E riunioni ponu esse un elementu essenziale di l'efficacità, di a coordinazione è di l'unità di a squadra. Parechje cumpagnie urganizanu una riunione almenu una volta à settimana, chì pò esse una riunione informale per avè simpliciamente una cunversazione prufonda cù i so impiegati o una riunione più formale di u cunsigliu di gestione per discute u pianu futuru di a cumpagnia è u rapportu annuale di fine annu. Hè ubligatoriu per l'amministratori o i dirigenti d'invià lettere d'invitu à e riunioni à i participanti o invitati.
Un invitu à a riunione hè impurtante per fà e riunioni ufficiali in modu efficace è lisu. Ci hè parechje manere di mandà inviti à a riunione. In questu articulu, avemu focu annantu à trattà e-mail d'invitu à a riunione, u metudu più còmuda è populari per invità a ghjente à participà à e vostre riunioni.
Table di cuntinutu
- Chì ghjè un email d'invitu à una riunione?
- Perchè l'email d'invitu à a riunione hè impurtante?
- Scrivite l'e-mail d'invitu à a riunione passu à passu
- Tipi di e-mail d'invitu à a riunione è Esempii
- U Line fermentazione
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Chì ghjè un email d'invitu à una riunione?
Una parte chjave di l'attività cummerciale, un email d'invitu à una riunione hè un missaghju scrittu cù una dimustrazione di u scopu di a riunione è una dumanda per chì e persone si uniscinu à a riunione dopu a data è u locu specifichi, più allegati più dettagliati se necessariu. Pò esse scrittu in stili formali o informali secondu e caratteristiche di e riunioni. Devenu esse scritti in un tonu è un stile adattatu per risponde à l'etichetta di l'email cummerciale.
Tuttavia, ùn cunfundite micca un email d'invitu à una riunione cù un email di dumanda di riunione. A differenza chjave trà sti email hè chì un email di dumanda di riunione hà per scopu di fissà un appuntamentu cù qualchissia, mentre chì un email d'invitu à una riunione hà per scopu d'invità vi à una riunione in date è locu annunziati.
Perchè l'email d'invitu à a riunione hè impurtante?
Utilizà l'inviti per email porta assai benefici. I vantaghji di l'inviti per email sò elencati quì sottu:
- Si cunnetta direttamente à i calendarii. Quandu i destinatari accettanu un invitu, hè aghjuntu torna à u so calendariu cummerciale, è riceverete un ricordu, cum'è l'altri eventi nutati in u calendariu.
- Hè còmuda è veloce. I vostri ricevitori ponu ghjunghje à l'email immediatamente dopu avè clicatu u buttone di mandà. Cume si va direttamente à u destinatariu, se l'indirizzu email hè sbagliatu, pudete uttene l'annunziu subitu è andà rapidamente per più suluzioni.
- Hè risparmiu di tempu. Pudete mandà email di gruppu cù millaie di indirizzi email à u stessu tempu.
- Hè economicu. Ùn avete micca bisognu di spende un budget per a spedizione.
- Pò esse generatu direttamente da a vostra piattaforma webinar preferita. A menu chì ùn avete una riunione in faccia, a vostra prima scelta serà probabilmente Zoom, Microsoft Teams, o qualcosa equivalente. Quandu RSVP hè cunfirmatu, tutti i ligami è i tempi sò sincronizzati via email, cusì l'assistente pò evità a cunfusione cù altri avvenimenti.
Hè un fattu chì miliardi di email sò mandati ogni ghjornu è parechji di elli sò spam. Ognunu usa almenu un email per scambià missaghji impurtanti per u travagliu, acquisti, riunioni è assai di più. Tuttavia, postu chì duvete leghje tunnellate di email per ghjornu, ùn hè micca surprisante chì qualchì volta si scontra u fenomenu di "stanchezza di l'email". Cusì, mandà un bon email d'invitu pò evità malintesi o ignuranza innecessarii da i destinatari.
Scrivite un e-mail d'invitu à a riunione passu à passu
Un bonu email d'invitu à a riunione hè essenziale è, in regula, impacta un trasmissione per e-mail rate.
Ci sò e regule di etichetta è i principii chì ognunu deve rispettà per compie un email d'invitu à una riunione d'affari in quantu à i destinatari. Pudete amparà à scrive un email standard d'invitu à una riunione seguendu questi passi:
Passu 1: Scrivite una linea di sughjettu forte
Hè un fattu chì u 47% di i destinatari di e-mail leghjenu e-mail chì anu un ughjettu chjaru è cuncisu. A prima impressione hè impurtante. Questu pò fà chì i destinatari sentinu un sensu d'urgenza o d'impurtanza, ciò chì porta à un tassu d'apertura più altu.
