Ultimate Event Risk Management Checklist | 15 nezbytností pro zajištění úspěchu akce

Srdce vám buší, když si představujete nejhorší možné scénáře:

❗️ Mluvčí onemocní pár minut před nástupem na pódium.

❗️V den konání akce vaše místo náhle ztrácí proud.

❗️ Nebo nejhorší - na vaší akci se někdo zraní.

Myšlenky, ze kterých se zvedá žaludek, vás udrží v noci vzhůru.

Ale i ty nejchaotičtější akce se dají zvládnout – pokud budete dopředu pečlivě a systematicky plánovat.

Jednoduchý kontrolní seznam řízení rizik událostí vám může pomoci identifikovat, připravit se a zmírnit potenciální problémy dříve, než vykolejí vaši akci. Pojďme zjistit 10 nezbytných věcí v kontrolním seznamu, jak přeměnit obavy v dobře sestavený akční plán.

Obsah

• Karta Přehled
• Co je řízení rizik události?
• Pět kroků k řízení rizik jako plánovač událostí
• Kontrolní seznam řízení rizik událostí
• Pět prvků řízení rizik
• Kontrolní seznam v Event Managementu
• Takeaways
• Nejčastější dotazy

Karta Přehled

Co je to riziko události?	Nečekané a nepředvídané problémy, které negativně ovlivňují organizátory a firemní branding.
Příklady rizika události?	Extrémní počasí, bezpečnost potravin, požár, nepokoje, bezpečnostní hrozby, finanční riziko,…

Co je řízení rizik události?

Řízení rizik událostí zahrnuje identifikaci potenciálních rizik nebo problémů, které by mohly událost ohrozit, a následné zavedení procesů a opatření ke zmírnění těchto rizik. To pomáhá organizátorům akcí mít připravené pohotovostní plány, které minimalizují narušení a rychle se zotaví, pokud se vyskytnou problémy. Kontrolní seznam řízení rizik událostí se také používá k zajištění toho, aby byla překonána každá potenciální hrozba.

Pět kroků k řízení rizik jako plánovač událostí

Víme, že jako plánovač událostí je to stresující se všemi možnostmi, které mohou nastat. Abyste se uchránili před přemýšlením, postupujte podle našich jednoduchých 5 kroků a vytvořte si dokonalý plán řízení rizik pro události:

• Identifikujte rizika - Brainstormujte všechny možné věci, které by se mohly na vaší akci pokazit. Zvažte faktory, jako jsou problémy s místem konání, špatné počasí, selhání technologie, zrušení řečníků, problémy s jídlem, zranění, nízká návštěvnost atd. Přemýšlejte zeširoka a dejte na to nástroj pro brainstorming aby myšlenky zůstaly neporušené.

Potřebujete nové způsoby brainstormingu?

Použijte nástroj pro brainstorming na AhaSlides generovat více nápadů v práci a při organizaci akce!

🚀 Zaregistrujte se zdarma☁️

• Vyhodnoťte pravděpodobnost a dopad - U každého identifikovaného rizika události odhadněte, s jakou pravděpodobností k němu dojde a jaký potenciální dopad by to mohlo mít na vaši událost. To pomáhá určit, která rizika vyžadují nejdůkladnější plány zmírnění.

• Vypracujte krizové plány - Pro rizika s vyšší prioritou vytvořte specifické plány zálohování, řešení a nepředvídané události, abyste minimalizovali narušení, pokud se tato rizika naplní. To může zahrnovat potvrzení alternativních míst, dodavatelů, rozvrhů atd.

• Přidělte zodpovědnosti - Udělejte jednu osobu odpovědnou za provádění každého krizového plánu a jasně sdělte role svému týmu. To zajišťuje, že někdo podnikne kroky, pokud riziko skutečně nastane.

• Procvičte si své plány - Projděte si potenciální scénáře, abyste identifikovali mezery ve svých plánech řízení rizik událostí. Školení vašeho týmu, jak reagovat v různých situacích, vybuduje sebevědomí, aby mohl úspěšně zvládat problémy, které nastanou v den události.

Tipy pro lepší zapojení

• Vedení Event
• Projektování událostí
• Obchodní sítě

Kontrolní seznam řízení rizik událostí

Jaké obecné body musí pokrýt kontrolní seznam řízení rizik událostí? Hledejte inspiraci v níže uvedených příkladech kontrolního seznamu rizik událostí.

#1 - Místo konání
☐ Smlouva podepsána
☐ Získaná povolení a licence
☐ Půdorys a uspořádání instalace potvrzeno
☐ Specifikace cateringových a technických požadavků
☐ Určeno záložní místo a je v pohotovostním režimu

#2 - Počasí
☐ Plán monitorování a upozornění na nepříznivé počasí
☐ V případě potřeby je k dispozici stan nebo alternativní přístřešek
☐ V případě potřeby byla provedena opatření k přesunutí akce dovnitř

#3 – Technologie
☐ Testováno A/V a další technické vybavení
☐ Získané kontaktní údaje podpory IT
☐ Papírové výtisky materiálů dostupné jako záloha
☐ Pohotovostní plán pro výpadek internetu nebo elektřiny

#4 – Zdravotní/bezpečnostní
☐ K dispozici jsou lékárničky a AED
☐ Nouzové východy jsou jasně označeny
☐ Personál vyškolený v nouzových postupech
☐ Kontaktní informace na bezpečnost/policii jsou k dispozici

#5 - Reproduktory
☐ Přijaté životopisy a fotografie
☐ Alternativní reproduktory vybrané jako záložní
☐ Přednášející byl sdělen pohotovostní plán

