Co je proces plánování projektu v projektovém řízení?

Dobré projektové řízení zahrnuje pět základních kroků: Zahájení zahájení, plánování, realizace, monitorování a kontrola a dokončení uzavřením. Je důležité poznamenat, že žádný z úspěšných projektů nemůže ignorovat žádnou z těchto fází, zejména proces plánování projektu, který vše sleduje, jako je dodávka včas a v rámci rozpočtu.

Plánování projektu je jádrem životního cyklu projektu, což také znamená, že jde o nejnáročnější fázi. Vždy však existuje způsob, jak se tam dostat.

V tomto článku se dozvíme více o plánování projektu, definici, příkladech, procesu a některých plánovacích nástrojích, které vám pomohou lépe porozumět procesu plánování projektu a naučit se, jak se vypořádat s jeho obtížemi. 

Tipy pro lepší zapojení

• Project Management
• Příklad plánu projektu
• Metodika vodopádu

Jaká je definice plánování projektu?

Plánování projektu lze definovat jako systematický proces navrhování, organizace a strategie nezbytných kroků a zdrojů potřebných k dosažení konkrétního cíle v definovaném časovém rámci. Jde o proaktivní přístup, který zahrnuje identifikaci cílů, stanovení plánu a alokaci zdrojů pro optimalizaci produktivity a zmírnění rizik.

Související: Proces strategického řízení | Konečný průvodce se 7 nejlepšími tipy

7 Fáze procesu plánování projektu

V této části se ponoříme do 7 kroků spojených s plánováním projektu takto:

Fáze 1: Definování cílů a rozsahu projektu

Počáteční fáze procesu plánování projektu se točí kolem jasného definování cílů a rozsahu projektu. To vyžaduje pochopení požadovaných výsledků, identifikaci zúčastněných stran a stanovení měřitelných cílů. Definování hranic projektu, výstupů a omezení vytváří základ pro následné plánovací činnosti.

Například společnost Nike si stanovila prodejní cíl prodat v příštím roce 3,00,000 30 XNUMX kusů, což představuje nárůst o XNUMX % ve srovnání se současnými prodeji.

Fáze 2: Provedení komplexního posouzení projektu

Důkladné posouzení projektu je zásadní pro informované rozhodování a zmírnění rizik. Tato fáze zahrnuje provedení podrobné analýzy projektových požadavků, zdrojů, potenciálních rizik a závislostí. Posouzením proveditelnosti, životaschopnosti a potenciálních výzev projektu mohou plánovači identifikovat kritické faktory úspěchu a vyvinout strategie pro řešení potenciálních překážek.

Fáze 3: Vytvoření struktury rozpisu práce (WBS)

V tomto kroku plánování projektu je celý projekt rozdělen na menší, zvládnutelné komponenty. Tento přístup se nazývá struktura rozpisu práce (WBS), která poskytuje hierarchickou reprezentaci úkolů, dílčích úkolů a výstupů a zajišťuje přehlednost a organizaci. Usnadňuje přidělování zdrojů a řazení úkolů a vytváří logický rámec pro realizaci projektu.

Fáze 4: Odhad zdrojů a stanovení harmonogramů

Odhad zdrojů a stanovení časové osy jsou také klíčové pro úspěch plánování projektu. Cílem této fáze je určit potřebný personál, rozpočtové alokace a materiály potřebné pro každý úkol. Zvážením závislostí úkolů, priorit a dostupných zdrojů mohou plánovači nebo manažeři vytvořit realistické časové osy a identifikovat klíčové milníky na cestě.

Fáze 5: Identifikace rizik a strategie zmírňování

Žádný projekt není imunní vůči rizikům a jejich včasné řešení je zásadní pro zpracování plánu. Během této fáze jsou identifikována, analyzována a stanovena priorita potenciálních rizik a nejistot. Pro zmírnění rizik jsou vyvíjeny proaktivní strategie, které zahrnují krizové plány, mechanismy přenosu rizik a alternativní postupy. Pravidelné monitorování a vyhodnocování rizik zajišťuje přizpůsobivost po celou dobu životního cyklu projektu.

