Event Management Company | 10 tipů, jak ušetřit čas, peníze a stres

Plánování dokonalé události může být zdrcující, a to je místo event management společnosti Pojď dovnitř.

Ať už sníte o svatbě na celý život, pořádáte oslavu výročí nebo potřebujete uspořádat firemní konferenci, společnost pro správu událostí může vaši vizi proměnit v zážitek, na který lidé nezapomenou.

Pokračujte ve čtení článku, abyste věděli, co přesně je společnost pro správu událostí, její role a tipy, jak vybrat tu nejlepší a jakým červeným vlajkám se vyhnout.

Obsah

• Karta Přehled
• Co je to společnost pro správu událostí?
• Jaká je funkce společnosti pro správu akcí?
• Jak si vybrat nejlepší společnost pro správu akcí?
• Čeho se vyvarovat při kontrole návrhů na správu událostí?
• Jaké jsou příklady událostí, které může společnost pro správu událostí naplánovat?
• Takeaways

Karta Přehled

Co je to společnost pro správu událostí?

Při plánování akce jakéhokoli rozsahu, od svatby až po firemní setkání, může event management společnost zajistit, aby vše proběhlo hladce.

Plánovači událostí úzce spolupracují s klienty, aby pochopili jejich potřeby, cíle a rozpočet. Poté vypracují komplexní plán akce šitý na míru klientově vizi, aby klienti měli klid, že se jejich vize události stane nezapomenutelnou realitou.

Jaká je funkce společnosti pro správu událostí?

Existuje mnoho cílů společnosti pro správu událostí, jako je například uspořádání skvělé akce, která splní všechny požadavky klientů. Primární funkcí event managementu je plánovat, koordinovat a realizovat úspěšné akce jménem svých klientů. Zajišťují veškerou logistiku a detaily, takže se klienti mohou soustředit na to, aby si akci užili, spíše než se starali o organizaci.

Mezi klíčové funkce společnosti pořádající akce patří👇

#1 - Konceptualizujte a naplánujte událost - Spolupracují s klienty, aby porozuměli vizi, cílům a rozpočtu akce, poté navrhnou komplexní plán k realizaci této vize.

#2 - Zajistěte místo konání a vyjednávejte smlouvy - Vyhledávají potenciální místa, porovnávají možnosti na základě umístění, prostoru, vybavení, cen a dostupnosti, zajišťují to nejlepší a vyjednávají smlouvy jménem klienta.

#3 - Koordinujte dodavatele a prodejce - Identifikují, vybírají, rezervují a spravují všechny požadované dodavatele, jako jsou cateringové společnosti, fotografové, dekoratéři, půjčovny atd., aby zajistili hladký chod.

#4 - Správa rozpočtu akce - Vytvářejí rozpočet, sledují výdaje a hledají způsoby, jak ušetřit náklady a přitom dosáhnout cílů klienta.

#5 - Vytvořte časové osy a plány - Vypracují podrobné plány a plány pro nepředvídané události, aby se ujistil, že se událost vyvíjí tak, jak bylo zamýšleno.

#6 - Plánování zábavy - Zajistí jakákoli vystoupení, řečníky nebo aktivity v rámci programu akce.

#7 - Dekorace a značení - Objednají potřebné dekorace, prádlo, květiny, scénu a požadované značení.

#8 - Najímání a řízení zaměstnanců akce - Najdou, zarezervují a spravují všechny dočasné zaměstnance potřebné pro pomoc při pořádání akce.

#9 - Proveďte plán události bezchybně - V den události dohlížejí na nastavení, spravují všechny dodavatele, řeší problémy a zajišťují, že program pokračuje podle plánu.

#10 – Následná kontrola po události - Zvládají úkoly, jako je vracení vybavení, platby faktur, zasílání poděkování, vyhodnocování úspěchů a oblasti ke zlepšení.

