Les reunions tenen un paper crucial a les empreses i organitzacions, ja que serveixen de plataforma per debatre i abordar problemes i gestionar els assumptes interns per impulsar el progrés. Per capturar l'essència d'aquestes trobades, ja siguin virtuals o presencials, Minuts de trobada or acta de la reunió (MoM) són crucials per prendre notes, resumir els temes clau tractats i fer un seguiment de les decisions i resolucions preses.
Aquest article us guiarà per redactar actes de reunió efectives, amb exemples i plantilles a utilitzar, així com les millors pràctiques a seguir.
Taula de continguts
- Què són les actes de la reunió?
- Qui és el que pren els minuts?
- Com redactar l'acta de la reunió
- Exemples d'actes de reunió (+ plantilles)
- Consells per crear bones actes de reunió
- Sortides de claus
Amb sort, aquest article us ajudarà a deixar de sentir el repte d'escriure les actes de la reunió. I no oblidis ser creatius i interactius en cadascuna de les teves reunions amb:
- Plantilla pública AhaSlides
- Reunió d'inici del projecte
- Reunió de Gestió Estratègica
- Reunions a l'empresa |10 tipus i bones pràctiques
- Agenda de reunions | 8 passos clau, exemples i plantilles gratuïtes
- Correu electrònic d'invitació a la reunió | Els millors consells, exemples i plantilles
- Creador de qüestionaris en línia d'IA | Fes qüestionaris en directe | Revelacions 2024
- Generador de núvol de paraules en viu | Creador gratuït de clúster de paraules número 1 el 2024
- Les 14 millors eines per fer una pluja d'idees a l'escola i al treball el 2024
- Què és una escala de valoració? | Creador d'escala d'enquesta gratuït
- Generador d'equips aleatoris | 2024 Revela el creador de grups aleatoris
Què són les actes de la reunió?
Les actes de la reunió són un registre escrit de les discussions, decisions i aspectes d'acció que es produeixen durant una reunió.
- Serveixen com a referència i font d'informació per a tots els assistents i aquells que no hi puguin assistir.
- Ajuden a garantir que la informació important no s'oblidi i que tothom estigui a la mateixa pàgina sobre el que s'ha comentat i quines accions cal dur a terme.
- També proporcionen responsabilitat i transparència documentant les decisions i els compromisos adquirits durant la reunió.
Qui és el que pren els minuts?
El Minute-Taker és responsable d'enregistrar amb precisió les discussions i les decisions preses durant la reunió.
Poden ser un funcionari administratiu, un secretari, un ajudant o gerent, o un membre de l'equip voluntari que realitza la tasca. És essencial que l'encarregat de prendre minuts tingui una bona organització i prengui notes, i pugui resumir les discussions de manera eficaç.
Assistència a la reunió divertida amb AhaSlides
Reuneix la gent al mateix temps
Rather than coming to each table and ‘checking’ on people in case they don’t show up, now, you can gather people attention and check attendance by fun interactive quizzes with AhaSlides!
🚀 Aconsegueix plantilles gratuïtes ☁️
Com redactar l'acta de la reunió
Per a les actes efectives de la reunió, en primer lloc, haurien de ser objectius, ser un registre de fets de la reunió, i evitar opinions personals o interpretacions subjectives de les discussions. Pròxim, ha de ser breu, clar i fàcil d'entendre, centra't només en els punts principals i evita afegir detalls innecessaris. Finalment, ha de ser precís i garantir que tota la informació registrada és actual i rellevant.
Entrem en els detalls de la redacció de les actes de la reunió amb els passos següents!
8 Components essencials de l'acta de la reunió
- Data, hora i lloc de la reunió
- Llista d'assistents i disculpes per l'absència
- Ordre del dia i finalitat de la reunió
- Resum de les discussions i decisions preses
- Qualsevol votació obtinguda i els seus resultats
- Elements d'actuació, inclòs el responsable i el termini d'execució
- Qualsevol pas següent o ítem de seguiment
- Discurs de cloenda o aturada de la reunió
Passos per redactar actes de reunió efectives
1/ Preparació
Abans de la reunió, familiaritzeu-vos amb l'ordre del dia de la reunió i qualsevol material de referència rellevant. Assegureu-vos que teniu totes les eines necessàries, com ara un ordinador portàtil, un bloc de notes i un bolígraf. També és una bona idea revisar les actes de la reunió anterior per tenir una idea de quina informació incloure i com donar-ne forma.
