Dobře sestavený program schůze stanoví jasné cíle a očekávání, aby každý věděl, co má dělat a co se musí stát před schůzkou, během ní a po ní. Tato příručka se zabývá tím, proč jsou programy důležité, osmi kroky k napsání efektivního programu a příklady (s šablonami), které můžete použít na vaší příští schůzce.
Proč každá schůze potřebuje program
Schůze zabírají spoustu pracovního času. Studie Harvard Business Review zjistila, že manažeři na nich tráví téměř 23 hodin týdně, oproti méně než 10 hodinám v 60. letech 20. století (Perlow, Hadley a Eun, „Zastavte šílenství schůzek“, 2017). Program vám pomůže věnovat tento čas smysluplně. Bude:
- Ujasněte si účel a cíle schůze a udržet diskusi v správném směru.
- Řízení času a tempa, takže je méně zbytečných hádek.
- Nastavte očekávání pro účastníky a ujistěte se, že je pokryto každé rozhodnutí a každý úkol.
- Podporovat odpovědnost, protože každá položka má svého vlastníka.
Jedno upozornění z výzkumu: výzkumník setkání Steven Rogelberg říká, že jeho výzkum ukazuje, že mít agendu samo o sobě nic neznamená pro dosažení efektivitya že vedoucí pracovníci často „na začátek programu jednoduše zařadí jiné datum“ a zopakují program z minulého týdne. Níže uvedené kroky se týkají napsání programu, který je vytvořen pro tuto schůzku, nikoli okopírován z té minulé.
8 klíčových kroků k napsání efektivního programu schůze
1. Určete typ schůzky
Různá setkání zahrnují různé lidi, formáty a cíle, proto si nejprve vyberte typ.
- Zahajovací setkání projektupřehled cílů projektu, časového harmonogramu, rozpočtu a očekávání.
- Setkání všech: celofiremní schůzka, na které se sdílí výkonnost, cíle a plány a buduje se společný směr.
- Zasedání radnice: zaměstnanci kladou otázky, slyší novinky a poskytují zpětnou vazbu vrcholovým manažerům.
- Setkání strategického managementuVysocí vedoucí pracovníci plánují dlouhodobý směr.
- Virtuální týmová schůzka: prezentace, diskuse a interaktivní aktivity přes video nebo chat.
- Brainstorming: kreativní setkání, kde lidé generují a diskutují o nových nápadech.
- Setkání jeden na jednohosoukromý rozhovor pro hodnocení výkonu, koučování nebo rozvoj.
2. Definujte účel a cíle
Uveďte, proč se schůzka koná a čeho chcete dosáhnout. Pokud nemůžete uvést konkrétní výsledek, zeptejte se, zda by místo toho stačila zpráva. Rogelberg uvádí totéž: někdy můžete informace poslat a schůzku využít k pětiminutovým otázkám (Pohovor s Knowledge at Wharton).
3. Identifikujte klíčová témata
Uveďte témata, která je třeba probrat, včetně všech rozhodnutí, která je třeba učinit. Nejdůležitější položku dejte na první místo, protože jí je třeba věnovat nejvíce energie a pozornosti.
4. Stanovte časový limit
Dejte každému tématu časový úsek a celé schůzce čas ukončení, aby schůzka dodržela plán.
5. Určete účastníky a jejich role
Uveďte, kdo se zúčastní a za co je každá osoba zodpovědná, například prezentování aktualizace, psaní poznámek nebo sledování času.
6. Připravte materiály a podpůrné dokumenty
Shromážděte, co budou lidé během schůzky potřebovat, a předem si s nimi sdělte vše, co je potřeba si přečíst.
7. Rozešlete program předem
Zašlete program všem účastníkům, aby se všichni dostavili připraveni. Vyzvěte je, aby před schůzí přidali své vlastní body.