- Cortu, miratu. Siate fattuale, micca enigmaticu.
- Pudete dumandà a cunferma di l'assistenza in u sughjettu cum'è un signu d'urgenza.
- O aghjunghje un tonu di sentimentu cum'è ùn vi scurdate di l'impurtanza, l'urgenza, ...
- Aghjunghjite u tempu se vulete enfatizà u prublema sensitivu à u tempu
Per esempiu: "Reunione 4/12: sessione di brainstorm di prughjettu" o "Importante. Per piacè RSVP: Reunione di Strategia di Novu Produttu 10/6"
Passu 2: Cumincià cù una Introduzione rapida
In a prima linea, hè una bona idea di fà un brevi di quale site, quale hè a vostra pusizioni in l'urganizazione è perchè avete ghjunghje à elli. Allora pudete vede direttamente u scopu di a riunione. Parechje persone facenu l'errore di furnisce un scopu vagu di a riunione cum'è pensanu chì i participanti anu da sapè.
- Fate a vostra introduzione piacevule o ligata à u travagliu
- Ricordate à i participanti s'ellu ci vole à finisce qualsiasi attività o porta qualcosa cun elli à a riunione.
Per esempiuSalutu membru di a squadra, aspettu cun impazienza di vedevi à u lanciu di u novu pruduttu luni prossimu.
Step 3: Share Time and Location
Duvete include l'ora esatta di a riunione. Duvete ancu dì cumu è induve a riunione si svolge, sia in persona sia in linea, è offre linee guida o ligami di piattaforma in casu chì ne anu bisognu.
- Aghjunghjite u fusu orariu se alcuni impiegati travaglianu in diverse zone di u mondu
- Mencione una durata stimata di a riunione
- Quandu date indicazioni, siate u più dettagliatu pussibule o allegate una guida cartografica
Per esempiuPer piacè, unitevi à noi u venneri 6 d'ottobre à 1:00 in a sala di riunione 2, à u secondu pianu di l'edifiziu amministrativu.
Passu 4: Descrive l'agenda di a riunione
Coprite l'ubbiettivi chjave o l'agenda di a riunione pruposta. Ùn menziunate micca i dettagli. Pudete simpricimenti indicà u tema è u calendariu. Per e riunioni formali, pudete aghjunghje un documentu dettagliatu. Questu hè particularmente utile per aiutà i participanti à fà a so preparazione in anticipu.
Per esempiu, pudete principià cù: Avemu intenzione di discute..../ Vulemu trattà alcuni di i prublemi o cum'è seguita:
- 8:00-9:30 : Introduzione à u Prughjettu
- 9:30-11:30: Presentazioni da Howard (IT), Nour (Marketing) è Charlotte (Vendite)
Passu 5: dumandate un RSVP
Esigendu un RSVP pò aiutà à cunfirmà una risposta da i vostri destinatari. Per prevene l'ambivalenza, una risposta preferita è un limitu di tempu per i participanti per informà di a so presenza o assenza deve esse inclusa in u vostru email. Per quessa, sè ùn avete micca ricevutu u so RSVP à u mumentu chì regulate, pudete fà azzione di seguitu rapidu.
Per esempiu: Per piacè RSVP da [data] à [indirizzu email o numeru di telefunu]
Passu 6: Aghjunghje una Firma di Email Prufessiunale è una Marca
Una firma di email cummerciale deve include u nome cumpletu, u titulu di a pusizione, u nome di a cumpagnia, l'infurmazioni di cuntattu, siti web persunali è altri indirizzi hyperlinked.
Pudete facilmente persunalizà a vostra firma cù Gmail.
Per esempiu:
Jessica Madison
Chief Regional Marketing Officer, Inco Industry
555-9577-990
Ci sò parechji creatori di firme di email gratuiti chì vi risparmianu tempu è sforzu, cum'è A mo firma.
Tipi di e-mail d'invitu à a riunione è Esempii
Tenite in mente chì e diverse tippi di riunioni avarà diverse norme è stili di scrittura da seguità. Comu regula, separemu e-mail d'invitu à a riunione basatu annantu à u so livellu formale o informale, cumprese o escludendu riunioni virtuali o riunioni in linea pura. In questa parte, cullemu è vi presentemu alcuni tipi tipici di inviti à a riunione è u mudellu di ogni tipu chì sò popularmente utilizati in e-mail d'invitu di riunioni d'affari.
