Setkání hrají klíčovou roli v podnicích a organizacích, slouží jako platforma pro diskuzi a řešení problémů a řízení vnitřních záležitostí s cílem dosáhnout pokroku. Abychom zachytili podstatu těchto setkání, ať už virtuálních nebo osobních, Zápis z porady or zápis z jednání (MoM) jsou zásadní při zapisování poznámek, shrnutí klíčových témat, o nichž se diskutuje, a sledování dosažených rozhodnutí a usnesení.
Tento článek vás provede psaním efektivních zápisů ze schůzek s příklady a šablonami, které můžete použít, a také s doporučenými postupy, které je třeba dodržovat.
Obsah
- Co jsou zápisy z jednání?
- Kdo je ten, kdo bere minutu?
- Jak napsat zápis z jednání
- Příklady zápisů z jednání (+ šablony)
- Tipy, jak vytvořit dobrý zápis z jednání
- Key Takeaways
Doufejme, že vám tento článek pomůže, abyste přestali cítit problém psaní zápisů ze schůzek. A nezapomeňte být kreativní a interaktivní na každém ze svých setkání s:
- AhaSlides Veřejná šablona
- Zahajovací setkání projektu
- Setkání strategického managementu
- Setkání v podnikání |10 typů a osvědčených postupů
- Agenda jednání | 8 klíčových kroků, příklady a bezplatné šablony
- E-mail s pozvánkou na schůzku | Nejlepší tipy, příklady a šablony
- AI Online Quiz Creator | Živé kvízy | 2024 odhaluje
- Zdarma Word Cloud Creator
- 14 nejlepších nástrojů pro brainstorming ve škole a v práci v roce 2024
- Co je to ratingová škála? | Zdarma Průzkum Scale Creator
- Generátor náhodných týmů | 2024 Random Group Maker odhaluje
Co jsou zápisy z jednání?
Zápisy ze schůze jsou písemným záznamem diskusí, rozhodnutí a akcí, které se vyskytnou během schůzky.
- Slouží jako reference a zdroj informací pro všechny účastníky i ty, kteří se nemohou zúčastnit.
- Pomáhají zajistit, aby se nezapomnělo na důležité informace a aby všichni byli na stejné stránce ohledně toho, o čem se diskutovalo a jaké kroky podniknout.
- Poskytují také odpovědnost a transparentnost dokumentováním rozhodnutí a závazků přijatých během jednání.
Kdo je ten, kdo bere minutu?
Zapisovatel je zodpovědný za přesné zaznamenávání diskusí a rozhodnutí učiněných během schůzky.
Může se jednat o administrativního pracovníka, sekretářku, asistenta nebo manažera nebo člena dobrovolného týmu provádějícího úkol. Je nezbytné, aby měl zapisovatel dobrou organizaci a psaní poznámek a dokázal efektivně shrnout diskuse.
Zábavné setkání Účast s AhaSlides
Shromážděte lidi ve stejný čas
Spíše než přijít ke každému stolu a „kontrolovat“ lidi pro případ, že by se neobjevili, nyní můžete upoutat pozornost lidí a zkontrolovat účast pomocí zábavných interaktivních kvízů s AhaSlides!
🚀 Získejte zdarma šablony ☁️
Jak napsat zápis z jednání
Pro efektivní zápisy z jednání za prvé by měly být objektivní, měly by být věcným záznamem jednánía vyvarujte se osobních názorů nebo subjektivních výkladů diskusí. Další, měla by být krátká, jasná a snadno srozumitelná, zaměřte se pouze na hlavní body a vyhněte se přidávání zbytečných detailů. Konečně, musí být přesné a musí zajistit, aby všechny zaznamenané informace byly čerstvé a relevantní.
Pojďme se podívat na podrobnosti psaní zápisu ze schůze pomocí následujících kroků!
8 Základní součásti zápisu z jednání
- Datum, čas a místo schůzky
- Seznam účastníků a případné omluvy za neúčast
- Program a účel jednání
- Shrnutí diskusí a přijatých rozhodnutí
- Všechny provedené hlasy a jejich výsledky
- Akční položky, včetně odpovědné strany a termínu dokončení
- Jakékoli další kroky nebo následné položky
- Závěrečné slovo nebo přerušení jednání
Kroky pro psaní efektivních zápisů z jednání
1/ Příprava
Před jednáním se seznamte s programem jednání a případnými relevantními podkladovými materiály. Ujistěte se, že máte všechny potřebné nástroje, jako je notebook, poznámkový blok a pero. Je také dobré si prohlédnout zápisy z předchozích schůzek, abyste získali představu o tom, jaké informace zahrnout a jak je naformátovat.