Fáze 6: Komunikace a zapojení zainteresovaných stran

Jako lepidlo může efektivní komunikace držet projekt pohromadě. Je nezbytné vytvořit komunikační plán, který nastiňuje kanály, frekvenci a zapojení zúčastněných stran. Pravidelné aktualizace stavu, zprávy o pokroku a společné diskuse podporují transparentnost, zlepšují koordinaci a řídí očekávání zúčastněných stran.

Fáze 7: Monitorování, kontrola a hodnocení

Do finále efektivního rámce plánování projektů se dostává fáze průběžného monitorování a hodnocení. Tato fáze se zaměřuje na sledování pokroku, jeho porovnání se stanovenými milníky a identifikaci odchylek. V případě potřeby jsou provedeny úpravy, aby se projekt znovu sladil s jeho cíli. Získané poznatky jsou zdokumentovány, což umožňuje přenos znalostí a budoucí zlepšování.

Jaké jsou součásti plánování projektu?

Zde je 7 klíčových součástí procesu plánování projektu:

• Rozsah plánování v managementu: Jasně definujte hranice a cíle projektu.
• Struktura členění práce (WBS): Rozdělení projektu na menší, zvládnutelné úkoly.
• Časová osa a milníky: Stanovení realistické časové osy a stanovení milníků pro sledování pokroku.
• Přidělení zdrojů: Identifikace a přidělování potřebných zdrojů, včetně personálu, rozpočtu a materiálů.
• Analýza a zmírňování rizik: Identifikace potenciálních rizik a vývoj strategií k jejich zmírnění.
• Komunikační plán: Vytvoření efektivních komunikačních kanálů pro usnadnění koordinace a spolupráce mezi zúčastněnými stranami projektu.
• Sledování a vyhodnocování: Implementace mechanismů pro sledování průběhu projektu a hodnocení výkonu vůči předem definovaným KPI.

Proč je proces plánování projektu nezbytný?

Zvyšuje výkonnost projektu a možnost úspěchu

Existuje řada důvodů, proč projekty selhávají, a jedním z nich je neschopnost definovat cíle, cíle a odpovědnosti mezi členy týmu (odhaduje se téměř 39 %). Projekt nepoběží hladce, pokud budou členové týmu zmatení ohledně svých individuálních rolí a odpovědností. Kromě toho může nedostatek jasných cílů a záměrů nebo nepochopení směru a účelu projektu vést k nesouladu a nedostatečnému zaměření, což má za následek neočekávané závady a plížení rozsahu.

Zlepšuje týmovou spolupráci a komunikaci 

Dobře organizovaný plán vytváří příležitost pro členy týmu efektivně komunikovat a spolupracovat. Zejména pokud jde o projekty napříč odděleními nebo mezi společnostmi, se zapojením mnoha zaměstnanců a odborníků z různých prostředí spolupracujících, je role plánování ještě zjevnější. V důsledku toho jasná komunikace a spolupráce zlepšuje týmovou práci, podporuje sdílenou vizi, méně konfliktů mezi zaměstnanci a podporuje pozitivní projektové prostředí.

Zajišťuje optimalizaci zdrojů

Plánování je konečným postupem pro nejlepší využití zdrojů včetně času, lidských zdrojů, rozpočtu, vybavení a materiálů. Předběžnou identifikací požadovaných zdrojů může projektový tým zajistit dostupnost správných zdrojů ve správný čas, minimalizovat zpoždění a duplicitu a také optimalizovat efektivitu.

Snižuje rizika a neočekávané problémy

Díky včasné identifikaci rizik může projektový tým vyvinout strategie plánování reakce na rizika a pohotovostní plány k jejich řešení. Tento proaktivní přístup pomáhá snižovat pravděpodobnost a dopad rizik, zvyšuje výkon projektu a snižuje pravděpodobnost selhání.

Jaký je nejlepší proces plánování projektu?

Pro lepší plánování projektu a také překonání problémů, se kterými se můžete během plánování setkat, stojí za to zvážit některé metodiky plánování projektu. Odkazují na strukturované přístupy a rámce používané k efektivnímu plánování a řízení projektů.

