Si participeu en un nou equip multifuncional a la feina o en un nou equip de projecte, pot ser algú d'altres departaments o d'altres empreses que potser no coneixeu o amb qui heu treballat abans, i voleu assegurar-vos que el vostre disponibilitat per comprometre's i invertir les teves habilitats i idees a l'equip, sobretot si aquest equip té un alt rendiment. Per tant, és fonamental organitzar una reunió per reunir nous companys.
No obstant això, no és d'estranyar si us sentiu una mica incòmode i nerviós, ja que fins i tot els professionals més experimentats tenen el nerviosisme a l'hora de tenir una reunió inicial amb un nou equip. Si sou un líder i us preocupa no poder organitzar reunions d'introducció a la productivitat.
Aquest article us donarà una guia completa, exemples i consells sobre què fa que les reunions introductories tinguin èxit.
En aquest article aprendràs
- Què és una reunió introductòria?
- Quin és l'objectiu de la reunió introductòria?
- Com organitzar una reunió introductòria efectiva
- Consells per organitzar una reunió introductòria amb èxit
- Sortides de claus
Què és una reunió introductòria?
Una reunió introductòria o de presentació té bastant el mateix significat quan es tracta de la presentació de l'equip quan és la primera vegada que els membres de l'equip i els seus líders es reuneixen oficialment, per determinar si les persones implicades volen establir una relació de treball i comprometre's amb l'equip en el futur.
Pretén donar temps als membres de l'equip per mantenir-se junts per conèixer els antecedents, els interessos i els objectius de cada participant. Depenent de les vostres preferències i les del vostre equip, podeu organitzar reunions de presentació formals o informals.
L'ordre del dia estàndard de la reunió introductòria inclou:
- Presentar l'objectiu de la reunió
- Presentar els líders i cada membre
- Parleu sobre les normes de l'equip, el treball, els beneficis i els tractaments...
- És hora de jugar alguns jocs
- Finalitzar les reunions i fer accions de seguiment
Quin és l'objectiu de les reunions d'introducció?
No només vegeu les presentacions com un quadre per comprovar. Aprofiteu aquest temps per encendre connexions reals, obtenir coneixements únics i establir un marc per a un treball en equip impecable. Les reunions de presentació són increïbles per:
- Potenciar el treball en equip i la cohesió d'equip
El primer objectiu de les reunions introductòries és apropar els desconeguts als companys d'equip. Si no us heu vist mai abans i en sabeu poc, hi haurà una manca de cohesió i connexió, cosa que pot afectar l'esperit d'equip i la productivitat. Quan les persones poden discutir i unificar les normes de l'equip, les recompenses i els càstigs adequats, o saben que els seus líders són persones justes i fidels, que els seus companys d'equip són humils, fiables, empàtics i més, es crearà confiança i un ambient de treball positiu entre l'equip.
- Trencar la tensió i la incomoditat
És probable que la productivitat disminueixi si els empleats treballen en un entorn de treball pressionat. Tampoc és bo que els empleats espanten el seu líder en lloc d'inspirar-se per ells. Les reunions introductòries poden ajudar els nous equips a sentir-se més segurs per compartir les seves idees i opinions. També comencen a fer amics, a comunicar-se i a disminuir la incomoditat per seguir col·laborant. Per exemple, un membre de l'equip no dubta a parlar i demanar ajuda quan no pot complir els terminis.
- Ajudar a estructurar i alinear estàndards i pràctiques
L'èmfasi en les normes i els reglaments és una part important de les primeres reunions introductòries. No fer-ho clar, just i senzill al principi del treball en equip pot generar conflictes i mala comunicació en equip. Al contrari, si pots fer que l'equip segueixi el estàndards i pràctiques, hi haurà eficiència en els recursos per l'eficàcia i eficiència d'un equip, alhora que augmentarà la satisfacció laboral dels membres de l'equip que formen part d'un equip cohesionat.
Com organitzar una reunió introductòria efectiva
Les reunions introductòries poden seguir el procés estàndard de planificació de reunions amb el 5 ps: Propòsit, Planificació, Preparació, Participaciói Progrés. Depenent de la vostra limitació de temps, el nombre de participants, els antecedents del vostre equip i els vostres recursos, podeu organitzar reunions d'introducció formals o casuals. La primera impressió és important. Com més respecte i confiança apreciaran els membres del vostre equip quan mostreu reunions organitzades i considerades.
- Propòsit
Es tracta d'establir objectius per a les reunions. Sigueu clar i concís quan enumereu els objectius de les reunions, de manera que podeu tornar a centrar-vos fàcilment a tothom si un participant es distreu amb activitats no relacionades. Podeu plantejar-vos l'estructuració d'objectius organitzant una piràmide d'objectius que descrigui cada conjunt d'objectius a diversos nivells.
- Planificació
El primer que haurien de fer els nous líders d'equip és planificar els detalls o desenvolupar una agenda. Quan tens alguna cosa a la qual referir-te, intentar recordar-ho tot pel teu compte alleuja l'estrès. Pots crear una plantilla utilitzant una presentació de diapositives a través del PowerPoint. o targetes de referència escrites a mà.
- Preparació
Aquesta part inclou algunes activitats, com ara preparar el guió d'introducció de la reunió i revisar l'ordre del dia abans de començar una reunió oficial. Us serà més fàcil dir tota la informació clau i centrar-vos en l'ordre del dia amb el suport de les notes del ponent o un guió quan de sobte us oblideu.