2/ Psaní poznámek
Během schůzky si dělejte jasné a stručné poznámky o diskuzích a přijatých rozhodnutích. Měli byste se zaměřit na zachycení klíčových bodů, rozhodnutí a akcí, spíše než doslovný přepis celé schůzky. Ujistěte se, že jste uvedli jména řečníků nebo jakékoli klíčové citáty a jakékoli akce nebo rozhodnutí. A vyvarujte se psaní ve zkratkách nebo těsnopisech, kvůli kterým ostatní nerozumí.
3/ Uspořádejte zápis
Zkontrolujte a uspořádejte své poznámky, abyste vytvořili koherentní a výstižné shrnutí vašich zápisů po schůzce. Pro usnadnění čtení zápisu můžete použít nadpisy a odrážky. Neberte osobní názory nebo subjektivní výklady diskuze. Zaměřte se na fakta a na to, co bylo dohodnuto během schůzky.
4/ Záznam detailů
Zápis z vaší schůzky by měl obsahovat všechny relevantní podrobnosti, jako je datum, čas, místo a účastníci. A uveďte všechna důležitá diskutovaná témata, rozhodnutí a přidělené úkoly. Nezapomeňte zaznamenat všechny provedené hlasy a výsledky všech diskusí.
5/ Akční předměty
Nezapomeňte uvést všechny přiřazené úkoly, včetně toho, kdo je odpovědný, a termínu dokončení. Toto je klíčová část zápisu ze schůze, protože zajišťuje, že každý zná své povinnosti a časový harmonogram pro jejich vyplnění.
6/ Recenze a distribuce
Měli byste zkontrolovat přesnost a úplnost zápisu a provést všechny nezbytné opravy. Ujistěte se, že jsou zaznamenány všechny klíčové body a rozhodnutí. Poté můžete zápisy distribuovat všem účastníkům, a to buď osobně, nebo e-mailem. Uložte si kopii zápisu na centralizovaném místě pro snadný přístup, jako je sdílený disk nebo cloudová úložná platforma.
7/ Sledování
Zajistěte, aby byly akční body ze schůzky sledovány a rychle dokončeny. Použijte minuty ke sledování pokroku a ujistěte se, že rozhodnutí jsou implementována. Pomáhá vám udržovat odpovědnost a zajišťuje, že schůzka bude produktivní a efektivní.
Příklady zápisů z jednání (+ šablony)
1/ Zápis z jednání Příklad: Jednoduchá šablona jednání
Úroveň podrobnosti a složitosti jednoduchých zápisů z jednání bude záviset na účelu schůzky a potřebách vaší organizace.
Obecně se jednoduché zápisy z jednání používají pro interní účely a nemusí být tak formální nebo komplexní jako jiné typy zápisů z jednání.
Pokud tedy naléhavě potřebujete a schůzka se točí kolem jednoduchého, nepříliš důležitého obsahu, můžete použít následující šablonu:
| Název schůzky: [Vložte název schůzky] Datum: [Vložte datum] Čas: [Vložit čas] pronájem: [Vložte umístění] Účastníci: [Vložte jména účastníků] Omluva za nepřítomnost: [Vložte jména] Agenda: [Vložte bod 1 programu] [Vložte bod 2 programu] [Vložte bod 3 programu] Shrnutí schůzky: [Vložte shrnutí diskusí a rozhodnutí učiněných během schůzky, včetně všech klíčových bodů nebo akčních bodů.] Akční předměty: [Vložte seznam všech úkolů, které byly přiděleny během schůzky, včetně odpovědné strany a termínu dokončení.] Další kroky: [Vložte případné další kroky nebo následné body, které byly projednávány během schůzky.] Závěrečné poznámky: [Vložte případné závěrečné poznámky nebo odročení schůze.] Podepsáno: [Vložte podpis osoby zapisující zápis] |
2/ Zápis z jednání Příklad: Vzor jednání představenstva
Zápis ze schůze správní rady se zaznamenává a distribuuje všem členům a poskytuje záznam o přijatých rozhodnutích a směřování organizace. Proto by měl být jasný, úplný, podrobný a formální. Zde je šablona zápisu z jednání představenstva:
