Com organitzar reunions d'introducció fluides | Els millors consells desbloquejats el 2024!

Has anat mai a reunions introductòries reeixides?

Si participeu en un nou equip multifuncional a la feina o en un nou equip de projecte, pot ser algú d'altres departaments o d'altres empreses que potser no coneixeu o amb qui heu treballat abans, i voleu assegurar-vos que el vostre disponibilitat per comprometre's i invertir les teves habilitats i idees a l'equip, sobretot si aquest equip té un alt rendiment. Per tant, és fonamental organitzar una reunió per reunir nous companys.

No obstant això, no és d'estranyar si us sentiu una mica incòmode i nerviós, ja que fins i tot els professionals més experimentats tenen el nerviosisme a l'hora de tenir una reunió inicial amb un nou equip. Si sou un líder i us preocupa no poder organitzar reunions d'introducció a la productivitat.

Aquest article us donarà una guia completa, exemples i consells sobre què fa que les reunions introductories tinguin èxit.

En aquest article aprendràs

• Què és una reunió introductòria?
• Quin és l'objectiu de la reunió introductòria?
• Com organitzar una reunió introductòria efectiva
• Consells per organitzar una reunió introductòria amb èxit
• Sortides de claus

Més consells de AhaSlides

• Reunions a l'empresa
• Stand Up Meeting | La guia definitiva
• Els 8 millors consells per tenir una bona reunió

Què és una reunió introductòria?

Una reunió introductòria o de presentació té bastant el mateix significat quan es tracta de la presentació de l'equip quan és la primera vegada que els membres de l'equip i els seus líders es reuneixen oficialment, per determinar si les persones implicades volen establir una relació de treball i comprometre's amb l'equip en el futur.

Pretén donar temps als membres de l'equip per mantenir-se junts per conèixer els antecedents, els interessos i els objectius de cada participant. Depenent de les vostres preferències i les del vostre equip, podeu organitzar reunions de presentació formals o informals.

L'ordre del dia estàndard de la reunió introductòria inclou:

• Presentar l'objectiu de la reunió
• Presentar els líders i cada membre
• Parleu sobre les normes de l'equip, el treball, els beneficis i els tractaments...
• És hora de jugar alguns jocs
• Finalitzar les reunions i fer accions de seguiment

Quin és l'objectiu de les reunions d'introducció?

No només vegeu les presentacions com un quadre per comprovar. Aprofiteu aquest temps per encendre connexions reals, obtenir coneixements únics i establir un marc per a un treball en equip impecable. Les reunions de presentació són increïbles per:

• Potenciar el treball en equip i la cohesió d'equip

El primer objectiu de les reunions introductòries és apropar desconeguts als companys propers. Si no us heu vist mai i sabeu poc d'ells, hi haurà una falta de cohesió i connexió, que pot afectar l'esperit d'equip i la productivitat. Quan les persones poden discutir i unificar les regles de l'equip, les recompenses i els càstigs adequades, o saber que els seus líders són persones justes i fidels, els seus companys són humils, fiables, empàtics i més, es crearà confiança i un entorn de treball positiu entre els equip.

• Trencar la tensió i la incomoditat

És probable que la productivitat disminueixi si els empleats treballen en un entorn de treball pressionat. Tampoc és bo que els empleats espanten el seu líder en lloc d'inspirar-se per ells. Les reunions introductòries poden ajudar els nous equips a sentir-se més segurs per compartir les seves idees i opinions. També comencen a fer amics, a comunicar-se i a disminuir la incomoditat per seguir col·laborant. Per exemple, un membre de l'equip no dubta a parlar i demanar ajuda quan no pot complir els terminis.

• Ajudar a estructurar i alinear estàndards i pràctiques

L'èmfasi en les normes i els reglaments és una part important de les primeres reunions introductòries. No fer-ho clar, just i senzill al principi del treball en equip pot generar conflictes i mala comunicació en equip. Al contrari, si pots fer que l'equip segueixi el estàndards i pràctiques, hi haurà eficiència en els recursos per l'eficàcia i eficiència d'un equip, alhora que augmentarà la satisfacció laboral dels membres de l'equip que formen part d'un equip cohesionat.

Com organitzar una reunió introductòria efectiva

Les reunions introductòries poden seguir el procés estàndard de planificació de reunions amb el 5 ps: Propòsit, Planificació, Preparació, Participaciói Progrés. Depenent de la vostra limitació de temps, el nombre de participants, els antecedents del vostre equip i els vostres recursos, podeu organitzar reunions d'introducció formals o casuals. La primera impressió és important. Com més respecte i confiança apreciaran els membres del vostre equip quan mostreu reunions organitzades i considerades.

