En els negocis, és tabú no complir els terminis. Complir amb els terminis és essencial per mantenir un flux de treball eficaç i productiu, i mantenir relacions amb empresaris i clients. Aleshores, com podeu complir els terminis de manera fàcil i eficaç? La gestió dels terminis és un art. No es tracta només d'habilitats de gestió del temps, sinó també de lideratge i altres qualitats. Vegem les 14 maneres provades d'ajudar-vos a complir estrictament els terminis amb resultats d'alta qualitat.
Taula de continguts
- Per què és important complir amb els terminis?
- 14 maneres efectives de complir els terminis
- Sortides de claus
- Preguntes freqüents
Consells de AhaSlides
- Guia per a una presentació inspiradora de gestió del temps (+ Plantilla gratuïta) el 2024
- Guia per a un pla d'execució eficaç del projecte | Actualitzat el 2024
- Més de 10 eines de col·laboració gratuïtes perquè els equips puguin utilitzar | Revelació 2024
Per què és important complir amb els terminis?
Hi ha moltes raons per les quals els terminis són importants i hem de complir-los.
- Assegureu-vos d'acabar el vostre treball: Molta gent tendeix a procrastinar el major temps possible. Per ser sincers, els terminis ens motiven a fer més en un temps limitat. Comprometre's amb els terminis si la primera manera d'assegurar-te que tens un objectiu clar i la sensació d'urgència pot impulsar-te a prendre mesures immediatament.
- Guanyeu-vos respecte i confiança: moltes vegades la falta de terminis deixarà una imatge negativa de la persona i de l'empresa per a la qual treballa. A la llarga, ningú vol treballar i cooperar amb aquells que sempre incompleixen els terminis perquè afecten la productivitat laboral i l'assoliment dels equips, la relació entre les empreses i els clients.
- Eviteu conseqüències adverses: moltes indústries requereixen una gestió estricta dels terminis, ja que no complir-los farà que infringeixi la llei i pot comportar sancions econòmiques.
- Descobriu els problemes abans d'hora: tan aviat com acabeu les tasques abans dels terminis, tindreu més temps per revisar-lo, cosa que millora la qualitat del treball i obtindreu el reconeixement dels vostres directius.
14 maneres efectives de complir els terminis
Per ajudar-vos a mantenir-vos al dia dels vostres terminis, aquí teniu alguns consells útils a seguir:
Coneix el teu termini
El primer que has de fer si vols complir els terminis és entendre els requisits per fer la feina dins de la data de venciment, quants dies queden, si són suficients per acabar la teva feina a temps, quantes persones necessiten completar-la. les tasques, i així una. Si els projectes no tenen dates de finalització clares, no dubteu a demanar-ho immediatament.
Negociar un termini clar
L'ambigüitat és l'enemic de la productivitat. Com a directiu, és fonamental tenir clar els terminis que doneu als vostres empleats. Pel que fa als empleats, si trobeu que la data límit és inacceptable, intenteu negociar o mantenir una comunicació oberta amb els vostres empresaris. Un termini massa ajustat o una sobrecàrrega pot provocar un treball i un rendiment de baixa qualitat.
No et comprometis mai
Sigueu realistes sobre el que es pot aconseguir en un període de temps determinat. El compromís excessiu pot provocar estrès, una qualitat compromesa i terminis perduts. Establir objectius assolibles garanteix un ritme de treball més saludable, redueix l'estrès i promou resultats d'alta qualitat constantment.
Prioritzar les tasques
Per complir els terminis quan s'han de fer diverses tasques al mateix temps, comenceu per identificar les tasques en funció de la urgència i la importància. La priorització garanteix que els elements crítics s'aborden primer, minimitzant el risc de passar per alt els components clau. Aquest enfocament ajuda a mantenir un enfocament estratègic durant tot el projecte.
Identificar les dependències de les tasques
També és important reconèixer les interdependències entre tasques. En un projecte, algunes tasques s'han de fer abans de passar a un altre, mentre que algunes es poden fer de manera independent. És la funció del gerent comprendre com es relaciona cada tasca amb les altres per ajudar a crear un flux de treball lògic i eficient. Abordar les tasques dependents de manera seqüencial evita colls d'ampolla i promou una progressió suau.
Creeu una llista de verificació
Abans de prendre mesures, crear una llista de verificació pot aportar molts avantatges. Una llista de verificació és una eina valuosa per mantenir-se organitzat i en objectiu, fer un seguiment del vostre progrés i de les activitats desfets. Podeu crear una llista de verificació al matí o al final del dia.
Deixeu de banda qualsevol distracció
Un dels consells més efectius per complir la data límit és mantenir-se concentrat tant com sigui possible sense elements interromputs, com ara notificacions constants per correu electrònic, alertes de xarxes socials i reunions innecessàries. Podeu considerar utilitzar el temps de l'efecte Pomodoro per implementar breus ràfegues de treball intens seguits de breus pauses o reorganitzar l'espai de treball sense distraccions innecessàries.