Tipy pro lepší akce

• Event management
• Interaktivní muzeum
• Projektování událostí

Jak si vybrat nejlepší společnost pro správu akcí?

Hledání nejlepší společnosti pro správu událostí může chvíli trvat, ale s těmito realistickými tipy budou přímo u vašich dveří🚪

#1 - Zkušenosti - Vezměte v úvahu společnosti, které úspěšně provedly mnoho akcí podobného rozsahu a rozsahu jako vy. Budou mít pod kontrolou proces a budou vědět, jak řešit běžné problémy, které se objeví.

#2 - Portfolio - Projděte si příklady minulých událostí, které společnost naplánovala a řídila. Hledejte kvalitu, kreativitu a smysl pro detail, který odpovídá vaší vizi.

#3 - Reference - Vyžádejte si a zkontrolujte reference od předchozích klientů, abyste potvrdili, že společnost plní své sliby a řeší problémy profesionálně.

#4 - Specializace - Některé společnosti se zaměřují na firemní akce, jiné se specializují na svatby. Vyberte si takovou, která má zkušenosti a potřebné zdroje přizpůsobené vašemu konkrétnímu typu události.

#5 - Tým - Seznamte se s klíčovými členy týmu managementu událostí, kteří budou plánovat a provádět vaši akci. Posuďte jejich profesionalitu, vstřícnost a pochopení vašich potřeb a vizí.

#6 - Smlouva a cena - Porovnejte více nabídek (alespoň 3), abyste získali nejlepší smluvní podmínky a ceny. Ujistěte se, že rozsah práce je jasný a rozumíte všem poplatkům.

#7 - Pověst - Zkontrolujte recenze, ocenění (pokud existují), její postavení v organizacích z oboru akcí a jak dlouho společnost působí jako indikátory legitimity a kvality.

#8 - Komunikace - Společnost by měla pozorně naslouchat vašim potřebám, odpovídat na všechny vaše dotazy a pohotově reagovat na požadavky. Dobrá komunikace je klíčem k úspěšnému pracovnímu vztahu.

#9 - Flexibilita - Nejlepší společnosti jsou ochotny přizpůsobit své služby na základě vašeho rozpočtu a preferencí, spíše než se pevně držet standardní šablony.

#10 - Transparentnost - Trvejte na plné transparentnosti rozpočtů, smluv, harmonogramů a plánů. Vyhněte se společnostem, které jsou tajnůstkářské nebo odmítají sdílet podrobnosti.

#11 - Krizové řízení - Jak řeší neočekávané problémy, které nastanou? Společnost se silnými zkušenostmi s krizovým řízením pomůže vyhnout se katastrofám.

#12 – Inovace - Jsou otevření novým nápadům a řešením k dosažení vašich cílů kreativními způsoby? Progresivní společnosti podporují neotřelé výsledky.

#13 - Pojištění - Mají potřebné pojištění včetně krytí odpovědnosti pro vaši akci? To vás chrání před riziky a nároky.

#14 - Hodnoty - Jsou jejich obchodní přístup a firemní hodnoty v souladu s kulturou vaší organizace? Kulturní přizpůsobení vede k vzájemnému porozumění.

#15 – Technologie - Jsou technicky zdatní a vždy se řídí osvědčenými postupy v oboru? Využívají technologie, jako je software pro řízení projektů, aby udržely plány organizované a na správné cestě? Technologie zlepšuje efektivitu.

Hledejte společnost pro správu událostí s relevantními zkušenostmi a prokázanými výsledky, dobrou pověstí a flexibilitou, komunikací a transparentností, které jsou nezbytné k realizaci vaší jedinečné vize a překonání vašich očekávání pro vaši speciální akci.

Čeho se vyvarovat při kontrole návrhů na řízení akcí?

Existují určité varovné signály, na které si musíte dávat pozor v některých společnostech pro správu událostí. Vyhnout se tomu by se ve fázi provádění později vyhnulo kulce.