2/ Presa d'apunts
Durant la reunió, prengui notes clares i concises sobre les discussions i decisions preses. Hauríeu de centrar-vos a capturar punts clau, decisions i elements d'acció, en lloc de transcriure textualment tota la reunió. Assegureu-vos d'incloure els noms dels parlants o qualsevol cita clau, i qualsevol acció o decisió. I evita escriure amb abreviatures o taquigrafies que facin que els altres no entenguin.
3/ Organitzar les actes
Reviseu i organitzeu les vostres notes per crear un resum coherent i concís dels vostres minuts després de la reunió. Podeu utilitzar encapçalaments i vinyetes per facilitar la lectura dels minuts. No prengueu opinions personals ni interpretacions subjectives de la discussió. Centrar-se en els fets i el que es va acordar durant la reunió.
4/ Enregistrament dels detalls
L'acta de la reunió ha d'incloure tots els detalls rellevants, com ara la data, l'hora, la ubicació i els assistents. I esmenta els temes importants tractats, les decisions i les accions assignades. Assegureu-vos d'enregistrar les votacions que s'han fet i el resultat de les discussions.
5/ Elements d'acció
Assegureu-vos d'enumerar tots els elements d'acció que s'han assignat, inclòs qui és el responsable i la data límit per completar-lo. Aquesta és una part crucial de l'acta de la reunió, ja que garanteix que tothom conegui les seves responsabilitats i el termini per completar-les.
6/ Revisió i distribució
Heu de revisar l'acta per comprovar-ne l'exactitud i la integritat i fer les revisions necessàries. Assegureu-vos que s'anoten tots els punts clau i les decisions. A continuació, podeu distribuir l'acta a tots els assistents, ja sigui personalment o per correu electrònic. Emmagatzemeu una còpia dels minuts en una ubicació centralitzada per accedir-hi fàcilment, com ara una unitat compartida o una plataforma d'emmagatzematge al núvol.
7/ Seguiment
Assegureu-vos que els punts d'acció de la reunió es facin un seguiment i es completin amb promptitud. Utilitzeu els minuts per fer un seguiment del progrés i assegurar-vos que les decisions s'apliquen. T'ajuda a mantenir la responsabilitat i garanteix que la reunió sigui productiva i eficaç.
Exemples d'actes de reunió (+ plantilles)
1/ Acta de reunió Exemple: Plantilla de reunió simple
El nivell de detall i complexitat de les actes de reunió simple dependrà de l'objectiu de la reunió i de les necessitats de la vostra organització.
En general, les actes de reunió simples s'utilitzen per a finalitats internes i no cal que siguin tan formals ni exhaustives com altres tipus d'actes de reunió.
Per tant, si teniu una necessitat urgent i la reunió gira al voltant de contingut senzill i no massa important, podeu utilitzar la plantilla següent:
| Títol de la reunió: [Insereix el títol de la reunió] Data: [Insereix data] Temps: [Insereix hora] Lloguer: [Insereix ubicació] Assistents: [Insereix els noms dels assistents] Disculpes per l'absència: [Insereix noms] Ordre del Dia: [Insereix el punt 1 de l'ordre del dia] [Insereix el punt 2 de l'ordre del dia] [Insereix el punt 3 de l'ordre del dia] Resum de la reunió: [Inseriu un resum de les discussions i decisions preses durant la reunió, incloent-hi els punts clau o els punts d'acció.] Elements d'acció: [Inseriu una llista de qualsevol acció assignada durant la reunió, inclosa la part responsable i la data límit per completar-la.] Propers passos: [Inseriu els següents passos o aspectes de seguiment que es van discutir durant la reunió.] Paraules de cloenda: [Insereix qualsevol observació de cloenda o aturada de la reunió.] Signat: [Insereix la signatura de la persona que porta l'acta] |
2/ Acta de reunió Exemple: Plantilla de reunió de la Junta
Les actes de la reunió de la junta s'enregistren i es distribueixen a tots els membres, deixant constància de les decisions preses i de la direcció de l'organització. Per tant, ha de ser clar, complet, detallat i formal. Aquí teniu un model d'acta de la junta directiva:
