Vítejte ve světě produktivních setkání! Jako profesionálové všichni víme, jak důležité jsou schůzky pro dosažení výsledků, rozhodování a udržení správné cesty. Ne všechny jsou však kvalitní a upřednostňují se.
Když se jich někdo zeptá na schůzky, často reaguje třesoucíma se hlavami nebo podrážděným povzdechem kvůli své neefektivitě. Zjišťují, že uvízli v neproduktivních sezeních, které jim vyčerpávají energii a čas. Proto se dnes budeme učit jak mít dobrou schůzku!
Začněme!
Začněte schůzku s AhaSlides.
Získejte zdarma šablony pro vaše schůzky! Zaregistrujte se zdarma a vezměte si z knihovny šablon, co chcete!
🚀 Vytvořte si účet zdarma ☁️
Co dělá dobré setkání?
Setkání jsou nepopiratelně nezbytnou součástí každého podnikání nebo organizace. Jsou platformou, kde se jednotlivci mohou setkávat, vyměňovat si nápady, rozhodovat se a pracovat na společném cíli.
Dobrá schůzka je taková, která je dobře zorganizovaná, produktivní, dosahuje požadovaných výsledků a díky níž se všichni účastníci cítí slyšet a oceňováni.
Zde je několik faktorů, které vytvářejí dobrou schůzku:
- Má to jasný účel. Dobrá schůzka začíná jasným programem s uvedením jejího účelu, spolu s jejími cíli a očekávanými výsledky, což pomáhá udržet schůzku na správné cestě a zajišťuje, že všichni účastníci jsou si vědomi svých úkolů.
- Podporuje efektivní komunikaci. Dobrá schůzka vyžaduje efektivní komunikaci. Všichni účastníci budou mít příležitost vyjádřit své myšlenky a nápady a diskuse by měla být podporována aktivním nasloucháním a dialogem s respektem.
- Má jasné výstupy a navazující akce. Bez nich je schůzka neproduktivní a neúčinná, protože si účastníci nebudou jisti svými dalšími kroky. Odtud je obtížné přinést efektivitu do jakékoli následné schůzky.
Další tipy s AhaSlides
- Schůzky v podnikání | 10 běžných typů a osvědčených postupů
- Nejlepší způsob hostování Úvodní schůzky
- 11 kroků k úspěšnému běhu Setkání strategického managementu
8 tipů, jak mít dobré setkání
Samozřejmě, abyste měli dobrou schůzku, jako je výše uvedená, a neztráceli čas a úsilí účastníků, musíte zvážit přípravu a následné kroky před, během a po schůzce. Dodržování těchto kroků zaručí hladký a úspěšný výsledek.
Před schůzkou - Přejeme dobrou schůzku
1/ Definujte účel a typ schůzky
Účel, cíle a typ schůzky by měly být definovány a zajištěno, aby jim všichni účastníci rozuměli. Nikdo nechce přijít na 10 minut na schůzku a přitom si není vědom své odpovědnosti a toho, o čem se zde diskutuje. Některé typy schůzek slouží pouze specifickým účelům, jako např
- Rozhodovací porady. Jsou prováděny, když jsou potřebná rozhodnutí a akce.
- Schůzky k řešení problémů. Jsou povoláni k nalezení řešení problému/krize.
- Brainstormingové schůzky. Jsou místem, kde se shromažďují převratné nové nápady s příspěvky od členů.
2/ Mějte agendu
Ujistěte se, že máte a program schůze a rozešlete jej před schůzkou všem účastníkům, což účastníkům pomůže pochopit účel, cíle a očekávané výsledky schůzky. Slouží také jako průvodce, který jim pomáhá proaktivně shromažďovat potřebné informace a dokumenty, jako jsou zprávy, data, prezentace nebo jiné relevantní dokumenty.
3/ Stanovte základní pravidla
Základní pravidla jsou pokyny nebo normy, které jsou předem dohodnuty všemi účastníky a pomáhají vytvářet produktivní a respektující prostředí pro diskusi. Mohou zahrnovat podporu aktivního naslouchání, respektování rozmanitosti, omezený čas na diskusi atd.