- Participació
No oblideu animar els nous membres a fer preguntes i participar en activitats interactives durant les reunions. Si els altres semblen dubtar tant, demaneu-los la seva opinió. Assegureu-vos que tots els membres de l'equip tinguin l'oportunitat de parlar, no només centrar-se en els membres extrovertits. Podeu organitzar una enquesta en directe perquè alguns introvertits puguin compartir les seves opinions directament.
- Progrés
Hauríeu de concloure la vostra reunió amb un resum i informar accions per als propers passos. I, el seguiment després d'una reunió és una part crucial, podeu considerar prendre una decisió final i documentar-les.
Consells per organitzar una reunió introductòria amb èxit
- Utilitzeu una eina de presentació interactiva
Et sents tímid o incòmode el primer dia? Podeu fer que les vostres reunions d'introducció siguin 100 vegades més divertides utilitzant una eina de presentació interactiva com AhaSlides!
Hi ha una dotzena de maneres de fer-ho, però us recomanem aquest esquema per trencar el gel ràpidament:
- Comenceu amb una diapositiva d'introducció.
- Condimenta les coses amb preguntes sobre tu amb punts i una taula de classificació.
- Finalitza amb una diapositiva de preguntes i respostes al final on tothom pot preguntar coses que s'han preguntat sobre tu.
Amb la plataforma de presentació interactiva d'AhaSlides, podeu crear una introducció convincent que porti la gent a la lluna🚀Proveu aquesta plantilla aquí:
- Comença una introducció amb "nosaltres"
L'equip treballa en la col·laboració entre els membres de l'equip per aconseguir objectius comuns, no per mostrar talents personals. Per tant, és important emfatitzar el sentit de la cultura del "nosaltres". Intenteu utilitzar "nosaltres" en lloc de "jo" tant com sigui possible a les diapositives introductòries i a totes les reunions, excepte a la introducció personal. Això, en última instància, anima l'equip a col·laborar de manera més eficient perquè entenen que comparteixen una visió coherent i estan més dedicats a treballar per a l'equip que per a ells mateixos.
- Diverteix els teus companys d'equip
Com començar les reunions introductòries de la manera més emocionant? Com que tots els membres són nous entre ells, com a amfitrió, podeu plantejar-vos començar amb alguns trencaglaços ràpids. També podeu organitzar de 2 a 3 jocs i qüestionaris, i sessions de pluja d'idees per permetre que els altres tinguin temps de compartir la seva personalitat, talents i pensament; comunicar-se i treballar amb els altres per millorar la cohesió de l'equip i la cultura i la connexió al lloc de treball. Per exemple, podeu provar alguns jocs com Cercle d'Apreciació, Caceres del carrony, Preferiries...
- Gestió del temps
Normalment, les reunions altament productives poden durar entre 15 i 45 minuts, especialment les reunions introductòries, que s'han de controlar en 30 minuts. És temps suficient perquè els nous companys d'equip es coneguin, es presentin breument i col·laborin entre ells en unes quantes activitats senzilles i divertides de treball en equip. També heu establert límits de temps per a les diferents seccions per assegurar-vos que el vostre temps no s'esgoti mentre encara teniu molta feina per cobrir.
Sortides de claus
És beneficiós per al vostre equip començar a treballar en equip amb un equip nou aprofitant les reunions introductòries. Organitzar una primera reunió pot ser difícil i intimidatori. Quan estigueu en el procés de preparació, no dubteu a buscar ajuda, fins i tot si sou un mestre del PowerPoint. Definitivament, podeu facilitar-vos la feina i estalviar-vos el dia amb... AhaSlides.
Adapta’t a VeriFactu sense canviar el teu sistema - Preguntes freqüents
De què parleu en una reunió de presentació?
1. Trencagels: comença amb una pregunta o activitat divertida per trencar el gel per ajudar la gent a relaxar-se. Mantingueu-lo lleuger!
2. Antecedents professionals - Feu que cada persona comparteixi el seu recorregut professional fins ara, incloses les funcions i experiències anteriors.
3. Habilitats i interessos - Més enllà de les habilitats laborals, descobreix les aficions, passions o àrees d'experiència dels membres de l'equip fora de 9-5.
4. Estructura de l'equip - Esquema els rols i qui és el responsable de què a un alt nivell. Aclarir com treballa l'equip.
5. Objectius i prioritats - Quins són els objectius de l'equip i de l'organització per als propers 6-12 mesos? Com aporten els rols individuals?
Com s'estructura una reunió introductòria?
Aquí teniu una manera d'estructurar la vostra reunió de presentació:
1. Benvinguda i trencaglaç (5-10 minuts)
2. Presentacions (10-15 minuts)
3. Antecedents de l'equip (5-10 minuts)
4. Expectatives de l'equip (5-10 minuts)
5. Preguntes (5 minuts)
Què dius en obrir una reunió?
Aquests són alguns suggeriments sobre què dir quan s'obre una reunió introductòria:
.1. Benvinguda i presentacions:
"Benvinguts a tothom i gràcies per acompanyar-nos avui. Estem emocionats de començar les coses"
2. Inici del trencaglaç:
"D'acord, afluixem-nos amb una pregunta lleugera per trencar el gel..."
3. Previsualització dels passos següents:
"Després d'avui farem un seguiment de les accions i començarem a planificar la nostra feina"
Ref: En efecte. BetterUp, Linkedin