#6 - Účast
☐ Minimální hranice účasti potvrzena
☐ Byla sdělena politika zrušení
☐ Plán vrácení peněz v případě zrušení akce

#7 - Pojištění
☐ Platné pojištění obecné odpovědnosti
☐ Získané potvrzení o pojištění

#8 – Dokumentace
☐ Kopie smluv, povolení a licencí
☐ Kontaktní informace na všechny prodejce a dodavatele
☐ Program akce, program a/nebo itinerář

#9 - Personální obsazení/Dobrovolníci
☐ Role přidělené zaměstnancům a dobrovolníkům
☐ K dispozici zálohy k vyplnění pro případ, že se nikdo neobjeví
☐ Dokončení školení o nouzových postupech a plánech pro nepředvídané události

#10 - Jídlo a nápoje
☐ Mějte k dispozici zálohy veškerého spotřebního materiálu podléhajícího zkáze
☐ Alternativní možnosti jídla připravené v případě zpožděné/nesprávné objednávky/hostů s alergií
☐ K dispozici jsou další papírové výrobky, náčiní a servírovací nádobí

#11 - Odpad a recyklace
☐ Rozmístěny odpadkové koše a nádoby na recyklaci
☐ Role přiřazené ke sběru odpadků během akce a po ní

#12 - Postupy pro vyřizování stížností
☐ Zaměstnanec určený k vyřizování stížností účastníků
☐ Protokol pro řešení problémů a nabízení refundací/kompenzací v případě potřeby

#13 – Plán nouzové evakuace
☐ Připraveny evakuační trasy a místa setkání
☐ Zaměstnanci musí být umístěni poblíž východů

#14 - Protokol ztracené osoby
☐ Určení zaměstnanci odpovědní za ztracené děti/starší osoby/zdravotně postižené
☐ Získané kontaktní údaje pro rodiče/opatrovníky nezletilých

#15 - Hlášení incidentů
☐ Formulář pro hlášení incidentů vytvořený pro zaměstnance k dokumentaci jakýchkoli mimořádných událostí

Pět prvků řízení rizik

Riziko není jen smůla – je součástí každého podniku. Ale se správným plánem řízení rizik událostí můžete zkrotit chaos, který riziko vytváří, a proměnit hrozby v příležitosti. Mezi pět přístupů k řízení rizik patří:

• Identifikace rizik - Myslete na malé věci, jako jsou technické závady… až do úplné katastrofy. Výpis rizik je dostane z vaší hlavy na papír, kde je můžete konfrontovat.

• Odhad rizika- Ohodnoťte každé riziko, abyste pochopili, které představuje největší hrozbu. Zvažte: Jak pravděpodobné je, že se to stane? Jaké škody by mohly vzniknout, kdyby k tomu došlo? Stanovení priorit rizik zaměří vaše úsilí na problémy, které jsou skutečně důležité.

• Snižování rizik - Mít plány, jak se bránit! Zvažte způsoby, jak snížit pravděpodobnost výskytu rizika, snížit jakýkoli dopad, pokud k němu dojde, nebo obojí. Čím více můžete předem oslabit rizika, tím méně vás budou rušit.

• Monitorování rizik - Jakmile jsou vaše počáteční plány na místě, buďte ostražití. Sledujte známky toho, že se objevují nová rizika nebo se mění stará rizika. Upravte své strategie podle potřeby, abyste udrželi krok s vyvíjejícím se prostředím hrozeb.

• Hlášení rizik - Sdílejte rizika a plány se svým týmem. Přivedením ostatních do smyčky se zapojíte, odhalíte slabiny, které jste možná přehlédli, a rozdělí odpovědnost za řízení rizik.

Co je kontrolní seznam v Event Managementu?

Kontrolní seznam ve správě událostí se týká seznamu položek nebo úkolů, u kterých pořadatelé ověřují, že byly připraveny, uspořádány nebo naplánovány před akcí.

Komplexní kontrolní seznam řízení rizik pomáhá zajistit, aby nebylo nic důležitého přehlédnuto, protože zařizujete všechny podrobnosti potřebné k úspěšnému provedení události.

Kontrolní seznamy jsou užitečné pro správu událostí, protože:

• Poskytněte přehlednost a strukturu - Uspořádají v objednávce podrobně vše, co je třeba udělat, takže nic nepropadne škvírami.

• Podporujte důkladnou přípravu - Zaškrtnutí položek motivuje organizátory, aby zajistili, že všechna opatření a opatření jsou skutečně na místě před zahájením akce.

• Zlepšit komunikaci - Týmy mohou rozdělit a přiřadit položky kontrolního seznamu, aby bylo zajištěno, že každý rozumí svým rolím a povinnostem.

• Podporujte konzistenci - Použití stejného kontrolního seznamu pro opakující se události pomáhá udržovat standardy a pokaždé zachytit oblasti pro zlepšení.

• Odhalte mezery nebo slabiny - Nezaškrtnuté položky zvýrazňují zapomenuté věci nebo vyžadují více plánování, což vám umožňuje řešit je dříve, než nastanou problémy.

• Usnadnit předání - Předání kontrolního seznamu novým organizátorům jim pomůže pochopit vše, co bylo uděláno pro plánování předchozích úspěšných akcí.

Takeaways

S těmito doplňky ve vašem kontrolním seznamu řízení rizik událostí jste dobře připraveni na bojiště! Příprava promění potenciální chaos v klidnou důvěru. Přidejte tedy každou položku do svého seznamu. Odškrtávejte je jeden po druhém. Sledujte, jak tento kontrolní seznam přetváří obavy v moc. Protože čím více budete předvídat, tím lépe budou rizika podřízena vašemu pečlivému plánování a přípravě.

Nejčastější dotazy