se otkrije kako najefikasnije iskoristiti resurse kompanije za postizanje specifičnih ciljeva i zadataka.
Prednosti sastanka strateškog menadžmenta
Sastanak strateškog menadžmenta ne samo da pomaže polaznicima da budu proaktivniji u svom poslu od dolaska na vrijeme i pripreme dokumenata i pitanja za postavljanje tokom strateškog planiranja, već donosi i 5 prednosti kao što su:
Smanjite troškove
Mnoge organizacije su prešle na okvir sastanaka strateškog menadžmenta. SMM plan pomaže kompanijama da sada koriste jeftine (čak i besplatne) alate i usluge za unakrsnu analizu podataka između sastanaka da vide šta radi, a šta ne, a šta može dobro.
Ovo pomaže da se resursi troše, raspoređuju i ulažu što je moguće mudrije i efikasnije.
Uštedite vrijeme i energiju
Planiranje efektivnih sastanaka omogućava odeljenjima ili učesnicima da razumeju svrhu strateške diskusije i šta treba da se pripreme i doprinesu.
Na primjer, koje dokumente će donijeti, koje brojke predstaviti i koje zadatke ili rješenja treba nacrtati nakon sastanka.
Rastavljanje zadataka radi pripreme za sastanak štedi mnogo vremena i truda jer ne budete lutajući ili ne postajete kritika čija je greška, ali zaboravljajući svrhu sastanka.
Povećajte pregovaračku moć
Tokom sastanka neće se izbjeći svađe ili nesuglasice. Međutim, to povećava pregovaračku moć članova tima tako što moraju razgovarati i pronaći najbolje rješenje za rješavanje problema za klijente i poduzeća. Možda ćete se iznenaditi kada nađete odličnog pregovarača u svom timu!
Upravljajte rizicima
Niko ne želi prisustvovati sastanku koji će biti otkazan na pola puta jer nema podataka ili rješavanja problema.
Stoga, naknadni sastanak znači da svi trebaju planirati, prikupiti i dostaviti podatke sa prošlih sastanaka, analizirati te podatke i pomoći da se ta analiza prevede u sljedeće korake. Ove aktivnosti osiguravaju bolje upravljanje rizicima. Ili čak učinite sastanak produktivnijim ili usmjerenijim ka ciljevima od prethodnog.
Pazite na budžete i resurse
Vođenje efikasnih timskih sastanaka omogućit će vam praćenje i prilagođavanje resursa te donošenje informiranih odluka o budžetu. Sastanci za pregled strategije pomoći će u isticanju odjela ili programa kojima je možda potrebno dodatno finansiranje da bi bili uspješni. Oni su također dobro mjesto da vidite da li trebate povećati/smanjiti svoj budžet ili broj zaposlenih.
Ko bi trebao prisustvovati sastanku strateškog menadžmenta?
Ljudi koji se moraju pojaviti na sastanku će biti viši kao npr izvršni direktor (upravni direktor, izvršni direktor, gradski menadžer, itd.) i direktni menadžer projekta.
Od ključnih igrača se traži da imaju riječ u planiranju, ali nisu svi bukvalno za stolom.
Previše ljudi u prostoriji može dovesti do stresa, haosa i konfuzije. Ako imate više ljudi koji žele biti uključeni u ovaj proces, uključite ih na način kao što je prikupljanje mišljenja zaposlenika putem anketa i prisustvo nekoga na sastanku kako biste osigurali da se ovi podaci objave i smatraju dijelom procesa.
Kako voditi efikasan sastanak strateškog menadžmenta (SMM plan)
Osigurajte da vaši sastanci strateškog menadžmenta budu zanimljivi i produktivni počnite pravilnim planiranjem. Sa ovim koracima
Priprema za sastanak
Ne zaboravite slijediti ove smjernice za planiranje sastanka u 4 koraka:
- Zakažite vrijeme i prikupite potrebne podatke/izvještaj
Zakažite i obavezno pozovite sve lidere i ključne zaposlenike koji su obavezni da prisustvuju ovom sastanku. Uvjerite se da su ljudi u prostoriji ljudi koji mogu aktivno učestvovati na sastanku.
