Pokud se účastníte nového mezifunkčního týmu v práci nebo nového projektového týmu, může to být někdo z jiných oddělení nebo z jiných společností, které možná neznáte nebo jste s nimi dříve nepracovali, a chcete se ujistit, že připravenost zapojit a investovat své dovednosti a nápady do týmu – zvláště pokud je tento tým vysoce výkonný. Proto je nezbytné uspořádat schůzku, kde se shromáždí nové spoluhráče.
Není však žádným překvapením, když se cítíte trochu nemotorně a nervózně, protože i ti nejzkušenější profesionálové mají nervy při úvodním setkání s novým týmem. Jste-li lídr a obáváte se, že se vám nepodaří uspořádat úvodní schůzky o produktivitě.
Tento článek vám poskytne kompletního průvodce, příklady a tipy, díky čemu jsou úvodní schůzky úspěšné.
V tomto článku se to dozvíte
- Co je to úvodní setkání?
- Co je cílem úvodního setkání?
- Jak uspořádat efektivní úvodní schůzku
- Tipy pro úspěšné uspořádání úvodní schůzky
- Key Takeaways
Co je to úvodní setkání?
Úvodní nebo seznamovací schůzka má zcela stejný význam, pokud jde o představení týmu, kdy se členové týmu a jejich vedoucí poprvé oficiálně setkají, aby se zjistilo, zda zúčastnění jednotlivci chtějí vybudovat pracovní vztah a zavázat se k týmu v týmu. budoucnost.
Jeho cílem je poskytnout členům týmu čas zůstat pohromadě, aby poznali pozadí, zájmy a cíle každého účastníka. V závislosti na vašich preferencích a preferencích vašeho týmu můžete nastavit úvodní schůzky formální nebo neformální.
Standardní program úvodní schůzky zahrnuje:
- Představte cíl schůzky
- Představte vedoucí a každého člena
- Diskutujte o týmových předpisech, práci, výhodách a léčbě...
- Čas zahrát si nějaké hry
- Ukončete schůzky a proveďte následné akce
Co je cílem úvodních setkání?
Nevnímejte úvody pouze jako políčko ke kontrole. Využijte tento čas k podnícení skutečných spojení, získání jedinečných náhledů a vytvoření rámce pro bezchybnou týmovou práci. Úvodní schůzky jsou skvělé pro:
- Zvyšte týmovou práci a soudržnost týmu
Úplně prvním cílem úvodních schůzek je sblížit cizí lidi s kolegy. Pokud jste se nikdy předtím neviděli a víte o nich jen málo, bude chybět soudržnost a propojení, což může ovlivnit týmového ducha a produktivitu. Když lidé mohou diskutovat o týmových pravidlech, vhodných odměnách a trestech a sjednotit je, nebo když vědí, že jejich vedoucí jsou spravedliví a věrní lidé, jejich kolegové jsou pokorní, spolehliví, empatičtí a další, vzroste důvěra a v týmu se vybuduje pozitivní pracovní prostředí.
- Odbourat napětí a trapnost
Produktivita se pravděpodobně sníží, pokud zaměstnanci pracují v náročném pracovním prostředí. Není také dobré, když zaměstnanci svého vedoucího spíše děsí, než aby se jím inspirovali. Úvodní schůzky mohou pomoci novým týmům cítit se jistější a sdílet své nápady a názory. Snadno se také začnou spřátelit, komunikovat a zmírnit neobratnost pro další spolupráci. Člen týmu například neváhá promluvit a požádat o pomoc, když není schopen dodržet termíny.
- Pomozte strukturovat a sladit standardy a postupy
Důraz na pravidla a předpisy je důležitou součástí hned prvních úvodních schůzek. Pokud to na začátku týmové práce nevyjádříte jasně, spravedlivě a přímočaře, může to vést k týmovým konfliktům a chybné komunikaci. Naopak, pokud dokážete přimět tým, aby následoval standardy a postupy, dojde k efektivitě zdrojů díky efektivitě a efektivitě týmu a zároveň ke zvýšení spokojenosti s prací mezi členy týmu, kteří jsou součástí soudržného týmu.
Jak uspořádat efektivní úvodní schůzku
Úvodní schůzky mohou následovat po standardním procesu plánování schůzek s 5 ps: Účel, Plánování, PŘÍPRAVA, Účast Na, a Pokrok. V závislosti na vašem časovém omezení, počtu účastníků, zázemí vašeho týmu a vašich zdrojích můžete uspořádat formální nebo příležitostné úvodní schůzky. První dojem je důležitý. O to větší respekt a důvěru členové vašeho týmu ocení, když projevíte organizované a ohleduplné schůzky.
- Účel
Jde o stanovení cílů pro schůzky. Když vyjmenováváte cíle schůzek, buďte jasní a struční, abyste mohli všechny snadno přivést zpět do pozornosti, pokud účastníka rozptýlí nesouvisející aktivity. Můžete zvážit strukturování cílů uspořádáním pyramidy cílů, která nastiňuje každou sadu cílů na různých úrovních.
- Plánování
První věc, kterou by noví vedoucí týmů měli udělat, je naplánovat detaily nebo vytvořit program. Když máte něco, na co se můžete odvolat, snaha si všechno zapamatovat sami ulevuje od stresu. Šablonu si můžete vytvořit pomocí prezentace v PowerPointu. nebo ručně psané kartičky.