#1. L'e-mail di dumanda di a riunione formale
L'email di dumanda di riunione formale hè adupratu per e grande riunioni chì si svolgenu di solitu una o trè volte à l'annu. Hè una grande riunione formale, dunque u vostru email deve esse scrittu in un stile di scrittura formale. L'appendici allegate sò necessarie per rende più chjaru à u participante cumu participà à a riunione, cumu truvà u locu è per dettaglià l'ordine di u ghjornu.
E riunioni formali implicanu:
- Reunione di gestione
- Reunione di u cumitatu
- Reunione di u Cunsigliu di Amministrazione
- Assemblea di l'azionisti
- Reunione di strategia
Esemplariu 1: l'azionisti mudellu di email d'invitu
Oggettu: Impurtante. Site invitatu à l'Assemblea Generale Annuale. [Tempu]
[Nome di u destinatariu]
[Nome di a Cumpagnia]
[Tittulu di travagliu]
[Indirizzu di a Cumpagnia]
[Data]
Cari Azionisti,
Avemu u piacè di invitavi à l'Assemblea Generale Annuale chì si terrà [Time], [Address]
L'Assemblea Annuale di l'Azionisti hè un'occasione eccezziunale per l'infurmazioni, u scambiu è a discussione trà [Nome di a Cumpagnia] è tutti i nostri azionisti.
Hè ancu l'uppurtunità di spressione è votu per ghjucà un rolu attivu in a decisione maiò per [Nome di a cumpagnia], a priscinniri di u numeru di azzioni pussede. A riunione coprerà i seguenti agendas chjave:
Agenda 1:
Agenda 2:
Agenda 3:
Agenda 4:
Truverete struzzioni nantu à cumu participà à sta riunione, l'agenda è u testu di e risoluzioni da esse presentate per a vostra appruvazioni in u documentu annessu sottu.
Vogliu ringrazià vi, in nome di u cunsigliu, per a vostra cuntribuzione è a vostra lealtà à u [Nome di a Cumpagnia] è aghju aspittatu per accoglievi à a Reunione annantu [Data]
Saluti curdiali,
[Nome]
[Titulu di u postu]
[Nome di a Cumpagnia]
[Indirizzu di Cumpagnia è situ web]
Esemplariu 2: Reunione di strategia mudellu di email d'invitu
[Nome di u destinatariu]
[Nome di a Cumpagnia]
[Tittulu di travagliu]
[Indirizzu di a Cumpagnia]
[Data]
Linia d'ughjettu: Campagna di Marketing Launch Project Reunione: 2/28
Per contu di [nome di l'impresa], Vogliu invitarvi à assistisce à una riunione d'affari chì sò tenuti à [Nome di a Sala di Cunferenza, Nome di l'Edifiziu] [Data è Ora]. A riunione durà per [Durata].
Hè u mo piacè di accoglievi à a prima tappa di u nostru prughjettu per discutiri a nostra pruposta futura [Dettagli] è apprezzemu a vostra preziosa intuizione nantu à questu. Eccu un brevi riassuntu di a nostra agenda per u ghjornu:
Agenda 1:
Agenda 2:
Agenda 3:
Agenda 4:
Sta pruposta hè cunsiderata da tutta a nostra squadra cum'è una di e più impurtanti. Per a vostra ulteriore riferenza, avemu allegatu un documentu à sta lettera chì vi furnisce infurmazioni più dettagliate per chì possiate truvà cunveniente di preparà a riunione in anticipu.
Aspittemu tutti cun impazienza di avè una cunversazione cun voi per discute ciò chì pudemu fà di più per fà chì sta pruposta funziona cù successu. Mandate qualsiasi quistione o raccomandazione per a riunione prima. [Terminu] à mè direttamente rispondendu à questu email.
Avè un bellu ghjornu avanti.
Grazie,
Coperchio,
[Nome]
[Titulu di u postu]
[Nome di a Cumpagnia]
[Indirizzu di Cumpagnia è situ web]
#2. L'e-mail d'invitu à a riunione informale
Cù un email d'invitu à una riunione formale, hè simplicemente una riunione cù u persunale di livellu sottu a dirigenza o i membri di a squadra. Hè assai più faciule per voi di pensà à cumu scrive in modu adattatu. Pudete scrive in un stile informale cù un tonu amichevule è allegru.