Plánování vodopádů

Metodologie Waterfall je sekvenční přístup, který rozděluje projekt do odlišných fází, přičemž každá fáze navazuje na předchozí. Následuje lineární postup, kdy každá fáze musí být dokončena před přechodem k další. Klíčové fáze obvykle zahrnují shromažďování požadavků, návrh, vývoj, testování, nasazení a údržbu. Vodopád se nejlépe hodí pro projekty s dobře definovanými a stabilními požadavky.

PRINCE2 (projekty v kontrolovaných prostředích)

PRINCE2 je procesně založená metodika projektového řízení široce používaná ve Spojeném království i po celém světě. Poskytuje strukturovaný rámec pro plánování, monitorování a kontrolu projektů. PRINCE2 rozděluje projekty do zvládnutelných fází a klade důraz na efektivní řízení, řízení rizik a zapojení zainteresovaných stran. Je široce uznávána pro své zaměření na obchodní zdůvodnění a komplexní dokumentaci.

PRISM (integrace projektů, rozsah, čas a správa zdrojů)

PRISM je metodika projektového řízení vyvinutá Project Management Institute (PMI). Poskytuje komplexní rámec, který zahrnuje integraci, rozsah, čas a řízení zdrojů. PRISM klade důraz na strukturovaný přístup k plánování projektů, zahrnující procesy, jako je definování cílů projektu, vytváření struktur rozpisu práce, plánování činností a přidělování zdrojů.

Související: Nejlepší šablony pro strategické plánování v roce 2024 | Stáhnout zdarma

Jaké jsou některé nástroje a software pro plánování projektů?

Nástroje a software pro plánování projektů se staly nepostradatelnými pro efektivní řízení projektů v dnešním rychle se měnícím a dynamickém obchodním prostředí. Jako projektový manažer se možná budete chtít podívat na tyto nejlepší návrhy:

Microsoft Project je komplexní software pro plánování projektů široce používaný profesionály v různých průmyslových odvětvích. Nabízí řadu robustních funkcí pro správu úkolů, zdrojů, časových os a rozpočtů.

Asana je všestranný nástroj pro plánování projektů známý pro své robustní funkce a flexibilitu. Nabízí centralizovanou platformu pro týmy pro efektivní plánování, organizaci a sledování projektů.

Trello je populární software pro plánování úkolů známý svou jednoduchostí a vizuální přitažlivostí. Jeho uživatelsky přívětivé rozhraní se skládá z nástěnek, seznamů a karet, což umožňuje týmům bez námahy organizovat a určovat priority úkolů.

Související: 10 tipů, jak efektivně využívat řízení projektů Asana v roce 2024

Jakých je 10 kroků plánování projektu?

Proces plánování projektu se liší od organizace k organizaci v závislosti na rozsahu a rozsahu projektů. Někteří manažeři mohou preferovat 10 kroků plánování projektu takto:

1. Definujte cíle a cíle projektu.
2. Identifikujte účastníky projektu.
3. Proveďte důkladnou analýzu rozsahu projektu.
4. Vypracujte podrobnou strukturu rozpisu práce (WBS).
5. Určete závislosti projektu a pořadí úkolů.
6. Odhadněte požadavky na zdroje a vytvořte plán zdrojů.
7. Vypracujte realistický harmonogram projektu.
8. Identifikujte a vyhodnoťte rizika projektu.
9. Vytvořte komunikační plán.
10. Získejte schválení projektu a dokončete plán projektu.

Nejčastější dotazy

Závěrečné myšlenky

Je důležité si uvědomit, že plánování projektu je nejlepší proces, jak udržet vše v pozitivním vývoji. I když software pro plánování projektů může pomoci zlepšit produktivitu procesu plánování projektu, neberte to prosím jako samozřejmost, role projektového manažera a koordinace týmu je mnohem kritičtější.

Takže nezapomeňte mít úvodní schůzka propojit všechny týmy na začátku projektu a školení dovedností, aby vaše týmy podávaly vysoký výkon a byly motivované během celého projektu. Pokud potřebujete poutavější a vzrušující prezentace na schůzích nebo školení, AhaSlides může být vaším nejlepším partnerem s mnoha bezplatnými pokročilými funkcemi a šablonami a konkurenčním cenovým plánem pro všechny společnosti.

Ref: BIJU'S | Týdenní plán | Teachtarget