8. Proveďte kontrolu a revizi dle potřeby
Před schůzí zkontrolujte program, zda je úplný a přesný, a odstraňte vše, co nepotřebuje, aby byla skupina v místnosti.
Příklady programů schůzek a bezplatné šablony
Zde jsou tři programy, které si můžete upravit. Body programu a načasování by měly být přizpůsobeny potřebám a cílům vaší schůzky.
1. Program schůze týmu
Datum:
pronájem:
Účastníci:
Cíle: aktualizovat průběh projektu; prozkoumat aktuální problémy a jejich řešení.
- Úvod a přivítání (5 minut) | @SZO
- Recenze předchozí schůze (10 minut) | @SZO
- Aktualizace projektu a zprávy o pokroku (20 minut) | @SZO
- Řešení problémů a rozhodování (20 minut) | @SZO
- Otevřená diskuse a zpětná vazba (20 minut) | @SZO
- Akce a další kroky (15 minut) | @who
- Závěr a další schůze (5 minut) | @SZO
Šablona pro měsíční schůzky zdarma
2. Program schůze všech zúčastněných stran
Datum:
pronájem:
Účastníci:
Cíl: sdílet výkonnost společnosti a představovat nové iniciativy a plány.
- Přivítání a představení (5 minut)
- Aktualizace výkonu společnosti (20 minut)
- Nové iniciativy a plány (20 minut)
- Sezení otázek a odpovědí (30 minut)
- Uznání a ocenění zaměstnanců (15 minut)
- Závěr a další schůzka (5 minut)
3. Program zahajovací schůzky projektu
Datum:
pronájem:
Účastníci:
Cíle: stanovte si jasné cíle a očekávání; představte tým; prodiskutujte výzvy a rizika.
- Přivítání a představení (5 minut) | @SZO
- Přehled a cíle projektu (15 minut) | @SZO
- Představení členů týmu (5 minut) | @SZO
- Přidělení rolí a odpovědnosti (20 minut) | @SZO
- Přehled rozvrhu a časové osy (15 minut) | @SZO
- Výzvy a rizika projektu (20 minut) | @who
- Akční položky a další kroky (15 minut) | @SZO
- Závěr a další schůze (5 minut) | @SZO
Další nápady na začátek najdete v našem průvodce úvodní schůzkou projektu.
Připravte si program schůzky s AhaSlides
Chcete-li agendu proměnit v něco, co váš tým může vidět, o čem může hlasovat a co může společně upravovat:
- Vytvořit účet. Zaregistrujte se AhaSlides nebo procházet veřejná knihovna šablon.
- Vyberte šablonu programu schůze a klepněte na tlačítko Získejte šablonu.
Přidejte si body programu. Nahraďte seznamový snímek v šabloně vlastním programem. Poté přidejte krátký úvodní text, anketu nebo otevřenou otázku, aby se lidé mohli zapojit od prvního snímku.
Spolupracujte a sdílejte. Pozvěte kolegy k úpravě prezentace a poté sdílejte program jako odkaz nebo QR kód před schůzkou.
Klíčové jídlo s sebou
- Před uvedením témat si vyberte typ schůzky a jasný cíl.
- Dejte nejdůležitější věc na první místo a každé věci věnujte čas a majitele.
- Zašlete program předem a vyzvěte účastníky, aby ho doplnili.
- Pokaždé si napište nový program. Samotný program nedělá schůzku efektivní.
Často kladené otázky
Co se vztahuje k programu schůze?
Program je plánovaný nástin toho, co se na schůzi bude dít, někdy nazývaný harmonogram nebo program jednání. Uvádí témata, časový harmonogram a kdo vede jednotlivé body.
Co je to schůze, na které se stanoví program?
Schůze k stanovení programu se koná za účelem plánování a rozhodování o programu větší nadcházející schůze.
Jaký je program projektové schůzky?
Program projektové schůze nastiňuje témata, diskuse a akční body související s projektem, jako je pokrok, rizika a další kroky.