E riunioni informali implicanu:
- Reunione di brainstorming
- Reunione per risolve i prublemi
- Training
- Reunione di check-in
- Reunione di Team Building
- Chats di caffè
Esempiu 3: mudellu di e-mail di invitu à a riunione di check-in
Subject line: Urgente. [Nome di u prugettu] fighja. [Data]
Care squadre,
Auguri!
Hè statu piacevule è divertente per avè u tempu di travaglià cun voi in quantu [Nome di u prugettu]. Tuttavia, per esse capace di cuntinuà cù i nostri piani in modu efficace, crede chì u tempu hè ghjustu per noi di raportà nantu à u prugressu chì hè statu fattu è aghju apprezzà l'uppurtunità di scuntràvi à [locu] per discutiri a materia più in più à [Data è ora].
Aghju aghjustatu ancu una lista di tutti l'agenda chì avemu bisognu di discutiri. Ùn vi scurdate di preparà u vostru rapportu di cumpiimentu di u compitu. Per piacè aduprate questu [Link] per fà sapè s'è tù sarè capaci di fà.
Per piacè email a vostra cunferma prima.
Coperchio,
[Nome]
[Tittulu di travagliu]
[Nome di a Cumpagnia]
Esemplariu 4: squadra building mudellu di e-mail d'invitu
Cari membri di a squadra,
Questu hè per informà chì u [Nome di u dipartimentu] hè urganizatu a Team Building Meeting per tutti i nostri staffi membri nantu [Data è ora]
Per u sviluppu prufessiunali più avanzatu, hè estremamente significativu chì cresce inseme è chì pò accade solu se travagliammu in squadra per chì e nostre cumpetenze è talenti ponu esse sfruttate per purtà un megliu rendimentu. Hè per quessa chì u nostru dipartimentu cuntinueghja à prumove ogni mese diverse attività di team building.
Per piacè venite à unisce à l'avvenimentu in modu chì pudemu sente a vostra voce nantu à cumu pudemu migliurà per dà un sustegnu megliu. Ci sarà ancu uni pochi ghjochi di custruzzione di squadra, è rinfreschi leggeri saranu furniti da a cumpagnia.
Aspittemu cun impazienza di passà mumenti divertenti à questu avvenimentu di custruzzione di squadra, chì hè urganizatu per aiutà ognunu di noi à cresce. In casu chì pensate chì ùn pudete micca participà à sta riunione, per piacè informateci. [Nome di u Coordinatore] at [Numeru di telefonu]
sincerità,
[Nome]
[Tittulu di travagliu]
[Nome di a Cumpagnia]
#3. E-mail d'invitu di u Speaker Guest
Un email d'invitu à un oratore invitatu deve cuntene infurmazioni pertinenti à l'oratore in quantu à a riunione è l'uppurtunità di parlà. Hè vitale chì l'oratore sappia cumu pò cuntribuisce à u vostru avvenimentu, è quali benefici pò riceve per fà parte di u vostru avvenimentu.
Esempiu 5: mudellu di e-mail d'invitu di parlante invitatu
Dear [Speaker],
Speremu chì stu missaghju vi trova bè ! Aghjunghjemu oghje cù una fantastica opportunità di parlà per a vostra cuntemplazione. Vulemu dumandà di esse gentilmente u nostru oratore onorevoli per u [Nome di a riunione], un avvenimentu focu annantu [Descrizzione di u scopu è u publicu di u vostru avvenimentu]. Tuttu [Nome di a riunione] A squadra hè ispirata da i vostri successi è sente chì sarete l'espertu perfettu per indirizzà u nostru publicu di prufessiunali simili.
[Nome di a riunione] si svolgerà in [Locu, cumpresa a cità è u statu] on [date]. U nostru avvenimentu hè previstu di accoglie finu à circa [Numeru di participanti stimatu #]. U nostru scopu hè di [Obiettivi di a riunione].
Credemu chì sì un oratore formidabile è a to voce saria un aghjuntu cruciale à quella cunversazione, datu u to vastu travagliu in [Area di cumpetenza]. Pudete cunsiderà di presentà e to idee per un massimu di [Durata] minuti chì sò ligate à u campu di [Tema di a riunione]. Pudete mandà a vostra pruposta prima di [termine] seguitate u [link] per chì a nostra squadra pò sente e vostre idee è determinà i particulari di u vostru discorsu in anticipu.