| Títol de la reunió: Reunió de la Junta Directiva Data: [Insereix data] Temps: [Insereix hora] Lloguer: [Insereix ubicació] Assistents: [Insereix els noms dels assistents] Disculpes per l'absència: [Insereix els noms dels que van demanar disculpes per l'absència] Ordre del Dia: 1. Aprovació de l'acta de la sessió anterior 2. Revisió de la memòria financera 3. Discussió del pla estratègic 4. Qualsevol altre assumpte Resum de la reunió: 1. Aprovació de l'acta de la reunió anterior: [S'han revisat i aprovat els punts destacats de la reunió anterior] 2. Revisió de l'informe financer: [Insereix aspectes destacats de la situació financera actual i recomanacions per a la planificació financera futura] 3. Discussió del pla estratègic: [Inseriu el que el consell va debatre i va fer actualitzacions al pla estratègic de l'organització] 4. Qualsevol altre assumpte: [Inseriu qualsevol altre assumpte important que no estigués inclòs a l'ordre del dia] Elements d'acció: [Inseriu una llista de qualsevol acció assignada durant la reunió, inclosa la part responsable i la data límit per a la realització] Propers passos: La junta tindrà una reunió de seguiment a [Insereix data]. Paraules de cloenda: La reunió es va aixecar a [hora d'inserció]. Signat: [Insereix la signatura de la persona que porta l'acta] |
Aquesta és només una plantilla bàsica de reunió de la junta, i és possible que vulgueu afegir o eliminar elements en funció de les necessitats de la vostra reunió i organització.
3/ Acta de reunió Exemple: Plantilla de gestió de projectes
Aquí teniu un exemple d'acta de reunió per a una plantilla de gestió de projectes:
| Títol de la reunió: Reunió de l'equip de gestió del projecte Data: [Insereix data] Temps: [Insereix hora] Lloguer: [Insereix ubicació] Assistents: [Insereix els noms dels assistents] Disculpes per l'absència: [Insereix els noms dels que van demanar disculpes per l'absència] Ordre del Dia: 1. Revisió de l'estat del projecte 2. Discussió dels riscos del projecte 3. Revisió del progrés de l'equip 4. Qualsevol altre assumpte Resum de la reunió: 1. Revisió de l'estat del projecte: [Inseriu qualsevol actualització sobre el progrés i ressalteu qualsevol problema que s'hagi de solucionar] 2. Discussió dels riscos del projecte: [Inseriu els riscos potencials del projecte i un pla per mitigar aquests riscos] 3. Revisió del progrés de l'equip: [Inseriu el progrés revisat i discutiu els problemes sorgits] 4 Qualsevol altre assumpte: [Inseriu qualsevol altre assumpte important que no estigués inclòs a l'ordre del dia] Elements d'acció: [Inseriu una llista de qualsevol acció assignada durant la reunió, inclosa la part responsable i la data límit per a la realització] Propers passos: L'equip tindrà una reunió de seguiment a [Insereix data]. Paraules de cloenda: La reunió es va aixecar a [hora d'inserció]. Signat: [Insereix la signatura de la persona que porta l'acta] |
Consells per crear bones actes de reunió
No us preocupeu per capturar cada paraula, centreu-vos en registrar els principals temes, resultats, decisions i elements d'acció. Posa les discussions en una plataforma en directe perquè puguis captar totes les paraules en una gran xarxa🎣 - El tauler d'idees d'AhaSlides és una eina intuïtiva i senzilla perquè tothom pugui presentar les seves idees ràpidament. Així és com ho fas:
Crea una presentació nova amb el teu Compte AhaSlides, a continuació, afegiu la diapositiva de la pluja d'idees a la secció "Enquesta".
Escriu el teu tema de discussiói, a continuació, fes clic a "Presentar" perquè tothom a la reunió pugui unir-se i enviar les seves idees.
Sona fàcil, no? Proveu aquesta funció ara, és només una de les funcions útils per ajudar a facilitar les vostres reunions amb debats vius i sòlids.
Sortides de claus
L'objectiu de l'acta de la reunió és proporcionar una visió general d'alt nivell de la reunió per a aquells que no van poder assistir, així com mantenir un registre dels resultats de la reunió. Per tant, les actes han de ser organitzades i fàcils d'entendre, destacant la informació més important de manera clara i concisa.