Istovremeno prikupljajte potrebne podatke i izvještaje, ažurirajte indikatore statusa, pa čak i pitanja na koja ćete odgovoriti na sastanku. Uvjerite se da podnesci nisu preblizu datumu sastanka kako bi svi mogli proći kroz najnovije podatke i napisati analizu o novim trendovima ili problemima.
- Predložak plana dnevnog reda
Dnevni red pomaže vama i učesnicima da ostanete na pravom putu. Ideje dnevnog reda sastanka će osigurati odgovore na pitanja:
- Zašto imamo ovaj sastanak?
- Šta treba da postignemo kada se sastanak završi?
- Koji su sledeći koraci koje treba da preduzmemo?
Zapamtite da a agenda sastanka strateškog menadžmenta može biti poput pregleda ciljeva, mjera i inicijativa, potvrđivanja strategije i nastavka tekućeg strateškog pravca i projekata.
Evo primjera dnevnog reda:
- 9.00 - 9.30: Pregled svrhe sastanka
- 9.30 - 11.00: Ponovo procijenite cijeli proces
- 1.00 - 3.00: Ažuriranja odjela i vođa
- 3.00 - 4.00: Neriješena pitanja
- 4.00 - 5.00: Rešenja data
- 5.00 - 6.00: Akcioni plan
- 6.00 - 6.30: QnA sesija
- 6.30 - 7.00: Završetak
- Postavite osnovna pravila
Možete postaviti pravila da se svi pripreme prije sastanka.
Na primjer, ako ne mogu prisustvovati, umjesto toga moraju poslati asistenta.
Ili, prisutni moraju održavati red, poštovati govornika, ne prekidati (itd.)
- mjesečno Sastanci svih ruku
Kao što je gore pomenuto, konferencija o strateškom menadžmentu je veliki događaj, koji se obično održava svakog kvartala. Dakle, ako želite da se vaše osoblje upozna sa ovom praksom i budite što spremniji. Morate pregledati sastanak i organizirati mjesečne sastanke za sve ruke kako biste ažurirali osoblje svim novim najavama koje nisu prikladne za e-poštu i da biste postavili ciljeve kompanije i pratili napredak prema postojećim.
Ako će svestrani sastanak pomoći osoblju da se upozna i pripremi podatke za strateško upravljanje onda je početni sastanak projekta prvi sastanak između klijenta koji je naručio projekat i kompanije koja će ga realizovati. Na ovom sastanku će biti potrebni samo ključni igrači da razgovaraju o osnovama projekta, njegovoj svrsi i ciljevima.
Sastanak
- Definirajte svrhu sastanka i željene ishode
Sastanak strateškog planiranja može potpuno poći po zlu ako se održi bez davanja svima definiranih ciljeva i zahtjevnih rezultata. Zato je prvi korak definirati jasan, opipljiv cilj sastanka.
Neki primjeri jasnih ciljeva:
- Strategija na društvenim mrežama za dosezanje mlađe publike.
- Plan za razvoj novog proizvoda, nove funkcije.
Također možete postaviti specifične teme sastanka strateškog menadžmenta kao dio svojih ciljeva, kao što je rast poslovanja u drugoj polovini godine.
Budite što precizniji sa svojim ciljem. Na taj način svima je lakše nastaviti raditi i donositi ispravne odluke.
- Slomiti led
S promjenom u načinu rada nakon dvije godine pandemije, kompanije moraju uvijek biti spremne na virtuelne sastanke i tradicionalne sastanke u kombinaciji. Ljudi koji komuniciraju preko kompjuterskih ekrana dok drugi sjede u kancelariji ponekad će učiniti da se vaši saradnici osjećaju manje uzbuđeno i nepovezano.
Stoga vam je potreban timski sastanak s aktivnostima za probijanje leda i zbližavanje na početku sastanka kako biste zagrijali atmosferu.
- Učinite sastanak interaktivnim
Da bi se vaš tim u potpunosti uložio u sesiju strategije zahtijeva podsticanje istinske interaktivnosti. Umjesto samostalnih prezentacija, pokušajte se podijeliti u segmente gdje različiti odjeli mogu pronaći rješenja za nedavne prepreke.