• Vágní nebo obecný jazyk – Návrhy, které konkrétně neřeší cíle vaší akce, požadavky na rozpočet nebo časovou osu, jsou varovným signálem. Dejte si pozor na společnosti, které místo přizpůsobení svého návrhu používají obecný jazyk.

• Nejasný nebo nedefinovaný rozsah práce - Vyhněte se společnostem, které jasně nespecifikují, jaké služby budou poskytovat a které úkoly jsou z jejich nabídky vyloučeny. Rozsah by měl být podrobný a komplexní.

• Nadměrné poplatky navíc - Dávejte si pozor na návrhy s extra poplatky, které nejsou výslovně uvedeny, jako jsou palivové příplatky, administrativní poplatky nebo poplatky za zpracování plateb. To vše by mělo být transparentní a jasně vysvětlené.

• Odmítnutí odpovídat na otázky - Pokud se společnost vyhýbá zodpovězení vašich otázek ohledně podrobností plánování, smluv nebo cen, pravděpodobně to znamená, že něco skrývá. Pro budování důvěry je důležitá transparentnost.

Jaké jsou příklady událostí, které může společnost pro správu událostí naplánovat?

• Svatby - Plánování a realizace svateb je základní službou pro mnoho společností zabývajících se správou událostí. Zabývají se všemi aspekty plánování od výběru místa až po pozvání a koordinaci během dne.

• Konference a veletrhy - Eventové společnosti mohou organizovat velké firemní akce, jako jsou konference, semináře, summity, představení produktů a veletrhy. Řídí registraci, koordinaci řečníků, logistiku místa konání, catering a registraci.

• Uvedení produktu na trh - Event manažeři mohou vytvářet pohlcující, rušné události, aby veřejnosti představili nové produkty nebo služby. Plánují aktivity, ukázky a propagační prvky jako např živé průzkumy veřejného mínění a kvízy vyvolat vzrušení.

• Sbírky a charitativní akce - Neziskové akce, jako jsou charitativní plesy, běhy/procházky a dary, jsou dalším běžným typem událostí, které spravují eventové společnosti. Zaměřují se na maximalizaci návštěvnosti a získaných finančních prostředků.

• Firemní večírky - Eventové společnosti pomáhají s plánováním a řízením firemních prázdninových večírků, letních výletů, oslavy odchodu do důchodu a další typy zaměstnaneckých společenských akcí. Zajišťují aktivity a catering.

• Předávání cen a galavečery - Plánování předávání cen, galavečeří a black-tie akcí je další specialitou pro některé společnosti poskytující full-service event management. Postarají se o výzdobu, tabulky sedadel, dárkové koše a projevy.

• Ukázky výrobků - Pro společnosti, které plánují předvést produktovou řadu, mohou plánovači událostí navrhnout interaktivní ukázky, testovací jízdy, testy chuti a další účinné způsoby, jak předvést produkt potenciálním zákazníkům.

Event management společnosti plánují akce různých velikostí a typů, od intimních svateb až po velké firemní konference, fundraisery, večírky, uvedení produktů a další - v podstatě jakoukoli plánovanou akci, kde je potřeba profesionální koordinace a logistiky k dosažení cílů klienta.

Takeaways

Najmutím zkušené společnosti pro správu událostí se základní vize promění v zážitek, o kterém lidé nepřestanou mluvit roky.

Jejich řízení vás zbaví logistických bolestí hlavy, takže se můžete plně vžít do role laskavého hostitele. Představte si dokonale připravený prostor pro konání akce, s nadšenými hosty, kteří si užívají vynikající catering a úžasnou zábavu – zatímco se budete procházet místností a mít čas se s každým stýkat. Úžasné, že?

Chcete, aby vaše akce byla interaktivnější? Snaž se AhaSlides získáte přístup k řadě ledoborců, anketám a kvízům, které posouvají relaci na jinou úroveň.