In ogni casu, s'è vo ùn pudete micca assiste, vi pregemu umilmente di cuntattateci via [link]. Vi ringraziemu per u vostru tempu è a vostra attenzione, aspittemu cun impazienza una risposta pusitiva da voi.
Best,
[Nome]
[Tittulu di travagliu]
[Informazioni di cuntattu]
[indirizzu di u situ di a cumpagnia]
#4. E-mail d'invitu à u webinar
Sicondu e tendenze d'oghje, sempre più persone urganizeghjanu riunioni in linea perchè permette di risparmià tempu è costi, in particulare per e squadre di travagliu à distanza. Sè vo aduprate piattaforme di cunferenza, ci sò missaghji d'invitu ben persunalizati chì sò mandati direttamente à i vostri participanti prima di l'iniziu di a riunione, cum'è u mudellu di email d'invitu Zoom. Per un webinar virtuale, pudete riferisce à u seguente esempiu.
Prugettu: Aduprate parole chjave cum'è "Felicitazioni", "Presto", "Perfettu", "Aggiornamentu", "Disponibile", "Ultimately", "Top", "Special", "Join us", "Free", etc.
Esemplariu 6: Modellu di email d'invitu webinar
Subject line: Felicitazioni! Sò invitati à [Nome Webinar]
Dear [Nome_candidat],
[Nome_cumpagnia] hè tantu piacè di urganizà un webinar per [Webinar Tema] nantu à [Date] à [tempu], intesu à [[Obiettivi di Webinar]
Serà una bona opportunità per voi di guadagnà enormi benefici da i vostri esperti invitati in u campu di [temi Webinar] è uttene rigali gratuiti. A nostra squadra hè tantu entusiasmu di a vostra presenza.
Nota: Stu webinar hè limitatu à [Numeru di persone]. Per salvà u vostru postu, registrate [Ligame], è sentite liberu di sparte cù i vostri amichi.
Spergu di vedevi quì !
Bona ghjurnata,
[U vostru_nome]
[Signature]
U Line fermentazione
Per furtuna, ci sò parechji mudelli dispunibuli di inviti à riunioni di cummerciale in Internet per voi per persunalizà è mandà à i vostri assistenti in seconde. Ùn vi scurdate di salvà un pocu in u vostru nuvulu in modu chì pudete preparà u vostru email cù scrittura perfetta, soprattuttu in casu d'urgenza.
Supponemu chì cercate ancu altre suluzioni per a vostra attività. In questu casu, Pudete truvà chì AhaSlides hè un bon strumentu di presentazione cù parechje funzioni maravigliose per sustene i vostri eventi di webinar, attività di team-building, cunferenze è assai di più.
Dumande dumandatu Spissu
Cumu scrive un email per un appuntamentu di riunione?
Punti chjave da include in u vostru email di appuntamentu di riunione:
- Ligna di u sughjettu chjaru
- Salutu è introduzione
- Detaglii di a riunione dumandati - data (s), intervallu di tempu, scopu
- Agenda / temi di discussione
- Alternative se e date primarie ùn funzionanu micca
- I dettagli di i prossimi passi
- Chiusura è firma
Cumu mandà un invitu à una riunione di squadra per email?
- Apertura u vostru cliente di email o serviziu webmail (cum'è Gmail, Outlook, o Yahoo Mail).
- Cliccate nant'à u buttone "Componi" o "New Email" per cumincià à scrive un novu email.
- In u campu "À", inserite l'indirizzi email di i membri di a squadra chì vulete invità à a riunione. Pudete separà parechje indirizzi email cù virgule o utilizate u libru di indirizzu di u vostru cliente di email per selezziunà i destinatari.
- Se tenete una applicazione di calendariu integrata cù u vostru cliente di email, pudete aghjunghje i dettagli di a riunione à l'invitu di u calendariu direttamente da l'email. Cercate una opzione cum'è "Add to Calendar" o "Insert Event" è furnisce l'infurmazioni necessarii.
Cumu fà un invitu per email?
Eccu e cose chjave per include in una breve invitu email:
- Salutu (indirizzu destinatariu per nome)
- Nome di l'avvenimentu è data / ora
- Dettagli di u locu
- Cortu missaghju d'invitu
- Dettagli RSVP (scadenza, metudu di cuntattu)
- Chiusura (u vostru nome, ospitante di l'avvenimentu)
Ref: In effetti | Sherpany