- PŘÍPRAVA
Tato část zahrnuje některé činnosti, jako je příprava úvodního scénáře schůze a kontrola programu před zahájením oficiální schůze. S pomocí poznámek k řečníkovi nebo scénáře pro vás bude snazší sdělit všechny klíčové informace a soustředit se na program, když vám náhle vypadne z paměti.
- Účast Na
Nezapomeňte povzbudit nové členy, aby se během setkání ptali a zapojili se do interaktivních aktivit. Pokud se vám ostatní zdají tak váhaví, zeptejte se jich na jejich názor. Zajistěte, aby každý v týmu měl možnost promluvit, nejen se soustředit na extrovertní členy. Můžete uspořádat živé hlasování, aby někteří introverti mohli přímo sdílet své názory.
- Pokrok
Schůzku byste měli zakončit shrnutím a informovat o akcích pro další kroky. A protože následná schůzka je klíčovou součástí, můžete zvážit konečné rozhodnutí a zdokumentovat je.
Tipy pro úspěšné uspořádání úvodní schůzky
- Použijte interaktivní prezentační nástroj
Cítíte se první den stydlivě nebo trapně? Pomocí interaktivního prezentačního nástroje, jako je AhaSlides, můžete ze svých úvodních schůzek udělat 100krát větší zábavu!
Existuje tucet způsobů, jak to udělat, ale pro rychlé prolomení ledů doporučujeme tento přehled:
- Začněte úvodním snímkem.
- Okořeňte to kvízy o sobě s body a žebříčkem.
- Zakončete to snímkem otázek a odpovědí na konci, kde se každý může zeptat na věci, které ho o vás zajímaly.
S interaktivní prezentační platformou AhaSlides můžete vytvořit působivý úvod, který letí s lidmi na Měsíc🚀Vyzkoušejte tuto šablonu zde:
- Úvod začněte slovy „my"
Tým pracuje na spolupráci mezi členy týmu s cílem dosáhnout společných cílů, nikoli na projevení osobních talentů. Proto je důležité zdůraznit kulturu „my“. Snažte se co nejvíce používat „my:“ místo „já“ v úvodních slidech a na celých schůzkách, s výjimkou osobního představení. To v konečném důsledku povzbudí tým k efektivnější spolupráci, protože členové chápou, že sdílejí ucelenou vizi a jsou více oddáni práci pro tým než pro sebe.
- Zabavte své spoluhráče
Jak co nejzajímavěji zahájit úvodní schůzky? Protože se všichni členové navzájem setkávají nově, můžete jako hostitel zvážit začátek s několika rychlými úvodními schůzkami. Můžete také uspořádat 2 až 3 hry a kvízy a brainstormingové sezení, aby ostatní měli čas sdílet svou osobnost, talenty a myšlení; komunikovat a spolupracovat s ostatními na zlepšení soudržnosti týmu a kultury a propojení na pracovišti. Můžete například vyzkoušet hry jako Kruh uznání, Scavenger lovy, Chtěl bys raději...
- Time management
Vysoce produktivní schůzky obvykle trvají 15–45 minut, zejména úvodní schůzky, které by měly být zvládnuty do 30 minut. To je dostatek času na to, aby se noví kolegové navzájem poznali, stručně se představili a spolupracovali na několika jednoduchých a zábavných aktivitách zaměřených na budování týmu. Také jste si stanovili časové limity pro různé sekce, abyste se ujistili, že vám čas nedochází, i když máte stále hodně co probrat.
Key Takeaways
Pro váš tým je výhodné začít týmovou práci s novým týmem využitím úvodních schůzek. Domluvení úplně první schůzky může být náročné a zastrašující. Během příprav neváhejte vyhledat podporu, i když jste mistrem PowerPointu. Určitě si můžete usnadnit práci a ušetřit den s... AhaSlides.
Nejčastější dotazy
O čem mluvíte na úvodním setkání?
1. Icebreakers – Začněte zábavnou otázkou nebo aktivitou ohledně ledoborce, která lidem pomůže uvolnit se. Udržujte světlo!
2. Profesní zázemí – Nechte každého, aby se podělil o svou dosavadní profesní cestu, včetně minulých rolí a zkušeností.
3. Dovednosti a zájmy – Kromě pracovních dovedností zjistěte koníčky, vášně nebo oblasti odborných znalostí členů týmu mimo 9.–5.
4. Struktura týmu – Naznačte role a kdo je za co zodpovědný na vysoké úrovni. Ujasněte si, jak tým spolupracuje.
5. Cíle a priority – Jaké jsou týmové a organizační cíle pro příštích 6-12 měsíců? Jak přispívají jednotlivé role?
Jak strukturujete úvodní schůzku?
Zde je jeden způsob, jak strukturovat úvodní schůzku:
1. Vítejte a ledoborec (5–10 minut)
2. Úvod (10–15 minut)
3. Zázemí týmu (5–10 minut)
4. Očekávání týmu (5-10 minut)
5. Otázky a odpovědi (5 minut)
Co říkáte při zahájení schůzky?
Zde je několik návrhů, co říci při zahájení úvodní schůzky:
.1. Přivítání a představení:
"Vítejte všechny a děkujeme, že jste se k nám dnes připojili. Jsme rádi, že to můžeme začít."
2. Výkop Icebreaker:
"Dobře, uvolníme se lehkou otázkou ledoborce..."
3. Náhled dalších kroků:
"Po dnešku budeme pokračovat v akcích a začneme plánovat naši práci"
Ref: Vskutku. Lepší Up, linkedin