Pressuposteu el vostre temps
Tot pot sortir malament sense un pla acurat. Intenteu pressupostar el vostre temps meticulosament des de l'inici del projecte. Desenvolupar un pressupost de temps complet implica desglossar tot el projecte en tasques manejables, estimar el temps necessari per a cadascuna i assignar els recursos amb criteri.
Afegiu temps de memòria intermèdia
"Només el 37% dels equips completen els projectes a temps, la majoria de les vegades". Per tant, una altra manera fantàstica d'assegurar-vos que sempre compliu la data límit és afegir temps de memòria intermèdia, el que significa assignar temps addicional més enllà de la durada estimada per a cada tasca. El temps tampó ofereix la flexibilitat per adaptar-se a les circumstàncies canviants sense posar en perill la data límit del projecte. Permet ajustos sense crear un efecte dòmino de retards en tasques posteriors.
Busca motivacions
Les motivacions, com les recompenses tangibles o intangibles, són una gran ajuda per animar-vos a complir els terminis. Identifiqueu aspectes del projecte que s'alineen amb la vostra passió i interessos. Centrar-se en allò que t'agrada de la feina pot reactivar l'entusiasme i l'impuls. Si és possible, veient els reptes com a experiències d'aprenentatge, on puguis desbloquejar el teu potencial i les teves habilitats.
Juga amb els teus punts forts primer
Quan feu el pla o prioritzeu les tasques, determineu les tasques que s'alineen amb les vostres habilitats i experiència. Abordar les tasques en les quals excel·leu inicialment genera confiança, estableix impuls i estableix un to positiu per a la resta del projecte. A mesura que es mostren els punts forts, us serà més fàcil abordar aspectes més desafiants amb una sensació de realització en lloc d'una càrrega.
Treballa quan siguis més productiu
D'alguna manera és cert dir que quan el teu cervell està fresc i amb energia, treballes de manera més productiva. El pic de productivitat varia per a diferents persones. Tant si sou una persona al matí com si sou més eficaç a la tarda, alinear el vostre treball amb el vostre rellotge biològic millora l'eficiència, assegurant que les tasques es completin amb un enfocament i una energia òptims.
Aprofitar les eines
No perdis mai l'oportunitat d'aprofitar les eines. Per exemple, identifiqueu tasques repetitives dins del vostre flux de treball i busqueu eines d'automatització per racionalitzar aquests processos. Algunes tasques es poden fer amb estalvi de temps i costos amb el suport d'eines gratuïtes. Per exemple, utilitzant eines de presentació en línia com AhaSlides per ajudar-vos a desenvolupar diapositives, reunions, trencagels i esdeveniments atractius i interactius.
Demanar ajuda
Per complir amb els terminis de manera eficaç, no dubteu a demanar ajuda als membres de l'equip dels vostres companys i professionals amb experiència. La recerca d'ajuda és una forma estratègica i proactiva de superar els reptes, gestionar les càrregues de treball i garantir l'èxit del projecte. Tingueu en compte que, quan sol·liciteu ajuda, heu de comunicar clarament l'assistència específica que necessiteu. Proporcioneu context, detalls i qualsevol informació rellevant per assegurar-vos que la persona entén la naturalesa de la tasca o repte.
Sortides de claus
💡Si us esteu preparant per al proper esdeveniment a l'últim moment o el termini s'acosta, prova-ho AhaSlides. Aquesta eina de presentació interactiva és un conjunt d'eines perfecte per ajudar-vos a dissenyar trencagels virtuals memorables, pluja d'idees, qüestionaris i molt més.
Preguntes freqüents
Com demostres la teva capacitat per complir els terminis?
La capacitat de complir els terminis es pot descriure a través de diversos atributs i comportaments clau, com ara discernir entre tasques en funció de la seva urgència i impacte en els objectius generals del projecte, mantenir un equilibri saludable entre la vida laboral i la vida familiar, una atenció meticulosa als detalls, l'excel·lència en adaptabilitat i problemes. resoldre, i molt més.
Com puc treballar millor amb els terminis?
- Utilitzeu el temporitzador d'efecte Pomodoro
- Crea un espai de treball ideal
- Planifiqueu una llista de tasques gestionables i seguiu-la
- Eviteu la multitarea
- Deixeu les tasques difícils més tard
- Eliminar les distraccions
Com gestioneu el compliment de les respostes de terminis ajustats?
Durant les reunions, organitzar sessions de preguntes i respostes és una activitat habitual, i moltes d'elles s'organitzen amb terminis estrictes, temps dedicat a cada pregunta, temps per recollir preguntes i molt més. Per tant, utilitzant eines de preguntes i respostes en línia com AhaSlides pot ajudar a racionalitzar aquest procés i millorar l'eficiència general de les vostres reunions. Els participants poden enviar les seves preguntes directament a través de la plataforma, eliminant la necessitat de targetes físiques de preguntes o aixecar la mà. Això no només estalvia temps, sinó que també garanteix que tots els participants tinguin les mateixes oportunitats de contribuir, fomentant un entorn més inclusiu i col·laboratiu.
Ref: En efecte | Eines mentals
