Benvinguts al món de les reunions productives! Com a professionals, tots sabem la importància de les reunions per obtenir resultats, prendre decisions i mantenir-se en el bon camí. No obstant això, no tots són de bona qualitat i són preferits.
Sovint, quan se li pregunta sobre les reunions, moltes persones reaccionen amb tremolor de cap o sospirs exasperats a causa de la seva ineficiència. Es troben atrapats en sessions improductives que consumeixen energia i temps. Per això, avui, anem a aprendre com tenir una bona reunió!
Comencem!
Comença la teva reunió amb AhaSlides.
Aconsegueix plantilles gratuïtes per a les teves reunions! Registra't de manera gratuïta i agafa el que vulguis de la biblioteca de plantilles!
🚀 Crea un compte gratuït ☁️
Què fa una bona reunió?
Les reunions són, sens dubte, una part essencial de qualsevol empresa o organització. Són una plataforma per reunir-se, intercanviar idees, prendre decisions i treballar per aconseguir un objectiu comú.
Una bona reunió és aquella que està ben organitzada, productiva, aconsegueix els resultats desitjats i fa que tots els participants se sentin escoltats i valorats.
Aquests són alguns factors que creen una bona reunió:
- Té una finalitat clara. Una bona reunió comença amb una agenda clara que indiqui el seu propòsit, juntament amb els objectius de la reunió i els resultats esperats, la qual cosa ajuda a mantenir la reunió encaminada i garanteix que tots els participants siguin conscients de les seves tasques.
- Afavoreix una comunicació eficaç. Una bona reunió requereix una comunicació eficaç. Tots els participants tindran l'oportunitat d'expressar els seus pensaments i idees, i la discussió s'ha de fomentar amb una escolta activa i un diàleg respectuós.
- Té resultats clars i accions de seguiment. Sense aquests, la reunió és improductiva i ineficaç, ja que els assistents no estaran segurs dels seus propers passos. A partir d'aquí, és difícil aportar eficiència a qualsevol reunió de seguiment.
Més consells amb AhaSlides
- Reunions a l'empresa | 10 Tipus comuns i bones pràctiques
- La millor manera d'acollir Trobades d'iniciació
- 11 passos per executar un èxit Reunió de Gestió Estratègica
8 consells per tenir una bona reunió
Això sí, per tenir una bona reunió com l'anterior i no perdre el temps i l'esforç dels assistents, cal tenir en compte la preparació i el seguiment abans, durant i després de la reunió. Tenir en compte aquests passos garantirà un resultat correcte i exitós.
Abans de la reunió - Que tingueu una bona reunió
1/ Definir la finalitat i el tipus de reunió
El propòsit, els objectius i el tipus de reunió s'han de definir i garantir que tots els participants entenguin. Ningú vol venir a una reunió durant 10 minuts i encara no és conscient de la seva responsabilitat i quin és el punt de discussió aquí. Alguns tipus de reunions només tenen finalitats específiques, com ara
- Reunions de presa de decisions. Es duen a terme quan es necessiten decisions i accions.
- Reunions de resolució de problemes. Estan cridats per trobar una solució a un problema/crisi.
- Reunions de pluja d'idees. Són un lloc per recollir noves idees innovadores amb les contribucions dels membres.
2/ Tenir una agenda
Assegureu-vos que teniu una agenda de reunions i enviar-lo abans de la reunió a tots els participants, cosa que ajudarà els assistents a entendre el propòsit, els objectius i els resultats esperats de la reunió. També serveix com a guia per ajudar-los a reunir de manera proactiva la informació i els documents necessaris, com ara informes, dades, presentacions o altres documents rellevants.
3/ Establir les regles bàsiques
Les regles bàsiques són directrius o normes acordades prèviament per tots els participants i ajuden a crear un entorn productiu i respectuós per a la discussió. Poden incloure el foment de l'escolta activa, el respecte a la diversitat, el temps limitat per a la discussió, etc.
Durant la reunió - Que tingueu una bona reunió
4/ Comença amb un joc trencaglaç
Començant per a trencagel creatiu és una bona manera d'alleujar la tensió i aconseguir que tothom tingui l'estat d'ànim adequat per a una reunió d'equip. Trencar els incòmodes moments de silenci a l'inici d'una reunió pot ajudar a establir el to per a una sessió productiva i agradable.
En lloc de confiar en l'antiquat, podeu participar en debats alegres, converses casuals o un qüestionari en directe que pot ser molt divertit, creatiu, competitiu i de fàcil creació en qüestió de minuts. Aleshores, per què no provar alguna cosa nova?
5/ Crear un espai de col·laboració
Una reunió d'equip és una valuosa oportunitat per discutir i prendre decisions com a grup. En lloc d'intentar plantejar noves idees al moment, els membres de l'equip haurien de presentar els seus informes, idees i perspectives preparats sobre la taula. D'aquesta manera, l'equip pot treballar junts per arribar a una decisió final ben pensada i encertada.
Aleshores, l'equip podria considerar la realització d'una enquesta en directe sobre les idees discutides i la recollida de comentaris en temps real enquestes en viu amb preguntes d'opció múltiple o obertes de AhaSlides.
Mitjançant l'ús d'un codi QR o enllaç únic, els membres de l'equip poden accedir instantàniament i aportar la seva entrada, i els resultats es mostraran directament a la pantalla. Això ajuda a evitar perdre el temps i garanteix que totes les idees es capturen de manera justa.
6/ Mantingueu el vostre equip compromès
No doneu als vostres assistents l'oportunitat de distreure'ls mantenint-los compromesos durant la reunió. Podeu organitzar una "taula rodona en línia" on tothom hi pugui participar i contribuir. Amb gent tímida? No et preocupis. Anònim Q & A solucionarà aquest problema.
A més, no us oblideu de deixar espai per a l'espontaneïtat. Perquè una reunió sana i activa és un lloc ideal per a que sorgeixin noves solucions i innovacions. Trencar l'atmosfera lenta i estressant animant els participants a pensar de manera creativa núvol de paraules serà una activitat interessant i eficaç. Prova i veu.
Després de la reunió - Que tingueu una bona reunió
7/ Finalitzar amb accions de seguiment i terminis clars
Per acabar la sessió estratègica, assegureu-vos que cada assistent tingui claredat sobre els seus propers passos.
Feu que els departaments discuteixin:
- Quines mètriques demostraran el seu progrés? Sigueu específics perquè es pugui fer un seguiment del progrés.
- Quins socis multifuncionals necessiten coordinació per tenir èxit? La col·laboració forta és clau.
- Quin tipus d'actualitzacions requeriran les reunions de seguiment? Informes? Presentacions? Feu una pluja d'idees sobre els resultats amb antelació.
- Quan podem esperar resultats o informació preliminar? Establiu terminis ambiciosos però assolibles per mantenir el ritme.
8/ Tenir acta de reunió
Sempre cal detallat, exhaustiu, clar i fàcil d'entendre minuts de trobada per enviar als participants, la junta directiva, els alts dirigents i els que no poden assistir. No només són documents, una base de contingut per a les properes reunions sinó també una base legal (en cas de necessitat).
Sortides de claus
Tant de bo, els consells per tenir una bona reunió que AhaSlides compartit anteriorment no són massa complicats. Tingueu en compte que les reunions productives són aquelles en què tothom se sent apreciat, escoltat i animat a parlar. La reunió ha de produir un resultat definit i complir el propòsit previst. Després de la reunió, tothom accepta les seves funcions i es compromet a seguir els plans tractats.