• Propòsit

Es tracta d'establir objectius per a les reunions. Sigueu clar i concís quan enumereu els objectius de les reunions, de manera que podeu tornar a centrar-vos fàcilment a tothom si un participant es distreu amb activitats no relacionades. Podeu plantejar-vos l'estructuració d'objectius organitzant una piràmide d'objectius que descrigui cada conjunt d'objectius a diversos nivells.

• Planificació

El primer que haurien de fer els nous líders d'equip és planificar detalls o desenvolupar una agenda. Quan tens alguna cosa a què referir-te, intentar recordar-ho tot sol alleuja l'estrès. Podeu crear una plantilla mitjançant una presentació de diapositives mitjançant PowerPoint o targetes de referència escrites a mà.

• Preparació

Aquesta part inclou algunes activitats com ara Preparar el guió de presentació de la reunió i Revisar l'agenda abans d'iniciar una reunió oficial. Serà més fàcil per a tu parlar tota la informació clau i centrar-te en l'agenda amb el suport de notes o guió de l'orador quan de sobte t'escapas.

• Participació

No oblideu animar els nous membres a fer preguntes i participar en activitats interactives durant les reunions. Si els altres semblen dubtar tant, demaneu-los la seva opinió. Assegureu-vos que tots els membres de l'equip tinguin l'oportunitat de parlar, no només centrar-se en els membres extrovertits. Podeu organitzar una enquesta en directe perquè alguns introvertits puguin compartir les seves opinions directament.

• Progrés

Hauríeu de concloure la vostra reunió amb un resum i informar accions per als propers passos. I, el seguiment després d'una reunió és una part crucial, podeu considerar prendre una decisió final i documentar-les.

Consells per organitzar una reunió introductòria amb èxit

• Utilitzeu una eina de presentació interactiva

Et sents tímid o incòmode el primer dia? Podeu fer que les vostres reunions de presentació siguin 100 vegades més divertides utilitzant una eina de presentació interactiva com ara AhaSlides!

A

Hi ha una dotzena de maneres de fer-ho, però us recomanem aquest esquema per trencar el gel ràpidament:

• Comenceu amb una diapositiva d'introducció.
• Condimenta les coses amb preguntes sobre tu amb punts i una taula de classificació.
• Finalitza amb una diapositiva de preguntes i respostes al final on tothom pot preguntar coses que s'han preguntat sobre tu.

Amb AhaSlides' plataforma de presentació interactiva, podeu crear una introducció convincent que faci volar la gent a la lluna🚀Proveu aquesta plantilla aquí:

• Comença una introducció amb "nosaltres"

L'equip treballa en la col·laboració entre els membres de l'equip per assolir objectius comuns no mostrar talents personals. Per tant, és significatiu emfatitzar el sentit de la cultura "nosaltres". Proveu d'utilitzar "nosaltres: en comptes de "jo" tant com sigui possible a les vostres diapositives introductòries i a les reunions senceres, excepte a la presentació personal. Això, en última instància, anima l'equip a col·laborar de manera més eficient perquè entenen que comparteixen una visió coherent i són es dediquen més a treballar per a l'equip que per ells mateixos.

• Diverteix els teus companys d'equip

Com començar les reunions de presentació de la manera més emocionant? Com que tots els membres són nous entre ells, com a amfitrió, podeu considerar començar amb alguns trencagels ràpids. També podeu configurar de 2 a 3 jocs i proves, i sessions de pluja d'idees perquè els altres tinguin temps per compartir la seva personalitat, talents i pensament; comunicar-se i treballar amb altres per millorar la cohesió de l'equip i la cultura i la connexió del lloc de treball. Per exemple, podeu provar alguns jocs com ara Cercle d'Apreciació, Caceres del carrony, Preferiries...

• Gestió del temps

Normalment, les reunions altament productives, poden durar entre 15 i 45 minuts, especialment les reunions introductòries, que s'han de controlar en 30 minuts. És temps suficient perquè els nous companys es coneguin, es presentin breument i col·laborin entre ells en unes quantes activitats senzilles i divertides de creació d'equip. També heu establert límits de temps per a diferents seccions per assegurar-vos que el vostre temps no s'esgoti mentre encara teniu molt per cobrir.

Sortides de claus

És beneficiós que el vostre equip comenci a treballar en equip amb un equip nou aprofitant les reunions introductòries. Organitzar una primera reunió pot ser un repte i una imitació. Quan estigueu en procés de preparació, no dubteu a buscar suport encara que sou un mestre de PowerPoint. Definitivament, podeu fer la vostra feina més fàcil i estalviar-vos el dia AhaSlides.

Preguntes freqüents

Ref: En efecte. BetterUp, Linkedin