| Název schůzky: Schůze představenstva Datum: [Vložte datum] Čas: [Vložit čas] pronájem: [Vložte umístění] Účastníci: [Vložte jména účastníků] Omluva za nepřítomnost: [Vložte jména těch, kteří se omluvili za nepřítomnost] Agenda: 1. Schválení zápisu z předchozího jednání 2. Kontrola finanční zprávy 3. Projednání strategického plánu 4. Jakékoli jiné záležitosti Shrnutí schůzky: 1. Schválení zápisu z předchozí schůze: [Vložte nejdůležitější body z předchozí schůze byly zkontrolovány a schváleny] 2. Přehled finanční zprávy: [Vložte nejdůležitější informace o současné finanční situaci a doporučení pro budoucí finanční plánování] 3. Projednání strategického plánu: [Vložte, který správní rada projednala a provedla aktualizace strategického plánu organizace] 4. Jiné záležitosti: [Vložte jakékoli další důležité záležitosti, které nebyly zahrnuty do programu jednání] Akční předměty: [Vložte seznam všech akcí, které byly přiděleny během schůzky, včetně odpovědné strany a termínu dokončení] Další kroky: Správní rada bude mít následnou schůzi v [Vložte datum]. Závěrečné poznámky: Schůze byla přerušena v [Insert Time]. Podepsáno: [Vložte podpis osoby zapisující zápis] |
Toto je pouze základní šablona schůze představenstva a možná budete chtít přidat nebo odebrat prvky v závislosti na potřebách vaší schůzky a organizace.
3/ Zápis z jednání Příklad: Šablona projektového řízení
Zde je příklad zápisu ze schůzky pro šablonu řízení projektu:
| Název schůzky: Setkání týmu projektového managementu Datum: [Vložte datum] Čas: [Vložit čas] pronájem: [Vložte umístění] Účastníci: [Vložte jména účastníků] Omluva za nepřítomnost: [Vložte jména těch, kteří se omluvili za nepřítomnost] Agenda: 1. Kontrola stavu projektu 2. Diskuse o rizicích projektu 3. Kontrola postupu týmu 4. Jakékoli jiné záležitosti Shrnutí schůzky: 1. Kontrola stavu projektu: [Vložte veškeré aktualizace o průběhu a zdůrazněte všechny problémy, které je třeba vyřešit] 2. Diskuse o rizicích projektu: [Vložte potenciální rizika projektu a plán na zmírnění těchto rizik] 3. Kontrola postupu týmu: [Vložte zkontrolovaný pokrok a prodiskutované případné problémy] 4 Jiné záležitosti: [Vložte jakékoli další důležité záležitosti, které nebyly zahrnuty do programu jednání] Akční předměty: [Vložte seznam všech akcí, které byly přiděleny během schůzky, včetně odpovědné strany a termínu dokončení] Další kroky: Tým bude mít následnou schůzku v [Insert Date]. Závěrečné poznámky: Schůze byla přerušena v [Insert Time]. Podepsáno: [Vložte podpis osoby zapisující zápis] |
Tipy, jak vytvořit dobrý zápis z jednání
Nestresujte se zachycením každého slova, zaměřte se na protokolování hlavních témat, výsledků, rozhodnutí a akcí. Umístěte diskuse na živou platformu, abyste mohli zachytit všechna slova do jedné velké sítě🎣 - AhaSlidesNástěnka nápadů je intuitivní a jednoduchý nástroj aby každý mohl rychle odeslat své nápady. Postup je následující:
Vytvořte novou prezentaci s vaším AhaSlides účeta poté přidejte snímek Brainstorm do sekce „Anketa“.
Napiš svůj téma diskuse, poté klikněte na „Prezentovat“, aby se všichni účastníci schůzky mohli připojit a odeslat své nápady.
Zní to jednoduše, že? Vyzkoušejte tuto funkci nyní, je to jen jedna z užitečných funkcí, která vám pomůže usnadnit vaše schůzky s živými a obsáhlými diskusemi.
Key Takeaways
Účelem zápisu ze schůze je poskytnout celkový přehled o schůzi pro ty, kteří se nemohli zúčastnit, a také vést záznamy o výsledcích schůze. Proto by zápisy měly být uspořádané a snadno srozumitelné a měly by jasně a stručně zdůrazňovat nejdůležitější informace.