Během jednání - Přejeme dobrou schůzku
4/ Začněte hrou ice-breaker
Počínaje a kreativní ledoborec je skvělý způsob, jak zmírnit napětí a všechny naladit na týmovou schůzku. Prolomení nepříjemných chvil ticha na začátku schůzky může pomoci nastavit tón pro produktivní a příjemné sezení.
Místo toho, abyste se spoléhali na zastaralé, můžete se zapojit do odlehčených debat, neformálních rozhovorů nebo živého kvízu, který může být velmi zábavný, kreativní, soutěživý a snadno vytvořený během několika minut. Tak proč nezkusit něco nového?
5/ Vytvořte prostor pro spolupráci
Týmová schůzka je cennou příležitostí k diskusi a rozhodování jako skupina. Místo toho, aby se členové týmu snažili přicházet s novými nápady přímo na místě, měli by na stůl přinést své připravené zprávy, nápady a perspektivy. Tímto způsobem může tým společně dospět k dobře promyšlenému a zdravému konečnému rozhodnutí.
Tým by pak mohl zvážit provedení živého průzkumu diskutovaných nápadů a získání zpětné vazby v reálném čase živé průzkumy veřejného mínění s vícevýběrovými nebo otevřenými otázkami od AhaSlides.
Pomocí jedinečného QR kódu nebo odkazu mohou členové týmu okamžitě přistupovat a poskytovat své vstupy a výsledky se zobrazí přímo na obrazovce. To pomáhá předcházet plýtvání časem a zajišťuje, že všechny nápady jsou zachyceny spravedlivě.
6/ Udržujte svůj tým zapojený
Nedávejte svým účastníkům příležitost rozptýlit pozornost tím, že je budete během schůzky zapojovat. Můžete uspořádat „online kulatý stůl“, kde se může zúčastnit a přispět každý. S stydlivými lidmi? Nebojte se. Anonymní Q & A vyřeší tento problém.
Nezapomeňte také nechat určitý prostor pro spontánnost. Protože zdravé a aktivní setkání je ideálním místem pro vznik nových řešení a inovací. Prolomit pomalou a stresující atmosféru povzbuzením účastníků ke kreativnímu myšlení slovo mrak bude zajímavá a efektivní činnost. Zkuste a uvidíte.
Po jednání - Přejeme dobrou schůzku
7/ Konec jasnými následnými akcemi a časovými osami
Aby bylo strategické sezení uzavřeno, ujistěte se, že každý účastník má jasno v dalším postupu.
Nechte oddělení projednat:
- Jaké metriky budou demonstrovat jejich pokrok? Buďte konkrétní, aby bylo možné sledovat pokrok.
- Kteří mezifunkční partneři potřebují koordinaci, aby uspěli? Silná spolupráce je klíčová.
- Jaké aktualizace budou vyžadovat následné schůzky? hlášení? Prezentace? Výsledky brainstormingu předem.
- Kdy můžeme očekávat předběžné výsledky nebo informace? Stanovte si ambiciózní, ale přesto dosažitelné termíny, abyste udrželi tempo.
8/ Mějte zápis z jednání
Vždy potřebujete podrobné, důkladné, jasné a snadno srozumitelné zápis z porady poslat účastníkům, představenstvu, vedoucím představitelům a těm, kteří se nemohou zúčastnit. Jsou nejen podklady, obsahovým podkladem pro další jednání, ale i právním podkladem (v případě potřeby).
Key Takeaways
Doufejme, že tipy pro dobré setkání, které AhaSlides sdílené výše nejsou příliš složité. Mějte na paměti, že produktivní schůzky jsou ta, na kterých se každý cítí oceňován, slyšet a povzbuzován k tomu, aby promluvil. Setkání musí přinést definovaný výsledek a sloužit zamýšlenému účelu. Po schůzce každý přijímá své role a zavazuje se dodržovat projednané plány.