Dodijelite svakoj grupi izazov sa kojim se vaša kompanija suočava. Zatim, pustite njihovu kreativnost na volju - bilo da prođe igre za izgradnju tima, brze ankete ili promišljena pitanja za diskusiju. Ovo dijeljenje perspektiva u formatu nižeg pritiska može izazvati neočekivane uvide.
Prilikom ponovnog okupljanja, zatražite strukturirane, ali otvorene povratne informacije od svake grupe. Podsjetite sve da u ovoj fazi nema "pogrešnih" ideja. Vaš cilj je razumjeti sve perspektive kako biste na kraju zajedno savladali prepreke.
- Identifikujte potencijalne izazove
Šta se dešava ako sastanak ode preko predviđenog vremena? Šta ako liderski tim mora biti odsutan kako bi se pozabavio drugim neočekivanim pitanjima? Ako su svi zauzeti okrivljavanjem drugih i ne postizanjem željenih rezultata?
Molimo navedite sve moguće rizike sa rješenjima za dobru pripremu!
Na primjer, razmislite o korištenju tajmera za odbrojavanje za određene stavke dnevnog reda ili prezentacije.
- Koristite Online alate
Korištenje slika i alata je danas neophodno na sastanku ako želite lako i brzo prenijeti ideje. Izvještaji i statistike će također biti vizualno predstavljeni i lako razumljivi zahvaljujući ovim alatima. Također potiču ljude da daju povratne informacije i pomažu vam da brzo donosite odluke dobivanjem povratnih informacija u stvarnom vremenu. Možete pronaći besplatne alate i pružatelje predložaka poput AhaSlide, Miro i Google Slides.
- Završetak sa formatom sastanka gradske vijećnice
Završimo sastanak sesijom pitanja i odgovora u sastanak gradske vijećnice.
Učesnici mogu postaviti pitanja koja žele i dobiti trenutne odgovore od lidera. To dokazuje da lideri nisu samo bezlični donosioci odluka, već su promišljeni mislioci koji ne samo da stavljaju interese kompanije na prvo mesto, već razmišljaju i o interesima svojih zaposlenih.
- Savjeti za facilitiranje sastanka strateškog menadžmenta
Pored gore navedenih koraka, evo nekoliko kratkih napomena koje će vam pomoći da bolje organizujete sesiju strateškog planiranja:
- Uvjerite se da svi učestvuju u raspravi.
- Uvjerite se da svi aktivno slušaju.
- Pobrinite se da svi primjenjuju svoje vještine timskog rada.
- Potrudite se da što više suzite opcije.
- Nemojte se bojati pozvati na glasanje da vidite nivo mišljenja i konsenzusa.
- Budi kreativan! Strateško planiranje je vrijeme za istraživanje kreativnosti i sagledavanje reakcija i rješenja za situacije cijelog tima.
U rezimeu
Da biste uspješno vodili sastanak o strateškom menadžmentu, morate dobro pripremiti svaki korak, uključujući ljude, dokumente, podatke i alate. Obezbijedite dnevni red i pridržavajte ga se kako bi učesnici znali šta će raditi i koji će zadaci biti dati.
AhaSlide se nada da će pružiti sve odgovore na vaša pitanja o tome kako voditi sesiju strateškog planiranja. Nadamo se da ćete uživati u savjetima i tehnikama pomoći navedenim u ovom članku za održavanje sastanaka strateškog menadžmenta i grupnih aktivnosti aktivnim i produktivnim bilo van mreže ili na mreži.
Često Postavljena Pitanja
Kojih je 5 koncepata strateškog menadžmenta?
Pet koncepata strateškog upravljanja su skeniranje životne sredine, formulisanje strategije, implementacija strategije, evaluacija i kontrola i strateško vođstvo kao što je pružanje smernica i nadzora kroz osnovne aktivnosti.
O čemu razgovarate na strateškom sastanku?
Dnevni red na strateškom sastanku će se razlikovati od organizacije i industrije, ali se obično fokusira na razumijevanje krajolika i dogovaranje strateškog smjera.
Šta je strateski sastanak?
Strateški sastanak, ili strateški sastanak, je okupljanje rukovodilaca, menadžera i drugih ključnih aktera unutar organizacije kako bi se razgovaralo o strateškom planiranju i usmjeravanju.
